文秘高效工作的方法

時間：2022-06-07 07:22:10 辦公文秘我要投稿

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文秘高效工作的方法

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　　一、辦公室的重要職責是服務

　　辦公室工作千頭萬緒，沒有一項離開服務這個主題的。我們有時會抱怨領導不重視辦公室工作，或者感到我們每天很忙很累，領導還不是很滿意。這里面可能有體制機制方面的原因，也可能有領導所站角度的問題，但是，我認為更多的還是應從我們服務的質量和效率方面找一找原因。常言道“有為才能有位，有位才能更加有為”。作為辦公室人員，首先要明確，搞好服務是我們最重要、最基本的職責。

　　（一）孰輕孰重，突出政務服務

　　在辦公室工作中，政務服務和事務服務各有其重要性，都是整體工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齊觀。對辦公室來講，政務服務重于事務服務。政務服務優劣，直接關系到領導決策貫徹落實的好壞。政務服務貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領導的外腦和助手，要盡可能提供第一手資料，并進行初步的綜合分析，提出有價值的參考意見。在決策中，又要準確無誤地領會領導意圖，吃透上級精神，在深刻理解的基礎上與領導保持一致。在決策后，要善于迅速制定出落實方案，在縝密中體現果敢，在細致中突出效率，協調各部門原原本本地貫徹落實。因此，政務服務是綱，綱舉目張。當然，事務服務也要細心周到，也要滴水不漏。作為辦公室，抓住政務服務就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。辦公室工作龐雜、忙亂，如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務堆中難以自拔，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。一個合格的辦公室，必須把政務服務當作第一要務，做到超前謀劃，周密安排，迅速落實，準確反饋，在紛繁復雜的工作中理出頭緒，從容應付，爭取工作的主動權。

　　（二）沉著冷靜，突出重點服務

　　辦公室每天要處理很多日常工作，要保證整個機關的高效運轉，必須有一種“大將風度”，處變不驚，臨亂不慌，在沉著冷靜中理出工作思路，突出重點服務。什么是重點？領導關注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。當然，重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環節，在具體操作中，學會準確捕捉，冷靜思索，科學把握。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協調，真督實查就是重點；在落實后，認真總結，掌握規律，及時反饋就是重點。抓不住重點就沒有工作效率，服務也就難以到位。當然，強調重點并不等于不顧其它，應該說辦公室無小事，如果顧此失彼，非重點工作出現失誤，同樣會給全局帶來負面影響。

　　（三）小中見大，突出要事服務

　　抓重點，抓急務當然是最重要的工作方法和要求，但作為辦公室，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細、周密和嚴謹上下功夫，在重點服務中突出要事服務。在對上服務的全過程中，貌似小事未必是小事，也可能出現大的紕漏。所以，衡量辦公室的服務水平，要在事關大局的小事和細節上看素質、論高低。小蘊含著大，小影響著大。所謂小，既是我們容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。要做到小中見大，首先，要吃透上級的方針政策，吃透領導的意圖，在創造性貫徹執行中，不忽視任何事情，特別是對領導關注的事情，事關全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考慮，去謀劃，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三，要增強工作的敏感性，善于發現和抓住“一滴水見太陽”的東西，舉一反三，做好大局文章。

　　（四）胸懷全局，突出整體服務

　　辦公室對上處于服從地位，不可不知進退之節而越位。但工作性質、角色安排又決定了我們必須胸懷大局，從整體上去謀劃服務工作。有人認為辦公室只要聽命于領導就可以了，“不在其位，不謀其政”，其實這正是辦公室之大忌。沒有大局觀，就不可能準確理解、全面落實領導的重大決策，就不可能在步調上與領導保持一致，服務的水平和質量就肯定上不去。大局觀從哪里來？從強烈的事業心和責任心來，從勤于學習和思考中來，也可以從失敗的教訓和成功的經驗中摸索出來。有了大局觀，在工作擺布上就不再是就事論事，而是從整體意義上面對局部工作，牽一發而動全身，窺一斑而知全豹。這是最能體現辦公室綜合素質和領導水平的一個方面。整體服務中要處理好三個關系：一、聽命于主要領導和服務于其他領導成員的關系。二、處理好急務、雜務和中心工作的關系。三、處理好上下左右之間的關系。三方面的關系處理好了，整體服務就會上檔次、上水平。

