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檔案法制基本知識解答
檔案法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。那么，下面是由小編為大家整理的檔案法制基本知識，歡迎大家閱讀瀏覽。
1、《檔案法》是什么時候頒布和施行的?何時修改?
答：《檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過， 1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正，同日以中華人民共和國第七十一號主席令公布施行。
2、《檔案法實施辦法》是什么時候頒布和施行的?何時修改?
答：《檔案法實施辦法》1990年10月24日國務院批準，1990年11月19日國家檔案局第一號令發布;1999年5月5日國務院批準修訂，1999年6月7日國家檔案局第5號令重新發布施行。
3、《檔案法》所稱的檔案是指什么?
答：《檔案法》所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、什么是檔案行政執法和檔案法規體系?
答：檔案行政執法是指國家檔案行政管理部門依照檔案法律法規、規章所規定的職權和程序，通過行政處罰、行政強制執行、行政獎勵、行政監督檢查等具體行政行為實施《檔案法》等國家法律的活動。檔案法規體系是指以《中華人民共和國檔案法》為核心，由符合《中華人民共和國立法法》規定的若干有關檔案工作的法律、行政法規、地方性法規、規章和其他規范性文件所構成的相互聯系、相互協調的統一體。
5、《檔案法》對地方各級人民政府的職責是如何規定的?
答：《檔案法》規定：“各級人民政府應加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”。
6、《檔案法法實施辦法》對地方各級人民政府的職責是如何規定的?
答：《檔案法實施辦法》規定：“縣級以上各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業建設列入本級國民經濟和社會發展計劃，建立、健全檔案機構，確定必要的人員編制，統籌安排發展檔案事業所需經費。”
7、《檔案法》規定我國檔案工作的原則是什么?
答：《檔案法》規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”
8、《檔案法》對機關、團體、企業事業單位和其他組織內的檔案機構的主要職責如何規定的?
答：《檔案法》規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”。
9、《檔案法法實施辦法》對機關、團體、企業事業單位和其他組織內的檔案機構的主要職責如何規定的?
答：《檔案法實施辦法》規定機關、團體、企業事業單位和其他組織內的檔案機構的主要職責是：“(一)貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規章制度;(二)指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;(三)統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案;(四)監督、指導所屬機構的檔案工作。”
10、《檔案法》規定我國檔案機構有幾種?
答：根據《檔案法》的規定，我國檔案機構包括：國家檔案行政管理部門和縣以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門;機關、團體、企業事業單位及其他組織的檔案機構;中央和縣級以上各級各類檔案館共三種。
11、《檔案法》規定鄉、鎮人民政府檔案工作人員的職責是什么?
答：《檔案法》規定：“鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
12、《檔案法》規定檔案工作人員應具備什么樣的素質?
答：《檔案法》規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”
13、《檔案法實施辦法》規定各級各類檔案館應對檔案的管理采取哪些措施?
答：《檔案法實施辦法》明確規定：“各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施：(一)建立科學的管理制度，逐步實現保管的規范化、標準化;(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施;(三)根據檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護和管理;(四)根據需要和可能，配備適應檔案現代化管理需要的技術設備。”
14、《檔案法》規定了哪些法律責任?行政處罰的種類有哪些?
答：《檔案法》規定的法律責任有行政處分、行政處罰、責令賠償和依法追究刑事責任。《檔案法》規定的行政處罰的種類有警告、罰款、沒收違法所得、沒收檔案或者其復印件。
15、《檔案法》規定在利用檔案館的檔案中何種違法行為給予行政處罰?
答：《檔案法》規定，在利用檔案館的檔案中，對(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的;(三)涂改、偽造檔案的，由縣以上檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款。
16、《檔案法》規定對國家規定的應當立卷歸檔的材料應怎樣處理?
答：《檔案法》規定，對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人個不得據為已有。
17、《檔案法實施辦法》對檔案違法行為規定的罰款數額是多少?
答：《檔案法實施辦法》第二十八條規定，罰款數額根據有關檔案的價值和數量，對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。
18、對違反《檔案法》的行為，哪一級人民政府檔案行政管理部門有處罰權?
