物業(yè)客戶檔案管理制度

物業(yè)客戶檔案管理制度【精選6篇】

　　在日常生活和工作中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非�？鄲腊�，以下是小編幫大家整理的物業(yè)客戶檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

物業(yè)客戶檔案管理制度1

　　1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

　　4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)客戶檔案管理制度

　　一。制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三。適用范圍

　　客戶檔案資料的.管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3. 客戶裝修工程文件

　　4. 客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5. 客戶資料補(bǔ)充

　　6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8. 客戶與管理處往來(lái)文件

　　9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四。注意事項(xiàng)

　　1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；

　　4. 接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5. 接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

物業(yè)客戶檔案管理制度2

一、 客戶檔案屬絕密文件，任何人均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度;

　　二、 客戶檔案由專人管理，任何人未經(jīng)客戶書面授權(quán)無(wú)權(quán)向他人提供客戶任何檔案資料及其他相關(guān)資料;

　　三、 如因工作需要查閱客戶相關(guān)資料時(shí)，必須征得客服主管批準(zhǔn)方可查閱;

　　四、 經(jīng)客服主管批準(zhǔn)查閱資料的人員，在查閱相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)由客服部檔案管理負(fù)責(zé)人在驗(yàn)證領(lǐng)導(dǎo)批示后，方可進(jìn)行查閱并將相關(guān)信息告訴查閱人。嚴(yán)禁查閱人自行領(lǐng)出、復(fù)印或翻查客戶資料;

　　五、 客戶資料均應(yīng)整齊碼放在文件柜內(nèi)，并粘貼醒目標(biāo)識(shí)以便于查閱，每戶一檔，資料齊全。并及時(shí)更新相關(guān)資料;

　　六、 資料檔案柜的.鑰匙，由指定客服部檔案管理負(fù)責(zé)人保存，隨身攜帶，認(rèn)真交接、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。嚴(yán)禁將檔案柜鑰匙隨意亂放及借于他人。

　　七、 客戶檔案的內(nèi)容

　　(一) 經(jīng)客戶簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(二) 經(jīng)客戶簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

　　(三) 《客戶家庭情況登記表》。

　　(四) 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(五) 《客戶入住驗(yàn)房表》。

　　(六) 客戶驗(yàn)房整改銷項(xiàng)記錄

　　(七) 裝修檔案：裝修施工單位資料、《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙、裝修現(xiàn)場(chǎng)巡視記錄等裝修相關(guān)文件。

　　(八) 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(九)客戶的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(十)客戶產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件)。

　　(十一) 客戶違規(guī)事項(xiàng)與繳費(fèi)記錄

　　(十二) 客戶維修記錄

　　(十三) 客戶與管理處往來(lái)文件

　　(十四) 其他應(yīng)保存的資料。

　　(十五) 放行條

　　(十六) 委托書

物業(yè)客戶檔案管理制度3

　　一、背景介紹

　　隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶，建立一套健全的物業(yè)客戶檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確；

　　2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；

　　3 、為物業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)參考；

　　4 、加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　�。�1）在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；

　　（2）對(duì)于企事業(yè)單位客戶，還應(yīng)建立組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)等信息，并提供相關(guān)證明文件；

　�。�3）對(duì)于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。

　　2 、檔案管理

　�。�1）分類管理：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類管理，如個(gè)人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；

　　（2）檔案編號(hào)：為每個(gè)客戶檔案分配唯一的檔案編號(hào)，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄；

　�。�3）檔案整理：定期對(duì)客戶檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確；

　�。�4）檔案存儲(chǔ)：建立專門的檔案室進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；

　�。�5）檔案查閱：保障客戶合法權(quán)益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。

　　四、檔案內(nèi)容和更新

　　1 、基本信息

　�。�1）個(gè)人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、住址等；

　�。�2）企事業(yè)單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)、聯(lián)系方式、辦公地址等；

　　（3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動(dòng)態(tài)信息更新

　�。�1）客戶遷入、遷出信息；

　　（2）客戶家庭成員變動(dòng)信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；

　　（3）客戶單位經(jīng)營(yíng)情況、稅務(wù)信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　�。�1）對(duì)客戶檔案中的個(gè)人隱私信息，如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴(yán)格保密；

　�。�2）嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，只允許授權(quán)人員進(jìn)行查閱和使用；

　�。�3）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　�。�1）檔案室要求嚴(yán)格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；

