大型word文檔處理技巧詳解

時間：2024-06-15 11:42:18 office辦公我要投稿

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大型word文檔處理技巧詳解

　　Word給用戶提供了用于創建專業而優雅的文檔工具，幫助用戶節省時間，并得到優雅美觀的結果。那么下面小編來談談大型word文檔處理技巧。

　　1、Word打印設置技巧六則

　　一.逆頁序打印

　　如果你有一篇很多頁的文檔需要打印，按照Word中的默認設置總是從第一頁打印到最后一頁，所以整篇文檔打印完后是最后一頁在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊，十分麻煩。其實我們在打印前只要先在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中選中“逆頁序打印”，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，從而打印完后所有的頁是順序排列的。

　　二.打印同一文檔時使用不同的頁面方向

　　如果要在一篇文檔中同時使用豎向和橫向兩種不同的頁面方向，我們可先選中需要改變方向的文檔內容，然后選擇“文件”?gt;“頁面設置”命令，在彈出的“頁面設置”對話框中的“紙型”選項卡中設置所需的頁面方向，并在“應用”選項欄中選中“所選文字”即可。其實Word是在所選內容的前后各插入一個分節符，并僅對這一節中的內容進行頁面方向更改，從而實現了在同一文檔中使用不同的頁面方向。

　　三.避免打印出不必要的附加信息

　　有時在打印一篇文當時會莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中的“打印文檔的附加信息”下不選中相應的項即可。

　　四.打印含窗體的格式化文檔

　　利用Word中的窗體可以創建諸如統計表格之類的格式化的文檔，其他用戶可在文檔中特定的地方填寫相關的信息，而不能更改其他處于非填寫區的內容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔(即在填寫區還沒有填寫內容)來打印多份不同的統計信息，我們可以在“工具”—>“選項”—>“打印”選項卡中選中“僅打印窗體域內容”，這樣當在窗體中填寫完信息后，打印出來的將僅僅是所填寫的信息，而不是將整個統計表格文檔打印出來。

　　五.打印到文檔

　　如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進行打印，而正好這臺電腦又沒有配備打印機，我們可以在“打印”對話框中選中“打印到文檔”選項，在輸入文件名后即可生成一個后綴名為prn的打印機文件，在其他配備打印機的電腦上用這個打印機文件即可將文檔進行打印，即使那臺電腦上沒有安裝Word也行。

　　六.在打印預覽界面下編輯文檔

　　我們一般在打印預覽界面中通過放大和縮小來預覽文檔最終的打印效果，其實只要點擊打印預覽工具條中的“放大鏡”按鈕(使按鈕處于不按下的狀態)，就可以在打印預覽界面中直接編輯文檔了，而不用關閉打印預覽。

　　2、巧用Word分節符

　　在Word的6.0至Word 2002版本中，我們每次開啟一個新的空白文檔時，都可以在Word窗口的左下角發現"1頁 1節"的字樣。由此我們可以知道，在此文檔中，只包含一個"節"。那么，什么是"節"呢?

　　所謂的"節"，就是Word用來劃分文檔的一種方式。之所以引入"節"的概念，是因為我們在編輯文檔的時候，有時并不是從頭到尾所有的頁面都采用相同的外觀。例如，在某些文檔中，可能會使用較寬的表格，這時我們就希望這個帶有表格文檔的頁面可以進行"旋轉"，以便能夠取得更好的顯示效果。這時候就需要利用"分節"的技術，來控制某個特定頁面的版式屬性。本文就以Word的最新版本Word 2002為例，跟大家討論一下有關"節"的方方面面。

　　分節符所包含的信息

　　分節符可以包含以下信息: 頁面方向(橫向或縱向)、頁邊距、分欄狀態、縱向對齊方式、行號、頁眉和頁腳樣式、頁碼、紙型大小及紙張來源。

　　一、插入分節符

　　插入分節符的辦法為，選擇"插入"*"分隔符"，彈出"分節符"對話框(如圖1所示)。然后選擇合適的分節符類型，點擊"確定"按鈕即可。注意: 我們可以把分節符當作一種隱藏的代碼，它包含了所在的位置之前頁面的各種信息(注意:一定是其所在位置之前的，用戶在刪除分節符的時候，了解這一概念非常必要)。

　　二、讓分節符現形

　　插入了分節符之后，您很可能看不到它。因為在我們最常用的"頁面"視圖模式下，通常是看不到分節符的。這時，我們可以單擊"常用"工具欄上的"顯示/隱藏編輯標記"按鈕，讓分節符現出原形。