答：縣級以上人民政府檔案行政管理部門有處罰權。
19、什么是檔案公布權?《檔案法》對檔案公布權是怎樣規定的?
答：檔案公布權是依照法律誰有權利公布檔案的問題。《檔案法》 第22條規定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布;未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案所有者有權公布，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。”
20、《檔案法》是怎樣規定公民保護檔案的義務的?
答：《檔案法》第三條規定：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企事業單位和公民都有保護檔案的義務。第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為已有。”第十六條規定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。”
21、國家所有的檔案能夠進行買賣嗎?
答：《檔案法》第十七條規定“禁止出賣屬于國家所有的檔案。”《檔案法實施辦法》第十八條規定，“屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。”因此，國家所有的檔案不能進行買賣。
22、依據《檔案法實施辦法》規定，檔案館保存的檔案中哪些檔案應當向社會開放?
答：依據《檔案法實施辦法》第二十條規定，檔案館保存的檔案中，下列檔案應當向社會開放：(一)中華人民共和國成立以前的檔案：(二)中華人民共和國成立以來，自形成之日起滿30年的檔案：(三)經濟、科學、技術、文化等類檔案。以上檔案中涉及國際、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案，經上一級檔案行政管理部門批準，可以延期向社會開放。
23、我國對本國公民和組織利用已開放檔案的程序有什么規定?
答：依據《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及國家檔案局頒布的《各級國家檔案館開放檔案辦法》等有關規定，中華人民共和國的公民和組織凡是持有工作證、居民身份證、單位介紹信、學生證等合法證明之一，都可直接到檔案館利用已開放的檔案，有提供利用義務的單位不得以非法借口拒絕提供利用。
24、向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人享有哪些權利?
答：《檔案法》第二十一條規定：向檔案館移交、捐贈寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。《檔案法實施辦法》第二十五條規定，各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用，應當征得檔案所有者同意。
25、人民政府、檔案行政管理部門或者單位對在檔案工作中有顯著成績的哪些行為應當予以獎勵?
答：《檔案法實施辦法》第六條規定了 5 種應予獎勵的行為：
(1)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(2)對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的。
(3)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(4)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的。
(5)同違反中華人民共和國檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的。
26、哪些情況下，才可以向國內外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復制件?
答：《檔案法》第十七條規定：“檔案復制件的交換、轉讓和出賣，按照國家規定辦理。”根據《檔案法實施辦法》第十八條第三款規定，只有在下列情況下，經國家檔案局或者省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，才可以向國內外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復制件：
(1)為了收集和交換我國散失在國外的檔案;
(2)為了進行國際文化交流;
(3)為了社會主義經濟建設的需要;
(4)為了科學研究的需要;
(5)為了推廣科技成果的需要;
(6)為了國家利益的其他需要。
27、違反檔案法律規定，構成犯罪的，需要追究什么樣的刑事責任?
答：根據《中華人民共和國刑法》第三百二十九條的規定，搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役。違反《檔案法》的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的處三年以下有期徒刑或者拘役。
28、依據《檔案法》規定，公民能向社會公布屬于個人的檔案嗎?
答：依據《檔案法》第二十二條的規定，集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
29、依據《檔案法實施辦法》規定，公布檔案有哪些形式?
答：依據《檔案法實施辦法》第二十三條的規定，檔案的公布，是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內容：(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發表;(二)通過電臺、電視臺播放;(三)通過公眾計算機信息網絡傳播;(四)在公開場合宣讀、播放;(五)出版發行檔案史料、資料和全文或者摘錄匯編;(六)公開出售、散發或者張貼檔案復制件;(七)展覽、公開陳列檔案或者其復制件。
30、婚姻登記檔案的保管期限是多少年?會計檔案包括那些內容?
