秘書職業能力的培養

時間：2023-11-13 11:55:56 興亮辦公文秘我要投稿

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秘書職業能力的培養

　　在日常生活或是工作學習中，大家或多或少都會接觸過秘書吧，以下是小編幫大家整理的秘書職業能力的培養，希望能夠幫助到大家。

秘書職業能力的培養

　　職業能力結構的概念

　　在勞動與社會保障部的研究課題《國家技能振興戰略》中，按職業分類規律把人的能力分成三個層次：職業特定能力、行業通用能力和核心能力。職業特定能力是指每一個職業獨特的、在工作過程中直接運用的、只適用于這個職業的崗位職業能力;行業通用能力是在一個大類行業中，職業工作者在一般職業活動中所需具備的、在技術和專業上支持特定能力的可通用的基本能力，適用于大類行業內的不同職業或崗位;核心能力是從事所有行業職業職業活動的一種最基本的能力，核心能力具有普適性的特點。

　　職業核心能力作為具有普適性的適用于各行業、各職業崗位的基本能力，可以分為三個部分：基礎核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力。基礎核心能力大致可以包括：職業溝通能力、團隊合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解決問題能力、信息處理能力、創新創業能力等;延伸核心能力的具體內容包括：領導力、執行力、個人與團隊管理能力、禮儀素質、五常管理能力、心理平衡等。

　　秘書職業能力的結構性要求

　　秘書職業能力應該包含哪些方面，這是文秘專業教育工作者和相關專家、學者一直在探討的問題。比較常見的是將秘書職業能力分為專業能力、方法能力、社會能力三個層面。也有學者將秘書職業能力分為基本能力和綜合能力兩個層面。也有一些學者將秘書職業能力整體概括為五個方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團隊合作能力。或者從秘書崗位對能力的需求出發，認為秘書應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協調能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達能力、操作與辦事能力。

　　如果從秘書職業教育的角度來看，為了將秘書職業能力的培養落實在具體的秘書專業課程體系設計上，有層次地對秘書職業能力進行結構性劃分具有重要的意義——能力結構劃分對課程體系結構具有的對應性指導價值。從這個角度出發，可以按照《國家技能振興戰略》的研究課題中職業特定能力、行業通用能力和核心能力三個層次。

　　(一)秘書職業核心能力。秘書職業核心能力不是針對秘書職業自身，是涵蓋所有職業的能力要求，包括：溝通與交際能力、團隊合作能力、學習能力、理解與判斷能力、外語應用、信息處理能力、組織與協調能力、決策能力。

　　(二)秘書職業通用能力。秘書職業不同于其他職業，缺少明確的行業背景，或者說是跨行業的普適性崗位，在不同的行業中，秘書工作都要涉及該行業的通用能力。但就秘書職業教育來說，無法兼顧所有的行業，雖然可以選擇相關行業作為秘書職業教育的行業背景方向，但在行業通用能力培養方面很難真正實現。因此，秘書職業通用能力應該圍繞秘書類崗位在不同行業中通用的能力來展開，包括幾個方面：調研能力、時間管理能力、操作與辦事能力、服務能力、企業管理能力。

　　(三)秘書職業特定能力。對于秘書職業特有有的能力來說，職業特定能力包括以下幾個方面：文書擬寫能力、會議組織與管理能力、活動策劃與執行能力、辦公室事務處理能力、文件與檔案管理能力、辦公軟件操作能力。

　　秘書職業能力培養的結構性問題

　　當前，秘書職業教育的現狀是偏重于專業技能的學習，強調對職業特定能力培養，職業核心能力也開始得到重視，但對行業通用能力的研究和實踐還比較薄弱，存在秘書職業能力培養的結構性失衡的現象。

　　(一)秘書職業能力培養偏重于職業特定能力。當前職業教育普遍實行雙證制，職業院校的秘書專業在進行課程體系構建和教學實施過程中，一般都會參照勞動和社會保障部制定了秘書國家職業標準和中國高教學會秘書學專業委員會制定了中國秘書崗位職業標準。從前文秘書國家職業標準和職業鑒定考核內容可以看出，盡管標準中體現了核心能力和通用能力，但在考核中基本處于次要的地位。

