秘書時間管理的方法

時間：2022-11-16 11:00:12 啟宏時間管理我要投稿

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秘書時間管理的方法

　　總有人感慨時間不夠用，每天忙忙碌碌少有收獲，并且總感到自己被太多事情纏身，無法集中注意去做一件事，也有人非常擅長時間管理，小編下面為你整理了關于秘書時間管理的方法，希望對你有所幫助。

秘書時間管理的方法

　　秘書時間管理的方法1

　　一、“二八”原則

　　19世紀末20世紀初，意大利經濟學家帕累托提出了著名的“二八”原則，又稱2/8定律，即20%的目標具有80%的價值，而剩余80%的目標只有20%的價值。這一原則對于那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業秘書具有重要的啟示意義。所以，秘書應該根據每項工作的價值來投入時間，即應該用80%的時間做能夠帶來最高回報、價值較高的事情，而用20%的時間來做其他價值一般的事情。這一原則的具體應用方法是：首先對工作進行梳理，將每天的工作分條列項列出;然后對工作分類，標明哪些屬于價值80%的工作，哪些屬于價值20%的工作;最后對每項工作做時間和精力的分配。當然，這是運用這一原則最初時的狀況，當這一原則運用熟練以后，秘書應該清楚地將日常事務性工作列為價值不高的工作，這些工作可以運用閑時處理、批量處理或授權他人處理，而集中精力和時間處理那些根據工作經驗可以確定為價值高、高回報的事情。

　　二、ABCD法則

　　運用ABCD工作法來確定工作的優先順序，就是根據事情的重要性(縱坐標)和緊急程度(橫坐標)兩個維度，將事情劃分為ABCD四個類型：A類，屬于既緊急又重要的工作任務，如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等;B類，屬于重要但不緊急的工作任務，如建立重要的人際關系、新的機會、人員培訓、制定預防措施等;C類，屬于緊急但不重要的工作任務，如接聽電話、應對不速之客、例行檢查、參加通報性會議等;D類，屬于既不緊急也不重要的工作任務，如陪客人聊天、瀏覽報紙、喝茶等。

　　分清類別之后，就要優先處理A類工作，其次處理B類工作，再次處理C類工作，最后處理那些可做可不做的D類工作。這樣就可以最有效地利用時間，收到事半功倍的效果。這四類事情的具體處理策略是：對于A類事情應該在第一時間去做，要舍得為它花費大量的時間;對于B類事情，應計劃好什么時候開始做，要花費大量時間并付諸持續努力;對于C類事情可以采取馬上就做或授權他人處理的方式，但應在盡可能短的時間內完成;對于D類事情，應盡量控制做這類工作的時間，可以在完成了所有重要的、緊急的工作之后，花一點時間去做，甚至根本不去做。要特別重視處理B類工作，因為這類工作重要但不緊急，如果不做的話，會隨著時間的推移越來越緊急，直到突破一定的極限變成A類工作，如果B類工作被忽略而一直拖延下去，就會變成突發事件。所以，秘書要加強對這類工作的計劃管理。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定極限以后，C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失。

　　三、計劃統籌

　　“凡事預則立，不預則廢。”科學地做好計劃是時間管理的重要方法。對時間進行計劃管理的關鍵有：一是系統統籌用時的思想，充分發揮時間效能，規劃不足和規劃過度都不利于時間管理。秘書一天的時間安排應張弛有序，不要100%地計劃，一般情況下計劃中所有工作所需時間總計不應超過75%，其余25%用于處理突發事件或做緊急工作的調劑。二是按計劃執行，只有認真執行、靈活處理、隨時檢查、保持彈性才能真正起到計劃的作用。做計劃就要制作時間表，時間表主要包括年度時間表、每月時間安排表、一周工作計劃表和工作日志等。要對未來發生的事件進行梳理并按照輕重緩急排序后填入時間表里，起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日志，記錄每件事情發生的經過、處理中遇到的問題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結，為以后處理同類事情提供寶貴經驗。在具體計劃安排時要注意三點：一是集中與分散相結合，要集中時間處理同類事務，比如每天排出固定時間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情，對于分散的時間要根據逆勢操作和變閑為寶等策略合理利用;二是并行與串行相結合，并行即將性質相同或相似的不同任務同步操作運行，串行即嚴格按照工作程序和步驟安排操作，但應注意任務的系統安排和優化組合;三是例行與變例相兼顧，要妥善安排例行工作，將常態中的例行工作流程化，不斷摸索總結秘書工作規律，形成操作規范，減少完成中的不確定性，節約工作時間，對于變例和突發事件要提高反應速度，靈活應對，盡量將處理這類事情的時間縮到最短。

