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視頻會議設備管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的視頻會議設備管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
視頻會議設備管理制度1
為規(guī)范視頻會議的使用，保證視頻會議的順利進行，特制定本管理制度，要求如下：
一、會議申請流程及標準
1、各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》（見附件一），分管（副）總裁簽字后交至集團it部留檔，并將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，視頻會議后如需要本部門以外的相關部門進行協(xié)助或者需要運營督導部進行督導的.，請抄送相關部門。
2、集團總監(jiān)級以上、分公司副總經理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處，經總裁辦主任批準同意后，方可將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，并將該申請單交至集團it部留檔。
3、總裁辦每季度召開一次全國（全員）視頻會議；
4、集團各職能中心所召開的全國總監(jiān)級以上視頻會議應由集團總裁辦主任或運營督導總監(jiān)或培訓總監(jiān)出席，相關職能部門積極做好后期配合工作。
5、全國全員伙伴視頻會議應由集團培訓中心召集，集團總裁辦主任以上領導主持，并由集團、地方公司it負責人負責設備的通暢。
二、會議設備及網絡要求
1、各分公司it接口人必須準備相應設備，如：攝像頭、音箱、話筒（或者耳麥），如有缺失或運行不正常，需提前至少一天在當地自行采購并調試，確保設備可用。
2、會議期間必須保證網絡通暢，開會使用的電腦帶寬需在4m以上，即實際下載速度需保證在200k以上；it接口人在會議開始之前需檢查當地分公司的網絡狀況，必要時限制其他伙伴的網絡帶寬或直接斷開網絡。
3、集團it部應提前建立好會議，以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進入會議系統(tǒng)進行調試。
4、各分公司必須根據會議通知的時間，準時上線，it接口人需在會議召開前30分鐘調試完畢（由于目前大多分工司沒有專職it，如沒有把握在30分鐘內調試完成，請?zhí)崆案嗟臅r間進行調試，如有問題可詢問集團it部，務必保證在規(guī)定時間會議系統(tǒng)能正常使用）。
三、獎懲措施
以上事項請各分公司提前做好準備，如在會議進行中發(fā)現(xiàn)缺少硬件（沒有話筒、沒有視頻），或者沒有準時上線的以及由于網絡狀況導致時常斷線或帶寬不夠的，一律作為缺席處理；分公司總經理、分公司it、集團it將承擔三級連帶責任，各成長50元。若由于集團it部延遲建立會議導致各分公司無法進入會議系統(tǒng)進行調試，集團it成長100元。
本制度經總裁辦審核批準后下發(fā)執(zhí)行集團it部二〇一二年四月十日此文件自發(fā)布之日起執(zhí)行。
視頻會議設備管理制度2
第一條本辦法適用于國資委系統(tǒng)的大型會議、專題培訓以及常規(guī)性會議。
第二條省國資委視頻會議系統(tǒng)主控機房設在委機關辦公大樓，由電教中心負責維護使用。
第三條各種會議的通知、籌備由各召集部門負責，報委辦公室同意后，提前三天通知電教中心安排。
第四條電教中心在接到會議通知后，應積極與網絡運營商、各市國資委、各省屬企業(yè)視頻會議端點聯(lián)調測試。確保帶寬資源、線路暢通。
第五條會議主辦部門如有錄音、錄像要求，應提前兩天通知電教中心，以便提早準備。
第六條各市國資委、各省屬企業(yè)視頻會議終端設備應指定專人負責管理和維護，并報省國資委電教中心登記備案。視頻會議系統(tǒng)的登錄密碼屬機密事項，須專人負責。
第七條視頻會議系統(tǒng)的主計算機須專機專用。分會場變更系統(tǒng)設備應及時報告電教中心重新測試調整。