　　(二)職業核心能力培養需要加強。在秘書職業核心能力中，溝通與交際能力的培養在一般的職業教育中都受到重視，除了開設溝通類課程以外，在公共課和專業課的教學過程中，通過小組活動、總結和匯報等形式得到了體現;信息處理能力、團隊合作能力的培養雖然可以在課堂教學環節、小組實訓任務等教學設計中得以體現，但因為缺乏真實的工作情境，往往流于形式，達不到預想的效果;在學習能力培養方面，往往受職業教育學校學習環境和學習氣氛的影響，以及教師對學習能力培養方法的缺乏，很難落到實處;組織與協調能力、決策能力的培養大多處于一種放任自流的狀態，完全依賴學生社團和學生活動支撐，只有小部分積極主動的學生能夠得到鍛煉，有目的的教育和培養缺失;外語應用能力的培養盡管有教學課時的保證，但更多為了考試的目的，偏離了應用的功能;至于理解與判斷能力，則完全沒有針對性的培養。

　　(三)秘書職業通用能力培養薄弱。由于當前職業教育還處于一種半封閉式教育，學生的社會參與度不高，調研能力、時間管理能力、操作與辦事能力、服務能力、企業管理能力等能力的培養缺少必要的施行條件，盡管職業院校一直致力于校企合作，但合作質量和合作深度、廣度參差不齊，尤其對于秘書類專業難度更大，這些都使得秘書職業通用能力培養處于一種空白狀態。四、秘書職業能力培養的對策

　　針對秘書職業能力結構培養存在的問題，職業教育院校在秘書職業能力培養方面應從課程體系構建、教學模式設計、測評體系改革和實訓實習條件建設等幾個方面進行改革和實踐，實現秘書職業能力的平衡培養。

　　(一)職業能力結構模塊課程體系構建

　　1、培養目標：根據秘書人員的社會需求情況以及不同層級秘書職業崗位能力需求的變化，結合職業特定能力、通用能力和核心能力三個層面的職業能力要求，分析并制定高職文秘專業人才培養目標和規格。

　　2、課程結構：將行業標準和企業標準與國家職業資格標準融合，以秘書職業能力結構分析為基礎，優化課程結構，構建涵蓋職業特定能力、通用能力和核心能力的結構完整、層次分明的課程體系。

　　3、課程開發：根據行業標準和企業標準，參考秘書職業資格標準，將三個層次的職業能力要求分解為若干職業能力模塊，以能力模塊為依據，開發針對性的能力培養課程。

　　(二)工作過程導向教學模式設計。

　　在課程教學方面，圍繞秘書職業能力模塊培養的目標，以秘書崗位工作過程中能力需求為核心，以學生主動性學習方式為主體，設計課程教學模式。

　　1、教學內容選取：根據秘書職業能力模塊劃分，在秘書職業特定能力、通用能力、核心能力三個層面，確定課程職業能力培養目標，圍繞培養目標，選取教學內容。

　　2、教學方法設計：結合秘書工作過程中的典型工作任務，規劃項目任務，以項目為中心，采取案例教學法、項目教學法、模擬教學法、引導文法或者角色扮演法等多種行為導向教學方法，設計教學環節，讓學生在自主學習中掌握秘書職業工作過程中的能力培養。

　　(三)職業能力測評體系構建。

　　在評價體系方面，可借鑒秘書職業資格證書的考評機制和方法，建立多層次的職業能力測評體系。

　　1、職業能力模塊測評體系：以課程的職業能力培養目標位核心，進行單項職業能力測評，考查學生職業能力結構中相應模塊的能力。這個測評可作為學生相應課程的學習結果考核。

　　2、職業能力綜合測評體系：根據三個層面的職業能力結構培養要求，設計綜合的職業能力測評。可以分為兩個層次：一是年度職業能力培養綜合測評;二是畢業生職業能力綜合測評。二者均可以選擇抽考的方式，前者可在每年進行，后者在畢業年進行。

　　通過職業能力培養測評體系的建設，可以使職業能力培養目標具體化、明確化。通過測評結果的分析，可以準確了解學生職業能力培養的質量，并促進教學內容和方法的改革。

　　(四)實訓和實習環節設置。

　　實訓和實習環節，是學生從學習狀態到工作狀態的能力轉化階段。實訓和實習的效果，既是學生職業能力培養的一個階段，也是專業教學效果的檢討。

　　1、實訓環節：實訓環節可以分為校內實訓和校外實訓。校內實訓主要依托于校內的實訓室，側重于完成相應專業技能的訓練;校外實訓，側重于校外質詢基地的建設，重在企業狀態下文秘專業的觀察、學習、訓練以及秘書崗位的認識，保障學生在真實環境中鍛煉自身的職業技能。

　　2、實習環節：實習環節也可以分成校內實習和企業實習兩個部分。校內實習可依托秘書專業創辦秘書事務所，或者學校相關的行政部門，采取靈活的方式。秘書事務所可以模仿國外的學生公司或者模擬公司的形式，對外是經濟實體，提供秘書服務，對內則是課堂教學的延伸，是秘書實訓場所，這在個別職業院校已有成果的嘗試;企業實習目前各院校均有明確的規定，在此不作論述。

