公司檔案管理制度范例[15篇]
在學習、工作、生活中，越來越多人會去使用制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
![公司檔案管理制度范例[15篇]](https://p.9136.com/00/l/b9abcbbe5_2.jpg)
公司檔案管理制度1
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的.公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
公司檔案管理制度2
為明確管理責任，規范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責
（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質量，并按時接收和移交檔案；
（二）凡本公司印發出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；
（二）本公司的請示與上級機關的批復；
（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；
（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結；
（五）本公司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結；
（六）綜治工作材料；
（七）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；
（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；
（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；
（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。
（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的'同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。
（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。
（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續。
七、檔案的保管
（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。
（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
（三）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時采取措施，進行修補和復制。
（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。
（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
（一）檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；
（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
（四）調走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；
（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。
（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
（八）未經公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。
九、檔案室保密制度
（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。
（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批準后，方可借出。
（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可提供。
（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷毀
鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定并結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：
（一）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；
（二）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；
（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。
（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。
（五）經過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批準，方可銷毀。
（六）經批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發布之日起實施。
公司檔案管理制度3
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的.，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度4
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
統籌規劃并負責本企業檔案的.收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會
有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產淸算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度5
為規范和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
本制度適用于公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5.3各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
5.4各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
6.1.1.2安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。
6.1.1.3安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。
6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。
6.1.1.5上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性文件、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。
6.1.1.7年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
6.1.1.8安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
6.1.3.2根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；
6.1.4.3重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯系人、聯系方式；
6.1.5.1職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（復印件）；
6.1.5.2職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規范、標準、文件；
6.1.5.3年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關方特種作業人員資質證明（復印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
6.1.7.1專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。
6.1.11《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。
6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；
6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以數據電文形式存在的`，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放范圍僅限公司范圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。
6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。
6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
7.1公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
公司檔案管理制度6
物業管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；
（二）公司編文號的全部文件；
（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；
（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；
（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；
（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；
（七）政府各級部門發送的文件；
（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報底稿；
（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經營管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；
（三）公司各部經濟考核指標；
（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；
（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。
三、財務類
（一）年度審計報告；
（二）年初預算報告；
（三）財務分析報告；
（四）財務存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；
（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊
（三）職工獎懲情況記錄；
（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；
（五）勞動工資報表（年報）；
（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；
（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；
（三）購買固定資產計劃、資料。
六、工程類
接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的'要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
公司檔案管理制度7
第一章總則
一、目的
為規范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷售檔案管理由營銷總監總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：
1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2、客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。
4、交易活動現狀。主要包括客戶的`銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規定
一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監批準；部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經理批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對數據進行備份，以防止數據丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度8
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。
2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
（3）檔案的`歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。
（4）文件的電腦存檔。
（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業技術資料的管理
1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。
2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。
3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案管理制度9
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的.檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
公司檔案管理制度10
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的`收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。公司檔案管理規章制度范文由精品學習網提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度范文由精品學習網提供!
6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度11
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4、經批準銷毀的`公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職后，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理制度12
一、目的
加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的`公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
結論在前，依據在后。
d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。
公司檔案管理制度13
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的.原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設置及其職責
（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個面：
公司檔案管理制度14
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的.圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度15
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的'資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。
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