《職位說明書》編寫的原則

時間：2021-01-29 18:45:17 崗位說明書我要投稿

《職位說明書》編寫的原則

　　《職位說明書》的初稿終于出爐了。職位說明書（也稱職務說明書，崗位說明書）是通過職位描述的工作把直接的實踐經驗歸納總結上升為理論形式，使之成為指導性的管理文件。那么它的編寫有哪些原則呢？下面隨小編一起看看吧。

《職位說明書》編寫的原則

　　職位說明書定義是對企業崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度和考核評價內容給予的定義性說明。

　　從準備到成稿的經歷過程，我們可以看到它具備了六大原則，它們分別是：充分溝通原則、前瞻性原則、能力與學歷相結合原則、專博相濟原則、實事求是原則、拔高性原則。

　　充分溝通原則

　　《職位說明書》編寫過程中的溝通原則主要體現在打破現有在職人員的抵抗心理方面。《職位說明書》體現的人員素質要求實際上是一種期望值，現有員工基本上很難達到，因此，很多員工錯誤的以為這個說明書的建立實際上是變相的否認員工在現有崗位上的合理性，所以他們在很多時候往往采取軟抵觸的方式，比如：在進行工作分析時不配合；在討論初稿時不聞不問，不發表任何看法等。針對這種情況，我們主動和員工談心，說明編寫該說明書的目的不在于否定大家，而在于激勵大家向著更高的方向發展，滿足大家自身發展的需要，同時也滿足企業未來發展的需要，說明書體現的是公司對大家的期望，而不是為大家的發展埋下絆腳石。經過我們一番仔細的說明，員工們終于被打動了，他們開始不斷主動的找我們談話，指出我們在工作分析中的不足之處。隨著工作分析的順利展開，職位說明書也就慢慢浮出了水面。

　　前瞻性原則

　　《職位說明書》作為選拔、考核、培訓員工的基本依據，在一定程度上決定著企業未來發展的高度，因此《職位說明書》不可能一成不變的照搬照抄企業現有的模式，而是必須要在現有基礎上有所創新。我們根據企業未來發展的需要，設立了新的崗位，賦予了同一職位更多的責任，對現有崗位工作人員的素質也相應的提出了更高的要求，使其能適應企業未來發展的需要，促進企業的長遠發展。

　　能力與學歷相結合原則

　　在《職位說明書》的編寫過程中，我們屏棄了一些公司在人才衡量標準上的唯學歷原則，努力做到能力與學歷相結合。我們深知：學歷只代表過去，而能力則能創造未來。因此，我們衡量人才的標準是：能力為主，學歷為輔，重點崗位能力與學歷并重。對與一般工作崗位和事務性崗位，我們力求以能力為主，學歷為輔，因為對這些崗位的員工而言，只要把事情辦正確就好了；而對于處在專業性較強的崗位的員工，則必須二者相結合，缺一不可，因為對于他們來說做好事情只是一個方面，更重要的是，要做正確的事，那么什么事情才叫正確的事情呢，這就需要一定的專業知識了。

　　專博相濟原則

　　專博相濟原則主要是針對員工學識、經歷而言的。專業精通的員工固然不錯，但是建立在專業精通的基礎之上的博學則更令人刮目相看。對于部門經理，我們要求其有著扎實的理論基礎，出色的工作能力，同時我們還要求他具備其它相關的工作經歷和經驗。譬如財務經理，要求他能做好公司財務預、核算、成本分析等是理所當然，但是我們同時還要求他必須具備一定的金融、投資知識，因為隨著公司的發展，資本運作、對外投資將會成為企業發展的重要手段之一，作為公司財務經理，有必要，也應該有能力為公司的相關決策提供科學的依據。

　　實事求是原則

　　現實是理想的基礎，脫離了現實的理想就是空中樓閣。《職位說明書》不是一步到位、永遠不變的，是根據企業的發展不斷優化的，所以在《職位說明書》的'編寫過程中，我們努力從企業發展的現狀出發，既實事求是，尊重企業的現有經營管理狀況，又大膽的預測未來，勾畫企業未來發展的藍圖，我們力圖在企業現有基礎上有所提高，對各個崗位進行有效的規范，使大家各司其職，做到有法可依；同時，我們也注意到規范的管理是一步步實現的，不可能一蹴而就，目前公司的現狀離我們的規劃還有相當一段距離，我們的變革幅度應保持適度。

　　拔高性原則

　　前面已經說過《職位說明書》體現的是一種期望，因此，它自然的就帶有了一種進步性，它不能滿足于對現有人員素質實事求是的紀錄，而是不可避免的要帶有一種拔高性：要在預測企業未來發展的基礎上對原員工提出新的要求———這種要求理所當然的要高于員工現有的狀態。因此，我們在編寫過程中也適當的借鑒了同行業成功企業的一些經驗，對相關指標進行了適當提高，以成功企業的員工素質來要求自己。

　　那么它具備哪些作用呢？總結出來有以下幾點：

　　1、為招聘、錄用員工提供依據

　　2、對員工進行目標管理

　　3、是績效考核的基本依據

　　4、為企業制定薪酬政策提供依據

　　5、員工教育與培訓的依據

　　6、為員工晉升與開發提供依據

　　同時，人力資源從業人員在編寫職位說明書至少有以下五項好處：

　　第一，它有助于實現組織優化。在編寫職位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規劃，從而最大限度地發揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職責是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業建立起完善的質量保證體系，把內部的運作流程理順。

　　第二，它使員工各司其責，上下目標一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味著雙方對工作內容達成了共同的理解，意味著一種對工作目標和規范的承諾。

　　第三，職位說明書是各部門制訂績效管理標準的依據之一。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法。考核指標可以是反映質量的，也可以是反映數量的。例如，在成本方面，可以用預算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應時間等指標；在數量方面，可以用利潤率、產量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數、新產品比例、投資回報率、每股收益等指標；在質量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。

　　第四，職位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內容通常包括職責范圍大小、工作復雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果，才便于確定每個職位的薪酬水平。

　　第五，它是進行人員招聘、制定培訓計劃和個人發展計劃的一種依據。一線經理提出用人申請，人事部門在發布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內容、設計員工的職位升遷路線時，都離不開它。

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