辦公自動化系統論文

辦公自動化系統論文1

　　隨著現代企業的飛速發展，其辦公過程中離不開信息技術的應用。由于信息技術的發展與廣泛應用，OA 自動化辦公系統受到廣泛關注。通過這一系統，不僅僅可以提高企業工作的有效率，同時，還能夠為企業的發展、運行提供科學合理的工作依據，為企業的競爭力的提高打下堅實的基礎，因此，現代企業應該重視OA 自動化辦公系統的應用。

　　1 OA辦公自動化系統概述

　　1.1 概念

　　OA 辦公自動化系統是專門應用于企業辦公管理的自動化系統。這一辦公系統不僅僅改變了傳統的辦公模式，還能夠進一步提高其辦公效率。在這一系統的支持下，可以將企業各個部分的公文流轉、審批以及發布等工作流程進行有效綜合，不斷提高企業辦公的系統化、規范化。由于其辦理、高效的特點，無論在哪個行業中，都受到企業的追捧。

　　1.2 特征

　　作為一種新興辦公模式，OA 辦公自動化系統具有其自身的特征，其主要內容如下：

　　1.2.1 實現實時通訊

　　這一系統利用信息技術進行事物的處理，能夠實現實時通訊，為各個部門節約了大量的時間，并進一步緊密了公司人員的聯系。同時，這一辦公系統為企業工作人員提高詳細的資料。

　　1.2.2 高效便捷

　　這一系統可以通過信息資源、網絡資源的高校運用，快速將相應資源轉達到所需人員手中，促進資源共享，有利于工作人員進行資源檢索，為各個部門提供便利;三是系統能夠促進管理水平的提高。通過信息的快速傳送、文件的高效利用，可以促進其管理水平的提高。

　　1.3 發展歷程

　　OA 辦公自動化系統是一個不斷發展、更新的過程，根據其發展歷史，可以分為以下四個階段：一是紙張信息數字化階段。在這一階段，主要實現從手工到電腦的有效轉換;第二階段為工作流為中心。這一階段主要是指公文流轉、流程審批內容;第三階段是 B/S 應用模式為代表的 OA 系統時代;第四階段出現協同辦公。主要將企業工作中的公文流轉、流程審批、制度管理等進行高效整合，促進其系統化、高效化發展。根據相關數據顯示，現階段，我國對這一系統的應用主要集中在第四階段。

　　2 OA辦公自動化系統在企業中的應用價值

　　2.1 企業對于OA辦公自動化系統的巨大需求

　　由于現階段信息技術的發展以及企業生存環境的改變，企業對于OA 辦公自動化系統具有巨大的需求，進行信息化建設，可以為企業的發展提供更好的服務。在以往的辦公過程中，由于忽視對于信息技術的應用，直接導致辦公效率不高，管理以及相應的決策，很難實行，十分不利于企業的發展。

　　2.2 OA辦公自動化系統運用效果

　　這一系統的運用取得了良好的效果：首先，這一系統的廣泛應用，不斷加強了各個部門工作人員的聯系。這一系統辦公界面樸實，使用較為方便，能夠有效地為員工提供信息查詢。在這一系統的支持下，所有工作人員都可以參與到辦公流程中去，了解企業的各方面發展情況，同時進行各項規章制度的學習。在此基礎上，管理層有利于進行員工日常行為的指導，充分調動員工積極性，為企業的發展做出貢獻;其次，提高自動化水平。在這一系統的支持下，能夠有效地對合同管理、公文管理以及人力方面的管理進行高效整合，不僅僅方便各個部門之間的相互聯系，同時，加快信息流轉速度以及規范化程度，提高辦公自動化水平。同時，這一系統的運用，大大節省人力物力，進一步降低辦公成本，提高運行效率，對于企業的發展有積極作用。在此，加強信息共享與溝通。通過信息共享，讓更多的員工參與到企業建設過程中，同時，為工作人員之間的交流提供便利。在這一系統界面，企業可以根據其實際情況進行信息的發布，當工作人員登陸界面的時候，能夠快速掌握各種信息，處理相應的指令。最后，推動企業信息化發展。由于使用的是自動化辦公系統，因此，工作人員可以進行公司內網的介入，全面了解企業內部的工作狀態，進行業務處理等。在一定程度上實現了移動辦公。實行信息化管理，各種管理工作不會受到時間、空間的限制，避免工作堆積現象的出現。

