（精選）檔案管理制度15篇
在社會發展不斷提速的今天，越來越多地方需要用到制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，以下是小編收集整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理制度1
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；
4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）
5、政府、項目批文、合同；
6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；
7、工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃；
9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；
10、公司有效證照、證件、印章；
11、具有法律效力及保存價值的文件；
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。
（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。
（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（集團行政人事部經理）及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。
5、有密級的.檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任（集團行政部經理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍
檔案管理制度2
建立和健全安全生產檔案制度是安全生產管理基礎工作之一，也是檢查考核落實安全生產責任制的資料依據，同時它為安全生產管理工作提供分析、研究資料，從而能夠掌握安全動態，以便每個時期的安全生產工作進行目標管理，達到預測、預報、預防事故的目的，安全生產檔案資料也是現代安全生產管理基礎。為此，安全生產檔案資料工作越來越引起重視，并對資料分類進行規范化、標準化的研究。我公司創建了安全生產管理基礎檔案資料，主要有以下幾個方面的內容要求。
一、安全生產組織機構
公司成立安全生產領導小組及專職安全生產管理部門，安全生產領導小組領導成員要有具體分管安全生產的領導。以上組織機構都要用項目部內部的文件形式發布并存檔案備案。
二、安全生產責任制度
安全生產領導小組根據國家和上級有關安全生產法規、指令和要求，結合公司的實際情況建立安全生產責任制。在建立健全安全生產責任制的基礎上制定安全生產各項規章制度，同時根據本公司的從業情況，制定各工種的安全技術操作規程。
三、安全生產目標管理制度
制定安全生產管理目標。要將安全生產責任目標分解建立考核規定和考核辦法。
四、安全生產考核制度
制定安全生產考核制度。安全生產考核制度要有安全生產技術措施，專業性較強的考核內容。安全生產規范流程的制訂，操作船舶嚴格遵守規范流程執行。
五、安全生產檢查制度
安全生產領導小組制定安全生產檢查制度，檢查要有記錄。安全生產檢查中發現的'事故隱患要有整改通知書，整改完后要有檢查記錄。安全生產檢查評分表格要歸檔。
六、安全生產宣傳、教育培訓制度
碼頭及辦公等區域的安全生產宣傳標牌、標志布置等，除有書面記載外，還采用攝影攝像進行記錄歸檔。安全生產領導小組要制定安全生產教育制度，新員工入場前的三級安全教育、變換工種的安全教育、各工種工人的安全技術操作規程的培訓、特種作業人員要經過培訓取證、施工管理人員的定期安全技術培訓、專職安全員的專業培訓與考核等，都要有書面記錄歸檔。
七、班組安全生產活動制度
班組安全生產活動要有制度，班組安全生產活動要有針對性，每次活動要有記錄。
八、安全生產獎罰制度
在執行各項安全生產制度中，經過檢查評比，對于安全和工作做出了顯著成績的單位和個人，對排除安全隱患有功人員，要給予獎勵和表彰。對于安全責任心差，平時不重視安全生產，甚至于造成生產安全事故的班組和個人，要進行處分和處罰。一切安全生產獎罰資料有要有資料歸檔。
九、工傷事故檔案管理制度
凡發生工傷事故，要組織進行調查，寫也調查報告，分析發生事故的原因，提出整改的措施，使施工人員受到教育，對責任者提出處理意見，按照“四不放過”的原則進行處理。凡發生工傷事故都要按規定進行報告，并建立工傷事故檔案。
十、有關安全生產的文件和會議記錄制度
收集齊全國家和上級有關安全生產、勞動保護方面的法律、法規、規范、標準、條例、制度及文件通知。各種有關安全生產的會議，都要有記錄，會議記錄都要整理歸檔。
十一、總、分包工程安全生產文件資料
總、分包工程，要有分包施工合同，合同條款要明確規定總、分包雙方安全生產工作的責任。總、分包單位各自的生產經營范圍和生產經營資質證件。
十二、搞好安全生產管理資料的建檔工作
首先要認真收集和積累資料，事前要有制度、有計劃、
有措施，過程中有檢查、有記錄、事后有資料；其次是要定期對資料進行整理和鑒定，保證資料的真實性、完整性和保存的價值性；其三是將資料分目、編號、裝訂歸檔。
檔案管理制度3
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。
2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的范圍、內容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規性文件
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的`立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。
4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的`文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。
5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。
7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
檔案管理制度4
第一章總則
1.1項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對項目的發展和公司的生產經營具有重要作用；為強化項目檔案管理職責，規范檔案管理，結合施工企業實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用于公司及子公司工程建設項目從立項到竣工驗收的新建、擴建、改建、技術改造和安裝的文件編制、歸檔、收集和管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件；并對工程項目進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部直接領導，負責收集整理現場施工、工程預算、工程變更、付款、結算、決算、驗收等相關信息。接收和審查施工、監理等相關方移交的資料，并統一整理接收的資料。
2.3檔案室接收項目部移交的工程檔案，并進行分類、整理和管理，負責工程資料的收發和借閱。
第三章項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集員在收集工程資料后，應按項目的邏輯對工程資料進行整理，并及時收集缺失的資料，使工程資料完整、有邏輯。
3.4根據工程的特點，現場工作人員將在適當的時候向項目部移交工程資料，由項目部統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，對資料進行分類保存，并對保存的資料進行標記，以便于管理和查詢。