　　四、制度約束

　　秘書可以通過制定成文的或者不成文的制度來進行時間管理，這其實是促使自己養成良好時間管理習慣的重要方法。歷史學家梅爾·克朗茲勃在辦公室里的每個早上都寫10封信;杰出的演說學家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則用來打電話給這個禮拜沒有聯絡上的人。很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。這個方法很有效。假如你養成每天寫1000字的習慣，連續一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。

　　在秘書工作中，制定制度來管理時間主要體現在以下方面：規定自己辦公桌上的物品放置有序，工具或資料分類放置，用完以后及時歸回原位;每次只處理一份文件，每份文件只處理一次;保證辦公桌上只有一份正在處理的文件，處理完畢的文件及時歸檔;根據自己的工作和精神狀態每天固定某個時段處理一些同類性質的事件;規定工作的截止時間，甚至規定自己將工作截止時間提前;用制度來主動減少打擾;形成定時匯報和反饋制度;盡量采用打擾性不強的溝通方式(如便條、電子郵件);對于常規事項制作簡明易懂的書面說明等。

　　五、日事日清

　　“日事日畢，日清日高”，這是海爾集團提出的口號，也是重要的管理方法。這是一條可執行的時間管理原則，包含兩層意思：一是當天的工作當天必須完成，工作都有截止日，不能無限期地拖延;二是提出了工作目標，在工作質量上每一天都有進步，在工作要求上每一天都要進步。這個方法能夠有效根除拖延癥，顯著提高工作效率。其實這是一種心態或境界。時間管理的方法告訴我們永遠要往前看，要看到現在和未來，只考慮接下去怎么做。正如歌德所說：“把握住現在的瞬間，把你想要完成的'事物或理想，從現在開始做起。只有勇敢的人身上才會賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當中，你的心態就會越來越成熟。能夠有開始的話，那么，不久之后你的工作就可以順利完成了。”

　　六、逆勢操作

　　逆勢操作是一種重要的時間管理方法，是指在和大多數人不同的時間段里去從事相同的工作，反而能節約時間，提高工作效率。這意味著當別人沒有做某件事的時候你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。比如汽車快遞運輸，往往利用夜間開展物流運輸，因為這個時間段汽車流量較小，道路通暢，運輸成本降低，運輸效率提升;逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現支票，也不會在周五晚上進超市，而會選在晚上11點或早上六七點去逛24小時開放的超市。逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時使用傳真或復印機。

　　七、變閑為寶

　　秘書要善于利用零星時間，比如通勤時間、旅途時間、等候時間，學習或處理瑣事，反思或規劃未來工作，做到湊零為整、變閑為寶。這是一種時間管理思想。要根據自己的身體和精神狀況在零散的時間里處理相應的事務，但是不應因此而增加精神和情緒壓力，把所有時間都利用起來工作和學習也不符合時間管理原則，所以在零散時間里放松和鍛煉身體也是一種時間管理的方式。

　　八、善用工具

　　注意將傳統工具與現代工具相結合，可以方便地隨時進行時間管理。可以隨身帶一個記事本，列出待辦瑣事和物品清單，讓大腦騰出更多空間來容納更有意義和高創造性的事情;可以利用智能手機里豐富的時間管理應用軟件來進行智能管理和智能提醒;可以利用OA系統里的日程安排制作電子日程，并方便地隨時更新和管理;可以充分利用現代辦公軟件和辦公設備提高工作效率，使工作生活更加智能化。

　　秘書時間管理的方法2

　　1、策略第一。

　　“攻心為上、攻城為下”，時間管理策略總是第一位的。

　　2、分清輕重緩急，抓住重點。

　　若干項工作，總有重點工作和非重點工作，我們就要在重點工作上投入大量的時間和精力，如果反之我們就會總是感覺時間不夠用而工作卻沒有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建設。