　�。�2）檔案室配備專門的監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；

　　（3）定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢和報(bào)表

　　（1）客戶檔案應(yīng)提供方便快捷的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，以滿足物業(yè)日常工作的需要；

　�。�2）定期生成客戶檔案報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　2 、客戶服務(wù)與管理

　�。�1）根據(jù)客戶檔案提供個(gè)性化的服務(wù)和管理；

　�。�2）定期與客戶進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶需求和意見(jiàn)；

　�。�3）在重要事項(xiàng)變化時(shí)及時(shí)更新客戶檔案。

　　七、改進(jìn)措施與建議

　　1 、不斷優(yōu)化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

　　綜上所述，物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過(guò)完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業(yè)客戶檔案管理的規(guī)范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　�。�1）接收客戶信息：物業(yè)管理人員應(yīng)在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　�。�2）檔案登記：將客戶提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個(gè)客戶分配唯一的檔案編號(hào)。

　　（3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶提供的信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保檔案信息的可靠性。

　�。�4）檔案歸類：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類管理，如個(gè)人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。

　�。�5）檔案存儲(chǔ)：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　�。�1）定期更新：根據(jù)客戶提供的個(gè)人住戶或單位信息的變更情況，對(duì)客戶檔案進(jìn)行定期更新。

　�。�2）動(dòng)態(tài)信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動(dòng)信息等，及時(shí)更新到客戶檔案中。

　�。�3）檔案查閱：對(duì)于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經(jīng)過(guò)授權(quán)，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　　（1）定期整理：定期對(duì)客戶檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過(guò)期和無(wú)效的檔案信息，保持檔案的完整和準(zhǔn)確性。

　　（2）檔案裝訂：對(duì)于松散的.檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　�。�3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保每個(gè)檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見(jiàn)。

　　4 、檔案保密和安全流程

　　（1）保密措施：對(duì)客戶檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露和濫用。

　�。�2）權(quán)限控制：對(duì)于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。

　�。�3）檔案安全：加強(qiáng)檔案室的安全防護(hù)，限制非授權(quán)人員的進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設(shè)施和防護(hù)措施。

　　九、檔案管理系統(tǒng)引入

　　為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，并將所有客戶檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲(chǔ)和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢和報(bào)表：通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷地進(jìn)行客戶檔案的查詢和生成報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　十、員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理

　　為了提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理。

　　1 、培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓(xùn)。

　　2 、質(zhì)量評(píng)估：定期評(píng)估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)。

　　3 、績(jī)效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績(jī)效考核體系，激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀表現(xiàn)的人員。

　　十一、總結(jié)和建議

　　物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過(guò)健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數(shù)據(jù)參考，加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，通過(guò)員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過(guò)程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時(shí)保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過(guò)完善的物業(yè)客戶檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。在未來(lái)的工作中，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶檔案管理的水平和質(zhì)量。

物業(yè)客戶檔案管理制度4

　　為充分保證客戶檔案保密，并保證售后服務(wù)工作的順利進(jìn)行，特制訂以下規(guī)則供遵守執(zhí)行：

　　一、營(yíng)銷部為客戶檔案的主要收集整理者，應(yīng)每天由售樓部負(fù)責(zé)將來(lái)訪客戶、成交客戶等資料上報(bào)給銷售經(jīng)理，營(yíng)銷經(jīng)理每周分類整理一次后歸檔，同時(shí)復(fù)印一份交總經(jīng)理，并由總經(jīng)理指派相關(guān)部門專門保管。

　　二、售樓員不可以私自保存客戶檔案，違者視為嚴(yán)重違反公司紀(jì)律。

　　三、售樓員要查閱客戶檔案，應(yīng)征得營(yíng)銷經(jīng)理同意并同時(shí)知會(huì)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理方可。

　　四、銷售經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)定期跟蹤回訪客戶，并及時(shí)將客戶情況的`變化進(jìn)行檔案的更改。

物業(yè)客戶檔案管理制度5

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的.管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

物業(yè)客戶檔案管理制度6

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。

　　（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來(lái)文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。

　�。ㄆ撸└骺蛻舴�務(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。

　　4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料。客戶服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。

　�。�2）各部門平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。

　�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報(bào)告、分戶圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　�。�7）各客戶服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶的`個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。

　�。ㄊ�八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎(jiǎng)罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。

　　（二十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。

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