　　2.3 發展展望

　　實現企業辦公自動化，不僅僅是企業發展的需求，同時，也是企業發展環境變化的需求。隨著現階段企業競爭不斷增大，自動化辦公系統應該被廣泛應用。但是，在應用過程中，企業也應該注意到這一系統的不足之處，并根據自身企業的實際情況，進行相應策略的提出。其主要的不足體現在：工作人員對于這一操作不甚熟練;管理制度不完善以及相應的網絡安全問題等。企業應該立足于現狀，完善相關制度建設，規范自動化管理，加快專業人才培養，并重視技術創新，推動 OA 辦公自動化系統得到更為有效的運用，為企業發展做出更大貢獻。

　　3 總結

　　綜上所述，進行OA 辦公自動化系統的應用具有十分重要的價值，因此，各個企業應該重視這一系統的運用。通過這一系統，不僅僅可以提高企業工作的有效率，同時，還能夠為企業的發展、運行提供科學合理的工作依據，為企業的競爭力的提高打下堅實的基礎。同時，也要清楚地意識到，進行這一系統的運用也存在一定的不足，企業一定要根據其實際情況，進行相關管理制度的不斷完善，推動企業信息化的發展。

辦公自動化系統論文2

　　在信息技術迅速發展的今天，傳統的辦公方式已經越來越不能滿足現在軍工單位業務的需求了，傳統的工作方式已經暴露出它的局限性，顯得捉襟見肘。這種傳統的辦公方式在保密上確實有著很大的優勢，但是存在著浪費人力、時間、效率低下的缺點，影響了企業的工作效率。在國家大力推進信息化建設的進程中，很多企業單位已經意識到信息化建設的重要性，開始加大信息化建設的投入和力度。

　　一、OA系統功能架構和特點

　　目前，無論是大公司還是中小企業都在積極地呼吁并推行OA系統。而OA系統到底是什么，卻沒有一個標準的定義，眾說紛紜，五花八門。其實OA系統也是無法定義的，因為每個單位都有著自己獨特的業務特點和情況，辦公的側重點自然也有所不同，所以OA的定義自然也不統一。就OA系統要實現的功能來說，主要有以下：公文處理和傳遞，如公文擬稿、核稿、簽發、分發、簽收、批辦、傳閱直至最后的歸檔；信息發布和評論，如通告、會議通知的發布和就相關主題信息發表相關評論；電子郵件；會議管理；領導日程管理；信息資源檢索以及相應的應用系統等。從某種意義上，OA系統的特點就是最大限度的擺脫紙質載體和傳統工作模式，在網上實行無紙化的電子化操作。

　　二、OA系統建設的意義

　　OA系統是一個融合了先進管理理念和工作方式的全新系統，有很多優勢之處，它的運行必定對企業單位的科研生產和科研管理起到相當大的促進作用。

　　1、節省時間，提高效率，加快辦公效率

　　以往傳統模式下的文件傳遞和分發，完全依靠人力，工作人員經常拿著一個文件夾樓上樓下的走，請領導批辦，然后再按照領導的意見進行承辦和傳閱。甚至一個通知要發給各單位，也要把整個樓層跑個遍，才能傳達到位，整個傳遞的環節不但大大消耗了人力，還極大地浪費了時間。有些文件是急件，要突出它的時效性，但是整個環節太冗余，時效性往往不是很突出。如果把這些工作都移到OA系統上的話，會大大地減少人力和時間的投入，而且會顯著地提高效率。

　　2、減少單位計算機管理工作的負擔

　　采用OA系統后，可以減少移動存儲介質的使用或完全不使用的話，就大大降低了安全風險，所以在OA系統中傳遞信息，例如使用局域網電子郵箱，就可以避免使用涉密移動存儲介質，而且還能杜絕介質在不同機器上插拔所帶來的病毒和木馬威脅。在OA系統中，統一配置查殺病毒軟件，又減少了傳統環境下從互聯網下載病毒庫移植到涉密機上的風險。此外，對整個系統，無論是安全策略，還是審計監控，都實行統一化管理，不僅為計算機管理工作人員減輕了負擔，也減少了泄密隱患。

　　3、權限管理，加強交流

　　企業單位工作人員的職位不同，看到的信息也應該是不同的，因此OA系統所有信息應進行等級保護，權限管理，相應權限的人看到相應信息，避免低密級的人知悉高密級信息。可以說，雖是同一個平臺，不同的人看到的內容卻有所不同，這也正符合企業單位的特點，將一些企業管理的重要信息知悉范圍控制到最小化。此外，針對相應主題的信息，有權限的人可以針對該信息發表自己的言論和看法，這又加強了信息的交流和互動，使領導層能夠知道廣大群眾的想法和態度，有利于工作的促進和開展。所以，權限管理并不是割斷了大家的聯系，反而使大家能在相應的范圍內更好的交流。