　　3、馬上行動，杜絕拖延。

　　現在該做的事如果一拖再拖，則到完成工作的最后時限必定會手忙腳亂，要么胡亂應付要么就是犧牲自己的休息時間來加班。

　　4、確定明確的目標和行動計劃。

　　沒有明確的目標，做事就會走很多彎路。確定了目標還要有行動計劃，不管是心中的行動想法或是書面的行動計劃總需要一個，要不這個目標的實現就是一句空話。

　　5、每個人的時間都是有價值的'。

　　因為每個人的生命都是由時間組成的，生命是有價值的、故時間也是有價值的，所以才有魯迅所說有的“浪費時間等于謀財害命”名句。

　　6、今日事，今日畢。

　　有了良好的完成工作習慣，時間自然是充分利用，就不存在浪費了。

　　7、第一次做好，追求零缺點工作。

　　工作如果不第一次做好，總是存在或多或少的問題，到最后又要返工從頭做起而且不知道這次能不能符合要求，時間不是就在一遍遍的重復中浪費掉了嗎。

　　8、在要求工作時，必須要求時限。

　　這樣就既不浪費別人的時間，也不浪費自己的時間。

　　9、善于授權。

　　善于授權，是有領導藝術的人專利，不懂得授權的人會事必躬親，必然是忙得不可開交。

　　10、要有條理與整潔的方法。

　　文件和物品存放有條理，就不會在找東西上浪費時間。

　　11、養成快速的節奏感。

　　這樣時間的利用率就自然提高，甚至帶動別人提高效率。

　　12、結果導向，掌控過程。

　　完成任何工作，都有一個結果。我們要做的就是以這個結果為導向，在工作過程中不斷調整方向，最終完成這項工作。

　　13、猴子管理。

　　就是把每一項工作都看成是一只猴子，我們要照顧好自己的猴子，且要注意不讓別人的猴子成為自己的猴子，要不猴子太多怎么辦？

　　14、不要讓人浪費你的時間。

　　要懂得拒絕，不要在無謂的交往中浪費自己的時間。

　　15、善于利用零碎的時間。

　　這一條很重要，不要試圖認為有整塊的`大量時間供你支配，要善于利用零碎的時間。比如我們在制定部門的制度流程的時候，需要全部門人員參于討論，各人有各自的工作，不可能有整塊的時間來進行，這樣就要善于利用零碎時間，分開討論。

　　16、“第一”勝過更好。

　　“第一”才是最好的。短跑冠軍比亞軍領先的就是零點零幾秒。

　　17、記錄每天所做的每一件事。

　　個人感覺這是個好習慣，當你堅持一段時間后，你對時間的支配情況就有據可依，改進不良的時間支配方式，從而總結出適合自己的時間管理方法。

　　18、業余時間管理。

　　不要忽視業余時間的管理，工作時間管理和業余時間管理是辯證統一的。

　　秘書時間管理的方法3

　　原則一：學會舍棄

　　“處好人際關系最重要的原則，就是不要試圖讓所有人都喜歡你。”把這句話的思想用在時間管理上，也可以說：“利用好時間的最重要原則，就是不要試圖把所有的事情都做好。”

　　真正懂得如何利用時間的高手，一定是懂得如何舍棄的人。

　　中學學習的壓力很大，很多人被弄得手忙腳亂。我們在學習的時候，面前總放著一大堆書，但你每次只能拿起一本書，認真閱讀，而不是同時拿起十幾本書隨意瀏覽——這是一種最浪費時間的學習方法。只有讀完一本之后，再去拿起另一本來閱讀。那么，該選擇哪一本呢?答案很簡單：最重要的那本。對第二重要的那本，堅決不看。當年把最重要的那本看完之后，第二重要的，也就變成了最重要的了。

　　確保自己一直在做最重要的事情，實際上也就是確保了自己的時間一直在被高效地利用。如果你今天計劃做五張試卷，語文、英語、數學、物理、化學各一張。那么，請先做你覺得最需要提高的那門科目。即使你做完一張之后，突然天花板掉下來砸到腦袋，到醫院住了一天院，那么你做的這一張試卷對你的分數提高仍然是極有幫助的。

　　原則二：做自己力所能及的事

　　在有限的時間內尋找最重要的事情來做，要放棄的東西，不僅是那些看起來不太有價值的東西。更重要的是，要學會放棄那些看起來很有價值，但是超過自己能力范圍的事。

　　一道難度極高的題目，總是讓人忍不住想去挑戰一下。如果你在做完高考試卷前面的題目之后，還有充足的時間去解決最后一道難題，這樣的難題當然值得去挑戰，因為它會給你加分。但是，如果你前面的題目做起來都很困難，那么，挑戰這樣的難題，不僅不會有結果，還是讓你減分——因為你沒有更多的時間去做那些你本來可以拿分的題目。我們要保證自己的學習效率，就要多做和自己水平相適應的題目，既有成就感又能提高自己的解題能力。