3.5項目部統一移交資料后，重要的和日常使用的資料應及時歸檔，便于資料的使用。項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部保留復印件。
檔案室應對項目部移交的資料進行登記，并將移交的工程資料單獨分類存放。
3.6檔案管理人員應做好借閱管理工作。原始資料一般不允許借閱，借閱的復印件供借閱者使用。因特殊原因需要對外報送的文件，要做好說明，并注明理由。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的.各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程檔案從立項到驗收交付過程中，建設、監理等相關方應主動向現場人員移交相關資料；同時，檔案收集人員應收集并督促資料移交人員及時移交資料，工程資料應先收集、整理、分類，再移交給項目部，由項目部統一整理、分類。項目的每個環節完成后，根據項目的特點，項目部將需要歸檔的文件移交給公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
（1）認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則；
（2）遵循檔案的自然形成規律；
（3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；
（4）認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊；
(5)資料移交方和接收方必須做好資料的備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。
4.4.3在工程竣工驗收階段，承包商負責收集和整理工程竣工資料，并提交給現場工作組；現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集和整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。收集范圍包括項目立項文件、基礎設計文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
（1）檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點；
（2）在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致；
（3）分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁；
(4)分類應按專業系統進行規范。
4.7檔案整理遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案的原始整理依據，對項目檔案進行整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、調試和維修中形成的文件應按項目進行整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1論文的構成應遵循項目文件的形成規律和完整特征，保持論文中文件的有機聯系，做到分類科學，論文構成合理；法律文件和手續齊全。滿足檔案管理的要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收（自制設備設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致；項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9項目文件的編目包括登記號、登記日期、文件編號、文件標題、編制單位、數量、保管期限、變更記錄、備注等。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件的更改原則上應由原批準人或按項目管理制度的要求進行審批，更改后已審批的文件應及時移交給檔案收集管理員，由收集員移交給上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
4.13工程項目合同管理
項目合同是項目的重要信息。作為項目實施和工程價款支付的基礎，現場工作組、項目部和檔案管理人員應是項目管理的重點。
項目合同一經批準簽訂，項目部將組織相關人員收集移交檔案室，并通知做好留底工作。
工程變更后如需變更或補充合同，項目部應在合同修改或補充審批后通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。
第五章附則
5.1本制度由項目部負責解釋。
5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。
檔案管理制度5
第一章總則
第一條為加強交通檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合交通工作特點，制定本辦法。
第二條交通檔案是指交通系統行政、事業單位、社團組織（以下簡稱“各單位“）以及個人在工作中直接形成的、對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。
第四條各單位應加強對檔案工作的領導，明確分管檔案工作的領導。有科技檔案的單位，應指定一位總工程師或技術負責人兼管此項工作。各單位應將檔案工作納入本單位總體發展規劃，納入單位管理、生產建設、科學研究和技術管理的規章制度中，納入分管領導的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。
第二章檔案管理體制、機構和任務
第五條在國家檔案行政管理部門統籌規劃，組織協調，統一制度、監督和指導下，交通檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。
交通部對其直屬單位的檔案工作實行業務領導；對各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳（局、委）的科技檔案工作進行業務指導。
各單位檔案業務同時接受上級和同級檔案行政管理部門的監督和指導。
第六條交通部檔案管理部門的主要任務：
（一）貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策和法律、法規，結合交通檔案工作特點制定交通系統檔案工作的規章制度和行業標準規范；
（二）制定交通檔案工作的發展規劃，并組織實施；
（三）對交通系統檔案工作進行業務指導和檢查；
（四）對交通部機關各單位文件材料的歸檔工作進行業務指導，集中統一管理部機關及按規定進館的各類檔案，為部機關和交通系統提供服務，按規定向中央檔案館移交檔案；
（五）指導、協調交通專業檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織交通檔案專業學術理論探討、研究；
（六）組織交通系統有關單位檔案干部業務培訓；
（七）組織學習、研究和推廣檔案管理的先進技術、方法和經驗，推動交通檔案管理的現代化；
（八）組織并參加國家重點建設工程項目竣工文件材料驗收；
（九）制定交通部檔案館檔案進館范圍的規定，并報國家檔案局備案；接收交通系統有關單位的檔案進館。
第七條各單位應設立與本單位檔案工作相適應的檔案管理部門，或設專人負責檔案管理工作。具體職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案的法律、法規和部頒標準規范，制定本單位檔案管理規章制度、實施細則；
（二）對所屬單位的檔案工作進行監督和指導；
