文件管理制度(必備15篇)
隨著社會不斷地進步，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關法律法規和總公司相關規定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：
1、公司重大決策中需保密的事項；
2、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；
3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；
4、公司內部掌握的合同、協議及重要會議記錄；
5、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務性收入及資料；
7、工藝技術中涉及重要工藝技術環節的內部資料；
8、生產運行過程中產生的需內部掌握的資料；
9、銷售活動中涉及用戶的內部信息資料；
10、經公司黨政聯席會和經理辦公會確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。
第八條保密級別的.確定
1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；
3、公司人事檔案、各類合同及協議、職員工資性勞務性收入、工藝技術中涉及主要工藝技術環節的資料、生產運行中產生的需內部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門，由相關歸口管理部門負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關工作均由文件所在部門負責。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，根據文件的密級程度由相關歸口部門負責。
第十二條對于秘密文件、資料，相關歸口管理部門必須采取以下保密措施：
1、非經總經理批準，不得借閱、復制和摘抄；
2、經總經理批準收發、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關歸口管理部門指定專人負責，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關歸口管理部門對情況進行核實，報總經理批準后方可提供。
第十四條召開和舉辦屬于公司保密內容的會議和其他活動，根據密級程度確定主辦部門，并應采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會議場所；
2、根據需要限定參加會議人員的范圍，或根據會議密級程度指定參會人員；
3、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；
4、確定會議內容的傳達范圍。
第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發現公司秘密可能泄露或已經泄露時，應當及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關情況后應第一時間報告總經理，并及時采取相應措施進行處理。
第四章責任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協議，并根據協議要求嚴格遵守相關規定。
第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協議相關規定，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經濟損失的。
第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經濟損失：
1、違反保密協議相關規定，造成嚴重后果或重大經濟損失的；
2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經濟損失的；
3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經濟損失的；
4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違規提供公司秘密的；
5、利用職權強制他人違反保密規定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。
第二十一條本制度自下發之日起執行。
文件管理制度2
（一）總則
第一條減少歸檔數量，提高辦文速度和歸檔質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領導訂的外）均由廠歸檔員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，歸檔員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親文件，廠領導封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。
3、加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）歸檔的管理
第八條歸檔的規定
1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求歸檔應分別向黨委、廠部提出歸檔申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意歸檔，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字歸檔。群團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其馀文件均由分管廠領導批準簽發。
第九條歸檔的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬歸檔范圍。
2、黨委、廠部下歸檔件主要用於：
（1）公布全廠規章制度；
（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外歸檔主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應歸檔，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義歸檔。
（四）歸檔程式與要求
第十條歸檔程式規定：
1、各單位元需要歸檔，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意歸檔時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附歸檔稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；
10、經領導批準簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在歸檔稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的.文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業務科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
文件管理制度3
一、一般
1.技術文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術文件歸公司所有。
2、為規范公司技術文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術文件編制、簽名、變更、保存等相關資料，確保技術文件的準確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠技術文件管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術文件和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求