　　（五）超前把握，突出決策服務

　　作為辦公室，一般來說，落實領導交辦的事務性工作相對容易，而超前謀劃，提出建設性的決策參考往往較難。究其原因，一是不居高位又需高站位謀劃，立足現實又要有前瞻性思考，服務到位又不能越位，在分寸上很難掌握。二是既要處理好日常的事務工作，又要從中超脫出來謀大事；既要深入基層掌握實情，又要提出有高度和深度的決策建議，在操作上非常不易。要突破這兩難，不外乎放膽和吃苦。吃不透上頭，猶如行舟無船標，必須刻苦鉆研上級的方針、政策，在創造性執行上有建樹。閉門造車想不出高人一籌的好點子，縮手縮腳也只能流于工作的平庸化。搞好決策服務，關鍵要把握好四個要點：一、政治要敏銳，能夠見一葉而知秋，發現別人容易忽略的重要環節；二、情況要熟悉，眼觀六路，耳聽八方，知領導所未必知，準確提供決策依據；三、反饋要及時，對決策的貫徹落實情況實行動態反映，提供有價值的信息，為領導決策后的調控提供服務；四、督辦要有力，保證工作的快速推進，維護決策的權威性。

　　二、辦公室如何當好參謀

　　一個普遍的觀點認為，辦公室是領導的參謀助手。在對事物認知的基礎上認真研究，合理分析、科學推理，積極為領導決策想辦法、出主意，幫助領導制定正確決策，是辦公室發揮自身參謀作用的體現。為使所參之謀符合實際，切中要害，發揮作用，辦公室必須在日常的工作與生活中注重研究，勤思善謀。具體講，就是要做到“六有”。

　　---胸中有數。胸中有數是指對領導決策所需情況和有關政策了然于胸，是辦公室充分發揮參謀作用的基礎。很難想象，一位對所轄系統和單位的相關情況和問題一無所知或知之甚少的辦公室人員，能為領導決策提供切合實際的參考意見來。作為辦公室，不僅要熟知方方面面原有情況和問題，而且要通過多種渠道洞悉其在新形勢下發生的細微的變化，掌握最新的情況和信息。同時，辦公室人員必須著力培養自己具備三種能力：其一是深入調研，不斷積累。豐富自己基層一線情況和知識。其二是深入分析，去偽存真。學會對獲得的直接情況進行精細加工，剔除表面現象，牢牢抓住事物和問題的本質。其三是把握趨勢，預知結果。要在掌握本質的基礎上，依據事物的發展規律，準確預測事物的發展方向和結果，夯實參謀的基礎。

　　---腦中有路。作為辦公室人員，在胸中有數的基礎上，還要善于把握好分析、梳理和推斷三個環節，要理清哪些是問題產生的原因，哪些是原因的結果，哪些是制約和影響問題的主要因素，哪些是次要因素，制定決策首先應干什么，隨后再干什么。這些問題綜合起來，依據科學的邏輯推理，找出解決問題的正確思路，就是做到腦中有路。

　　---口中有物。辦公室作為領導的的參謀和助手，不僅要心能謀之，而且要口能言之，把自己對領導決策的參謀思路準確無誤地表達出來，不能茶壺里煮餃子，肚里有貨倒不出來。要講究口才，講究語言藝術，做到言之有物，一語中的，言簡意賅。由于辦公室只是一個參謀者，而不是最終的決策者，所以在表述參謀意見時要注意變換角度，上策、中策、下策多謀并參，供領導選擇而發揮作用。此外，要力戒兩種現象：一是心中有沒有思路，總是徐庶進曹營——一言不發；二是參謀意見的表述是零碎的，片面的，不做準備，沒有層次，弄得領導搞不明白你想說什么。

