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進一步規范檔案管理制度（精選18篇）
在日新月異的現代社會中，各種制度頻頻出現，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的進一步規范檔案管理制度，歡迎大家分享。
進一步規范檔案管理制度 篇1
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的`安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。
進一步規范檔案管理制度 篇2
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的`齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
進一步規范檔案管理制度 篇3
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時，需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的.電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍
進一步規范檔案管理制度 篇4
第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的'借閱與索取：
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第六條 檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
進一步規范檔案管理制度 篇5
1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。客戶檔案管理執行《客戶檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督;
2.3.3做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3.0檔案的種類
3.1法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。
3.2企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的'原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.10聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
5.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。
6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
7.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。
8.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
進一步規范檔案管理制度 篇6
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中構成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守<檔案法>，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作理解檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和帶給利用工作；
(三)指導本企業各部門文件材料的構成、積累、整理和歸檔工作；
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務潛力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理貼合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應用心做好檔案的帶給利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業帶給及時、有效的服務。
第十五條企業務必為政府有關部門、司法部門依法執行公務帶給真實、準確的檔案。
第十六條企業帶給利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的.處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作職責追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接職責者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
進一步規范檔案管理制度 篇7
一、目的
為規范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。
二、檔案的定義
（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。
（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。
三、管理機構
公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：
（一）制定和完善檔案管理制度。
（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
（一）歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統計、鑒定檔案產生情況，梳理歸檔范圍，報領導審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于：
（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業注冊營業執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。
（2）項目資料：如開發文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。
（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的'展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。
2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。
機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規劃、財務報表、統計資料等。
（二）到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續保存或進行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）董事會及股東會紀錄；
（3）財務報表；
（4）政府機關核準文件；
（5）不動產所有權及其他債權憑證；
（6）工程設計圖；
（7）其他經核定須永久保存的文書。
2、十年保存：
（1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
（3）其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存：
（1）期滿或解約之合約；
（2）其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存：無長期保存必要的。
5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經理/董事會批準。
7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監銷人。監銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。
8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續保存的過期檔案，應明確繼續保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。
（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
（三）歸檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。
2、非紙質文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關文件。
（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。
（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。
（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委托協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。
（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。
（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。
注：1。如公司及下屬項目公司發生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
（一）檔案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。
（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。
（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。
（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。
填寫要求：
（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。
（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。
（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。
（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閱人需在到期前辦理續借手續。
（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審核批準后方可調閱。
（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執行。
進一步規范檔案管理制度 篇8
1. 養殖場應當依法向縣畜牧獸醫局備案，取得畜禽養殖代碼，作為養殖檔案編號。
2. 養殖場養殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記錄、生產流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。
3. 養殖場需妥善保管養殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執行情況向發證機關報告，養殖檔案保存時間不得低于2年。
4. 養殖場所停業后，于停業后30日內將《動物防疫條件》交回發證機關注銷。
5. 《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內向發證機關申請補發。
進一步規范檔案管理制度 篇9
為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監銷人，并履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經分管辦公室的局領導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的`各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
進一步規范檔案管理制度 篇10
第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上務必是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的.資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時光不得超過一周，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。
進一步規范檔案管理制度 篇11
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4、下發文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件務必歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學習專業知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量貼合“規范”要求。
3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作帶給優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構成的文件、具有保存價值的`資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時光內歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱資料無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的職責。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