2)開發設計階段3360原理圖、打印布局、產品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計審查記錄表
3)產品調試階段3360產品調試手冊、產品焊接明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄
4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟件使用手冊、產品使用手冊
2、技術文件的技術要求和數據等必須遵守國家相關標準和規定要求。
3.技術文件由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術文件的準確性、合理性負責。
三、提交技術文件
1.在產品開發的整個周期內，設計師應根據技術文檔規范認真完成各文檔的編寫工作，以確保技術文檔的完整性。
2.在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計文件并保存在公司的服務器上。每當設計文件發生重大更改時，設計師都必須重新提交文件，更新服務器上的文件，確保開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計師應根據提交的.文件類別提交到starteam的相應目錄。
4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務器中刪除。
四、技術文件的保管
1、各相關負責人負責技術文件的審查和批準。技術文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。
2、技術文檔必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質文檔簽名必須用手寫在紙質文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個整體簽署光盤封面上的標簽。
4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進行存檔工作。歸檔文件應在公司服務器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。
5.應在用于存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標簽，標簽上應顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。
6.歸檔文件時要填寫《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進行實際完整的規范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術文件貸款
1.任何職員不得個人傳閱技術文件，不得非法堅持未經授權的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術文件，請要求相關領導批準，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應的批準，從公司服務器下載該文件并進行審閱。
3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批準。
5.查閱文件后，應在相關人員監督下徹底刪除貸款文件，并補充整個《借閱文件記錄表》。
六、追究責任
各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術文件，公司將根據相關秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。
文件管理制度4
1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的`上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續保存的文件，要設專柜專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動工作，事先要把文件交清。
文件管理制度5
機要文件管理制度是企業管理的核心組成部分，旨在確保企業敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類、存儲、訪問、傳輸、銷毀等多個環節，旨在規范員工的行為，防止信息泄露，同時提高信息處理的效率。
內容概述：
1. 文件分類與標識：明確各類文件的重要性，如機密、秘密、內部使用等，并設立相應的標識系統。
2. 存儲管理：規定物理存儲和電子存儲的場所，設定訪問權限，確保安全。
3. 訪問控制：確定誰可以查看、復制、修改或刪除文件，以及訪問的`審批流程。
4. 文件傳輸：規定安全的傳輸方式，如加密郵件、專用網絡等，防止信息在傳遞過程中被截取。
5. 使用記錄：建立詳細的文件使用日志，以便追蹤和審計。
6. 文件更新與版本控制：規定文件修訂、更新的流程，保證信息的準確性和時效性。
7. 銷毀程序：制定文件的廢棄和銷毀標準，防止過期或不再需要的文件被不當利用。
文件管理制度6
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。
2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。
3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。
4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發文
1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。
2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。
5、監理項目中的一般業務文件，需要辦公室打印的.，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢
1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
文件管理制度7
1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。
5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據檔案的內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。
7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的'檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、復印。
9、機動車維修檔案保存期兩年。
文件管理制度8
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的'檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發現問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規定
(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件管理制度9
第一條 為健全并妥善保管設備技術檔案,明確設備技術檔案管理職責，規范設備技術檔案管理工作，提高公司設備技術檔案管理水平，依據國家有關法律、法規和公司設備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設備的檔案管理。內容包括檔案管理的主要內容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設備管理部門應妥善保管設備技術資料，建立設備臺帳及主要設備、關鍵設備檔案，各車間應建立所管轄范圍內的`全部設備檔案。
