采購的具體流程

時間：2024-09-09 03:27:34 采購師我要投稿

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采購的具體流程

　　作為一個采購人員，采購的流程是必須要熟悉的，yjbys小編下面為你整理了采購的詳細流程，希望對你有所幫助。

　　1、尋找合格供應商

　　(1)索樣詢價

　　為使公司能采購到適價的零件，采購課采購員需隨時收集自行車零配件相關工廠的供應信息，當公司有需要時，應向相關廠商進行索樣并詢價。此時需填寫《樣品單》及《詢價單》。

　　(2)樣品確認

　　樣品索回后，需即時開具《樣品零件確認單》交給產開課進行樣品確認，以判定該廠商的產品是否符合我司要求。

　　(3)廠商報價

　　判斷合格的供應商，需根據本公司的付款條件、品質要求、交貨時間等，要求供應商報最優惠價格。

　　(4)確認報價

　　采購經理依據同種產品的市場價格，對廠商的報價進行確認回簽，然后交采購課長輸入公司ERP系統價格庫。供應商的報價原件由采購經理保存，復印件發給財務作為對帳和結算的依據，并抄報總經理備案。

　　(5)合格供應商確認

　　當上述步驟完成后，將該供應商的相關信息登記入《供應商審核表》交相關部門審核。若審核通過可將該廠商列為我司合格供應商，將其列入公司《合格供應商名錄》。以后每隔半年，對該供應商進行考核，并將結果記錄于《供應商評核表》。

　　2、采購訂單管理

　　(1)下采購訂購單

　　接到《訂購書》后，采購課長根據訂購書客號、車型找出相對應的《用料明細表》，確認資料無誤后，將訂購書及用料明細轉給采購員下單。各采購員在接到資料后，進入公司ERP系統，查詢業務、生管是否已在ERP中過帳，待其過帳后，采購方能在ERP中下采購單。采購下單時，需在訂購單上詳細標明訂單號如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位為HK下發的訂單編號,第五位為年,6、7位為月份,后四位為流水號，流水號由各采購員掌控)。采購員在下單時，需查倉庫有無庫存料件和半成品(若有庫存，需扣庫存數，同時需填寫《零件代用通知單》交于研發部檢驗是否可代用)，采購訂單應在2天內發出。

　　(2)審核規格、價格

　　采購課長依據《訂購書》及《用料明細表》對各采購員所下的《訂購單》的內容(即：規格、數量、價格、交期)進行核對，核對時需再次掌控是否已消化了庫存料件，核對完成后轉至采購經理核準并在ERP中過帳。采購課長需將各采購員所下的訂購單內容總結在公司服務器/到料情況查詢/《零件到料掌控表》中，供其他部門查詢。

　　(3)FAX訂購單

　　經采購經理核準完的《訂購單》，統一交由文印室FAX給供應商。

　　(4)跟催回傳訂購單

　　FAX完后的《訂購單》，交由各采購人員。各采購員將各自負責的零件資料進行整理，在《訂購單》FAX后1小時內應打電話給廠商，確認訂單是否有收到，三日內需接到供應商的回傳訂單，若未接到，需主動打電話詢問訂單是否有變更等事宜。

　　(5)延遲交期通知業務

　　采購員在接到廠商的回傳單后，需確認廠商所回傳的內容有無更改。若廠商回傳的交期確認OK，采購員可記錄下來，資料即可歸擋;若廠商回傳的交期有延誤，這時需協調廠商以達到共識。在協調達不到共識時，應即時填制《品質交期異常反饋表》，知會業務部經理或相關跟單業務員，以便及時通知客戶。采購需在下單后一星期內回復業務訂單的交期是否有問題(業務人員可在公司服務器/到料情況查詢文件夾中隨時能查到)。

　　(6)訂購單的整理、歸檔

　　采購員在接到文控中心FAX后的訂購單后，需將原始訂購單整理后歸檔在各廠商的資料夾中。

　　3、催貨

　　(1)到交期前聯絡廠商

　　采購員根據自己的資料，在零物料交貨期的前三日需主動打電活給供應商，了解零物料的進度，以便及時調整。

　　(2)跟進料件

　　采購員在將零物料跟催進倉庫后，需及時了解所到的零物料是否合格。料件合格入倉后，采購動作方結束，料件不合格，需在第一時間給予處理。

　　(3)物料挪用

　　當訂單所需物料無法及時到貨，且倉庫有其他訂單的相同物料時，采購可填制《物料挪用單》，經資材部經理批準后，交倉庫進行物料挪用。

　　4、五金件(零星物件)采購

　　(1)接采購申請單

　　采購員在接到各部門開出的申購單后，應報請采購經理批準，貴重物品應報請總經理批準后，方可實施采購。