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施工合同管理規章制度
合同管理制度是為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂合同管理制度。
施工合同管理規章制度
目錄
一、總則……………………………………………………………………………………………2
二、機構和職責……………………………………………………………………………………2
三、合同簽訂………………………………………………………………………………………4
四、合同報批………………………………………………………………………………………5
五、合同履行………………………………………………………………………………………6
六、合同履行評價和支付…………………………………………………………………………7
七、合同糾紛的處理………………………………………………………………………………8
八、附則……………………………………………………………………………………………9
一、 總則
1.1 目的
為防范市場風險及法律風險，提高企業經濟效益，減少因合同簽訂、履行及后期服務過程中的不規范行為導致的糾紛，依據中華人民共和國《合同法》、《建筑法》等其它相關法規，結合我公司實際情況，特制定本制度。
1.2 范圍
本規定適用于本公司所有的工程合同，包括設計、工程施工、采購、機械設備租賃等合同，勞務分包合同管理制度另行規定。
二 、機構和職責
本公司工程合同管理實行三級管理各負其責的辦法，即項目組負責合同的具體實施;職能部門負責技術支持，后勤保障并監督檢查合同實施情況;總經理總體負責的三級管理制度。
2.1 總經理
總經理是工程合同的最高管理者，對合同從獲得到履行的全過程進行決策和管理，代表本公司承擔合同履行責任、行使合同權利;對公司內各分公司、各部門在合同承攬、履行過程中的職責履行情況進行監督、檢查及考核。其主要職責如下：
(1)負責審定本公司工程合同管理的相關制度;
(2)負責確定合同承攬意向，審定重大項目合同文件;
(3)代表公司與合同簽訂意向人(以下簡稱意向人)進行溝通、合同談判，或授權相關人
員與意向人進行溝通、合同談判;負責合同承攬過程中重大問題的決策，并進行相
關協調工作;
(4)審批合同評審意見;
(5)監督檢查本公司各職能部門和項目組在合同獲得、合同履行過程中的工作質量，并
進行評價考核。
(6)總經理可以授權其他人員承擔部分工程合同管理責任。
2.2 營銷部
營銷部門是本公司工程合同管理的職能機構，在總經理領導下，全面負責合同管理工作中的組織、檢查、支持及評價考核等。其主要職責如下：
(1)負責組織修訂和完善本公司合同管理制度;
(2)負責組織制訂公司投標文件格式文本;
(3)負責組織項目投標、合同談判、合同評審以及合同簽訂的相關工作;
(4)組織公司有關部門對合同進行評審并出具審查意見;
(5)組織協調合同的履行，監督、檢查各部門和項目組合同履行情況，考核評價履行結
果;
(6)參與合同糾紛的調查處理，組織制訂解決方案;
(6)負責共和合同印章的管理，負責合同的登記和備案工作，建立合同臺帳;
(7)負責合同產值的統計分析和合同結清管理工作;
(8)負責公司合同文本的歸檔工作。
2.3 工程技術部
工程技術部是公司技術質量管理的職能部門，是合同的執行和支持部門，負責合同獲得和履行過程中的技術支持保障，監督檢查合同服務的技術工程質量責任，主要職責如下：
(1)參與市場信息分析篩選，從技術方面提出建議;
(2)參與投標文件和服務合同文件格式文本的制訂工作，負責組織制訂相關技術、質量
部分的內容;
(3)負責合同獲得過程中的技術工作，負責組織編制重要項目的技術標書，負責一般項
目技術標書的審定;招標文件中有關技術標準的理解、掌握;
(4)負責采購合同、機械設備租賃合同中技術規格、技術條件的制訂;
(5)負責合同履行過程中的技術指導以及技術質量的監督檢查;
(6)負責合同技術成果的審核、出版;
(7)負責合同技術資料、成果的歸檔管理。
2.4 財務部
財務部是公司財務管理的職能部門，在合同管理方面負有資金保障、成本核算和收入管理責任，主要職責如下：
(1)負責為合同的承攬和履行提供資金保障;
(2)負責合同成本核算;
(3)負責合同收入管理，費用統計并督促合同費用的回收。
2.5 綜合管理部
綜合管理部是公司行政管理職能部門，在合同管理方面負有后勤支持保障責任，主要如下：
(1)負責合同承攬過程中的后勤保障;
(2)負責項目組合同履行過程中設施、設備的保障;
(3)負責合同現場服務結束后設施、設備的撤場管理。
2.6 項目組
項目組是公司工程合同承攬和履行的主要實施人，主要職責如下：
(1)負責市場信息的收集和篩選;
(2)負責將項目投標信息提交營銷部備案，根據營銷部的統一安排，負責或協助營銷部
進行項目投標聯絡、標書購買以及標書編制工作;
