公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度（精選12篇）

　　在充滿活力，日益開放的今天，各種制度頻頻出現，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編精心整理的公司人事檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　公司人事檔案管理制度 1

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。

　　5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。

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　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案相關規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的.查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

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　　（一）部內各科室對于本科室業務活動中形成的具有保存價值的文件材料（如干部人事任免、組織考核、職稱評定等工作中形成的材料），由各科室審查整理后交由檔案室歸檔。

　　（二）干部人事檔案材料是辦理完畢的正式材料，復印、復寫件不予歸檔。

　　（三）干部人事檔案材料必須完整齊全、真實、文字清楚，檔案管理人員應認真鑒別，對不符合歸檔要求的材料，應及時退還，并要求有關科室補辦材料；對于符合歸檔要求的材料，應及時分類歸檔，不得長期積壓材料。

　　（四）干部人事檔案材料統一使用標準化的.辦公用紙，在填寫時必須用鋼筆，使用碳素和蘭黑墨水。

　　（五）凡形成干部人事檔案材料的科室，在形成正式材料后1個月內送交檔案室歸檔，任何科室、個人不得以任何理由積壓和扣留應歸檔的材料

　　（六）干部人事檔案主管部門應與部內各科室建立聯系制度，對于檔案中缺少的材料，主動收集，各科室應積極配合。

　　（七）建立《檔案零散材料收集登記表》，對于送交歸檔的干部人事檔案材料，雙方當面清點無誤后，經檔案室主管負責人批準，方可登記歸檔。

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　　1.充分認識干部檔案收集工作的重要性，按照《干部人事檔案材料收集、歸檔規定》所確定的范圍收集材料。

　　2.建立網絡，形成主動向檔案部門移交干部人事檔案的`制度。各部門兼職檔案員要在正式材料形成后的一個月內，按要求把應歸檔的材料送交組織人事部門審核，由組織人事部門向檔案部門歸檔。

　　3.經常了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，拓寬溝通渠道，建立聯系制度。

　　4.組織人事部門應及時充實、完善干部人事檔案材料。

　　5.檔案部門接收的材料，屬于歸檔的材料應真實，完整清楚，對象明確，手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字以后方能歸入干部檔案;否則，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續。

　　6.干部檔案材料載體必須是規定的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆，或紅色、純藍色墨水和復寫紙書寫。

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　　1、干部人事檔案管理部門，在接到干部調動、任免通知后，一周內將應轉出的`干部人事檔案整理好，轉給新的干部人事檔案主管部門。

　　2、縣和相當于縣以上的各級黨委組織、人事部門，可直接相互轉遞干部人事檔案。

　　3、轉遞干部人事檔案，不得用平信、掛號、包裹等公開郵寄，必須嚴格密封，通過機要交通轉遞。沒有機要交通的地方和單位，要選派政治可靠人員（兩名）專門送取。嚴禁將干部人事檔案交本人自帶。

　　4、轉出檔案，保證齊全完整，轉出時不得扣留或分批轉出。

　　5、轉遞干部人事檔案，必須按《轉遞干部檔案材料通知單》所列項目認真填寫，及時在《干部人事檔案轉出登記簿》上進行登記，建立轉出干部人事檔案卡片，并注銷底冊。

　　6、收到檔案的單位，經核對無誤后，要在回執上簽字蓋章及時返回，逾期未退者，轉出單位要進行追查，以防丟失。

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　　干部人事檔案工作即要滿足干部工作及其它有關工作對干部檔案的利用，又要堅持按規定的程序和手續查（借）閱，確保干部人事檔案的安全和保密。依照《干部檔案工作條例》及有關規定，特制定本制度。

　　一、查閱干部人事檔案時，利用單位必須派兩名以上中共黨員干部，持有縣委組織部統一印制的《查閱干部人事檔案審批表》和工作證，經本單位領導簽字蓋章，再由縣委組織部主管領導簽字同意后方可查閱。其他如持“調查證明材料介紹信”或“行政介紹信”要求查閱干部人事檔案的，一律不能提供查閱。

　　二、干部人事檔案是黨和國家的機密，查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，在指定地點查閱。嚴禁抽取和撤換檔案材料；嚴禁折疊、批注、拆卸、涂改、圈劃；嚴禁邊喝水邊閱檔；嚴禁在檔案室內吸煙。違者視情節輕重給以批評教育直至紀律處分，假公濟私者按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

　　三、外縣（市）單位欲查閱干部人事檔案，應事先聯系，征得同意后，按干部人事檔案管理權限，憑《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱。如干部人事檔案部分內容反映被了解人的情況，則提供有關部分。

　　四、不得擅自拍攝、復制檔案內容，對紀檢、公安、檢察院、公證處等確因工作需要利用檔案材料取證的，應持手續完備的`《查閱干部人事檔案審批表》方可查閱，需要復制的必須在征得檔案服務中心負責人同意后方可復制。對摘錄復制的材料除必須留作證據外，一律由查閱單位負責銷毀。

　　五、干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時到縣委組織部審報理由，并領取《借閱干部人事檔案審批表》，單位主管領導要簽字（蓋章），經縣委組織部主管領導審批同意后，方可借閱。借閱部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉借他人。供閱期限最長為兩周，如需延長，必須辦理延期借閱手續。檔案送還后，檔案管理人員要認真核對并登記，發現問題，及時報告，提出處理意見。

　　六、任何個人不得查閱或借閱本人及其親屬檔案。

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　　1、判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件資料，可交文書檔案或轉交組織部、人事處。無保存價值的，應登記報主管領導批準銷毀。

