WORD表格功能講解

時間：2024-09-30 05:01:26 曉怡 office辦公我要投稿

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WORD表格常用功能講解

　　Microsoft Office Word是微軟公司的一個文字處理器應用程序。它最初是由Richard Brodie為了運行DOS的IBM計算機而在1983年編寫的。下面是小編幫大家整理的WORD表格常用功能講解，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　表格是一種簡明、概要的表意方式。其結構嚴謹，效果直觀，特別是在制作網頁的時候，表格的使用是非常普遍的，因為它可以方便地實現圖文混排。利用Word 2000 編制網頁是初級用戶的首選，所以學會使用表格是一項基本的技能。

　　Word 2000 中表格的數據庫功能和計算功能很強大，它某些時候起到了代替Excel 和Access 的作用。

　　編輯Word文檔時，我們經常會用到表格。這時，充分利用Word 2000提供的一些“自動化”命令將會起到事半功倍的效果。

　　1. 多頁表格標題行快速設置

　　編輯Word文檔時，經常會遇到表格內容多于一頁的情況。為了方便閱讀，通常會將每頁表格的第一行設置為標題行。這時，只需選中已經設置好的第一頁表格上的標題行，然后執行“表格→標題行重復”命令，其他各頁表格的首行都會自動設置為標題行。

　　2. 表格中數值型數據按小數點對齊

　　為便于比較，我們經常需要將表格中的某一列數字按小數點對齊，可用如下方法：選中需要按小數點對齊的這一列，然后執行“表格→制表位”命令，此時彈出制表位對話框，在制表位位置中鍵入所需要的度量值，在對齊方式中選擇“小數點對齊”，前導符中選擇“無”，單擊[確定]按鈕，即可自動將選中列的數字按小數點對齊。

　　3. 表格中數據的排序

　　當我們在Word表格中需要將數據排序時，可用Word 2000提供的表格中數據的排序功能。具體方法是：光標定位到需要排序的數據列，執行“表格→排序”命令，此時，彈出排序對話框，在對話框中，選擇合適的排序依據、類型，及遞增還是遞減。然后單擊[確定]按鈕，表格中的數據排序即可按要求自動完成。

　　拓展：Word超級鏈接功能介紹

　　一、同一文檔內的超級鏈接

　　1.書簽是“紅娘”。假定在某一文檔的A個，需要快速跳轉到B處，可以讓書簽來當“紅娘”。

　　①將光標定在B處，執行“插入|書簽”命令，打開“書簽”對話框、，在“書簽名”下面的方框中輸入一個名稱，單擊“添加”按鈕返回。

　　②在A處，選中作為超級鏈接的文本或圖形，執行“插入|超級鏈接”命令（或直接按“Ctrl+K”組合鍵），打開“插入超級鏈接”對話框。先在“鏈接到”下面選中“本文檔中的位置”選項，然后展開“書簽”，選中剛才在B處建立的書簽名，按下“確定”按鈕。

　　提醒：在上述對話框中，除了鏈接到書簽上外，還可以鏈接到已經設置了樣式的標題上。

　　③以后，用鼠標單擊A處的文本或圖形，即可快速跳轉到B處。此時，“Web”工具欄自動展開，單擊工具欄上的“返回”按鈕，即可快速返回到A處。

　　提醒：如果一篇文檔中建立了多個書簽，若想快速跳轉到某個書簽處，可以這樣操作：執行“編輯|定位”命令（或直接按“Ctrl+G”組合鍵），打開“查找和替換”對話框，在“定位”標簽下，先選中“定位目標”下面的“書簽”選項，再按“請輸入書簽名”右側的下拉按鈕，選中需要跳轉的書簽名，按下“確定”按鈕即可。

　　2.目錄真方便。我們通常在較長的Word文檔前面插入一個目錄，然后利用目錄的超級鏈接功能實現目錄和正文間的快速跳轉。

　　①先將光標分別定位在文檔標題所在的段落上，再按“格式”工具欄上“樣式”框右側的下拉按鈕，在隨后出現的下拉樣式列表中，根據標題的等級不同，依次給相應的標題設置樣式,如“標題1、標題2”等。