第四條 各單位應按照公司《設備管理體系相關記錄》的要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結合本單位實際進行補充和完善。
第五條 各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內容應包括：
（一）設備一般特點及技術特性(如設備編號、位號、名稱、規格、技術參數、原值、制造廠家、安裝地點、投產日期、操作運行條件等)；
（二）設備檢驗總結報告；
（三）附屬設備明細表；
（四）重大缺陷記錄；
（五）安裝試車記錄；
（六）設備檢修記錄；
（七）主要配件更換記錄；
（八）設備運轉時間累計；
（九）設備技術改造和更新記錄；
（十）設備故障及事故記錄；
（十一）潤滑說明表；
（十二）設備腐蝕情況及防腐措施記錄；
（十三）設備狀態監測及故障診斷記錄；
（十四）其它需要建立歸檔的設備技術資料。
第六條 設備技術檔案管理要求
（一）設備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門,一并存入設備技術檔案；
（二）各單位對主要設備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術改造等,應按照有關程序進行審批，并及時修訂設備技術檔案；
（三）設備遷移，其檔案隨設備調出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門封存；
（四）技術檔案應責成專人統一管理，建立清冊。技術檔案必須齊全、整潔、規格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領導必須認真組織按項交接。
文件管理制度10
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的.各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。
（三）、發文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學院分團委辦公室
文件管理制度11
為了加強機要文件的管理,進一步規范機要文件的處理程序,結合我院實際,制定本規定。
1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外,要根據文件內容、密級和傳閱范圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。
2、機要人員對所有來文進行登記,經辦公室主任閱處后,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續。
3、院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。
4、對院領導批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。
5、對于急件的'處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續,而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、文件傳閱、處理結束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統一保管。有關業務文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過1個月。
7、上級來文的復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時,應按有關規定經批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規定時間,及時清退交機要室。
9、凡涉及機要文件的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關規定追究責任。
文件管理制度12
前言：
為貫徹執行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎工作，改善公司經營管理，提高公司素質，確保量值傳遞準確，保證公司產品質量和降低物質消耗，提高經濟效益，特制定本管理制度。
1.計量組織及人員職責
1.1計量組織
本公司計量工作在管理者代表的領導下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責整個公司計量工作的日常管理，各車間班組長作為兼職計量員負責管轄內的計量管理。
1.2人員職責
1.2.1計量工作分管領導職責
負責公司計量工作的全面領導；
負責國家有關計量法律法規在公司的貫徹落實；負責審核公司計量器具配置規劃；負責審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責審核公司計量管理制度。
1.2.2品管科負責人
負責公司計量工作的具體領導；負責編制公司計量管理制度；
負責督促公司計量管理制度的有效實施；負責制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責核準計量器具的內部校準結果；
負責組織新購計量器具/送修計量器具回廠的驗收；負責計量檢測點的確定并確保進行相應的計量檢測。
1.2.3品管科計量員
負責公司計量工作的日常管理；負責編制計量器具的內部校準規程；負責編制計量器具編號及管理臺帳；負責執行計量器具的內部校準；
負責組織計量器具的送檢；
負責計量器具使用狀況及維護保養的督查；負責計量管理相關表格的填報；負責計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車間班組兼職計量員
負責管轄范圍內計量工作的管理；負責在班組貫徹落實公司計量管理制度；
負責督促管轄范圍內計量器具的日常維護/保養，確保使用的計量器具狀態良好；
負責計量管理相關記錄的收集/整理/保管。
2.計量器具采購/入庫/流轉
2.1計量器具的采購
2.1.1請購
各部門根據實際需求提出計量器具采購申請，由部門負責人填寫《采購計劃單》，明確計量器具的名稱、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責人確認，再由管理者代表或總經理核準，最后交由采購部執行采購。
2.1.2計量器具生產/供應廠家的選擇及采購執行
采購部接到經批準的《采購計劃單》后，即著手選擇計量器具的生產廠家，計量器具生產廠家要有生產許可證，且在其生產的器具或包裝上有明確的標識。同時具備質量保證能力和售后服務能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應商店考察，對照實物并查看相關說明書，了解生產廠家資格，比對價格等，確認符合要求即可購買。如果是大型貴重的計量器具，采購部應充分聽取使用部門、項目工程師及品管科的意見并進行市場調研、詢價，綜合評估然后選定一家質量保證、價格合理的生產/供應廠商報總經理批準再落單訂貨，如需與廠商進行技術談判應請專業人員參加，就計量器具的性能、品質、價格、交貨期、保修、備件及操作培訓等事項達成協議，報總經理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執行。
2.2計量器具的入庫
2.2.1計量器具的驗收
計量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負責人組織使用單位、專業人員、計量員對計量器具進行驗收，驗收的主要項目是：
A.隨機資料和備件是否齊全；
B.設備狀態是否正常；
C.按設備說明書或相關作業指引調試設備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫《監視和測量設備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應商協商作退貨處理或其它妥善的解決方式。
2.2.2計量器具的編號/臺帳
計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進行編號，并登錄于《監視和測量設備臺帳》中列管。