第八條各市國資委、各省屬企業(yè)視頻會議的參會單位，應按通知要求準時、全程參加會前的聯(lián)調測試。沒有按時參加聯(lián)調測試的`單位，應承擔由此帶來的后果。
第九條召開會議時，各分會場必須懸掛或擺放本單位名稱標識。
第十條會議期間，主會場、分會場必須要求參會人員關掉手機、BP機或調至振動狀態(tài)。
第十一條分會場視頻會議系統(tǒng)出現(xiàn)故障，應及時與電教中心聯(lián)系。
第十二條本辦法自發(fā)布之日起試行。
視頻會議設備管理制度3
第一條為充分發(fā)揮東南大學網絡視頻會議系統(tǒng)(以下簡稱視頻會議系統(tǒng))的效能，確保網絡視頻會議規(guī)范、優(yōu)質、高效、安全運行，特制定本辦法。
第二條視頻會議系統(tǒng)是新形勢下推動我校進一步轉變工作方式，改進工作作風，提高工作效率的一項重要手段。各部門單位要予以高度重視，充分運用視頻會議資源召開會議。
第三條視頻會議系統(tǒng)由校長辦公室與教育技術中心統(tǒng)籌規(guī)劃并組織推動。鼓勵各部門單位在本部門內逐步推廣擴大視頻會議系統(tǒng)的覆蓋范圍。
第四條東南大學網絡視頻會議系統(tǒng)由校長辦公室、教育技術中心、網絡與信息中心和各會議室管理部門分工負責管理。具體職責分工如下：
(一)校長辦公室負責視頻會議的統(tǒng)籌管理及組織協(xié)調工作，包括提出視頻會議制度化、規(guī)范化建設意見;擬訂以學校名義召開的全校性視頻會議方案并組織實施;審核各部門單位申報的視頻會議方案;協(xié)調督促有關部門做好視頻會議的技術保障和有關服務工作;協(xié)調處理視頻會議系統(tǒng)建設和管理中的其它重要事項等。
(二)教育技術中心負責視頻會議系統(tǒng)的技術支持和保障工作，包括擬訂視頻會議操作規(guī)范并組織實施;申報視頻會議系統(tǒng)所用設備的`維護、保養(yǎng)預算;視頻會議系統(tǒng)的主控設備等技術設施的日常管理維護;安排專業(yè)人員負責會前、會中的相關技術保障;做好重要視頻會議數據存貯、歸檔;組織各會議室管理人員開展必要的專業(yè)培訓等。
(三)各會議室管理部門指定為各樓宇的物業(yè)公司，負責視頻會議的場地管理、設備操作與保管，并協(xié)助會議主持人正確使用視頻會議系統(tǒng)。
(四)網絡與信息中心負責網絡暢通與安全。
第五條召開視頻會議必須按照會議審批的規(guī)定程序網上申請報批，經校長辦公室審核后安排，視頻會議優(yōu)先一般會議。會議申請應按要求填寫，包括會議名稱、時間、出席領導、主會場參會人員、分會場參會人員、發(fā)言人信息等。
第六條全校性的視頻會議(包括教育部和省教育廳的視頻會議)，由校長辦公室通知會場按照視頻會議要求進行會場設置;通知教育技術中心負責系統(tǒng)測試、全程運行保障;通知網絡中心負責網絡暢通與安全保障。
第七條視頻會議主辦單位應在視頻會議召開的3個工作日之前提交申請，以便提前做好相關測試及技術保障工作。
第八條視頻會議會場應當滿足會議需要，環(huán)境整潔，設備齊全可靠，桌椅等設施擺放有序。在會議召開期間，參會人員應當著裝整齊，自覺保持良好秩序，不得隨意走動。不發(fā)言的分會場應將麥克風置于靜音狀態(tài)。
第九條視頻會議應當嚴格按照操作程序和規(guī)范要求進行技術操作。
(一)視頻會議召開前一天，各主分會場應按照會議通知要求準時、全程參加會前的調測試。調測試參加人員為會場操作人員、會議秘書、教育技術中心技術保障人員、網絡中心網絡保障人員。
(二)視頻會議開始前30分鐘，主會場和各分會場系統(tǒng)進入就緒狀態(tài)，保持各項技術配置參數到會議結束。
(三)各分會場應按統(tǒng)一的規(guī)格要求配置視頻會議系統(tǒng)，嚴禁在會議過程中隨意改變參數配置。
(四)會議期間，會場操作人員、會議秘書、技術保障人員必須堅守崗位。主會場視頻會議系統(tǒng)操作人員應根據會議需要，及時切換會場畫面，了解各分會場的情況。各分會場應實時監(jiān)控設備運行狀況，隨時與主會場保持聯(lián)系，及時調整鏡頭和麥克風。
