生產(chǎn)企業(yè)行政管理制度
在我們平凡的日常里，越來越多人會去使用制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編精心整理的生產(chǎn)企業(yè)行政管理制度，歡迎閱讀與收藏。
生產(chǎn)企業(yè)行政管理制度1
第一條、總則
1、為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
2、本規(guī)定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。
第二條、檔案管理
1、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
2、檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
3、檔案的借閱與索取
（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。
�。�2）公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制；一般內(nèi)部檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
4、檔案的銷毀
�。�1）任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
（2）若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。
�。�3）經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
第三條、印鑒管理
1、公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。
2、公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。
4、公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
5、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
第四條、公文打印管理
1、公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。
2、各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。
3、公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。
第五條、辦公及勞保用品的管理
1、辦公用品的購發(fā)
�。�1）每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室。
�。�2）總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃地分發(fā)給各個部、室，由部、室主任簽字領(lǐng)回。
（3）除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領(lǐng)用。
�。�4）公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部、室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。
�。�5）負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好。
�。�6）負責購發(fā)辦公用品的人員要建立賬本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字。
�。�7）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
2、勞保用品的購發(fā)
勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
第六條、庫房管理
1、庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立賬卡。
2、采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收貨時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。
3、物資入庫后，應當日填寫賬卡。
4、嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。
5、庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，辦理外借手續(xù)。
6、嚴格管理賬單資料，所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
7、庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
第七條、報刊及郵發(fā)管理
1、報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。
2、報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。
3、任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。
第八條、附則
1、公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。
�。�1）私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。
�。�2）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)。
�。�3）控制各類掛號信。凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。
2、本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復。
3、本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
生產(chǎn)企業(yè)行政管理制度2
一、行政人事管理工作
1、負責公司內(nèi)部的人事管理工作，辦理公司員工的招聘、錄用、調(diào)動、辭退、離職等手續(xù)。
2、負責公司的考勤管理，監(jiān)管公司勞動紀律，每月5日前按時公布、上報上月全員考勤，統(tǒng)計公布違章記分表。
3、負責公司內(nèi)部人事檔案的收集，歸檔及公司文件的上報，歸檔工作。
4、負責技術(shù)資料及技術(shù)書籍的管理工作，包括建檔、借閱、歸還等。
5、處理日常行政對外事務，包括辦理暫住證、戶口、租賃收費、交費等。
6、負責安排、監(jiān)管公司前臺服務工作，樹立良好公司形象。