　　三、了解分節符的類型

　　在Word 2002中有4種分節符可供選擇，它們分別是"下一頁"、"連續"、"奇數頁"和"偶數頁"選項。下面就一一介紹各個分節符的具體作用。

　　在插入此分節符的地方，Word會強制分頁，新的"節"從下一頁開始。如果要在不同頁面上分別應用不同的頁碼樣式、頁眉和頁腳文字，以及想改變頁面的紙張方向、縱向對齊方式或者紙型，應該使用這種分節符。

　　連續

　　插入"連續"分節符后，文檔不會被強制分頁。但是，如果"連續"分節符前后的頁面設置不同，例如紙型和紙張走向等，即使選擇使用"連續"分節符，Word也會在分節符處強制文檔分頁。而"連續"分節符的作用，主要是幫助用戶在同一頁面上創建不同的分欄樣式或不同的頁邊距大小。尤其是當我們要創建報紙樣式的分欄時，更需要連續分節符的幫助。

　　當然，使用Word 6.0到Word 2002版本的用戶在設置報紙分欄時，并不需要手工插入分節符。用戶只需選定需要分欄的段落，然后選擇合適的分欄數量即可，Word會自動在這些段落的前后插入連續分節符。如果需要取消分欄，可以直接刪除相關分節符，這比重新設置分欄要容易得多。

　　奇數頁

　　在插入"奇數頁"分節符之后，新的一節會從其后的第一個奇數頁面開始(以頁碼編號為準)。在編輯長篇文稿，尤其是書稿時，人們一般習慣將新的章節題目排在奇數頁，此時即可使用"奇數頁"分節符。注意: 如果上一章節結束的位置是一個奇數頁，也不必強制插入一個空白頁。在插入"奇數頁"分節符后，Word會自動在相應位置留出空白頁。

　　偶數頁

　　"偶數頁"分節符的功能與奇數頁的類似，只不過是后面的一節從偶數頁開始，在此不再贅述。

　　改變分節符屬性

　　插入分節符之后，如果需要改變其屬性，無需刪除該分節符并重新插入新的分節符。您可以把光標放置在需要改變分節符屬性的"節"中(即分節符前面的任意位置)，然后選擇"文件"*"頁面設置"，在"頁面設置"對話框中選擇"版式"選項卡，在"節的起始位置"選項中，選擇新的起始位置即可。

　　四、刪除分節符

　　在需要對分節符進行刪除的時候，要注意分節符中所保存的版式信息影響的是其前面的文字，而不是后面的。這一點請大家一定要記牢，不然在刪除時容易選錯刪除對象，而把編輯好的文檔弄得面目全非。

　　如果需要一次性刪除文檔中所有的分節符，可以使用Word 2002的"查找替換"功能。在"查找和替換"對話框中的"查找內容"選項中填寫"^b"(這2個字符代表分節符)，也可以單擊"高級"按鈕，在"特殊字符"列表中選取"分節符"選項，并替換為空，然后點擊"全部替換"按鈕，文檔中所有的分節符即可全部刪除(如圖5所示)。

　　值得注意的是，在刪除分節符時，該分節符前面的文字會依照分節符后面的文字版式進行重新排版。例如，如果把一篇文檔分為兩個小節，第一小節分兩欄，第二小節分三欄。此時如果刪除它們之間的分節符，那么整篇文檔就會變成三欄版式。

　　五、利用分節符進行快速排版

　　分節符是排版的好幫手，不過它的作用可能并不局限于我們通常所想象的那些。例如，用戶可以把設定好版式的分節符保存在自動圖文集中，這樣在以后使用時，直接插入該自動條目即可，省去了許多繁瑣的排版工作。另外，如果需要在一個新的小節運用前面某個小節的版式(例如紙型及紙張方向等)，可以進入"普通"視圖模式，復制包含前面小節排版信息的分節符，然后把它粘貼到需要設定同樣版式的段落后。這樣，新分節符上方的文字也自動遵循同樣的版式。還有一點要提醒大家，如果您使用復制粘貼的方式復制或移動文字，而復制的文字中包含分節符，那么當該段文字被粘貼后，文檔中位于新粘貼文字前面的文字也將按新粘貼文字中分節符所規定的版式進行排列。另外，由于在Word文檔中，最后一小節的版式信息保存在文檔的最后一個回車符中，所以當把最后一段連同回車符復制粘貼到文檔的其他小節中時，最后一小節的版式同樣會影響所粘貼文字前面的內容。

