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跟單員知識輔導：外貿跟單
外貿跟單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協調管理工作，把信息及時地在兩者之間進行反饋。下面一起和小編來詳細了解一下外貿跟單的分類和流程！
跟單員知識輔導：外貿跟單
一、 外貿跟單與外貿跟單員的定義
(一)外貿跟單的概念：是外貿行業一個細分的從業崗位，也是外貿公司內部各部門之間、外貿公司與生產企業，外貿公司與客戶、生產企業與客戶之間聯系與溝通的橋梁。
(二)外貿跟單員的概念(Quality Controller,QC)
1、定義：外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂后，依據相關合同或單證對貨物生產加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易合同的外貿從業人員。
而外貿跟單中的“單”，則是指企業涉外合同或信用證項下的訂單。與單證員的單不同。
2、定位：
外貿跟單員是協助外貿業務員開拓國際市場、推銷產品、協調生產和完成交貨的業務助理。
二、外貿跟單的分類
1、按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。(重點)
前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止;
中程跟單是指跟到裝船清關為止;
全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止;
2、按商品類別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。
3、按企業性質可分為生產型企業的跟單和貿易型企業的跟單
4、按具體業務環節分，可以分為運輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產跟單、樣品跟單
5、根據貨物的流向，可以分為出口跟單和進口跟單。
不管如何分類，外貿跟單的目標都是相同的：按質、按量、按時將訂單項下的商品交到采購商手中。
三、外貿跟單詳細流程
1.客戶下訂單。
2.電傳工廠安排貨物確定產裝時間。
3.安排船期訂艙:(如果是送貨要寫送貨通知書)。
4.電傳標簽到工廠。
5.訂艙，托書傳真貨代。
6.核銷單備案:(電子口岸備案)
7.將報關單據在合理日期寄送給貨代:(一般先郵寄報關委托書和核銷單，記下核銷單號碼，其余 資料可以傳真)(合同，核銷單一式三聯，發票，裝箱單，報關委托書1份，報關單2份<;自己填寫1份，空白1份)。
8.辦理保險并審核確認:(開船之前;投保金額不留小數，有小數的均進一位。)
9.提單審核確認:(臨近裝船時;非正式的，要顯示集裝箱號，得知船名航次，審完單后要求出正本。)
10.辦產地證:(開船之前;產地證打印)在貿促會辦理登記蓋章。
所需資料:一般原產地證書/加工裝配證明書申請書，原產地證，商業發票。產地證日期應與發票簽發日期一致。
11.包裝申明繕制。
12.提單寄到后做客戶單據:發票，裝箱單，B/L，原產地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書，包裝申明。
13.催款。
14.外匯申報:(銀行通知有外匯進賬，填寫涉外收入申請表到銀行國際結算中心辦理，根據貸記通知單補填單號，拿貸記通知單。)
15.核銷:(先到銀行國際結算中心水單，補填相應的核銷單號碼后經銀行蓋章。)
收匯核銷所需資料:
①核銷單
②報關單(核銷專用聯)(已蓋章)
③銀行結匯水單
④出口收匯核銷報告表(一式兩份)
到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯出口收匯核銷報告表(已蓋章)，核銷單(已蓋章)，在相應的核銷單核銷專用聯，退稅專用聯上加蓋"已核銷"印章，將正常核銷資料退還并由經辦人在(出口收匯核銷報告表)上簽收。
16.叫工廠開增票:(開過的增票要去稅務局認證，蓋已認證印章。)
17.出口退稅:
所需資料一份:
①申報出口退稅資料交接表 2份
②外貿企業出口退稅匯總申請表
跟單具體步驟
第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復印一份，正本留自己保存。）給打樣室進行打樣。
第2步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。
第3步：客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。
第4步：根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其制作工藝流程。
第5步：之后將合同傳給財務部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。
第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。
第7步：及時反映工廠在生產過程中的問題，并和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議后，將結果通過工作聯系單將變更要求傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。
第8步：快出貨時，聯系貨代。做報關單據。并提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能及時出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。
第11步：到核銷單等相關單據回來后，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。
以上所有自己保存的單據按合同和客戶編號先后順序進行分檔管理。
外貿跟單的注意事項
在外貿跟單過程中，要做到“認真”和“多走一步”。
一、做到“認真”
1、明確“認真”的必要性。認真的工作對應好的結果，不認真跟進客戶是對公司資源的浪費。
2、全面熟悉公司產品，報價，制樣，訂單審批，生產，質檢，驗貨，出貨流程，信用證風險。這是為客戶提供專業服務的基礎。
3、每一天上班時明確當天的工作，下班前回想一天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。
4、在所有日常與客戶溝通中使用正規商務信函格式及公司規定的簽名。也不允許出現一句話式的回復（完全無商務信函的格式）。
5、在收到客戶信函時第一時間進行回復。不能給予明確回復時，發送“信函收到”的確認函并確認可以為客戶提供明確回復的時間。即保證溝通的雙向性。
6、最少次數提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通盡量多的細節以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對產品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務。
7、樣品完成后，業務人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。
8、給客戶的承諾必須全力來實現。當出現不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認給客戶，以保證每一個承諾的實現。并與上級溝通處理結果的原因。
9、了解訂單生產排程，定期對訂單產品質量進行跟進。
10、公司只有“我們”，沒有他們。客戶提出的所有問題就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發現并不是想象中那么難。而且實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。
11、必須了解基本的商務禮儀，在溝通、跟進過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機；客戶的快遞帳號的每一次使用都必須經過客戶的允許；對產品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。
二、在服務上“多走一步”
1、宣傳公司網站，充分利用公司網站。讓客戶通過網站來了解公司，會節省很多時間。
2、做到十一個“主動”，主動介紹公司服務及產品，主動（定期）與客戶保持聯系，主動索取客戶快遞帳號，主動提供快遞單號，主動提供樣品產品圖片，主動索取及確認外箱嘜頭，主動提供訂單生產進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，主動要求客戶提供訂單產品質量反饋，主動向客戶推薦公司新產品。“主動”在行動比客戶早。
3、從每一個微小的細節為客戶提供最完善的服務，降低公司與客戶的貿易風險。在與每一個客戶溝通過程中，維護公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發。
4、完成自身職責范圍內工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應記錄。組成互愛互助的業務團隊。
5、在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。
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