答：按照《婚姻登記檔案管理辦法》的規定，婚姻登記檔案的保管期限為100年，對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。
會計檔案的內容具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬，明細帳，日記賬，固定資產卡片，輔助賬薄，其他會計賬薄。
(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
檔案管理基礎知識
一、檔案歸檔范圍
(一)材料種類
1.上級單位下發的需要本單位貫徹執行的政策、法規，以及直接對本單位下發的批復、指示、重要通知等;
2.本單位黨、團、工、青、婦等群團工作材料;
3.行政管理工作形成的文件材料，如領導班子變更、機構改革、會議記錄、綜合行政等;
4.業務職能工作形成的文件材料，如工作請示、重要工作的 報告 、 總結 、統計數據、科研等;
5.本單位對下級單位管理中形成的材料;
6.內容重要的各類來信，來訪材料，領導的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調查處理報告、統計分析材料等;
7.會計工作形成的文件材料;
8.本單位經營管理、職工管理形成的文件材料;
9.本單位與外單位、個人簽訂的合同、協議，及債權債務文件;
10.領導參加相關會議的講話稿;參加會議帶回的有關材料等;
11.其他有保存利用價值的文件材料。
(二)保管期限
1.保管期限種類分為永久、30年、10年;
2.會計檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;
3.凡對公司有長遠保存價值的檔案列為永久;
4.對在一定時間內有利用價值的檔案列為10年;
5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。
二、立檔單位
形成全宗的單位，稱為立檔單位，又稱“全宗構成者”。構成立檔單位的主要條件有：
1、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文;
2、是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃;
3、設有專門管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。
三、國家檔案全宗的含義
國家檔案全宗是指歸檔國家所有的，由國家統一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個概念，主要包括兩個問題：一是它的實質，二是它的構成。
國家檔案全宗的實質，是解決檔案的所有權和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構成有以下三部分：
1、中華人民共和國時期的檔案
2、革命歷史檔案
3、舊政權時期的檔案
中華人民共和國時期的檔案，包括建國以來黨和國家的各個機關、部門、團體、企事業單位的檔案，以及由國家征集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案，主要是從1919年五四運動到1949年中華人民共和國成立以前，整個新民主主義革命時期內，中國共產黨及其領導下的人民政權、軍隊、企事業單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權時期的檔案，包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機關、部門、企業、事業單位、反動黨、團、會道門的檔案，以及社會組織、私營企業、私立學校、官僚資本企業和國家所接收的外國在華的侵略性機關、團體、企業單位的檔案。
四、檔案工作的內容
檔案工作，簡單地說就是用科學的原則和 方法 管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。它的基本內容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供利用。這是關于檔案工作的傳統的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環節”。 檔案業務六項工作解釋：
1、檔案收集工作，就是把分散在各機關內部職能部門和個人手中的文件材料，按照規定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。
2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態與系統查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統的文件材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。
3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。
4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。
5、檔案的統計工作，是為了解決數量不清與要求心中有數的矛盾。就是通過以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。
6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準備好直接的輔助手段，并通過各種方式實際地提供檔案和有關資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。
五、檔案工作的性質
檔案工作是一項很重要的專門事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作必要條件。做好檔案工作，不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。其基本性質是：
1、檔案工作是一項管理性的科學性的工作
一方面，就總的檔案工作看來，檔案工作是專門負責管理歷史文獻——檔案的一種獨立的專業，屬于國家科學 文化 事業的組成部分。另一方面，從特定的部門、一定單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業的組成部分，又是機關或單位秘書工作的一部分。
2、檔案工作是一項服務性的條件性的工作
從檔案工作同其他工作的關系來說，它屬于一項服務性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項研究性的工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了更好地適應各界的利用需要，為黨和國家各項工作提供檔案材料。 檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。
3、檔案工作是一項政治性的工作
檔案工作的政治性表現在檔案為誰所有，為誰服務，受到什么階級利益的制約。在我國，檔案工作不是一般的服務性行業，它是鞏固人民民主專政、維護國家機密和歷史財富的重要陣地之一。在當前的社會主義現代化建設事業中，檔案工作必須把工作重點切實地轉移到為經濟建設服務的中心上來。
六、檔案工作的基本原則
為了適應社會主義事業發展的需要，統一指導全國檔案工作，在長期的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。
這一原則的基本思想包括三個方面：
第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統一領導、分級管理，即以前常說的“集中統一地管理國家全部檔案。”檔案工作的統一領導，是社會主義社會的必然產物，它以社會主義的經濟、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發展提供服務。具體地講，就是：
