無紙辦公自動化

時間：2023-03-08 05:29:29 辦公自動化我要投稿

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無紙辦公自動化

　　在黨和國家號召構建節約型社會、和諧社會，倡導綠色環保的今天，我們對于紙張的浪費和由于對已經普及的計算機、網絡利用率低的原因而造成的紙張無必要使用的情況應該有所行動。

　　在文秘這個崗位上的一年多時間里，在日常收發文件的過程中接受著紙張無必要的浪費實施，對于這種現狀分管領導及部門領導也都看在眼里，急在心里，所以今天我想把自己對于無紙化辦公的一點不成熟想法彈出來，看是否符合本單位的實施前提。從而為綠色環保作出一點貢獻。

　　一、背景

　　隨著現代通信技術的快速發展，局域網絡系統被廣泛應用于日常工作中。它在提高工作效率的同時，有效地壓縮了辦公成本，好處顯而易見。因此，倡導“無紙化辦公”模式是加快現代行政事業單位發展的重要步驟。

　　所謂“無紙化辦公”，顧名思義就是指利用現代化的網絡技術進行辦公，主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務及事務的處理。它的最終目的是規范辦公流程、提高辦事效率。我們說任何一項系統的上線都應該代表著合理、簡便、安全的作業方式或方法。“無紙化辦公”的第一作用就應該是提高生產效率，達到避免浪費，降低辦公成本的目的。

　　當今中國經濟正在走轉變發展方式之路，從外延式向內涵式轉變。因此，深刻理解“無紙化辦公”的真正內涵，從而建立起發展科學化、辦公規范化、服務標準化、管理節約化的新“四化”行政辦公顯得尤為重要。

　　二、具體實施

　　我處現在收到的主要上級來文單位：市交通運輸局和省運管局基本可以做到了電制版的傳送，故是否有望跟主要的上級主管部門進行銜接和協調將來文方式改變為電子版。如有部分的重要文件需要紙質存檔，在有電子版的情況下，也十分簡便，打印存檔便可。而公文的傳閱及辦理均可通過網絡實現。可將領導在傳統的紙質文件上的批示、簽署信息引入到辦公自動化網絡系統當中。通過對文件傳閱、審批流程的定義，便可在網絡中對文件進行親筆圈閱、批注和簽名，從而使不同用戶可對所傳閱討論的文件發表各自的意見、相互交流并進行最終的定稿及簽署，對文件進行的親筆圈注、簽名信息均可被保存，并可進行打印輸出。只要會寫字，不需要學習繁瑣的鍵盤輸入方法，就和日常在紙上辦公時批閱、簽署文檔一樣，就能方便地使用含有電子筆跡技術的辦公自動化系統，從而大大減少了培訓工作量，這對最終用戶和開發商都有利。

　　領導辦公可以與工作的各環節緊密結合，動態電子簽名認證保證了領導簽名內容的不可更改性和來源的真實性。可以利用動態電子簽名認證可以實現可靠的身份確認功效，比傳統鍵盤密碼更安全、更有效。用動態簽名認證來替代傳統密碼口令驗證，極大增加系統中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

　　含有電子筆跡技術的辦公自動化系統可以大大減少重復勞動，它可以使各個部門、各個環節的單獨處理工作串聯起來，同時也能處理流程上多環節的任務。可以方便進行各個環節的審核、批復、簽字，同時也可以進行不同環節批復的查詢。不僅解決了傳統辦公的效率低下和紙張浪費狀況，而且也解決了因領導無法使用煩瑣的現代辦公自動化系統而閑置的信息化投資。

　　那么厚重的文件，占用巨大空間的文檔室逐步都可以濃縮在電腦和移動硬盤里，不知環保還可以為單位節省空間和資源。對于安全性的考慮我們可以將文件多備份幾份便可。至于購置移動硬盤的成本肯定低于每年大量的紙張使用和浪費而付出的代價。

　　三、無紙化辦公的效果

　　無紙化辦公實現了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現辦公自動化，并進行遠程辦公或在外辦公，改善工作進度方便工作者。

　　無紙化辦公將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理趨于完善。通過信息化建設，開展電子商務、電子政務，其具體效果有四個方面:

　　(一)整合資源

　　通過網絡技術將單位的人力資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用，實現各種資源的互相促進和增值，形成正規、科學、開放的單位的制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證單位健康持續發展。

　　(二)加快信息流通

　　領導層下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環節。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發現問題、改進過程和發現人才。工作人員們能夠在網上輕松、直接、公平的發言、交流，建立融洽的團隊關系和單位文化。規范辦公流程

　　建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓單位充滿活力，促進單位持續發展，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。

　　提高辦事效率

　　有效協調多部門之間的協同工作問題，實現高效協作辦公，領導層能夠方便的隨時查看分配過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督，提高執行效率和力度。

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