　　---耳中有“隙”。我們說要做到胸中有數，數從何而來？耳聽八方，廣納博收，做到耳中有“隙”，就是不斷擴充“內存”，豐富胸中之數的有效途徑。辦公室主任不斷地傾聽來自各方面的聲音，并進行分析和歸納，就能使自己胸中之數越積越多，為領導決策當好參謀的基礎越來越厚。要切忌 “兩耳不聞窗外事”，那樣會使自己與其他部門、基層員工“絕緣”，也就談不上為領導當好參謀了。

　　---手中有果。領導決策一旦形成并付諸實施后，實際效果怎樣？辦公室作為領導的參謀助手，可以采取深入進行調研和督查的方式，印證決策，把決策的實施結果迅速掌握到手中，為修正和完善決策進行新的參謀。要切忌手中無果的“半程式”參謀，只負責決策前參謀，決策形成后就萬事大吉，大功告成，那樣，參謀的作用就沒能得到完全發揮。

　　---參中有謀。辦公室為領導當參謀的過程，是自己深思熟慮，歸納提煉觀點和思路的創造過程。參謀意見中要體現出自己對問題獨到的思考和見解。而不是簡單的材料羅列和情況匯報。如果不去分析，不去研究，不去思謀，只是照本宣科，或者人云亦云，不僅對領導的決策無益，有時還會擾亂領導視線，甚至誤導領導決策。辦公室人員在平時的工作中要注意養成四種習慣，以便于做到參中有謀。一是擅于調研，發現問題；二是精于分析，掌握規律；三是廣泛聯系，獨立思謀；四是謹慎進言，非謀不參。

　　三、辦公室要堅持正確的辦事觀

　　辦公室工作一般都很忙，大事、小事、雜事纏身。但是，不管怎樣，把事情辦好才是正理。

　　（一）不以事小而不為

　　辦公室工作無小事，是從辦公室性質而言的。事物本身有大小、主次之別。辦公室面對大量繁雜的事務，立足于抓大事、學會抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓，日積月累，就會釀成大事，貽誤工作。特別是對那些看似小事，抓不好就可能影響工作、影響團結、影響領導情緒的，更不能聽之任之。這也是辦公室工作無小事的內涵之所在。對辦公室來說，不管大事小事，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區別。要抓小事。就要做到：（ｌ）知大知小。辦公室要胸有全局，用大局的天平來衡量辦公室的工作，分清主次、大小、難易，這樣，才可避免工作一團麻。（２）小中見大。小事孕育著大事，這是辦公室的顯著特點。如值班、會議通知、座次安排、后勤服務、接待等等這些“小事”，稍有不慎就會捅大漏子。（３）舉輕若重。對有些看似小事的經常性工作，要建章立制，用巧功夫去抓，抓一項帶動幾項，管原則不管具體（要充分相信你的部下有能力把事情辦好），督結果不查細節；用韌功夫去抓，明確專人，盯死不放，直到辦完辦妥為止；用細功夫去抓，按部就班，嚴細縝密，不出紕漏。

　　（二）不以事雜而亂為

　　辦公室工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。辦公室要清楚哪個該為，哪個不該為，應一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭；不亂為，就要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢；不亂為，就要知書知禮。知書，就是要多學習，提高理論水平高，通曉方方面面的知識，辦事得心應手。知禮，是指工作方法多、講藝術。不僅辦了事，還能使大家心悅誠服，各方面都滿意；不亂為，就要知規知矩。沒有規矩不成方圓。辦公室是規矩之室，應成為講規矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規矩，該請示的要請示，該報告的要報告，要懂得大小，切勿忘乎所以，貽笑大方。