進一步規范檔案管理制度 篇12
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規范、統一、牢固。
三、檔案整理。按規定制定統一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的.公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業道德規范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密
進一步規范檔案管理制度 篇13
一、集中統一管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為已有。
二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。
四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。
五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的.檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批準后，由二人在指定的地點監銷，禁止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可離開崗位。
七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。
檔案工作人員崗位責任制
一、認真貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和法規，刻苦學習、不斷提高文化和業務水平、適應工作的需要。
二、負責文件材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統計、編研和系統化工作。
四、全面熟悉室藏，開發檔案信息資源，積極提供利用，做好咨詢工作，嚴格執行保密和檔案的利用制度。
五、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。
六、保持室內整潔，遵守防火安全制度。
××局檔案保密制度
一、根據國家保密法和國家稅務總局、省地方稅務局關于稅收工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。
二、嚴格檔案借閱審批手續，檔案查閱只限于閱文室，查閱者不得抄錄、復制和拍照，更不得擅自帶走和轉讓他人；如確因工作需要，必須經分管領導批準，采取相應保密措施，使用后及時歸還。
三、檔案室房屬機要重地，無關人員不得擅自入內。
四、對于造成泄漏檔案機密的單位和個人，依照《國家保密法》
有關規定視其情節輕重給予嚴肅處理。
××局檔案利用制度
一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。
二、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批準。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。
三、重要的資料一律不借出，只限于查閱室查閱。
四、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。
六、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，一律不準查閱，更不得摘抄或復制。
七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。
八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。
進一步規范檔案管理制度 篇14
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業務工作和其他工作服務，制定本制度。
（一）歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關制發的屬于本單位主管業務并需執行的文件，普發的非主管業務但需執行的法規性文件，上級召開的需貫徹執行的會議主要文件以及上級領導針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛、基建和業務（經濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發需要執行，業務或工作聯系密切以及檢查本單位工作制發或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。
5、本單位重要活動，重大事件以及專門業務形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
（二）歸檔時間
需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進行規范整理和實行集中保管。
對于專業方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
（三）檔的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確、分類科學、組卷合理，卷內文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術加工符合要求，即案卷封面填寫內容齊全準確，格式規范，統一打印；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規定。
4、機關單位發文應普遍建立“兩套制”；機關、團體、企事業單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規定，定期向區檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
（一）根據保存檔案的數量，必須設置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。
（二）注重采用科學的現代化的檔案保管，利用高技術手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
（三）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時登記和統計，并進行規范化整理，保證檔案完整、系統。
（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（五）保證庫房內溫濕度符合國家規定的標準（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
（六）對保管的檔案要每年進行一次小檢查，年終進行一次大檢查，發現蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時報告領導，并積極采取措施予以處理。
（七）要定期對庫藏檔案進行清點核對，做到帳務相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保黨和國家的安全，制定本制度。
（一）檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。
（二）嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的規定，做好檔案的安全、保衛、保密工作，做到不該說的不說，不該記的.不記，不在任何地方和任何人面前談論檔案中涉及黨和國家機密的有關內容。
（三）嚴格執行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當手續的利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經領導批準，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
（四）工作人員不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領非本館、室工作人員入庫房。
（五）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。
（六）對違犯本制度者，視情節輕重給予相應的批評教育和行政處分；構成失泄密罪的，依法追究刑事責任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務工作，充分發揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
（一）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
（二）查閱機密檔案和重要檔案，必須經主要領導批準后，方可查閱。
（三）檔案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規定辦理借閱手續，借出的檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續。
（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應填寫和效果記錄。
（五）查閱檔案的人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責任。
（六）查檔者取證檔案須經批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等），經核對無誤后，蓋章生效。
（七）查檔人員要嚴格遵守本館、室的規章制度，館、室內禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內衛生，愛護公共財物。
（八）利用檔案者要按規定交納檔案保護費、復制費和取證費。
（九）檔案工作人員要端正工作態度，積極為利用者服務，嚴格執行各項檔案利用制度，做好檔案的監護工作，確保檔案的完整與安全。
進一步規范檔案管理制度 篇15
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的'各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
進一步規范檔案管理制度 篇16
一、用心宣傳黨和國家關于檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、用心開展咨詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、群眾審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的`和發展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案到達開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經主管領導批準后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時光、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。
進一步規范檔案管理制度 篇17
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，務必遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，務必經檔案人員帶給，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案務必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁帶給利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續帶給，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術文件等檔案材料者，務必追查職責，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事職責。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的`檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
進一步規范檔案管理制度 篇18
1、檔案管理在校長、副校長的領導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。
2、檔案管理人員要認真學習有關檔案管理的法律法規，學習并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴守有關檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。
5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關于檔案管理的相關要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業務檔案的完善工作，確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。
7、每學期期末是整理和完善檔案的終結時間，各部門、各處、要認真收集開展工作的`相關文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調時間較長的檔案，保證檔案不流失。
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