采購部一年來主要工作內容

時間：2024-09-02 08:41:50 采購管理我要投稿

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采購部一年來主要工作內容

　　引導語：采購部一定要改變思維，主動尋找并優化商品結構，要把采購的力度進一步推進。下面是yjbys小編為你帶來的采購部一年來主要工作內容與成績，希望對大家有所幫助。

　　采購，是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。

　　采購的分工會因公司制度會有所不同.最普遍形式是按照采購業務分為:直接采購和間接采購:直接采購就是生產采購,主要負責生產需求物料或產品;間接采購包括行政采購和客戶配套部分.目前我從事的是生產采購的工作,我們公司將生產采購細分為:前期采購(IP)和后期采購(POC),即:Sourcing 和采購跟單.從分工的角度來看,兩個職位的工作形成承前啟后的關系.

　　采購前期的工作主要包括:供應商開發,供應商管理,成本分析:

　　供應商開發:首先在供應商的選擇上面,必須有針對性:產品種類,公司規模,制作能力,品質管控體系.在初步對供應商進行篩選后,我們將有專門的團隊對工廠進行全面的審核,其中成員包括:采購,SQE,PE;如果有客人特別要求,我們也會陪同客人參與供應商審核。

　　在公司規模方面，并不是公司規模越大越好，一般而言，公司規模龐大，流程都比較復雜，靈活性不夠，將不利于后續工作上的配合;而且公司規模大，銷售額會比較高，對客人的定單需求大;而且公司會按照客戶的每年的定單額來進行定位;定單量相對少的客人的重視程度就會較低，在服務方面將會大打折扣。品質體系方面，供應商必須有獲得相關的質量認證，譬如：ISO9001，ISO/TS16949等,還有供應商QA的作業指導書是否規范,執行到位.

　　供應商管理:針對以上各方面審核合格后,供應商必須簽訂我們公司的采購協議和環保協議才能算是我們的合格供應商.,此協議是作為買方從法律的角度來確保自身的合法權利不受到損害,所以每個公司都特別重視.協議內容包括:

　　1.交貨條款;2質量條款;3.物流及出貨條款;4付款條款;5保密條款;6索賠條款等.

　　我們在與供應商簽定協議過程中,有些條件需要單獨提出來討論的:

　　譬如,付款條件;我們協議中要求所有供應商必須接受按照AMS 90day付款,但是我們都會要求供應商做AMS120Days;

　　結算方式：由于人民幣升值的關系,我們都要求供應商外幣結算(USD，HKD，EUR)。

　　外幣結算又涉及運輸方式，運輸方式基本有兩種：轉廠和香港交貨。轉廠全稱為深加工結轉，國內直接交貨。有供應商不愿意承擔運輸費用和風險,就要求按照EX-W,當然國內供應商一般很少見,國外供應商居多.香港交貨一般是供應商不能做轉廠的，就必須將貨物出口到香港指定貨艙，我們再將貨物從香港進口到工廠，即：香港一日游。另外，如果供應商對我們的協議有異議，可以在協議上附加條款。原則上這種做法是不接受的。除非一些是客人的指定供應商。

　　協議簽定后，供應商代碼會在系統中產生。此公司就暫時為我們的合格供應商。至于后續能否繼續維持合格地位，取決于后續供應商的在供貨，品質等方面的配合;否則，我們將會取消此供應商的資格。

　　成本分析:

　　至于成本分析這一部分，是每個公司采購員工作的重中之重;也是做為采購員績效的考核關鍵;是公司的利潤源泉之一。每一個新產品在采購之前都必須經過詢價，比價，議價的流程。

　　詢價：我們將新產品的齊全資料(圖紙，Gerber等)同時提供給幾家不同的供應商報價，也就是貨比三家，然后選定一個或者兩個價格合適的供應商進一步溝通。在與供應商討價還價之前，負責相關產品的采購員必須對每個產品的市場價格行情都有大概的了解，這樣我們在與供應商的議價時心中就有了尺度，才不會被供應商忽悠。如何能從供應商那里拿到一個最優惠的價格，這就取決與采購員的談判技巧和方法。譬如：可以告訴供應商后續的用量，用量越大，單價就會越優惠,或者可以讓供應商提

　　供階梯報價：

　　1PCS $2.00/ea

　　100PCS $1.80/ea

　　1000PCS $1.5/ea

　　一般而言，采購單價并不可能是從一而終：

　　例如市場行情的變化，原材料價格的波動，都是我們關注的重要信息，如果材料成本降低，我們必須要求供應商Cost down，單價要與市場接軌;

　　定單量變化：客人每個月/年的需求量翻倍，那么就有必要要求供應商降價了.