(3)根據營銷部的統一安排，負責或協助營銷部承擔投標的相關工作;
(4)根據營銷部的統一安排，負責或協助營銷部進行合同商談及擬定，將負責初步商談
的合同草稿文本提交營銷部進行評審;
(5)根據營銷部的統一安排，負責或協助合同簽訂，并將簽訂的合同送達有關部門;
(6)定期匯報合同的履行情況及存在的問題，若有合同變更或補充協議的簽訂均需及時
報告營銷部批準;
(7)負責合同款的催收。
三、 合同簽訂
3.1 簽訂準備
(1)各項目組負責人或信息人員獲得項目信息后，首先初步確認其真實性，確認后進行
項目跟蹤，并由項目組負責人到營銷部進行登記備案，營銷部接到項目信息后，進行信息分析篩選，并上報分總經理;
(2)營銷部和項目組繼續跟蹤項目信息，及時掌握項目動態，做好市場調查分析及資信
調查工作;
(3)公司法人代表授權項目組相關人員為項目組合同簽訂代理人，授權到期后，上報營
銷部結合項目組合同管理考核情況進行復簽。
3.2 合同評審
為保證合同質量，公司所有工程合同簽訂前均進行評審，合同評審采用會議評審和非會議評審兩種方式。對重要合同采用會議評審的方式，由總經理召集項目組和各職能部門集體評審，并做好評審記錄;一般合同可以由各職能部門分別審閱，填寫評審記錄。只有經過評審后，并經總經理批準的合同才能加蓋合同專用章。
3.2.1 合同評審的內容
(1)對方的主體資信和履行能力;
(2)合同內容條款是否符合法律、法規及本公司的有關規章制度;
(3)合同內容條款是否公平公正;
(4)合同約定的內容能否按期完;。
(5)合同價款和結算方式是否合理;
(6)合同文字表達是否清楚、無歧義;
3.2.2 合同評審的程序
(1)各項目組填寫《合同評審記錄》;
(2)營銷部組織相關部門進行審核;
(3)總經理審定批準;
(4)營銷部登記歸檔。
3.2.3 合同評審的時間
合同評審在充分了解意向人的意圖及項目的詳細工程信息后、合同談判之前進行。
3.3 合同談判
(1)接到營銷部上報的項目信息后，總經理組織相關職能部門召開項目協調會，針對項目具體情況，對合同相關條款進行評審，提出評審意見，預定談判目標，選擇最佳談判方案，確定合適的參加談判人員;
(2)重大項目由總經理主持談判，具體標準如下：
A.大型央企或國企新建或擴建工程，合同額RMB3000萬元(含)以上;
B.公用事業工程或地方政府重點投資工程;
C.地標工程;
(3)合同條款要嚴密、完備、合法。
3.4 合同文本
合同文本應采用國家或省直轄市行業主管部門規定的標準文本;若非標準文本，項目組必須對合同條款進行認真研究，經營銷部審查確認后方可使用。
3.5 合同蓋章、登記備案
(1)合同談判結束后，營銷部對談好的工程合同加蓋公司合同專用章，項目組按照約定份數送達業主等相關部門，同時呈報工程所在地主管部門一份進行備案;
(2)本公司要求業務合同份數至少原件4份，報營銷部存檔，由營銷部轉交工程技術部、財務部各1份，項目組留存1份;
(3)業主單位簽訂后10日內，項目組到營銷部辦理相關備案登記手續，原件報營銷部存檔。
四、 合同報批
合同簽訂后，營銷部門到北京市住房城鄉建設委辦理登記備案手續。
五、 合同履行
合同履行是公司作為服務合同的`供應方提供技術服務、履行合同責任過程，主要分為四個階段，即合同履行策劃和準備階段、合同服務實施階段、技術成果編審階段和合同后期服務階段。
5.1 合同履行策劃和準備階段
合同履行策劃和準備階段是為合同履行進行策劃、技術準備和人員設備準備的過程，以保證合同順利履行，本階段各部門的主要工作如下：
(1)項目組根據合同履行策劃大綱編審要求編寫合同履行策劃大綱，經項目組內部審核合格后報工程技術部，組織審批，并依據已批準的合同履行策劃大綱編制項目成本預算，組織技術、人員、設備等開工準備工作;
(2)合同履行策劃大綱經技術負責人和總經理審批后由營銷部分別送達工程技術部、綜合管理不和財務部，以便做好相關管理工作;
(3)營銷部根據合同履行策劃大綱做好合同預算審核、制訂項目進度檢查計劃;
(4)工程技術部根據合同履行策劃大綱制訂質量管理計劃和技術支持保障計劃;
(5)綜合管理部根據合同履行策劃大綱進行后勤和安全環保文明施工管理計劃;
(6)財務部根據合同履行策劃大綱進行資金保障和項目成本核算。
5.2 合同服務實施階段
根據經審批(已批準)的合同履行策劃大綱，項目組以及各職能部門分別按職責分工承擔合同服務實施階段的責任。
(1) 項目組按照合同要求具體承擔合同實施責任，根據已批準的合同履行策劃大綱展開工作，認真做好質量、進度、安全環保和文明施工都相關工作，并定期或不定期按照要求匯報合同履行情況;
(2)營銷部根據制定的檢查計劃對合同的履行進行檢查;
(3)工程技術部根據質量管理計劃進行質量考評，并根據技術支持保障計劃和現場實際情況進行技術支持和幫助;
(4)綜合管理部根據現場需要提供后勤保障，按照安全環保文明施工管理計劃做好安全環保和文明施工的監督檢查工作。