　　所以，對于那些剛開始制定計劃的人來講，計劃應該定得適度低于而不是高于自己所能完成的水平。比如你預計自己復習某一部分的內容需要一個小時，那么你可以計劃用80分鐘。讓時間寬裕一些，但盡量保證每天給自己規定的任務都能完成。在一天結束的時候，前一天所計劃的事情都做完的成就感是非常爽的，可以給你繼續制定和執行計劃的信心和動力。這樣循序漸進，再慢慢的提高標準，才能真正高效的利用時間。

　　原則三：根據不同學習內容安排時間

　　“沒有人能兩次踏進同一條河流”——這是古希臘哲學家德謨克利特的名言。那么，我們也可以說：“沒有人能兩次度過同一個小時。”每一個小時都是很獨特的，在每一個小時里面，我們周圍的環境、我們自己的生理心理狀態，都會發生變化。上課的時間和在家自習的時間，顯然是各不相同的。我們不能簡單的把24個小時進行劃分成一個一個的小格子，然后往里填充內容，然后就管這叫“時間計劃”。我們必須學會讓不同的學習內容和不同的時間相契合。

　　面對那些需要大量的閱讀、理解、背誦的東西，就要安排時間比較長、精力比較充沛、不容易受到干擾的時間段來做。那些精力不太旺盛，比較容易受干擾的`時間用來做什么呢?用來做題。因為做題的時候需要動筆演算，可以強迫你集中注意力，即使周圍環境比較吵鬧，即使你精力不太好，仍然可以達到練習的效果。

　　原則四：注意適當的休息

　　孩子們要想把時間利用好，除了要擠時間學習外，還要學習擠時間休息。有很多同學在喜歡熬夜，因為夜里安靜，有利于學習。但這樣就會影響白天的精神，上課老想打瞌睡，又怕被老師發現，睡得很不安穩，于是課沒有聽好，覺也沒有睡好，一天到晚都迷迷瞪瞪的。

　　其實，高中的時間說長也長，說短也短。要浪費時間很容易，一晃就過去了;;要努力學習也足夠長，學習任務重的時候偶爾熬夜可以，長期如此肯定堅持不住。

　　最重要的原則：學會執行

　　把良好的計劃變成現實就跟我們學習需要預習和復習一樣，計劃既需要每天執行之前牢記在心，也應該在每天執行之后進行檢查，只有如此才能不停的督促自己，持之以恒。

　　總之，說了那么多關于如何進行時間管理的話，就是沒有告訴大家該怎么樣列一張每天如何安排時間的表格。實際上，這可能是在時間計劃中最不重要的一個方面了。你只要拿出一支筆一張紙就可以填滿整張表格，但里面的東西可能對學習毫無幫助。

　　我們都知道，同樣是一張寫滿了字的密密麻麻的試卷，有的能得到150分，有的只能得零分。所以，把試卷寫滿不是本事，知道該寫上什么正確的內容才是本事。時間管理也是一樣，列出表格把時間填滿不是本事，知道如何在正確的時間填入正確的內容，然后認真執行，這才是真正的本事。

　　秘書時間管理的方法4

　　1、取消法：所有的事情，首先分析必要性，能取消的就取消，能回避的就回避，集中做對你目標最有價值的事情。比如看電視、閑聊、發呆（包括發愁、批評社會）、漫無目的上網、過于廣泛的興趣、過于廣泛的人際關系統統取消，只做最有價值的事情，比如學習、休息、工作。

　　2、以人替時法：能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學會運用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的，所謂有所謂有所不為，把自己的精力和時間用在最能體現自己價值的方面。

　　3、改善效率法：學習最新的知識，掌握最新的工具，改進效率，本來花1個小時的工作，想辦法變成0.5小時完成，這樣可以節省更多時間用于學習。

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　　4、以錢購時法：交通方面，能坐飛機，就不要坐火車；如果能打車，就不要等公交；乘坐最快的、最有助于休息、學習的交通工具；學習方面，采用最有效率的學習方法，能面授聽課就不看視頻；能看視頻的，就不買圖書；工作方面，用最好的工作設備比如用最好的電腦、用最快的傳真機，說服你的老板不要在設備上斤斤計較，要分析好的設備所節省的時間、所帶來的價值。時光一去不復返，千金散盡還復來

　　5、見縫插針法：在等人、在乘車、地鐵時利用間隙時間聽錄音、思考。例如對于很多在北京工作的人，每天在路上大概需要2小時，如果每天的2小時利用來聽錄音，每年可以有720小時在學習，如果堅持10年，就是7200小時，這些時間不管是聽管理知識、還是學英語，都可以取得很大的收益。