2.2.3計量器具的入庫
計量器具驗收合格后，采購部將發票連同驗收單辦理入庫手續，若手續不全，倉管有權拒絕入庫，財務有權拒絕報銷。
2.3計量器具的流轉
2.3.1計量器具的領用
計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領用。領用時使用單位需填寫《監視和測量設備移交單》，由品管科計量員保存備案。
2.3.2計量器具的流轉
2.3.2.1當計量器具需在公司內部借用時，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業務的調整，需對公司計量器具進行調配時，由品管科提出方案，經管理者代表審批后執行，品管科計量員則予以登記備案。
2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實需要外借，必須經品管科負責人同意和管理者代表或總經理批準，品管科計量員需跟進外借計量器具的歸還時間及其歸還時的狀態。必要時需進行校準/檢定后才能使用。
3.計量器具的檢定/校準
3.1計量器具的分類
根據計量器具的應用范圍，對計量器具進行分類管理,本公司計量器具分A、B、C共三類。品管科根據以下分類原則對公司所有計量器具進行分類，在計量器具臺帳上予以注明。
3.1.1用于產品質量檢驗、貿易結算、環境安全衛生計量檢測和公司同類計量最高標準的計量器具為A類；
3.1.2用于內部物料、能源消耗考核、工藝參數監控、機修使用等相應的計量器具為B類；
3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類。
3.2計量器具的檢定/校準
3.2.1臨時檢定/校準
有下列情形之一時，計量器具的使用部門應提出臨時檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；
固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數據產生懷疑時。
3.2.2周期檢定/校準
3.2.2.1檢定/校準方式
1）A類計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構進行檢定；
2）B類計量器具由品管科進行內部校準；
3）C類計量器具可以免校。
3.2.2.2檢定/校準計劃
品管科根據計量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監視和測量設備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經管理者代表審批后分發相關部門。3.2.2.3檢定/校準的執行
1）外校
a）品管科根據校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外校”，則由品管科統籌安排，聯系條件符合的機構，洽談檢定/校準時間和方式（送檢或由檢定機構來公司檢定），由其執行檢定。
b）檢定結束后，由檢定機構出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標明其檢定狀態。
2）內校
a）屬于“內校”的計量器具，由品管科執行校準，校準時需嚴格按計量器具的內校規程進行，并做好內校記錄。
b）內校完成后，品管科根據內校結果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標識，以標明其校準狀態。
3.2.2.4檢定/校準不合格的處理
1）由品管科貼上不準使用標識，并及時組織修理，修理好后再進行檢定/校準。無法修理的計量器具，由使用部門填寫《監視和測量設備報廢申請單》申請報廢，經品管科確認、管理者代表或總經理批準后予以報廢。
2）對使用該不合格計量器具測量的產品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結果的有效性，并采取妥善的處理措施。
4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養
4.1計量器具應按其使用說明書的要求貯存于合適的環境中。4.2搬移計量器具時，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應由品管科進行指導，并使用合適的搬運工具，搬移后應由品管科對其進行檢查確認，必要時要經過檢定/校準合格后再繼續使用。
4.3凡投入使用的A、B類的.計量器具必須經過檢定/校準合格，而且在有效期內，C類計量器具也需由品管科對其狀態進行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規程進行操作，無關人員不得擅自使用。發現計量器具異常時，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應通知品管科，由品管科組織專業人員進行處理。
4.5計量器具使用部門和人員要經常對計量器具進行維護/保養，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。
5.計量檢測
5.1項目工程師負責對每個產品制定工藝規范、原材料標準、產品標準，確定需要檢測的工藝參數、原材料、產品質量指標，品管科確認計量“檢測點”并配置相應的計量器具對其進行檢測，并保持檢測記錄。
5.2原材料進廠、生產領料、生產投料、產品分裝、產品出廠必須進行嚴格的計量，而且要填寫相應的進倉單、領料單、投料記錄、產品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數值和計量單位。
5.3生產/生活用電、用水、用油要通過相應的計量器具進行計量，能夠細分的盡量細分，計量結果也要進行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產品成本的正確核算。
5.4環境、安全、衛生的監測一般委托有資格的相關監測機構進行檢測，但較簡單的項目可以由公司進行檢測。
5.5應使用國家法律法規規定的計量單位。
6.計量監督管理
6.1現場品管員每天對車間使用的計量器具的準確性進行檢查，督促車間對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時報告品管科計量員進行處理。
6.2品管科負責對實驗室使用的計量器具的準確性進行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時進行處理。
6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進行檢查，發現異常及時處理。
6.4現場品管員按規定的頻率和數量抽檢投料數量、包裝重量的準確性，同時檢查實際包裝重量與標識的符合性，發現異常及時處理。
6.5品管科負責對公司計量管理制度的執行情況進行監控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進整改效果，直到問題得到徹底解決。
7.計量檔案資料管理
計量檔案資料包括相關計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內校規程及內校記錄、計量器具使用說明書、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規定的保存期限、保存環境、標識方法進行管理。
文件管理制度13
1、目的
為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會議紀要。
4、文件格式
4.1發文統一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的'日期；
4.9.3重要的文件寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。
文件管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業資料:公司搜集的`各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
文件管理制度15
涉密文件管理制度