7、協(xié)助生產(chǎn)部經(jīng)理做好文明生產(chǎn)管理，檢查落實生產(chǎn)衛(wèi)生、安全、消防等。
8、打印、復印公司各類文件、資料，收發(fā)文件資料。
9、負責公司員工宿舍、食堂等后勤工作的管理，包括衛(wèi)生、保安、消防等。
10、行政人事部經(jīng)理要嚴格遵守保密制度(包括人事，檔案，計劃等)，對相關(guān)泄密事件負責。
二、辦公用品管理辦法
1、各部門每月需用辦公用品，須在每月10日前向行政人事部提出申購計劃，行政人事部將各部門申購計劃參考庫存量和月平均用量后匯總，填寫申購單，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，統(tǒng)一購買。特殊情況另行安排。
2、公司辦公用品由行政人事部安排專責人員負責管理，每月辦公用品購買后，由行政人事部指定專人負責驗收保管。辦公用品的采購和保管人員要分開。
3、各部門領(lǐng)用辦公用品，按工作需要辦理領(lǐng)用手續(xù)，經(jīng)本部門經(jīng)理審核，常務副總經(jīng)理批準后領(lǐng)用。對工作沒有直接需要的崗位和個人，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得領(lǐng)用。
4、對非消耗性辦公用品，如剪刀、訂書機、裁紙刀、直尺、文件夾、筆筒等，由部門經(jīng)理領(lǐng)取，本部門員工共同使用，部門內(nèi)不可重復領(lǐng)用。
5、對消耗性物品辦公用品，如簽字筆、圓珠筆、鉛筆、軟面抄、膠水等，一個月最多申領(lǐng)一次，再次領(lǐng)用時需以舊換新。信紙等用品領(lǐng)用一次不得少于兩個月。
6、非消耗性辦公用品不慎遺失，由本人負責賠償，行政人事部不予再領(lǐng)用。
7、嚴禁把公司領(lǐng)用的辦公用品拿回家私用。
8、領(lǐng)用人員離職時，對非消耗性辦公用品一并交還行政人事部，再由該部門人員到行政區(qū)人事部領(lǐng)取。
9、行政人事部每月對辦公用品進行一次盤點，并將盤點結(jié)果上報公司主管領(lǐng)導。
三、關(guān)于公司電話和inter網(wǎng)管理的有關(guān)規(guī)定
1、公司根據(jù)工作需要在各部門有關(guān)崗位安排程控交換電話和計算機網(wǎng)線，對內(nèi)線、外線和局域網(wǎng)等實行不限量使用，對長途電話實行限量限額管理，對inter網(wǎng)實行定時管理。
2、一般員工在正常上班時間不能使用inter網(wǎng)，如工作需要可以經(jīng)申請后，經(jīng)公司辦公室領(lǐng)導批準后，就可使用定。
3、行政人事部每月統(tǒng)計上報長途電話使用情況，必要時輸出長途話單，檢查長途電話使用情況。
4、所有員工上班工作時間不得打私人電話，確有急事需要打私人電話可以在下班以后使用。因私使用長途電話時，可在行政人事部登記，由行政人事部核查使用金額后，報財務部在工資中代扣。
5、未經(jīng)申請登記私自使用長途電話電話者，經(jīng)查證后罰款30元，并在工資中扣除所打的長途電話費用。
6、所有已經(jīng)授權(quán)的計算機可以在指定的時間內(nèi)上inter網(wǎng)瀏覽信息，查閱資料，發(fā)送電子郵件。對一些不良網(wǎng)站禁止瀏覽。
7、如果發(fā)現(xiàn)不按公司規(guī)定上“英特爾”網(wǎng)的處罰30元。
8、所有公司員工不得利用inter網(wǎng)泄露公司技術(shù)、商務情報，損害公司利益。對上述行為一經(jīng)查實，必將嚴肅處理。
四、辦公室制度
1、辦公室員工上班應穿戴整潔，有廠服應時常穿廠服，在上班時間不準穿拖鞋和穿一些艷詐、露骨的衣服，打扮要淡抹;上班時間要帶廠牌，并且廠牌要掛在胸前或放在上衣口袋里。
2、在上下班時間要時常保持辦公桌面整潔，要分清要用的資料和不用的資料、急要處理的文件和待處理的文件;在下班時要整理好文件，把文件盡量放入辦公抽屜，使辦公室桌干凈整齊。
3、在公司中任何時間任何人不得坐在辦公桌上，也不能隨便脫鞋或把腳放在辦公桌上影響公司的形象。
4、辦公室人員不得擅自用公司給外來人員提供一次性杯子，如果發(fā)現(xiàn)給予10元的處罰。
5、辦公室人員在下班時應自覺關(guān)掉自己所用的辦公設備，辦公室每天值班人員應負責電器和燈的關(guān)閉情況;如果公司發(fā)現(xiàn)下班沒有關(guān)燈和辦公電器的罰值班人10元，辦公室人員值班進行輪流值班。
6、辦公室人員需要丟掉的東西應丟進辦公垃圾籃里，要時常保持辦公室清潔干凈。
7、辦公室內(nèi)的廁所應時常保持清潔，上完廁所后應進行沖廁，時常保持良好的素養(yǎng)。
8、辦公室人員應愛護一切辦公設備，時常保持辦公設備的清潔，不能有意損壞辦公設備，如發(fā)現(xiàn)有意損壞辦公設備的應給予賠償和處罰。
9、辦公室提倡無煙辦公環(huán)境，如果需要吸煙可以去辦公室外面吸煙，以便給他人造成影響。
10、辦公室人員在接電話時應先問聲好再報公司名，然后談正題。
生產(chǎn)企業(yè)行政管理制度3
一、禮儀紀律
1.行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督;
2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部門主管;
3.行政部確認獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請;
4.對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。
二、工作計劃與報告
沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。
(一)公司、部門年度發(fā)展計劃
1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。
2公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導人討論制作，公司董事會核準同意后確定執(zhí)行。
3部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導人員討論制作，公司總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。
4公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據(jù)。
5公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基矗
(二)部門、員工月度工作計劃
1部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。
2月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》的制作來完成，在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。