　　（三）不以事急而盲為

　　辦公室固定式、程序化的工作多，但意料外、突發性的事情也會隨時出現。辦公室往往是急事和突發性事件的第一知情者，處置的第一道工序。在這種情況下，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜，不能盲為。一是要沉著應付，切忌自亂陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，及時做出解決方案，呈送領導，并按領導要求協調相關單位，組織力量進行處理。二是要胸有主見，切忌唯唯喏喏。面對急事或突發性事件，不能退縮，應大膽地往前站。在處理過程中既要必須胸有主見，也不能亂表態，亂許愿，以免為徹底解決問題埋下隱患。

　　（四）不以事難而怕為

　　在應付處置事務中，不乏一些超出預見，超出職責，難以料理的事情。對這些事，是上推下卸，繞著走，還是主動出擊，迎著上，這不僅反映辦公室的工作水平，更主要的是檢驗辦公室的職責感和工作態度。一個稱職的辦公室人員，就必須堅持：不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩。要做到這些，一是講職責，義無反顧。遇到的事情不管多難，都應義無反顧，挺身而出。二是講品質，身先士卒。辦公室在關鍵時刻，就應該代領導沖鋒陷陣，替領導分憂解愁。三是講藝術，處世得體。處理問題不能一個面孔、一個腔調、一種方法，既講原則，又講靈活，因人因事施法。四是講精神，敢于碰硬。處事要講究柔中有剛，特別是在原則問題面前，要敢于碰硬。否則，一味追求和為貴，別人不把你當回事，協調蒼白無力，處理優柔寡斷，就會什么問題也解決不了，什么事也辦不成。

　　四、辦公室如何為人處世

　　如何立身處世，是每個人都應正視的人生課題。站在辦公室的角度來看待這個問題，由于崗位和角色要求，必然在處世觀上有其特殊性。我以為一個合格辦公室人員應該具備以下幾條：

　　——豁達大度。辦公室要想協調好各方面工作和人事關系，保證辦事的高效率，必須有容人的雅量和風度。無論對上對下、對內對外，都要坦坦蕩蕩表里如一，言行一致。對待工作中的矛盾和問題，不能求全責備，怨天尤人，而應在理解中積極尋求解決問題的最佳途徑。工作中難免有被領導誤會的地方，但真金不怕火煉，要相信隨著時間的推移問題將得到澄清。在對上關系中，辦公室要做到以一顆平常心積極對待自己的本職工作。在處理對下關系時，要一視同仁，與人為善。對于同事的缺點或失誤，不以偏蓋全，抓其一點不及其余，應給予耐心的幫助和改正的余地。特別要注意兩點：一是與己不欲勿施于人；二是不要將超出同事能力的事交給他們去辦。

　　——夾緊尾巴。有人很羨慕辦公室的位置和權力，可以呼風喚雨。其實，正是因為這個職位處在上下左右矛盾的焦點，所以需要格外小心謹慎，夾緊尾巴做人，不能狐假虎威，更不能拉大旗作虎皮。要時刻想著自己是職責是服務，在任何情況下都不能忘乎所以。即使在工作順利的時候，也要能把握好自己，不能趾高氣揚，目空一切。夾緊尾巴就是說話辦事不張狂，不說過頭話，不意氣用事。在嚴以律己方面高標準要求，始終別把自己看得太了不得，不做越規越格的事。謹慎是謀定而動，三思而行，它避免了因輕率而犯錯誤，但也絕不是縮手縮腳，逢事三緘其口，明哲保身。

　　——不卑不亢。有的人對上則百依百順，和顏悅色，對下則頤指氣使，傲慢無禮，善于在二者之間“變臉”，看似在工作中游刃有余，其實已經陷入心態失衡的誤區。如果說一定要注意點什么的話，那就是對上要不卑，對下要不亢。秉公直言是對領導盡職盡責的表現；虛懷若谷，是贏得群眾理解和支持的法寶。