　　實訓和實習環節的設計，目的是在校內、外為學生創造較多的模擬和實際工作環境，使學生掌握企業的生產、管理規律和方法，感受企業文化，彌補在校學習的不足，完成職業特定能力，尤其是職業通用能力和核心能力的培養，以適應以后實際工作的需要和未來職業的發展。

　　總之，秘書職業能力培養，必須改變知識和技能混合培養的模式，明確秘書職業能力的結構要求，并針對結構性的職業能力要求，在培養目標、教學模式、考核體系等方面進行改革和建設，以職業能力綜合培養為秘書職業教育和教學的核心，以職業能力模塊式培養為基礎，以實訓和實習為拓展，將職業特定能力、職業通用能力、職業核心能力培養融合，形成完整的秘書人才培養模式，保證秘書人才培養質量滿足經濟、社會發展的需求。

　　科學定位，樹立起明確目標

　　在《秘書職業技能標準》一書上 “秘書”是這樣定義的：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。但在實際工作中，很多人感受不到協助領導處理重大事務及決策等職能，而是每天徘徊在文件收發、撰寫會議紀要及簡單的文字材料、檔案管理及其他日常服務性工作中。一般來說，文件收發、檔案管理和撰寫材料等不同“板塊”又會分配給不同人員。這樣，很多在職文秘人員都會覺得工作量太少，很多時候會無所事事。這樣就很容易陷入沒有成就感甚至走向懶散的狀態，最終憑借一杯茶和一臺電腦來打發掉大部分時間。可俗話說：少年易學老難成，一寸光陰不可輕，對于剛踏上工作崗位的人來說，其實正是學習和鍛煉的最佳時機。但如果對自身工作認識不清，對自己要求不嚴，往往會覺得不知道學什么和做什么的問題，三年五載后，很多人還是和剛工作一樣，“沒思想、沒技能和沒能力”的“三無”人員。其實，文秘還要從等級上劃分，一般可分為初級秘書、中級秘書和高級秘書三個類別。對于剛走上崗位的初級文秘人員，只要具備了基本的辦公軟件操作能力，最基本的應用寫作能力，就可以勝任工作，但對于高級文秘，不僅對辦事能力及應用寫作能力有更高的要求，而且對法律、稅務、金融等各方面知識要掌握了解，才能具備為領導處理事務及決策的能力。

　　另外，文秘人員要時刻謹記自己的職業角色。文秘盡管擔任著為領導決策的職能，但這個決策只是起參謀的作用，文秘工作“輔助領導”的本質亙古未變，在日常的工作中，文秘工作者不能出現擅自為領導決策或者行使權力的越職行為。文秘是一個默默無聞的幕后工作者。

　　秘書是一項瑣碎繁雜的工作。作為初級文秘人員，要對文秘工作有個科學的定位，真正理解文秘的性質。“不想做將軍的士兵不是好士兵”，我想說的是，不想做一個優秀的高級秘書的文秘不是好文秘。每個人的一生是短暫的，能用于工作的時間更是短暫的，我們應該具備干一行，愛一行的職業道德，在平凡的崗位中，既能兢兢業業，又能開拓創新，在社會中做出自己的一番貢獻。

　　勤鉆務實，從點滴中鍛煉成長

　　目前受就業形勢的影響，許多大學畢業生不能選擇與自己專業對口的職業，而是從事了秘書行業。同時，由于缺乏實踐工作經驗，文秘人員對日常工作都需要經歷一個不熟練到熟練、不老練到老練的過程。俗話說：書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細膩的心多看、多學、多問，只有通過堅持不懈的努力，工作才能得心應手。

　　一方面要認真學習相關辦公技能。一是能熟練掌握辦公軟件及辦公設備。靈活運用office、wps等辦公軟件進行文字處理、表格制作、簡單的數據庫操作等以及對傳真機、打印機、投影儀、攝影機等辦公設備能熟練操作。當今世界是科技技術迅速發展的時代，軟件和設備更新周期越來越短，但日常事務處理中，每天都離不開它。這要求文秘能用心地學習和靈活的運用。因為這些辦公工具不僅能優化辦事效率，而且還能提高辦事質量。二是快速掌握辦公流程的同時巧妙利用辦公技巧。文秘是一份檢驗人細心和耐心的活兒。對于剛走上崗位的文秘來說，向有經驗的人耐心學習辦事流程，細心體會辦事技巧，是走向成熟的有效捷徑。文秘人員在日常的公文處理、檔案管理及其它服務工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有這樣才能不誤時機、影響大局。例如公文處理，在進行下載到存檔的過程，一定要注意文件的緊急程度及督辦力度，保證傳閱過程中不丟失，其中的細節方面更需要細致耐心和相關技巧。