(五)各會場的視頻會議系統(tǒng)的設備需指定專人負責管理和維護，會議期間，除視頻會議操作人員之外，無關人員一律不得進入設備操作區(qū)，不得操作與視頻會議有關的設備，不得談論無關話題。
(六)會議結束后，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接。各分會場在主會場中斷會議后，按操作流程關閉視頻設備。
(七)會場設備或網絡出現(xiàn)故障，應及時排除。如暫時無法解決的`，需及時將有關問題報告教育技術中心。
第十條視頻會議主辦單位要會同有關技術部門認真做好會議電子數據的存貯、歸檔管理及保密工作。未經批準，不得擅自對外公布有關信息。
第十一條本辦法自發(fā)布之日起實施。
視頻會議設備管理制度4
一、適用范圍
區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)組織召開的有關會議、培訓;轉播上級視頻會議;區(qū)直各部門組織的重要會議和培訓等。為節(jié)約會議經費，提高會議效率，區(qū)級各黨政機關組織會議、培訓，凡適合以視頻會議方式召開的，應通過視頻會議方式實施。
二、會場分布
1.設三個主會場，即區(qū)政中心一樓東會議室、二樓會議室、九樓會議室。
2.設38個分會場，每鄉(xiāng)鎮(zhèn)、園區(qū)2個。
三、日常管理
1.區(qū)政府辦公室是全區(qū)視頻會議系統(tǒng)的管理部門。區(qū)政府辦公室信息技術中心負責視頻會議系統(tǒng)的技術支持，包括視頻會議系統(tǒng)網絡、主控設備等技術設施的日常管理維護;視頻會議期間主控室MCU等核心設備的操作;對全區(qū)各分場設備進行不定期檢查檢測。區(qū)機關事務管理局負責區(qū)視頻會議主會場設備操作，主會場設備、主席臺、燈光、音像設備、桌椅、環(huán)境衛(wèi)生等日常管理及會議會前、會中、會后的相關會務保障工作。
2.各鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、園區(qū)黨政辦公室負責分會場的`日常維護管理。要明確2名會議管理人員，其中1名為系統(tǒng)操作員，負責設備管理、系統(tǒng)聯(lián)調等工作;1名為會議責任人員(原則上為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道及園區(qū)的辦公室主任)，負責會議組織、會場安排、會議紀律等工作。該崗位管理人員必須固定。如有人員變動，要及時將管理人員姓名及聯(lián)系方式報送區(qū)政府辦公室信息技術中心。
3.全區(qū)視頻會議系統(tǒng)是利用全省政務專網進行傳輸，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、園區(qū)要嚴格遵守國家、省、市政府及保密部門對內網管理的技術規(guī)范和要求，定期檢查網絡線路，認真排查故障隱患，確保視頻會議系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。
4.區(qū)政府辦公室對視頻會議有關情況實行通報制度。對以下行為，區(qū)政府辦公室將以適當形式予以通報：1、不按通知要求參加二次系統(tǒng)聯(lián)調，不按規(guī)程操作致使設備損壞或音視頻信號出現(xiàn)問題的;2、分會場參會人員不全、座次不齊、紀律渙散的;3、因不按技術規(guī)范操作或組織管理問題影響分會場收聽收看效果的。
四、會場要求
1.各分會場應在明顯位置設置本鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、園區(qū)的名稱(尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜)，要設置參會負責人桌簽，重要會議還應在會場懸掛會標(會標根據會議通知要求制作)，標牌、桌簽及會標應保證圖像效果清晰。
2.會場內的視頻設備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網絡接口，并做好設備防塵工作。
3.會場要具備良好的照明條件，保持清潔，桌椅等設施擺放整齊。