　　2、審查材料是否齊全、完整。注意人事檔案的`成套性，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要請組織、人事部門查清注明后再歸檔。

　　3、審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的，要有組織蓋章，應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。凡不符合歸檔要求，手續不完備的檔案材料，須請有關職能部門補辦完手續后再歸檔。

　　4、鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應交有關組織處理。

　　5、鑒別時，發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記并報請組織部、人事處收集補充。

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　　一、干部人事檔案工作人員應積極主動地與有關形成干部人事檔案材料的組織人事部門取得聯系，依據中共中央組織部組通字〔1996）14號文件要求，在形成正式材料后的一個月內，負責將應歸檔的材料送交干部檔案管理部門歸檔；

　　二、歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料；

　　三、歸案材料必須手續完備。如發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的'部門，補送材料或補辦手續；

　　四、嚴把“入口關”，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內容的，一經發現，對當事人要嚴肅查處；

　　五、對于干部檔案中缺少的材料要逐份進行登記，并積極收集歸檔，保證檔案的完整；

　　六、歸檔材料要先登記后歸檔，建立《收集零星材料登記冊》；

　　七、干部任免、工作變動后，應及時將干部職務變動和工資變動的情況登記入檔案；

　　八、鑒別登記后的干部人事檔案材料要及時裝入該干部人事檔案袋內，一年裝訂入卷一次。

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　　1、檔案工作人員必須嚴格執行黨和國家有關保密工作的制度、規定，形成保密意識，嚴守檔案機密。

　　2、工作中應及時清理桌面，檔案入柜，下班前要關好門窗，鎖好檔案柜，室內廢紙應及時碎掉。

　　3、未經批準，任何人不得借閱、摘抄、復制有關檔案內容，干部不得查閱本人或親屬的檔案。

　　4、不帶檔案探親訪友、游覽公共場所、不私藏檔案，不得向無關人員泄露或談論干部檔案內容。

　　5、工作人員調動時，必須嚴格履行移交手續，當面點清檔案，逐份交接，并寫出清單，雙方簽字。

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　　1、形成干部人事檔案材料的單位和部門，應在材料形成后的半個月內，按照歸檔范圍，及時報送干部人事檔案主管部門歸檔，并形成送交制度，責任到人。

　　2、各單位(省直、市地)可根據工作需要，有計劃布置填寫干部履歷表或補充表(但事先應經組織部同意)，寫自傳，做鑒定等，充實干部人事檔案內容。

　　3、報送的`干部人事檔案材料必須內容真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備。否則，退回補辦。

　　4、歸檔材料統一使用16開辦公用紙，使用碳素墨水或蘭黑墨水，用毛筆或鋼筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅色或純藍墨水和復寫紙書寫。干部人事檔案正本存材料原件，副本可存復印件。

　　5、歸檔材料份數，目前要求一律一式兩份。

　　6、報送時要填寫：《干部人事檔案材料轉遞通知單》或《干部人事檔案零散材料移交表》，辦理交接手續。

　　7、干部人事檔案主管部門應與材料形成部門建立聯系制度，主動收集。

　　8、干部人事檔案管理部門對接收的材料，要認真檢查鑒別，發現材料殘缺不全、內容不真實、手續不完備等，及時退還，并要求補辦，經認真鑒別后再進行登記、歸檔。

　　9、對收集的材料，鑒別后及時歸檔入卷，不長期積壓。

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　　人事檔案統計制度

　　1、檔案統計是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。

　　2、認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。

　　3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便于查找。

　　4、按照上級要求，報送本局檔案情況。

　　人事檔案查（借）閱制度

　　1、確因工作需要、查閱檔案時，須主管領導批準辦理登記手續。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。

　　2、查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查（借）閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。

　　3、查（借）閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

　　人事檔案保密制度

　　為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。

　　2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。

　　3、忠于職守，加強保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密。

　　4、凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，復制和補傳。

　　5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。

　　6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

　　人事檔案利用制度

　　1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作。

　　2、提供利用要堅持用原件或復制件提供利用。提供利用時，均應按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應手續。

　　3、檔案人員要熟悉本機關的'工作性質、業務、范圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

　　人事檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。

　　2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

　　3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

　　4、嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。

　　5、檔案柜的。排列要科學有序、便于通風和避光。

　　6、檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和柜內整潔，干凈防止灰塵對檔案材料的損害。

　　7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

　　分管檔案工作領導責任制

　　1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。

　　2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。

　　3、重視并加強檔案人員的政治思想業務工作，經常了解干部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。

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　　1、每年要對干部人事檔案工作進行一次徹底檢查，包括：收集的檔案材料是否鑒別歸檔，檔案有無霉變、蟲害現象，有無丟失、未轉檔案，各項規章制度是否齊全完善，措施是否得力，工作有無疏漏，有無隱患等，對查出的.問題隱患及時解決、排除。

　　2、每年年底核對并更換一次檔案底冊。查對有無底冊與檔案不相符的情況，實管檔案與應管檔案是否一致，并查找原因，予以更正；統計出各類檔案的數量，包括：現職、離退休、去世、轉出、查借閱、接收、整理等。

　　3、平時根據需要包括在地震、水災、火災、被盜、發霉、蟲變或懷疑丟失及管檔人員更替時，及時檢查核對，對發現的問題及時匯報和處理。

　　4、檢查核對后，結合全年工作，寫出年度工作小結、問題改進報告和下年度工作計劃。

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