1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠保存的，由各級檔案館集中保管。
2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統一地、分層負責地進行指導和監督。
3、全國檔案工作統一于黨的領導。
第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護檔案的完整與安全。維護檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質量上，也就是從系統性方面，要維護檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要維護檔案免遭意外的破壞，不失密。
第三、體現了檔案工作的根本目的，規定了檔案工作的主要標準----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發點，并且支配檔案工作的全過程。
七、檔案室的性質
檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項工作服務的工作機構。檔案室工作是一項專門工作，具有自己的特殊性質。
1、檔案室工作是史料性工作，是維護單位歷史真實面貌的重要工作。
檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進行工作的思想意圖，成功的 經驗 和失敗的教訓，反映了一定歷史階段的社會政治、經濟和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護檔案的完整和安全，使檔案再現當時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續和發展。
2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質量的重要條件。 各單位的工作，是延續不斷地進行，檔案是前人智慧的結晶，今天的工作要借鑒過去的經驗，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結工作、執行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學的依據和準確的信息，減少無效勞動和重復勞動。
3、檔案室是服務性的工作，是單位業務工作的組成部分。
檔案室工作，一方面為單位工作服務，另一方面為有關單位提供材料，當然首先是為本單位的領導工作服務。為領導提供過去的工作情況、材料、數據，以便領導查考，幫助領導及時地作出決策，處理問題。其次，各業務部門在進行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業主管機關，檔案室是一個必不可少的業務環節，本身就是業務活動不可分割的一部分。比如公安機關、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進行審判工作的工具。
4、檔案室工作是社會各項事業同檔案工作聯系的紐帶之一。
社會各項事業同檔案工作是性質、對象、任務不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業的工作，必須產生檔案、利用檔案。所以，社會各項事業同檔案工作有著必然的聯系，檔案室工作正是維系這種聯系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監督、指導的職責在各單位落實，使社會各項事業的活動記錄，研究成果得到安全維護，社會各部門、各行業也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認識檔案工作。從而支持檔案工作。
5、檔案室工作是國家檔案事業的基礎。
在整個國家檔案事業中，檔案室工作處于一個相當重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業的物質基礎。全國檔案室保存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續積累，首先取決于檔案室，它是國家檔案資源延續和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業的工作基礎。在全國檔案事業管理體系中，檔案室保存的檔案數量最多，發揮的現實作用最大，而且檔案室機構和從業人員也最多，因此，檔案室工作的質量和水平，對整個國家檔案工作的質量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發展的前提。從檔案事業發展史上看，檔案室先于檔案館產生。可以說，沒有檔案室工作的不斷發展，就沒有國家檔案館的產生和發展。正是無數個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎上提高和發展。
八、檔案室的地位
檔案室的各單位中的地位，既不是凌駕于各業務部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室(秘書科)內的與各業務部門有密切聯系的地位。
九、檔案室的任務
檔案室工作，是為了集中統一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業務。《檔案法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務建設規范》，對檔案室的任務都作了明確規定，其基本任務有五個方面：
1、貫徹執行黨和國家檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作的各項 規章制度 。檔案室是國家檔案事業的基層組織，必須遵守黨和國家關于檔案工作的法律、法規和方針政策，依法從事本單位的檔案工作，這是做好檔案室工作的基本前提。同時，為了貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，檔案室還應該采取一系列有效的 措施 ，建立健全本單位檔案工作的規章制度，使本單位的檔案工作有章可循，從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業法治建設的軌道，這是開展檔案室工作的基本保證。
2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監督和指導。檔案室的檔案，來源于本單位文書部門和業務部門，案卷質量的高低，與文書部門和業務部門有直接關系。為使本單位文書部門和業務部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求，檔案室應對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督指導，以保證歸檔案卷的質量，這是國家賦予檔案室的權力。
3、集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應該是集中統一管理本單位全部檔案的信息中心。因此，要創造良好的基礎和物質條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發揮檔案的作用，為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用，就得不到領導和業務人員的重視與支持。檔案室要根據本單位工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務為主動服務。
4、對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。按照檔案工作統一領導、分級管理的原則，各專業主管機關的檔案部門，除管理好本單位的檔案外，還應負責對所屬單位和本專業的檔案工作進行監督和指導。
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