秘書的基本定義

秘書的基本定義

　　秘書作為行政職能部門，承辦著“辦文、辦事、辦會”的職責，它的工作任務非常繁多而且要求細節化，那么秘書的基本定義你又了解嗎?一起來看看吧!

　　一、“秘書”應認定為是一種職務

　　這是針對學術界有人提到的秘書是一種職位、職業、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業或職稱上并非錯誤。但是界定在職務上更符合它的本義，最具實質意義。

　　二、秘書與領導者保持著盡小的空間

　　在“秘書”定義中，有不少關于秘書與領導空間位置的表述，大多為"秘書身處領導近身"等詞句。　應該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領導保持著盡小空間的事實。但是，這種表述不全面，因為它僅僅從物質空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著同樣接近的另一面。

　　三、秘書“以文字材料的處理為主要特征”

　　在傳統觀念中，秘書常常與秀才聯系在一起，什么是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以后，秘書學科的建立，人們在理性的高度努力作出科學概括的時候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把“制掌文書”與“事務處理”--一同作為了秘書的根本特征加以揭示。應當看到，這是認識上的一大變化，是客觀對象發展的及時反映。然而，從理論上和實踐中來分析，這一認識又存在著兩個問題。

　　一是按邏輯學分析，“制掌文書”與“處理事務”這兩個概念顯然不相互排斥，而是交叉。

　　二是從實際狀況看，“制掌文書”的表述不及“文字材料處理”的表述準確和全面。

　　三、秘書所做事情的全部是“信息和其他事務”

　　嚴密地說，秘書所處理的信息大部分也應歸屬事務工作的范疇;但還有一個層面，就是秘書的思想、智慧融入領導決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。

　　除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結果。究其原因，是秘書為領導者服務這一特點所致。

　　四、秘書是為領導者提供服務的行政人員

　　這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務性的，二是秘書服務的對象是領導者，三是秘書是行政人員。

　　至于秘書是“行政人員”的認定，實際上是對秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術類人員、管理類人員　(嚴格意義上的行政人員)，與體力勞動者區別開來;二是體現秘書工作是整個管理活動的組成部分的觀點。

　　基于定義“秘書”的幾個基本問題的如上認識，筆者認為，所謂“秘書”是一種職務，指與領導者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務服務的行政人員。

　　秘書的基本職責有哪些

　　基本職責：

　　1．接聽、轉接電話；接待來訪人員。

　　2．負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3．負責上司辦公室的清潔衛生。

　　4．做好會議紀要。

　　5．負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6．負責傳真件的收發工作。

　　7．負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8．按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

　　9．做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

　　10．每月環保報表的郵寄及社保的打表。

　　11．管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

　　12．社會保險的投保、申領。

　　13．統計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　14．管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。15接受其他臨時工作。

　　秘書做的事情都是很零碎的，說起來不重要，但是如果不及時、不花時間、不花心思是做不好的。這些雜事、瑣碎事、小事，事無巨屑，老板吩咐的事情都是頭等大事，千萬不要因為粗心而犯錯誤，這是最不值得的。這種粗心而犯的錯誤最容易讓老板留下深刻的印象，而從忽略你以前可能做過的一百件好事。

　　老板的公事，甚至私事都要記在心上，千萬不要因為自己的失誤而錯過了老板的一個約會或者提醒。不要因為自己是董事長秘書了就覺得自己了不起了，你只是老板的傳聲筒，不要加上自己的主觀意志強加于人，記得和其他部門經理、小職員打好交道，不偏不倚、四通八達才是做人之道。做秘書的工作永遠沒有盡頭的，耐心、心細就可以做好事情。

　　（一）綜合性

　　領導工作是全面性的工作，其所涉及的管轄范圍的深度和廣度就決定了秘書工作的紛繁復雜特性。

　　（二）服務性

　　為領導工作服務，是文秘工作的永主題，對上級的合理要求來通過自己努力工作來滿足，并在具體的工作過程中表現出來。

　　（三）事務性

　　辦文、辦會、辦信（電）、收發公文、撰寫文稿、轉接電話、接待來訪、安排日程、上傳下達等，周而復始，大多是以辦事形式表現出來。

　　（四）政治性

　　堅持黨的路線，方針和國家的法規法令，因而文秘人員應具有政治敏銳性和判斷力。

　　（五）機要性

　　文秘人員在領導身秘書工作的角色特點：邊工作，為領導服務，接觸重要文件，經管機密，絕密事項，參加有關會議，提前知道某些重要決定和信息，這種機要性，要求有保密意識，遵守保密紀律。

　　（六）服從性

　　辦任何事情，處理任何職務，都只能根據領導的意圖和指示精神，而不能擅自做主決定某項任務。

　　秘書的七種角色：

　　概括地說，秘書的基本角色就是領導的助手，基本職責和作用是協助領導開展領導活動和商務活動。實行組織和社會管理。秘書與領導關系式秘書最重要、最基礎的社會關系。

　　（一）領導的助手

　　在領導的授意下處理事務

　　（二）領導的幫手

　　可以處理在單位領導與領導發生的有關部門活動

　　（三）領導的腦筋

　　是領導的咨詢人員和決策參謀，秘書的思維往往是領導思維的前導和補充。

　　（四）政策活動中的紐帶

　　在上級與平級、下級在領導與員工的關系中，秘書是傳達文件和溝通的關鍵。秘書負責溝通政務渠道，加強聯系，使上情下達，下情上傳，起到橋梁和紐帶作用。

　　（五）決策中的監督員

　　在領導的決策、決定頒布實施以后，秘書具有負責、檢查、督辦、催辦落實的義務和權利。

　　（六）領導的資料庫

　　秘書具有搜集、掌握、儲存經濟、行政社會方面的信息，及時向領導提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作相關資料的責任。

　　（七）領導的隨員和具體事務的組織者。秘書是領導的組織者，在正式活動場合，要做好領導的隨員，在公關形態的表現中領導活動和事務活動，比如：宴請，接待來訪，應酬等。

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