3員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。
4部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。
5月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。
(三)員工日工作時間控制計劃
1公司員工通過《日工作時間控制表》進行日工作時間計劃與安排控制。
2公司員工應該按照“《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。
3在《日工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。
4《日工作時間控制表》是公司對外服務的重要計費依據(jù)。
(四)專項市嘗業(yè)務規(guī)劃
1在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時，該市場和業(yè)務的主要負責人應該進行專項市嘗業(yè)務規(guī)劃。
2專項市嘗業(yè)務規(guī)劃建立對該市嘗業(yè)務的全面了解，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎上，同時該規(guī)劃應該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎上。
3專項市嘗業(yè)務規(guī)劃通過制作《市場規(guī)劃表》和《業(yè)務規(guī)劃表》來完成，并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務推廣。
三、會議管理
會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。
(一)定期例會
會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員
業(yè)務診斷會議每工作日上午xx:30-xx:00各部門人員對外服務中相關(guān)問題討論、日計劃各部主管
月度總結(jié)、規(guī)劃會議每月度第一天下午總經(jīng)理各部門主管、工作人員上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報告各部主管
主管例會每月第一天下午總經(jīng)理、各部主管月度工作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理
員工大會每月中旬一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政管理部/總經(jīng)理
董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長
(二)非定期會議
會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員
公司發(fā)展研討會不定時總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務人員就市場拓展、業(yè)務推廣、公司經(jīng)營等相關(guān)事項的討論行政管理部主任/總經(jīng)理
臨時會議不定時總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員特殊事宜行政管理部主任/總經(jīng)理
董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長
(三)會議安排
1.公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排
2.主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容
3.秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容
4.秘書負責會場安排與整理
5.開會期中，秘書負責記錄;并于會后將會議摘要決定整理、打英轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案
四、辦公設備管理
1.電腦
1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng);
1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼
1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄
1.4員工不得私設電腦密碼
2.傳真機、復印機：
2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用
2.2建立嚴格的使用登記制度
2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用
3.可運用狀態(tài)維護
3.1行政部負責電腦、傳真機復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)
生產(chǎn)企業(yè)行政管理制度4
第一章公文、文件審批管理
第一條公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料，由公司行政部負責管理。第二條收文、發(fā)文的簽批管理
(一)收文：各級政府下發(fā)的公文、文件，政府和行業(yè)主管部門發(fā)來的公文、文件及與公司有業(yè)務往來的企事業(yè)單位的信函等，應由公司文員進行收文登記，并填寫《收文處理單》，由行政部部長簽署批轉(zhuǎn)意見后，呈送公司主管領(lǐng)導閱示，文員按主管領(lǐng)導的批示，轉(zhuǎn)送有關(guān)部門或相關(guān)人員傳閱辦理。
(二)發(fā)文：公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文，應由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關(guān)的部門負責起草文稿，經(jīng)主管領(lǐng)導審閱簽批后，傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。
(三)凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報告、請示、信函等，以及公司下發(fā)的各種公文、文件，須由總經(jīng)理、董事長簽批才能生效。
(四)公司傳真件的接收和發(fā)出，均應由文員負責并做好記錄，對以公司名義發(fā)出的傳真件，將底稿存檔;接收的傳真件，要及時進行登記，收件人簽字并存檔。
第三條公文打印的管理
(一)公司公文、文件的打印，由文員負責。
(二)公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的`正式公文，須按程序填寫《發(fā)文審批單》;文員依據(jù)《發(fā)文審批單》中總經(jīng)理的簽批，進行打印和發(fā)放。