5.3 技術成果文件編審階段
技術成果文件編審階段是合同履行過程中技術資料整理和成果形成的階段，是合同服務產品為業主提供的最終技術成果文件過程，本階段的主要工作內容和程序如下：
(1)項目組將合同服務實施的過程記錄進行整理，并根據過程記錄編寫技術成果文件，經項目組內部審核后報送工程技術部;
(2)工程技術部按照相關法律法規規范標準和合同履行策劃大綱對技術成果文件進行審核;
(3)技術負責人批準技術成果文件;
(4)工程技術部組織出版技術成果文件;
(5)項目組向業主報送技術成果文件。
5.4 合同后期服務階段
合同后期服務是合同完全履行的重要組成部分，本階段的主要工作內容、職責和程序如下：
(1)項目組按照合同履行策劃大綱進行合同后期服務工作，與業主保持良好溝通;
(2)營銷部依據合同履行策劃大綱對項目組的后期服務進行檢查指導;
(3)工程技術部依據合同履行策劃大綱對項目組的后期服務質量進行檢查指導，參與后期服務過程中疑難問題的解決。
六、合同履行評價和支付
6.1 竣工撤場清理
對需要進行現場實施的服務合同，在完成現場作業后，項目組要進行合同項目的竣工撤場清理，并向營銷部提交竣工撤場報告。根據竣工撤場報告，各職能部門按職責分工進行竣工撤場的管理工作。
(1)營銷部進行合同服務工期的檢查;
(2)工程技術部進行技術成果文件的審查準備;
(3)財務部進行合同項目成本的核算;
(4)綜合管理部進行現場設施、設備的撤場管理。
竣工撤場報告的內容和要求另行制訂。
6.2 合同技術資料歸檔
項目組提交了技術成果文件后，應將合同履行過程中形成的技術資料整理，提交工程技術部審核歸檔。
有關合同技術文件整理歸檔的相關要求另行制訂。
6.3 合同履行后評價
在項目組提交了技術成果文件、提供了后期服務等合同履行責任后，進行合同履行情況評價。合同履行情況評價的主要內容、程序和分工如下：
(1)項目組編制合同履行情況報告，提交營銷部;
(2)業務科負責合同履行評價的組織工作，并具體負責業主對服務合同履行情況的評價;
(3)營銷部負責合同技術質量服務情況的評價;
(4)財務部負責合同項目成本效益評價;
(5)綜合管理部負責設施設備管理、安全文明生產情況評價;
(6)總經理負責對各職能部門合同履行情況的評價。
6.4 合同清結和歸檔
在項目組提交了技術成果文件、提供了后期服務等合同履行責任，收回了合同服務費用后，進行合同清結。合同清結的具體工作程序和要求如下：
(1)項目組填報合同清結報告，報營銷部審核;
(2)營銷部組織審核后，辦理合同清結手續;
(3)營銷部將合同經濟資料整理歸檔。
七、合同糾紛的處理
7.1、合同在履行過程中發生糾紛的，應按《合同法》、《民事訴訟法》等有關法律、法規和本制度處理。
7.2、處理合同糾紛的原則:
(一) 及時處理的原則;
(二) 雙方協商解決的原則;
(三) 維護公司合法權益的原則。
7.3、糾紛發生后，承辦人應及時向所在部門、合同管理員和法務人員遞交合同糾紛說明，同時應迅速收集下列有關證據(原件或復印件):
(一) 合同文件(包括變更、解除合同的協議、電報、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權委托書，介紹信及其他有關資料等);
(二) 貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關財務賬目;
(三) 作為質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測結果等;
(四) 證人證言;
(五) 其他證據材料。
7.4、法務人員根據情況，在 5個工作日內提出處理意見，提交公司分管領導審批。
7.5、合同糾紛經雙方協商達成一致處理意見的，應訂立書面協議，由雙方代表簽字并加蓋法人公章。
7.6、對經協商無法解決的糾紛，如屬對方過錯或違約，經公司領導同意，法務人員可向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴;若對方已經向仲裁委員會申請仲裁或向人民法院起訴，法務人員應積極參加仲裁或應訴，并應當在 5個工作日內提出參加仲裁或應訴意見，提交公司分管領導審批。
7.7、雙方已簽署的解決合同糾紛協議書、仲裁機關的調解書，仲裁裁決書及法院的調解書、判決書，在正式生效后，應復印若干份，交法務人員、合同承辦部門收執，督促該文書的履行。
7.8、對方當事人在規定期限屆滿后沒有履行上述文書規定義務的，合同承辦部門承辦人應及時通知法務人員。
7.9、對方當事人逾期不履行已發生法律效力的調解書、仲裁裁決書或判決書，由法務人員代表公司依法向人民法院申請強制執行。
八、 附則
(1)本辦法自發布之日起實行。
(2)本辦法解釋權在營銷部。
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