　　3、Word文檔超級鏈接知多少

　　許多人可能發現，在使用Word編輯文檔的時候，有些輸入的內容會被自動變成藍色的帶有下劃線的"超級鏈接"，或稱作"超鏈接"，這是一種帶有顏色和下劃線的文字或圖形，單擊后可以轉向Internet中的文件、文件的位置或HTML網頁，或是Intranet上的HTML網頁。超鏈接還可以轉到新聞組或Gopher、Telnet和FTP站點。由此看來，在一般情況下，Word的這種自動功能無疑給我們編輯文檔帶來了不少便利。但是有時候，我們可能并不需要Word的這些"熱心"舉動，該怎樣靈活處理這些不同的情況呢?本文將與大家探討一下使用Word時有關超級鏈接的技巧。本文所依據的Word版本是Word XP，Word 2000或者Word 97的用戶也可以參考本文討論的方法，只是個別菜單和對話框的設置可能有少許不同。

　　一、關閉和開啟自動超級鏈接

　　有時候，在處理某類文檔時，不希望Word自動把Internet和E-mail地址自動轉換為超級鏈接，這時應選擇暫時關閉自動超級鏈接功能。您可以選擇"工具"*"自動更正選項"，在"鍵入時自動套用格式"選項卡中取消"Internet及網絡路徑替換為超級鏈接"復選框，單擊"確定"按鈕。

　　二、取消超級鏈接

　　當我們只是想取消某段特定文字或圖像的超級鏈接，并不想徹底刪除文字或圖像時，可以用鼠標右鍵單擊該超級鏈接，并在彈出的快捷菜單中選擇"取消超級鏈接"選項即可。

　　如果想一次取消文檔中所有的超級鏈接，則可以選擇"編輯"*"全選"(也可以使用組合鍵Ctrl+A)，選中文檔中的所有內容，然后按Ctrl+Shift+F9。不過需要注意的是，這個快捷鍵的功能是將所有的"域"，其中包括超級鏈接，轉換為普通文本。所以，使用時要慎重，確保需要轉換的文檔中不包含重要的域。因為一旦域被轉換成了普通文本，就無法自動被更新，并會因此產生錯誤。有關域的知識，可以參閱Word的幫助文件。

　　三、避免不完整的超級鏈接

　　有時，我們輸入的超級鏈接包含空格。結果是，一個地址還沒有輸入完整，剛一按下空格鍵，Word就把前半部分自動轉換成了超級鏈接。應該如何避免這種情況呢?

　　遇到這種網絡地址，我們在輸入的時候，應該用雙引號把地址引起來，這樣，當輸入完尾部的雙引號，再按下空格鍵時，這個中間帶有空格的網絡地址就能夠被正確地轉換了。需要注意的是，這里使用的雙引號應該是英文字符，而不是漢字的全角雙引號。

　　四、編輯、跟蹤超級鏈接

　　如果需要改變文檔中超級鏈接所顯示的內容，可以使用鼠標右鍵單擊該鏈接，選擇"編輯超鏈接"選項，打開"編輯超級鏈接"對話框。在"要顯示的文字"選項的文本框中輸入新的文字，單擊"確定"按鈕即可。

　　在"編輯超級鏈接"對話框中，我們還可以改變超級鏈接的地址，使它指向另外的網絡地址或本地文件。跟蹤超級鏈接的辦法是按住Ctrl鍵，同時用鼠標單擊該鏈接。

　　五、創建文檔內部的超級鏈接

　　當需要在一個文檔內部創建超級鏈接，以實現閱讀中的跳轉時，可以選擇以下3種方法:

　　(1). 拖放式編輯法

　　首先保存文檔，然后選擇特定的詞、句或圖像作為超級鏈接的目標，按下鼠標右鍵，把選定的目標拖到需要鏈接到的位置，釋放鼠標按鍵，在快捷菜單中選擇"在此創建超級鏈接"選項即可。

　　(2). 拷貝、粘貼法

　　有時，超級鏈接的起點和終點在文檔中相距較遠，使用拖放式編輯很不方便。這時，可以使用下面的步驟來創建超級鏈接。選擇超級鏈接的目標詞、句或圖像，按Ctrl+C拷貝選定內容，把光標移動到需要加入鏈接的位置，選擇"編輯"*"粘貼為超鏈接"即可。

　　(3). 書簽法

　　首先保存文檔，選擇特定的詞、句或圖像作為超級鏈接的目標，選擇"插入"*"書簽"，插入書簽時，需要為書簽命名，注意書簽名不能重復。命名后單擊"添加"按鈕，把光標移到需要添加超級鏈接的位置，選擇"插入"*"超級鏈接"，在"編輯超鏈接"對話框中單擊"書簽"按鈕，并在"在文檔中選擇位置"對話框中選擇特定的書簽，單擊"確定"按鈕即可。