(三)凡經(jīng)行政部打印的公文、文件，必須預留一份與原稿一起，統(tǒng)一存檔。第四條文件借閱和復制的管理
公司各部門管理人員，因工作需要借閱或復制公司存檔的各類文件時，按檔案管理中“檔案的借閱與復制”的規(guī)定執(zhí)行。
第二章檔案管理
第五條歸檔范圍
(一)上級政府和相關(guān)主管部門下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件，企業(yè)上呈的報告、請示，企業(yè)發(fā)出的信函。
(二)公司近遠期規(guī)劃、工作計劃、各類統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、項目可行性研究報告。
(三)公司各類會議記錄、紀要、決議等文件。
(四)業(yè)務往來信函、合同、協(xié)議、項目工程內(nèi)業(yè)資料等。
(五)人事勞資檔案、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書等。第六條歸檔要求
(一)凡屬應歸檔范圍的收文，均應及時辦理歸檔手續(xù)。
(二)相關(guān)業(yè)務部門獲得的批件手續(xù)，要及時登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續(xù);項目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件(竣工批件)，在工程結(jié)束后，由相關(guān)責任部門進行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時辦理交接手續(xù)。
(三)公司的檔案由檔案員負責整理歸檔，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進行檔案的密級及類別劃分，針對不同密級的劃分，進行相應的檔案管理。第七條檔案的借閱與復制
(一)公司董事會成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時，在填寫《文件借閱、復制記錄表》后，可通過檔案員辦理借閱手續(xù)，提檔或復制，閱后返還。
(二)公司其它人員因工作或業(yè)務活動需要借閱公司檔案時，在填寫《文件借閱、復制記錄表》、經(jīng)行政部部長批準后，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復制手續(xù)。
(三)公司檔案、文件的借閱人，應當愛護并保持借閱檔案的整潔和完整，嚴禁私自涂改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現(xiàn)象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務活動需要，對檔案文件進行摘錄和復制的，必須經(jīng)行政部長批準后，方可由公司檔案員進行摘錄或復制。
第八條檔案的標識
對于失效或已更改的文件如：公司有關(guān)規(guī)定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標識明確并做明顯的標記，以防止誤用。
第九條檔案的銷毀
(一)公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)允許，無權(quán)隨意銷毀公司保存檔案資料。
(二)對于超過規(guī)定保存期限無保存價值的檔案資料，應當按規(guī)定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時，應當由公司檔案員，提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細表，經(jīng)行政部長審核簽字，呈報副總經(jīng)理批準，方可組織銷毀。銷毀的全過程至少應由兩人參加。
第三章介紹信和印鑒管理
第十條公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財務專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。
第十一條公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。
第十二條除公文外，需加蓋公司公章的文件、資料，由使用人提出申請，填寫印信申請單，經(jīng)副總經(jīng)理授權(quán)或批準，方可用印。申請單應注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人批準人。
第十三條公司的重大經(jīng)濟合同須加蓋公章，應由主辦部門提出申請，報董事長批準后，方可加蓋公章。
第十四條公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本，及以公司名義對外發(fā)出的所有公文，必須經(jīng)行政部審核，并進行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。
第十五條行政部應建立印信臺帳，每一個印信都應預留樣式，并存檔。
第十六條公司印鑒的使用，應當按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進行審核批準，公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的，對公司利益會產(chǎn)生重要影響的文件的簽章，要通過主管副總經(jīng)理的批準方可進行;如果違反此項規(guī)定而造成的后果，由違反規(guī)定的直接責任人負責。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。
第十七條介紹信的填寫，必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。
第十八條公司印章除特殊規(guī)定外，一律用紅色印泥。
第十九條印信管理人員應在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。
第二十條經(jīng)公司加蓋印鑒的公文，如出現(xiàn)意外情況或不利后果時，應當由公文批準人和直接責任人承擔相應責任。
第二十一條使用公司法定代表人名章、財務負責人名章時，須征得公司法定代表人及財務負責人本人的同意。
第二十二條公司印章因特殊原因借出使用，需要報董事長批準，并認真填寫公司印章借據(jù)，印章借據(jù)應注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人、批準人及借出時間和歸還時間，印章歸還后，該借據(jù)不得消毀，存檔備查。
第二十三條經(jīng)董事長批準方可銷毀印章，銷毀時必須有兩人監(jiān)督，并做好登記。
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