一、收文制度接收國家秘密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設薄登記，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽收等手續。
二、發文制度分發國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規定的范圍發放，不得擅自擴大范圍。發文人員應履行登記、編號、簽收手續，并嚴格分發范圍，遵守相關規定；簽收時必須逐件清點、核對。傳遞涉密文件、資料應當通過保密員進行，文件應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。
三、制作（打印）制度制作國家秘密文件、資料，應當按照《保密法》規定，履行定密程序，標明密級和保密期限，注明發放范圍及制作數量，絕密級、機密級的應當編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網絡聯接。密件應當在內部文印室印刷，嚴格按照批準的數量制作，不得多制、私留。
四、閱讀（傳閱）制度涉密文件、資料須按規定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關人員泄露文件內容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內密件份數、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，并有保密員在。
五、借閱制度閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應按時限要求及時追回。密級文件資料，未經密級確定機關、單位或者上級機關批準，禁止復制、復英摘抄、匯編。如復英摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經批準并履行審批手續，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。
六、清退制度按照規定應當清退的涉密文件、資料，原則上應按要求退回原制發的`機關、單位。特殊情況的，應說明原因并報經原制發機關同意。
七、銷毀制度需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領導審批，并履行清點、登記手續，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運和監銷。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。
一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽收等手續。
二、涉密文件由單位保密員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放，個人不得私自保存涉密文件資料。
三、發出、收到和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續。外出開會發的秘密文件，要妥善保管，回單位后及時交給保密員處理；
四、傳閱涉密文件、資料，由保密員直接傳遞，不得任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向保密員辦理手續。
五六、凡因工作需要復印、印制涉密文件資料，應按規定辦理相關手續。復印后的涉密文件資料按涉密文件管理。
六、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經主管領導批準并采取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位后要及時交保密員保管，確保國家秘密安全。
七、干部調動工作時，應將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交。
八、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，經主管領導批準后，登記造冊，交由區保密局統一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發生失泄密的，依照國家法律和有關規定嚴肅處理，追究責任。
九、涉密文件資料須定期收回上交，發現丟失，及時匯報并立即追查處理。
附：九條保密守則
1、不該說的秘密，絕對不說；
2、不該問的秘密，絕對不問；
3、不該看的秘密，絕對不看；
4、不該記錄的秘密，絕對不記錄；
5、不在非保密本上記錄秘密；
6、不在私人通信中涉及秘密；
7、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論秘密；
8、不在不利于保密的地方存放密件、資料；
9、不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。
一、收文。收到上級或其他部門發來的文件后要履行簽收手續，簽收人應注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認真核對信封號碼、件數，開拆后要認真核對文件的文號、件數與發文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的專人拆封。收文后要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標題、文號、密級、份數、收到時間等內容登記清楚。
二、發文。分發上級來文和本單位形成的文件，要根據文件的內容和領導的批示意見確定文件分發范圍。下發的文件要認真實行文件、發文通知單、信封“三對照”，防止錯發、漏發。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發出的文件由收發員登記后發放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發出，不準捎帶，不發掛號，更不得發平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環節，交辦有手續，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領導報告。
四、傳閱。按照上級有關規定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經過批準，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續借手續。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規定。借閱的文件要登記，歸還后要及時注銷。
六、復印。不經批準，不得隨意復印上級文件和領導同志的講話。確因工作需要必須復印時，要經發文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對復印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發手續，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內分類放置，經常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發現短缺，應及時查找。領導人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發的文件，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責任，落實到人，并作出適當處理。
九、銷毀。各級、府、各部門嚴禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經過上級保密管理部門、本單位領導審核同意后方可銷毀。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部文件、刊物和資料。
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