　　——五湖四海。由于工作關系，辦公室對外接觸面較寬，交往面較廣。帶著感情交往是對的，但不能感情用事，特別是在工作中，不能以親疏遠近作為辦事的標準，不能搞小團伙，而應在講原則的同時廣交朋友，真誠待人。有了五湖四海的襟懷，不僅可以博采眾長、提高自身的綜合素養，而且有利于工作的協調配合，減少不必要的磨擦，肯定會對工作有很大促進。

　　——榮辱不驚。由于身處多方矛盾的交匯處，所以有各種褒貶評議是正常現象。正確的態度應該是：有則改之，無則加勉。對于不符合實際的責難，要以平靜的心態坦然處之，冷靜分析其合理的成份，切忌憤憤不平；對于領導的信任和榮譽，也要保持清醒的頭腦，切忌忘乎所以。在榮辱面前，最能考驗一個人的涵養，也是對心理承受力的鍛煉。人貴有自知之明，做到榮辱不驚的必要條件，就是對自己有一個客觀正確的認識。“榮辱不驚”不是榮辱感的遲鈍和淡漠，而是以冷靜和達觀的態度直面榮辱，在超脫中把更多的精力投入工作。

　　——大智若愚。這里主要講的是進退之節。作為領導的參謀和助手，當然應該勤學多思、深謀遠慮，盡可能站得高一點。但這絕不意味著可以在任何場合亂發言、亂當家。辦公室的職責更多的是在后臺當好助手，搞好服務，而不是冒失地沖到前臺顯示“聰明才智”。即使真有真知灼見，也不妨選擇適當的時機和方式轉達給領導，以供參考，切不可莽撞行事，影響領導的形象和決策程序。“大智”是對工作水平的要求，“若愚”是對特殊角色的約束。“若愚”不是虛偽和裝傻充愣，而是出于對領導的尊重在特定場合的正確態度。

　　五、做好辦公室工作的基本要求

　　辦公室身處特殊崗位，肩負重要使命，要當得有板有眼，干的得心應手，左右稱道，上下滿意，就必須勤于學習，善于積累，不斷提高個人修養，達到“五有”要求：

　　一是有德。即品德。應從四個方面努力：

　　（1）做人要堂堂正正。對上司，要尊重恭敬，不卑不亢，不能桀驁不訓；對平級，要謙虛熱情，襟懷坦白，不能鋒芒畢露；對下屬，要以誠相待，嚴格要求，不能盛氣凌人；對工作，要滿腔熱忱，愛崗敬業，不能得過且過；對職務，要忠于職守，職責相符，不能專權越位；對名利，要淡泊無奢，任其自然，不能過分追逐；對生活，要平平常常，閑逸清靜，不能奢華無度。

　　（2）處事要光明磊落。辦公室人員的言行舉止，既反映本人的水平，又代表領導的形象。因此，在處理政務、事務和協調關系時，必須丁是丁、卯是卯，出于公心，坦坦蕩蕩，切忌耍陰陽臉、說兩面話、辦齷齪事，當面一套，背后一套。與人相處，給人一種信任感、放心感、安全感。

　　（3）用人要不偏不倚。辦公室在領導身邊工作，有薦人之便；作為部門首席，又有用人之責。因此，必須學會識人、用人。要善于掌握人的本質，發現人的特點、特長和閃光的東西，同時也要清楚人的缺點和不足。用人不偏不倚，既不能用感情、好惡、親疏代替政策，又要用其所長，發揮人的最大潛能。

　　（4）干事要不甘平庸。辦公室受制于人，被動多于主動，這是辦公室工作性質所決定的。要有所作為，變被動為主動，就必須高站位、思全局、抓本行，不求驚人之舉，但求實實在在的工作業績。

　　二是有知。即知識。

　　（1）知識面要寬。辦公室工作對象是面而不是線，是塊而不是條。因此，不僅要熟知政治、經濟和各項政策，有較高的理論修養；還應了解業務、管理、法律、文學等等，有強烈的求知欲。工作常用的知識不僅了解，還要熟知精通，能指導實踐。