　　②將光標定在文首，執行“插入|索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，切換到“目錄”標簽下，單擊“確定”按鈕，一個規范的目錄即刻插入到文首處，同時，系統在目錄和其相應正文之間建立了超級鏈接。

　　③單擊相應的目錄，就可以快速跳轉到相應的正文處，并展開“Web”工具欄，按工具欄上的“返回 ”按鈕，就返回目錄處。

　　二、不同文檔間的超級鏈接

　　1.鏈接到其他文檔上

　　選中作為超級鏈接的文本或圖形，打開“插入超級鏈接”對話框（），先在“鏈接到”下面選中“原有文件或Web頁”選項，然后按右側的“文件”按鈕，打開“鏈接到文件”對話框，定位到需要鏈接的文檔（通常稱為“源文檔”）所在的文件夾，并選中相應的文檔，按兩次“確定”按鈕返回。

　　以后單擊鏈接的文本或圖形，即刻啟動與“源文檔”相關聯的應用程序，并打開“源文檔”。

　　提醒：如果“源文檔”不是Microsoft Office家族的，請按“鏈接到文件”對話框的“文件類型”右側的下拉按鈕，選中“所有文件”選項。

　　2.鏈接到其他文檔的指定位置上

　　如果“源文檔”是Microsoft Office家族的，可以直接鏈接到文檔指定的位置上：打開“源文檔”，選中指定位置處的某些文本，執行“復制”操作，然后返回到Word文檔中，將光標定位在要建立超級鏈接處，執行“編輯|粘貼為超級鏈接”命令，上述選中的文本即刻被粘貼到光標處，并與“源文檔”指定位置上的文本建立了超級鏈接。

　　提醒：將鼠標指向已經建立了超級鏈接的文本，右擊鼠標，在隨后出現的對話框中，選“超級鏈接|編輯超級鏈接”選項，打開“編輯超級鏈接”對話框，在“要顯示的文字”后面的方框中，可以將原先粘貼的文本修改為你所需要的文本。

　　3.把鏈接的文檔嵌入Word中

　　如果“源文檔”是Microsoft Office家族的，若想將“源文檔”的內容直接嵌入到Word文檔中，成為其中的一部分，并且隨著“源文檔”的修改而自動更新嵌入在Word中的內容，可以采取此法。

　　執行“插入|對象”命令，打開“對象”對話框，切換到“由文件創建”標簽下，選中“鏈接到文件”選項，再按其中的“瀏覽”按鈕，打開“瀏覽”對話框，定位到需要鏈接的文檔所在的文件夾，并選中相應的文檔，按兩次“確定”按鈕，

　　提醒：此時，既可以雙擊嵌入的內容，啟動與“源文檔”相關聯的程序，直接對“源文檔”進行編輯操作，也可以單獨對“源文檔”進行編輯保存后，再打開Word文檔，讓系統自動更新嵌入的內容。

　　4.鏈接到其他應用程序上。

　　執行“工具|自定義”命令，打開“自定義”對話框，在工具欄上或菜單中選擇一個按鈕或菜單項，右擊鼠標，在隨后彈出的快捷菜單中，選“分配超級鏈接|打開”選項（），打開“分配超級鏈接”對話框，按右側的“文件”按鈕，打開“鏈接到文件”對話框，定位到需要鏈接的程序（如記事本程序——notepad.exe）所在的文件夾，并選中相應的程序文件，按兩次“確定”按鈕返回，并關閉“自定義”對話框。

　　提醒：除去Word外，在Excel中我們錄入內容的時候會自動生成這些鏈接，但這些鏈接并不是我們所需要的。

　　經過這樣的設置以后，就將選中的按鈕或菜單項與相應的程序文件建立了超級鏈接，點擊相應的按鈕或菜單項，就可以直接啟動相應的程序。此法不僅可以鏈接到其他應用程序，也可以鏈接其他文檔或文件夾上。

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