4.會場所在單位要加強會場安全管理工作。
5.會場內禁止吸煙，禁止食用水果、零食等。
五、會議通知
1.會議通知內容包括召開會議時間、地點、參加人員、系統(tǒng)聯(lián)調時間及會議議程、會議要求等。
2.轉播上級召開的視頻會議和區(qū)委、區(qū)政府召開的視頻會議通知，由區(qū)委辦公室、區(qū)政府辦公室負責。
3.區(qū)直各部門召開的視頻會議，應由會議發(fā)起單位提前1個工作日與區(qū)政府辦公室進行聯(lián)系統(tǒng)對接。得到確認后，發(fā)起單位要提前下發(fā)通知，并負責與區(qū)政府辦公室信息技術中心聯(lián)系，同時指定一名工作人員協(xié)助做好設備聯(lián)調等相關會務工作。
六、會前準備
1.區(qū)政府辦公室信息技術中心要在各分會場開始準備前，應檢查和調整會議室燈光、音響狀態(tài)，進入值機狀態(tài)。
2.各分會場接到會議通知后，應根據會議通知中的聯(lián)調時間及時安排，準時參加聯(lián)調(第一次聯(lián)調時間一般為會議前一天下午3點;第二次聯(lián)調時間為會議開始前1小時)。聯(lián)調時，各系統(tǒng)管理員應按照視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范中的相關要求，逐級檢查系統(tǒng)狀況，如發(fā)現(xiàn)本單位在設備正常開啟下，不能連接主會場的，要立即與區(qū)政府辦公室信息技術中心聯(lián)系，以便組織搶修。聯(lián)調時要做到三個查看：一是查看主會場傳送到分會場的音、視頻號是否清晰;二是查看所在分會場音視頻信號傳送到主會場是否清晰;三是開會期間要查看會議秩序，確保會場紀律。
3.會議開始前1小時，各分會場的系統(tǒng)管理員應到達工作崗位開始值機。要按照會議通知要求提前開機、試機，按操作流程開啟設備，并進行調試，確保會議正常召開。設備開啟后，根據參會人員座位布置情況調整攝像機鏡頭，設置預定位。完成設置后，調整攝像機鏡頭為小范圍取景，確保會場畫面整潔。會議開始時，要將視頻會議系統(tǒng)切換到主會場畫面。
4.視頻會議系統(tǒng)連接完成后，由會議主辦單位采用如下方式點名：“我是主會場，現(xiàn)在進行會議點名，會場聽到點名后請回答”。各分會場應答時應采取如下方式：“我是分會場，主會場點名已聽到，設備一切正常，完畢�！�
5.如網絡或設備出現(xiàn)問題，導致分會場無法連通主會場，分會場向會議主辦單位匯報后，與會人員到就近分會場參加會議。
6.各分會場要與供電部門協(xié)調，確保會議期間供電。
七、會議召開
1.在視頻會議召開前1小時，各分會場要檢查系統(tǒng)視頻、音頻傳輸情況，如有問題立刻與區(qū)政府辦公室及會議主辦單位進行聯(lián)系。
2.與會人員應提前10分鐘入場，不能參加會議的需提前向主辦單位請假。
3.在會議召開過程中，主會場系統(tǒng)管理人員應根據會議需要及時切換會場畫面。
4.各會場管理人員應時刻監(jiān)控設備運行情況，確保隨時與主會場聯(lián)系，根據現(xiàn)場情況及時調整鏡頭和麥克風。要隨時關注攝像頭位置，防止偏轉、移動，甚至出現(xiàn)不應有的畫面;當設備或網絡出現(xiàn)故障時，分會場應立即向主會場匯報，盡快予以排除，在此期間，分會場參加會議人員不得擅離會場;如果故障短時間內無法排除，在得到主會場的許可后方可撤離會場，到就近分會場繼續(xù)參加會議。
5.會議召開期間，除視頻會議系統(tǒng)管理人員之外，無關人員不得進入設備操作區(qū)，不得操作與視頻會議有關的設備。
八、會議結束
1.會議結束后，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接。各分會場在主會場中斷會議后，才可按操作流程關閉視頻設備。
2.會議結束后，各分會場要及時把人員參會情況及會議過程中出現(xiàn)的問題向會議主辦單位反饋，并將出現(xiàn)的技術問題告知區(qū)政府辦公室信息技術中心處理。
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