（三）對本單位的歸檔工作進行指導，集中統一管理本單位的檔案；
（四）積極開發檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作；
（五）會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定；
（六）學習、研究和采用新技術，推進檔案管理的現代化；
（七）參加工程竣工、科研成果評審鑒定和設備、儀器開箱的文件材料驗收工
作；
（八）培訓本系統有關單位檔案工作人員，交流檔案工作經驗；
（九）根據交通部檔案？館檔案進館范圍的規定，組織向交通部檔案館移交檔案
（十）。組織完成上級檔案部門交辦的檔案業務工作。
第三章檔案工作人員的條件與職責
第八條各單位應依據國家有關規定和實際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對穩定。
檔案工作人員應當熟悉檔案專業理論知識，熟悉交通業務和本單位業務范圍；忠于職守，遵守紀律；身體健康，一般應具有大專以上文化程度和一定專業知識。負責管理黨組織檔案的工作人員必須是共產黨員，符合機要人員條件。
檔案管理處、科、室、館的負責人，一般應由具有館員（或者相當于館員）以上專業技術職務的人員擔任。
檔案工作人員的職務、職稱的評定和晉升，業務能力的考核，應按照國家有關規定執行，并享有專業人員的同等待遇。
第九條檔案工作人員的主要職責：
（一）貫徹執行檔案工作的各項規章制度，掌握檔案管理現代化技術；
（二）指導相關部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質量；
（三）做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況；
（四）保護檔案的安全，做好防護工作；
（五）開展檔案業務指導工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作；
（六）做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調檔案，匯編檔案資料；
（七）遵守保密制度。未經批準，不得利用職權擅自擴大檔案的'利用范圍，不得泄露檔案的機密內容，確保檔案的安全。
第四章文件材料的歸檔
第十條各單位應建立、健全文件材料的歸檔制度。
凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書處理部門或文件材料形成部門按照交通部發布的有關檔案質量標準的規定和要求進行整理，并定期向檔案部門歸檔。
各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳（局、委）的科技檔案，應執行交通行業科技檔案管理制度、規范、標準。
第十一條電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應對歸檔電子文件的載體及技術環境進行檢測，確保載體的安全利用。
第十二條文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔；科技檔案應按不同類別及專業特點進行歸檔；聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束后兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。交接雙方應對歸檔的文件材料進行檢查、清點、核對，并履行移交簽字蓋章手續。
第五章檔案的管理
第十三條各單位的檔案，應作為一個全宗進行整理和保管。
一個全宗內的文書檔案，可根據本單位的實際情況，按年度、機構、問題、保管期限等方式排列。
科技檔案應按不同類別、項目分別上架排列。
第十四條各單位應設檔案保管專用庫房，繪制庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設備，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，嚴格控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。
第十五條檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫、磁盤庫）的溫度應控制在14攝氏度_24攝氏度，相對濕度應控制在45—60%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13攝氏度—15攝氏度，相對濕度應控制在35—45%。
第十六條檔案管理人員，應著工作服、戴潔凈手套操作，防止汗漬、細菌等有害物污染檔案。
第十七條檔案部門應建立庫存檔案和設備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對破損、字跡模糊或變質的檔案，應及時修補或復制；對庫存檔案發現可疑情況或者發生意外事故，應及時進行檢查，并將檢查的結果立即向單位領導報告。
第十八條檔案部門應建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制交通檔案工作基本情況統計年報，于次年2月底報送交通部檔案館。
第十九條檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進行鑒定。文書檔案的鑒定工作應在分管領導或機關辦公廳（室）主任的領導下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。科技檔案的鑒定工作，要在總工程師或科學技術負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。
第二十條鑒定工作結束后，應由檔案部門提出檔案鑒定報告，編寫檔案銷毀清冊，經本單位分管領導簽字批準后，方予銷毀，并報上級檔案部門備案。銷毀檔案實行兩人監銷制，監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續。
第六章檔案的利用
第二十二條各單位應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具；開展檔案的編研工作，為行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供檔案信息服務。
匯編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批準，并報上級行政主管部門備案。
第二十三條各單位檔案部門應設立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復制、復印制度，嚴格履行檔案借閱手續。
第二十四條外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），經檔案形成部門同意后方可借閱。重要的檔案應經辦公廳（室）主任或單位負責人批準。
第二十五條聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得轉借他人或擅自復制。
第二十六條對電子文件采用網絡的方式利用時，應采取身份認證、權限控制等安全保密措施，并遵守有關的借閱規定。
第二十七條根據檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門。檔案材料證明專用章。
第二十八條本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個月，聲像及其不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案部門辦理續借手續，續借期限同上述期限。
第二十九條因借用檔案解決重大阿題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。
