文秘會議主持有哪些技巧

時間：2024-05-27 01:30:50 辦公文秘我要投稿

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文秘會議主持有哪些技巧

　　有些時候，領導不但要在會議上發言，還要主持會議。會議主持人是會議的“舵手”，要隨時把握、駕駛好會議之舟，啟發引導大家，始終遵循會議既定的議題、日程，進行充分地研討，才能如期達到預想的目的。那么文秘會議主持有哪些技巧，一起來學習下吧：

文秘會議主持有哪些技巧

　　1.會議要準時開始

　　這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由于種種歷史原因，又是難于貫徹的一條。人們由于缺乏會議意識，有的是覺得會議不重要，9點通知10點到;有的是為了顯示身分，如張天翼創造的著名典型：華威先生為了與眾不同，故意姍姍來遲。在這種情況下，領導應以身作則，這樣才能使會議有個良好的開端，也是提高會議效率的第一步。

　　2.要開宗明義

　　通常在開會前分發給與會者的議程表中，你已經制定了會議的內容和目的。但在會議開始時，仍有必要重申一下會議的內容和目的。這將幫助與會者清楚了解要討論的問題，容易澄清任何可能出現的最后一刻的混亂。

　　3.良好的開端是成功的一半

　　開場白最多不超過一分半鐘。主持人的任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性，以促使大家立即行動。拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感，使會議剛開始就面臨失敗。

　　用豐富多彩的語言來表達自己的想法，使聽者感興趣。明快生動的開場白能提高整個會議的調子和節拍。正如俗話所說，良好的開端是成功的一半。

　　4.提供背景材料讓大家決策

　　在開場白中，要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料，再尋找解決問題的辦法。應指出如果不這樣做，個人就會取代會議變成決策工具。如果某個與會者想倉促行事，要阻止他。

　　動員所有與會者出謀獻策，幾乎每次會議總有些默不作聲的人。會議要開得使每個與會者都能談看法、出主意，最后歸納，作出決定。

　　5.務必讓每個與會者都發言

　　務必讓每個人都參加討論，參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發表會后議論，設法讓他在會上發言，明確表態。這樣，會后他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術，這種領導藝術能節省許多開會時間。

　　開會時私下交談只會引起沖突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發言。如果竊竊私語者繼續存在，可以把大家的注意力引到他身上，和藹地請他把所講的告訴大家。

　　6.主持人要善用調和藝術

　　在會上，主持者的職能不外乎把大家的意見加以分類、篩選、澄清并給予指導。他要記錄事實，引導討論避免產生意見沖突和意氣用事。引導與會者朝著可能解決問題的目標前進。每當人們面對面討論時，感情或事實肯定會交織在一起。但是，如果你能采取中立的立場，會議上的感情氣氛就會淡薄些，會議也就比較容易掌握。如果你非表態不可，盡量通過部門里其他人來表示，也可以引用與你觀點相同的與會者的話。

　　7.防止會議上的緊張氣氛

　　防止個人之間或者團體之間產生不融洽的情緒。一旦出現，要立即解決。避免在會上討論“敏感”的問題。講些幽默的話語，使氣氛變得輕松一些。指出可能雙方都沒有錯，只不過是對問題的看法和立場不同。待緊張氣氛有所緩和時，再回過來實事求是地討論這個問題。

　　8.應付分歧意見的技巧

　　對分歧不要視而不見，也不要設法回避。承認分歧，并提請與會者注意。把分歧意見公布于眾，供與會者進行明智的選擇。可以問爭論的雙方：“你到底站在哪一方?”然后再問：“你為什么采取那個立場?”最后問：“你建議我們應做些什么?”這樣，他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。

　　9.防止“冷場”的辦法

　　一發現要出現“冷場”，立即用評論、提問或解釋的方法，鼓勵大家繼續討論。要知道與會者發表的意見逐步減少，意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。

　　10.提問的措辭應樸實無華

　　會議主持人往往如此發問：“不知各位有何高見?”這一句話就把想說的人也嚇住了。倒不如改為：“各位有什么想法呢?”樸實無華，效果反倒好一些。措辭平和，來自人人平等的原則，給人帶高帽或貶低人的提高，措辭效果不會好。

　　11.給人臺階

　　設法用幽默的語言來掃除會議中有人下不來臺的障礙。當緊張氣氛得到緩和后，每個人都感覺輕松了。不愿認錯的人也有臺階下了，而且顧全了他人的面子。

　　12.在討論中要經常歸納提醒

　　歸納小結是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納，以提請與會者注意。否則，不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來，會使大家感到沮喪。