　　1、有效個人管理的四個步驟

　　——確定角色：確定你認為重要的角色；

　　——選擇目標：分別為每個角色確定未來一周要達成的'目標；

　　——安排進度：為這些目標確定完成時間；

　　——逐日調整：每日清晨依據行事歷，安排一天做事的順序。

　　2、艾維·利時間管理法

　　a 寫下你明天要做的6件最重要的事；

　　b 用數字標明每件事的重要性次序；

　　c明天早上第一件事是做第一項，直至完成或達到要求；

　　d 然后再開始完成第二項、第三項……；

　　e 每天都要這樣做，養成習慣。

　　3、柯維時間管理法

　　以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性，強調產品與產能的齊頭并進。

　　有效個人管理的六個標準一：

　　——一致：使命與價值觀、角色與目標、重點與計劃、欲望與自制等應合諧一致；

　　——平衡：人應在事業、財富、生活、奉獻等方面平行發展。

　　有效個人管理的六個標準二：

　　——有重心：以一周為單位訂計劃，每天應各有不同的優先目標，但要相互呼應；最有價值的事先做；

　　——重人性：個人管理的目的在人而不在事；

　　——有彈性：應可因個人作用和需求的變化而調整；

　　——攜帶方便：管理工具應便于攜帶，隨時記錄與調整。

　　4、杜拉克時間管理法

　　現代管理之父杜拉克認為，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從他們時間開始。

　　——記錄時間（分析時間浪費在什么地方）；

　　——管理時間（減少用于非生產性需求的時間）；

　　——集中時間（在整段時間內的工作效率這大于在分散時段的工作效率之和。

　　5、生理節奏法

　　——注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事；

　　——注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內解決問題；

　　——該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，就多增加了1小時；

　　——成功=價值′速度2（S=V′C2）；

　　——E=MC2（能量=質量′速度2）；

　　——做最有價值的事（提升你做事的價值）；

　　——在單位時間內做最多的事（提升你做事的效率）。

　　秘書時間管理的方法5

　　1、每分每秒做最高生產力的事。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

　　2、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

　　3、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

　　4、學會說”不”.一旦確定了哪些事情是重要的.，對那些不重要的事情就應當說”不”.

　　5、時間的管理最重要的在于能夠集中自己的大的整塊時間進行某些問題的處理。

　　6、有計劃地使用時間。有的事情需要較長時間，有些事情可以順帶進行。

　　7、目標明確。目標要具體、具有可實現性。

　　8、將要做的事情根據優先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善于區分這20%的有價值的事情，然后根據價值大小，分配時間。

　　9、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

　　10、每件事都有具體的時間結束點。控制好通電話的時間與聊天的時間。

　　11、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候？將優先辦的事情放在最佳時間里。

　　12、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

　　13、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。必須學會如何讓重要的事情變得很緊急，是高效的開始。

　　秘書時間管理的方法6

　　一、制定時間安排表

　　這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預定時間表，在這個時間表里，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進行年終總結，列出這樣一個大的方向。二是每月預定時間表，在這個時間表里可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目了然。三是每周預定時間表，每周的時間表，要在下周一前完成，完成后請領導過目，征求領導的同意。在這個時間表里，可以記載員工的生日，代表領導對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細節一定要明確，例如這個會議是什么性質，是否要穿正裝出席，是否要發表講話。把項目的有關部門以及主要人員，一一列出，一遍突發情況，可盡快聯系相關部門。四是每日預定時間表，在每日預定的時間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。

　　二、利用80/20的法則進行管理

　　80/20法則是19世紀意大利經濟學家帕累托提出的一個法則，在19世紀的英國，他通過數據研究法現了一個奇怪的現象，社會財富極其的不平等，社會的財富流向了少數人的.手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續的研究發現，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發現在當時引起了不小的轟動。

　　同樣我們也可以運用這一原則來對時間進行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進行跟進，例如一個會議預計是半小時，結果一個班小時才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個環節出了問題，是準備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進行總結，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明確

　　對于處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收里的工作進行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環節中浪費時間，對于突發的時間要預留出時間，一遍事情發生打亂了一切計劃。對于領導安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進度，降低了工作效率。

　　最為合格的秘書，一定要對工作進行總結，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過于緊湊，對時間表進行不斷地變化和改進。依據自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經濟高速發展的今天，一定要體會時間管理的藝術，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節奏的社會中對時間進行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領導、公司服務。