　　另一方面學習了解相關政策法規。為領導參謀建議及起草公文是秘書的重要職責，但不管是參謀建議還是起草公文都要求能熟悉基本的政策知識和法律法規知識。這就要求文秘人員能勤看報紙、電視，勤于了解國際、國內形勢，掌握黨和國家的相關路線、方針和政策。秘書“說話做事”決不能違背國家法規和政府的政策精神，為適應將來更高目標的實現，學習并掌握政策制定方面的知識是初級文秘的必修課。一名有干練和魄力的秘書，是在學習和實踐的點滴中不斷磨礪鍛煉出來的。

　　勤于練筆，厚積薄發待時展

　　杰出的寫作能力是文秘人員應具備的重要素質。公文起草、領導講話、總結計劃及各類宣傳稿件等，無不體現出文秘人員的文字功底和寫作能力。“木無本必枯，水無源必竭”，文秘要想寫出優秀的文章，就要在鍛煉的同時學會不斷的積累材料和積累技巧。首先是積累材料。“不積跬步，無以至千里;不積小流，無以成江海”，材料積累是文秘做好文稿寫作的基礎。平時看書看報時，可以把佳詞麗句、名言名段摘抄出來，把有啟發性的文章剪切出來。上網瀏覽時，可以對網絡信息進行披沙揀金、去蕪存精，搜集一些對自己寫作有幫助的文本文檔和圖片資料。同時，對這些搜集到的材料，要進行分類整理，以便加強記憶和隨時查閱。其次是積累技巧。公文寫作同求學期間應試考試寫作及自己隨性而發的寫作是有本質區別的。作為文秘，不僅要客觀的審視這一體裁，而且要學會不斷的總結經驗。在平常起草公文、撰寫領導講話稿等材料時，要追求“求真、求深、求短和求鮮”的文風，學會用科學理論武裝頭腦，馬克思主義方法論指導實踐，不斷提高自己的寫作能力。文秘這支“筆桿子”不僅能很好地為領導決策服務，而且能更好地為基層、為群眾說話。最后是積累語感，形成敏捷思維。盡管網絡時代能為我們寫作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和見地還是需要不斷積累和培養的。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神。”多讀書，能開闊眼界，多品讀，能讓我們感知語言世界的神韻。在工作之余，除了要廣泛涉獵各種書籍外，還應該“獨有情鐘”，因為只有反復品讀，爛熟于心，工作中才會靈感頻現，思維才會敏捷活躍，獨辟見解才會橫空出世。

　　積累和寫作是文秘生活中的重要組成部分，兩者相輔相成，文秘應學會在積累中不斷提高寫作的能力，在寫作中不斷學會積累實用的材料，這樣才能培養出出口成章，下筆成文的工作素養和能力。

　　塑造形象，大方得體的交際能力

　　文秘工作不僅要上傳下達，而且要對外接待，培養大方得體的交際能力是一門必修課。一個人的氣質主要是從一舉一動、一言一語中得以展現的。對于男秘書來說，穿上西裝革履系上領帶，理個精神點的頭發，形象就能煥然一新。但要想成為一名優雅大方的女秘書則沒這么簡單，俗話說，“十分人品，三分內在七分打扮”，可見衣著打扮對女士精神氣起著十分重要的作用，女文秘應根據不同氣候、場合來選擇自己的衣著，同時，還要注重自己的妝容，這樣不僅能給辦公室增添色彩與活力，而且能給領導、同事及客戶展現出得體大方的形象。其次學會察言觀色。文秘要學會從觀察別人的言語臉色來揣摩對方的心理。學會“聽”不僅是促進交往的重要手段還是一門藝術。不管是傾聽領導交待某事或是接待客戶時,我們都要用心的聽，聽出其中的意圖，同時，加以恰當的目光交流和得體的身體語言，不僅能把自己的真誠和感情傳達給對方，更為重要的是，說話者會有被尊重的感覺和知遇之恩。最后是恰當的表達能力。一個人的說話能力可以反映出他的綜合素質水平。文秘人員不僅涉及的面廣，而且接觸的人員復雜，要想把諸多事務處理得體，把復雜關系理順。文秘在表達時要注意言語的簡潔得體，以及要有較強的應變能力。在向領導匯報情況或向同事傳達指示時，要注意語言的清晰、簡潔和富有邏輯性;在處理突發事件時，要沉著善斷，體現大局的能力;在面對難堪場面時，要有委婉圓場的能力。

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