　　（2）知識內容要新。作為辦公室，要跟上工作節奏，就必須堅持先學一步，深學一層，善于汲取新的營養。

　　（3）知識學習要深。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能象專家那樣深有造詣，但也應對其內涵、實質有較深、較細致的了解和掌握，尤其是對自己工作密切相關的某些知識領域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。

　　（4）知識運用要實。這是當好領導決策參謀，協調處理政務、事條，運籌推動工作之根本。有了實實在在的知識，當決策參謀才能參到點子上，謀到恰當處，才能有助于領導正確決策，協調內外時才能不說外行話；推動工作才能成為有本之木，有源之水。

　　三是有能。即才能。

　　第一，能參會諫善謀劃。辦公室是領導的左右手，在參謀進諫時，要求辦公室必須深思熟慮，出于公心，掌握好分寸，切忌瞎參謀，亂摻乎，干擾領導決策。

　　第二，能寫會說善料事。辦公室承上啟下、行文理政，不僅要懂文能寫文章，而且要能言善辯，還必須能在繁雜的事務、政務中處事不亂、料事有方。三者缺一，不能說是完美的辦公室。

　　第三，能調會研善出招。調查研究是辦公室的一項基本功。任何好的文章、講話、意見、決策建議都源于實踐，來自深入細致的調查研究。不會調研，就不能干好工作，沒有調研，就沒有好思路、新招數。

　　第四，能逢會圓善協調。辦公室工作頭緒多，焦點也多，處理協調不好，不僅會貽誤工作，而且有損于領導形象。辦公室既要聚焦，還要分散化解矛盾、解決問題，就應具備左右逢緣能力。這種能力是工作藝術的體現，與放棄原則、奴顏媚骨、討乖賣好、和稀泥等作為是截然不同的兩碼事。

　　四是有道。即修養。

　　從某種意義上說，辦公室常常處于被駕馭的地位。駕馭辦公室的，一般不是一個人（分管領導），而是一個群體（領導班子）。除此之外，本部其他部門無一例外地都是辦公室的“內部客戶”。在這樣的環境下，做到溝通上下，聯系內外，協調左右，辦公室確實應該“有道”：不以言輕而金口難開；不以職低而唯唯喏喏；不以位尊而居高臨下；不以事雜而事無巨細；不以欽差而頤指氣使；不以參與而越職越權；不以面寬而顧此失彼；不以受制而碌碌無為。

　　首先，頭腦清楚。知道自己是干什么的，應該干什么，不該干什么，定位要準確，不能忘乎所以澆了別人的園，也不能昏昏沉沉荒了自己的田。

　　其次，眼光敏銳。看問題、辦事情要思路清晰，反映迅捷，高人一籌。善于透過現象抓本質，抓到點子上。

　　再次，心胸開闊。做什么事情，都能拿得起、看得開、放得下。挨了批評不氣餒，有了成績不驕傲，遇到挫折不失志，心底無私天地自然會寬。

　　最后，出手不凡。要做到這一點，還需磨刀不誤砍柴功，注重平時修養錘煉，才能厚積而薄發。

　　五是有威。有威才能有為。辦公室的威主要包括三點：

　　一是威嚴，源于自身素質。文化底蘊、政治理論、業務技能、道德品行是自身素質的直接表現，這四個方面的修養搞好了，自身素質提高了，威嚴就會產生，就會贏得人們的尊敬。

　　二是威信，源于自身能力。一個人要樹立威信，除了自身的文化政治修養和知識閱歷外，更重要的是看認識分析事物，處理和解決問題的綜合能力，看工作方法藝術，工作效果和業績。你的能力使人信服，處事手段和結果使人佩服，威信自然就樹起來了。

　　三是威力，源于自身表率。辦公室的威力除所處地位使然外，主要在自身的表率作用。這是無言的推銷，無聲的號令，這種力量勝過千百遍說教。

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