第三十條借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印，嚴禁在文件上涂改和作任何文字標記。
第三十一條各單位檔案部門應遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。
第七章檔案的移交
第三十二條交通系統重要的科技檔案，應按規定向交通部檔案館移交。
第三十三條凡合并、撤銷機構，應根據國家有關規定將本機構全部檔案進行認真整理，不得分散，并按下列辦法進行處理：
（一）撤銷機構的檔案，應向上級主管部門進行移交或交由主管機關代管；（二）撤銷機構的業務劃歸幾個單位或部門的，原機構的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向上級主管部門移交；
（三）一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向上級主管部門移交；
（四）一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或復制；
（五）機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，并作為新的機關的檔案加以保存；
（六）一個機關改變隸屬關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理；
（七）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向主管機關移交。
第八章附則
第三十四條本辦法由交通部負責解釋。
第三十五條本辦法自20__年11月1日起施行。交通部、國家檔案局1992年1月9日頒發的《交通檔案管理辦法》（交辦發（1992）89號）同時廢止。
檔案管理制度6
為了加強會計檔案的科學管理，統一會計檔案管理制度，更好地為發展市場經濟服務，根據《會計法》和《檔案法》的規定，特制定本制度。
一、會計檔案的歸檔制度
1.會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:
⑴會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
⑵會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，輔助賬簿等其他會計賬薄。
⑶財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
⑷其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
2.會計檔案是本院檔案的重要組成部分，是記錄和反映本院經濟業務的重要史料和證據，會計檔案各項工作，由財務科和檔案室共同負責進行指導、監督和檢查。
3.會計檔案組卷工作，按照財政部、國家檔案關于《會計檔案管理辦法》規定辦理。會計檔案的整理、歸檔組卷工作由財務科負責。
二、會計檔案的外借、查閱制度
1.會計檔案原則上不得外借，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
2.本院有關部門人員查閱、復制、摘抄會計檔案，須有該部門負責人批條，財務科長簽署意見，檔案室主任批準后方可查閱。
3.外單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，經財務科長簽署意見，檔案室主任批準，在財務人員的陪同下進行查閱。
4.外單位查閱會計檔案需復印、摘抄，應征得財務科長同意，必要時需經分管院長批準，同時須在檔案人員的監督下進行，經審核無誤，并蓋上檔案室公章方才有效。
5.上級有關部門需查詢、檢查時，應經分管院長同意，并在指定地點進行。
五、會計檔案的鑒定、銷毀制度
1.會計檔案的保管期限分為永久和定期二類，定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了的第一天算起。
2.會計檔案保管期限滿，擬銷毀時，由財務科會同檔案室提出建議鑒定報告，編制擬銷毀檔案清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。經檔案鑒定小組審查鑒定，認為確無保存價值后，報請院領導批準，并上報衛生局審批同意和備案后，方能按要求進行銷毀。銷毀時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案時，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容，清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
3.保管期限滿需銷毀的會計檔案中，如有未結清的.債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，以及其它有關部門規定需要抽出的憑證、資料，不得銷毀，單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊，應由財務科、檔案室保存，保存期限為二十五年。
5.會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復印留存。
單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。本制度如與上級文件有抵觸處，以上級文件規定為準。
檔案管理制度7
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的.檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄，做好溫濕度的調節工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。
五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
檔案管理制度8
1、退休人員檔案正式移交社區,社區要認真進行整理、登記，認真填寫檔案移交登記卡，同時要配備專用檔案柜。
2、社區協理員要將退休人員檔案，按電腦編號歸檔，以便借閱查找。
3、妥善保管檔案，做到不丟失，無破損，無霉變。
4、嚴格執行檔案借閱歸還制度。不許無關人員無故查閱、翻看退休人員檔案。
5、借閱檔案時要嚴格招待封簽制度，不許開口借閱。
檔案管理制度9
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在l4—24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、復制。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
檔案管理制度10
為保管好人事檔案，使之安全有效地為學校工作服務，借閱人事檔案必須遵守以下制度：
一、個人因出國、學習、探親，經人事處批準可憑工作證查閱本人或親屬人事檔案中的部分材料，如履歷表、成績單等，除此之外個人不準查閱本人和親屬的檔案。
二、查閱人事檔案的注意事項：
1、詳細填寫人事檔案查閱登記冊；
2、查閱檔案的`人員應注意保密，不準公開議論檔案內容，只準查閱有關部分，不準翻閱全部檔案；
3、如需摘抄檔案內容，應事先經檔案管理人員同意，摘錄后要交檔案管理人員審查；
4、要愛護檔案，保持檔案的整潔，不準在檔案上劃任何標記，不準涂改檔案，不準折疊或拆散、損壞檔案材料；
5、經批準查閱的檔案一般只能在檔案館內查閱，不得攜帶出館，需要部分經批準可以復制；
6、人事檔案一般情況不借出，確因情況特殊需要借出，可酌情處理；
7、借用時間不準超過一周，如有特殊情況需事先說明，但最長不得超過十五天，借閱期滿需延長的，必須攜帶原檔案到檔案館辦理延借手續；