　　4、處理大型Word文檔的命令和技巧一

　　在處理一般的Word文檔時，我們并不會特別注意到頁眉頁腳等功能。但是，對于大型文檔來說它們可都是無價之寶。好幾十頁的一篇東西，如果你把它打印出來之后搞亂了各頁的次序......天!想想后果吧。但要是有了頁眉和頁腳，重新按次序整理將非常Easy。

　　本文介紹Word 2000中一些對大型文檔特別有用的命令和技巧。這里討論的大部分內容同樣適用于Word 97，非Word的其他字處理軟件也提供類似的工具。

　　頁眉和頁腳

　　頁眉和頁腳允許我們把文檔標題和頁號自動加入到每一個頁。設置文檔的頁眉和頁腳時，你只需一次性輸入文字信息，這些文字信息就會出現在文檔的每一頁中。通常我們總是把文檔的標題放入頁眉(頁面頂端)，把頁號放入頁腳(頁面底部)。要訪問有關頁眉和頁腳的命令，請先選擇菜單"視圖/頁面"，此時文檔就顯示為打印輸出的分頁效果。

　　選擇菜單"視圖/頁眉和頁腳"，屏幕上就出現"頁眉和頁腳"工具條(如圖1)。開始時光標位于頁眉區域，它是一個帶虛線邊框的區域。要切換到頁腳區域，請點擊"頁眉和頁腳"工具條上的"在頁眉和頁腳之間切換"按鈕。再次點擊同一按鈕你將返回頁眉區域。

　　要為頁腳加上頁號，首先請切換到頁腳設置模式，然后雙擊插入頁號的位置，再點擊"頁眉和頁腳"工具條上的"插入頁碼"按鈕把頁號的域代碼插入文檔——此舉告訴Word頁號應該出現在指定的位置。如果你在應該顯示頁號的地方看到了域代碼{page}，這是因為你開啟了域代碼顯示，按下"Alt+F9"可以關閉域代碼。

　　高級頁號設置

　　在頁號旁邊加上文字和符號可以修飾頁腳中顯示的頁號。例如，你可以把頁號設置成"--第2頁--"這種形式。為此，你只需把文本加入到Word插入的頁號域代碼旁邊即可。另外，你還可以用鼠標選中頁號，然后任意為頁號設置文本格式，比如不同的字體大小和字體類型。

　　在單獨使用頁號的情況下，你可以把頁號調整為"第X頁共Y頁"這種形式。要實現這一點，請選擇菜單"視圖/頁眉和頁腳"，然后切換到頁腳區域。接下來不要點擊"插入頁碼"，而是選擇"插入自動圖文集/第X頁共Y頁"，"第X頁共Y頁"的域代碼就會出現在頁腳之中。

　　對于大型文檔(實際上是任何文檔)，我們還可以把文檔的文件名字插入到頁腳。具體方法是：選擇菜單"視圖/頁眉和頁腳"，切換到頁腳，選擇"插入自動圖文集"，然后從菜單選擇"文件名"。如果你希望文件路徑也一同出現，請用"文件名字和路徑"代替"文件"。

　　如果你覺得頻繁地選擇"視圖/頁眉和頁腳"菜單太麻煩，可以從Word的"頁面"視圖直接轉入頁眉或頁腳，從而跳過菜單選擇。方法是雙擊頁面的頁眉或者頁腳，頁眉或頁腳就立即處于編輯狀態。類似地，要返回文檔正文，你只需雙擊頁眉和頁腳之外的任意位置。

　　頁眉和頁腳的顯示分別由"頁眉"、"頁腳"這兩個樣式格式化。如果你想要為頁眉和頁腳設置自己的樣式，請選擇菜單"格式/樣式"，選擇你想要修改的樣式，然后依次選擇"更改/格式/字體"。修改字體樣式，完成后點擊"確定"。

　　對于大型Word文檔，我們常常希望取消第一頁的頁眉和頁腳(比如制作封面)。你可以按照如下步驟輕松地達到這一目的：在"頁眉和頁腳"工具條上點擊"頁面設置"按鈕，選擇"版式"選項卡，啟用"首頁不同"選項，然后點擊"確定"。要為文檔的剩余部分創建頁眉和頁腳，請移到第二頁，然后按照前面介紹的方法進行設置。

　　取消首頁的頁眉和頁腳之后，我們往往還要讓頁號從第二頁開始編號，即讓第二頁的頁號顯示為第1頁，徹底取消首頁或封面頁對頁號的影響。要實現這一點，請選擇頁腳，然后用鼠標選中頁號，再點擊"設置頁碼格式"按鈕。把起始頁號設置成0，然后點擊"確定"。這樣，文檔第二頁的頁號就變成了1。

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