　　4、簡化領導工作

　　目前存在一個現象，領導經常要在文件上進行批閱，所以桌上往往堆積著一打厚厚要處理的文件、通知和技術資料，有時堆積如山。領導經常收到基層送來的文件，不但數量多，種類也繁雜，有時在外出差，桌上的文件經常放置幾天沒有處理，這樣增加很大的安全隱患。等領導回來，面對如此多要處理的文件，增加了工作的復雜度，有些需要處理的文件或會議通知已經過了待辦時間。為了改變這種零亂的工作方式，可以實行電子化辦公，每次進行身份認證，進入自己待辦工作界面，逐一處理就可以，如果要出差，可以將一些工作在系統中指定相應的代理人即可。這樣既簡化了工作又沒有遺漏工作。

　　三、系統在建設中存在的問題

　　1、系統要符合本單位的實際情況

　　目前很多企業單位已經有自己的信息部門，并具備一定的開發能力，但是OA系統是一個大型的多人協調操作，有一定規范流程，并涉及多學科的系統。在開發這個系統時，必然要投入很大的人力、財力和時間。如果由本單位工作人員開發，往往會使自己設計的系統陷入自身的設計局限性，可以說存在一定的開發周期和風險。所以大多數都選擇購買市場上的成熟產品，并二次開發。在購買OA系統的過程中，不要盲目的追求價錢高，也不要認準哪家便宜；更不要看到其他單位引進了某公司的OA系統，就爭相效仿。因為價錢高，功能多，但未必適合自己，有些功能也是浪費；別的單位引進的OA系統是與別人業務相符，并不一定適合自己。在采購過程中，一定要從本單位的實際情況出發，結合本單位特點，綜合考慮，合理規劃，在根據自身業務特點合理二次開發。

　　2、建設中需要協調配合，統籌安排

　　在系統的開發初期，需要協調好技術開發人員和相應的業務人員（系統使用者），開發者一般只懂技術，但不懂業務；而將來的系統使用者精通業務卻不懂技術。一個好的系統，并不是開發人員憑空捏造，胡亂猜想的，是需要一點一點調研的，他們也不可能在很短的時間內精通整個業務流程，這是不現實的。所以，有必要建立一種良好的溝通機制，將業務人員所表達的意思能夠被開發人員所理解，并表述清楚每個細節，而開發人員也要不斷地進行信息反饋，使雙方都知道對方的意圖和自己想要知道的信息。

　　3、OA系統建設是一項長期的工作

　　任何應用系統在推廣使用時，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯誤的認識，認為這個OA系統還沒有做到最完善的地步，還不具備使用的條件。一定要等到一個完美的系統擺在面前才會使用，如果這樣的話，永遠發現不了該系統的不足，始終感覺該系統很陌生。其實人與系統是需要互相適應的，人需要不斷地摸索使用，從而適應這種工作方式和使用方法，在使用中發現該系統的不足，然后根據用戶的合理性要求，技術人員不斷地改進和完善，最終實現系統和人的統一。OA系統在最初時，可能不具備完全運行的條件，也許只實現了部分功能，但是大家一定要看清系統的潛在的價值，這需要用戶和技術人員共同的努力。

　　結束語：辦公自動化系統建設雖然在系統建設中也存在這樣那樣的問題和困難，但是它的優越性已經充分的體現出來，而且必定成為以后的辦公趨勢和方向，必將對公司的發展和管理提供強有力的支持和保障，并產生深遠的影響。

辦公自動化系統論文3

　　辦公自動化是現代辦公理念和計算機技術相結合的一種全新的辦公模式。利用網絡的傳輸，組織單位內部人員可以在不同時間、不同地點進行同時工作互不影響。辦公自動化系統可以實現資源共享，使信息傳遞更加方便。在一定程度上擴展了辦公領域，提高了單位整體的辦公效率。辦公自動化系統作為工商管理辦公的重要工具，有提高工作效率、方便決策、規范辦公制度的優點，越來越受到人們的高度重視，自動化辦公將成為今后辦公發展的趨勢。