8、對借用的檔案必須嚴格保管，嚴禁轉借他人，檔案如有遺失或損壞等情況，要依法查處。
檔案管理制度11
第一條為加強政府采購檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關規定，結合工作實際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指開展政府采購業務時(包括集中和分散)，根據法律規定，必須保存的有關文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應歸檔的基本資料有：
(一)領導批示、政府投資計劃;
(二)采購申請;
(三)采購方式批復書;
(四)招標文件和投標文件;
(五)在財政部門指定的新聞媒體或網站發布的招標公告;
(六)評委抽取登記表
(七)供應商投標情況登記表;
(八)評標委員會及監督人員(競爭性談判小組，詢價小組)簽到表;
(九)評標專家及監督人員簽字確認的評標報告(內容包括：評標時間、評標地點、評標程序、評標結果、評委打分表、商務、符合性、技術審查表、評審專家質疑表;
(十)在財政部門指定的新聞媒體或網站發布的中標公示;
(十一)中標(成交)通知書和未中標(成交)通知書;
(十二)政府采購合同;
(十三)驗收單或驗收報告、文件;
(十四)書面詢問或質疑和詢問答復、質疑處理決定;
(十五)歷次資金支付申請書;
(十六)其它應保存的有關資料。
第四條政府采購檔案管理人員，應注意采購活動資料的收集與整理，要認真核對資料是否齊全，避免出現資料遺失漏報現象。每一個采購項目結束后，要及時催促采購中心和采購單位將評標資料和合同報我辦歸檔。
第五條檔案管理人員要認真執行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及本制度的有關規定，進行政府采購業務檔案的`歸集和管理。
第六條檔案管理人員應建立檔案檢索工具，方便查找;歸檔資料必須按照采購項目歸檔目錄要求，排列順序，填寫清楚;歸檔的項目資料必須齊全完整，案卷質量要符合有關部門制定的案卷質量標準，對資料不全項目，檔案管理人員有權拒絕接受。
第七條檔案管理人員要完善檔案交接手續，建立檔案借閱登記簿，保證檔案的完整，未經領導批準，政府集中采購檔案一律不準向外借出。
第八條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經手的檔案資料，嚴禁失密、泄密和檔案遺失現象的出現。
第九條對于達到保存期限應于銷毀的檔案，檔案管理人員要進行認真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經領導批準后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊，采用粉碎或焚燒的方式進行。
檔案管理制度12
1、認真學習檔案工作有關文件和基本知識，努力提高檔案人員自身政治思想素質，業務素質，認真接受上級領導檢查，不斷改進工作。
2、收集教職員工在教育管理,教學實踐和教學研究活動中產生的具有保存價值的`文字,圖表,聲像等不同載體的文件材料。
3、園內檔案每月分類放置，每學期及時歸檔，每年裝訂成冊;個人檔案每學期更新，統計各類人員信息。
4、做好各類檔案和資料的接收,征集,整理,編目,鑒定,保管,銷毀和統計工作。
5、管理好檔案，切實做好防潮、防濕、防蛀、安全工作。
6、嚴格保守檔案機密。防止人為散失、泄密和缺損，確保檔案完整、 安全。
7、各種檔案資料每學期和學年完后進行整理，裝訂成冊，編號入庫保管。
8、各種檔案資料包括行政管理工作、文化建設工作、教職工管理工作、教育教學工作、衛生保健工作、財務后勤工作、家長社區工作、和幼兒綜合情況等需建檔案資料，要求字跡清楚，盡量保留原始狀況。
9、凡入檔資料任何人不得隨意取走和涂改，如需查閱歸檔資料，須經園長批準。查閱資料只能在檔案室，不能帶走。
檔案管理制度13
一、檔案的建立
（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。
（二）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。
二、檔案立卷歸檔
（一）凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。
（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔。
（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否保存。
三、檔案補充
（一）教職工考核、晉升專業技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）文件、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱后即立卷歸檔。
（三）校內印發的文件是檔案補充的'重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
（一）校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
（二）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
五、檔案安全保密
（一）嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙。
檔案管理制度14
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。
4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。
6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。
7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案復制制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。
2、復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。
3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。
4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。
2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續，借閱時間一般不超過一周。
3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、保持庫房內清潔衛生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。
3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14—24℃，相對濕度控制在45—60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時間
（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。
（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。
（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。
（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。
（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。