　　一、工商管理辦公自動化系統概述

　　網絡技術和信息化工程建設不斷提高的同時，也改變著人們各個領域的工作方式。辦公自動化可以節省人們的日常辦公時間，減輕了辦公負擔，并且改善了工作環境，從而提高了工作效率。工商管理辦公自動化系統簡稱0A，是一門新發展起來的綜合性科學技術，是信息化社會的歷史產物。它能實現文件的管理以及歸檔文件的查詢功能，能夠安全、準確的傳輸文件，快捷的處理和接受各式文件，同時工作人員能減少大量的文件處理明細工作。在實際工作中工商管理辦公自動化系統目的是盡可能充分的利用信息資源，實現資源共享。在提高工作質量和工作效率的同時，最終達到文件傳輸靈活和暢通最大化的發展目標。

　　二、辦公自動化的功能

　　辦公自動化是一個綜合性很強的自動化系統，所涉及的內容比較廣，功能也比較強。辦公自動化具有以下功能：

　　（一）數據處理功能

　　利用數據管理系統實現數據查詢、數據共享、數據統計、數據修改等功能，根據人們不同的需要對數據就行調整，從而得出滿足人們需要的單據。

　　（二）文字處理功能

　　計算機通過文字處理軟件對輸入的文字進行編輯、打印、復制、修改等操作，最后將改好的文件進行制版、印刷。

　　（三）網絡通信功能

　　辦公自動化最大的優點就是可以最大限度的實現資源共享，通過電子郵件或電子會議進行網絡通信。

　　（四）決策支持功能

　　在使用辦公自動化系統時，根據上級提出的相關要求，然后結合該單位的實際情況，對數據資料進行分析、探討，并提出各種合理方案。當某個方案被選定后，下級就會把實際情況匯報給上級。之后，在根據數據內容需要進行研究、修改。

　　（五）行政管理功能

　　利用計算機設備記錄日常辦公事務，包括工作計劃、日常安排、協調各種會議，避免日常事務和會議相沖突。

　　（六）文件處理功能

　　該功能對已經編好的文件進行整體處理，包含文件的輸入輸出、復制、轉儲等操作。計算機利用文件處理功能可以提高工作效率，實用性很強。

　　三、工商管理辦公自動化系統設計的特點和目的

　　工商管理辦公自動化系統可以實現重名查詢、企業登記等功能，同時也實現了真正的無紙化辦公。工商管理辦公自動化系統可以幫助人們解決單位實際需求，具有一定的實用性和易用性。網絡平臺利用模塊設計，隨著時間的發展，模塊可以靈活搭配各接口組件，更好地實現系統的第二次開發，達到技術可延伸性的目標。工商管理辦公自動化系統設立大眾化的操作接口，對大多數單位和用戶來說，系統的界面簡單和易操作給人們帶來了許多方便。工商管理辦公自動化系統設計具有很高的安全性，采用各模塊之間進行相互監督的方式，系統在重要文件加密方面也進行了設計。工商管理辦公自動化系統的設計能夠使文件處理過程更加接近實際工作情況。

　　四、建立工商管理辦公自動化系統的重要性

　　目前，工商管理系統具有一定的發展水平，但還不夠完善。從整個工商管理系統來看，計算機設備的數量很少，部分單位尚未配置計算機。即使是配置了計算機，其計算機的使用率也比較低，使用范圍僅限于資料查詢和文字處理。還未涉及到管理控制、資源共享、決策支持等領域。在一定程度上，工商管理業務的規范化、管理的正規化制度還不完善，自動化程度也不是很高，在安全性、實用性等方面還存在一定的不足。導致以上事件發生的主要原因有：工商管理方面缺少計算機水平較高的應用型人才、相關負責人對計算機在工商管理方面應用的重要性認識還不夠、自動化系統還不完善等。隨著計劃經濟體制向市場經濟體制發展的過程中，工商管理部門起著很重要的作用。因此，實現工商管理辦公自動化系統是當前改革的首要任務。

　　五、總結

　　隨著信息技術的不斷發展，特別是網絡科技的迅速發展，正在不斷的改變人們的交流方式，同時也影響著工商部門的工作方式。國民經濟和社會信息化水平在一定程度上決定著國家綜合國力的高低。工商管理辦公自動化系統在今后的發展中要遵循實用性、規范性、高效性、可操作性、安全性等原則。科學、合理的運用工商管理辦公自動化系統，不僅可以實現真正的無紙化辦公，節約了成本，還可以提高工商管理的品質和效率。因此，工商管理辦公自動化系統對于工商管理具有重要的意義。