（5）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。
4、歸檔手續
移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。
七、“三納入”、“四參加”制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。
2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。
3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加。
4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研制度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據堤防處各項業務工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批準后，方可辦理手續。
九、文書材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。
（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；
（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；
（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
（7）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1—1。5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規定應向當地檔案館移交的.永久和長期保管檔案，本處必須按規定時間辦理移交手續，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。
2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。
3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。
4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會計檔案管理制度
為加強會計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。
4、調閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。
5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。
1、對聲像檔案實行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規范管理。
3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案，必須按有關規定辦理借閱審批手續，歸還時按規定進行質量檢查、驗收。
5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。
6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實物檔案管理制度
為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。
1、對實物檔案實行集中統一管理，確保其完整、準確、系統、安全，以備開發和利用。
2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。
3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。
4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。
5、實物檔案的借出，必須經處領導批準，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。
6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。
7、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發現問題，及時解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。
4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。
8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。
十五、檔案鑒定銷毀制度
1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
2、鑒定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。
3、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。
4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。
6、銷毀檔案時，監銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。
7、銷毀檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。
8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經分管領導批準后方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢，并保持安靜、衛生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續借手續，最多不得超過7天，借用份數每人每次不得超過3份。
6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。
7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規定嚴肅處理。
10、復制、抄錄檔案資料，要經領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。
2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。
3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性，不得隨意更改。
4、統計數字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。
6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規定的標準。
7、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。
檔案管理制度15
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的'具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
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