　　至于其他的途徑，那就是八仙過海，各顯神通!

　　明確了方向后，必須要制定計劃和樹立目標，不至于太過于盲目從事。譬如：Q1將計劃為公司節省多少成本;2011年可實現多少利潤等等。

　　以上介紹了采購前期的工作主要內容，只有這些前期工作做好了，后續工作才能順利展開：訂單管理

　　1.每周一將MC提供的物料需求計劃(PR)在ERP系統中轉化為合格供應商的PO,仔細將PO與PR核對后交IP審核供應商及單價;經IP審核后的PO再交經采購部主管再次審核并簽批字 (下達給供應商的PO,必須由采購部主管簽批方可有效).POC將采購部主管簽批的PO下達給供應商后交財務總監簽批并存檔;客供物料,由POC在MRP系統中轉化為PO,由MC直接跟蹤到料.

　　2.POC將PO下達給供應商后,必須與供應商確認PO的交期并要求供應商48小時內書面回復交期,如果供應商的交期不能滿足PR的需求日期,POC應反饋給MC確認可否接受,如果MC不能接受供應商回復的交貨期,在L/T足夠的情況下,POC可以要求供應商必須按PO交期交貨;反之,POC也需結合公司的實際生產日期要求供應商給出最好的交期!如果經過MC確認同意供應商回復的交貨期,則依照此交貨跟蹤到料;

　　3.供應商交貨為了確保準時到料,POC必須每周與供應商確認所有的OPEN PO之交期，也就是每周發出的PO Reschedule.其中包括：取消定單，推后定單交貨，提前定單交貨。

　　4.到料分按PO要求交期到料和按“W+3提貨計劃”到料，對于按PO交貨部分,POC必須嚴格要求供應商按PO的最新交期準時到料; 按 “W+3 提貨計劃”到料的部分,POC須星期三與供應商確認“W+3 提貨計劃”交貨狀況，并回復給MC;如供應商不能滿足提貨需求，則要求其給出最快的交貨時間，并將物料的最新到料時間反饋給MC.如供應商回復能按 “W+3提貨計劃”交貨,則POC需通知供應商于下星期一將貨送到指定地點.(貨交香港部分,詳見進口業務作業指導書)

　　5.每星期四按照“ Wishplan”需增加的數量、交期與供應商確認是否能滿足，并于上午10:30之前將《WISHPLAN CONFIRMATION》回復MC。

　　6.每星期五將FORECAST定期轉給各供應商,并與之確認其產能是否能滿足我公司FORECAST所需要的數量.部分采購周期長的供應商需按FORECAST準備原材料/適當成品庫存,POC需要求備成品的供應商必須定期提供其成品庫存數,當客戶的訂單數量變化時,POC要及時通知供應商減少或取消其庫存備貨.

　　7. 當MC對物料到料期作調整時,POC需要求MC提供需變更交期物料的Reschedule

　　list,由POC與供應商確認后并反饋給MC.

　　8. POC按照MC定期(一次/周)提供的不良品報表,要求供應商退/換貨并跟蹤.來料不良品，POC根據由品質部主導的每天的MRB會議結果，迅速處理;關于呆料的處理;MC會每月提供一次報表,POC需

　　與供應商協商處理.

　　付款

　　供應商的貨款支付條件有：預付(T/T In advance),月結(AMS)，貨到付款(C0D)以及貨到多少天付款(Net)。這些條件都是前期采購已經與供應商協商好的。當然后續我們還是有機會獲得更好的付款條件，譬如：預付款變成月結;月結30天變為月結60Days等等。這些目標能否達到，就取決于我們的是否能夠按時間付款。所以對帳的及時準確很重要。

　　月結

　　供應商每個月交完貨后就要定時安排對帳請款，時間一般按照每個公司的月結日開始計算。譬如：我們公司的月結日是每個月20日。那么我們與供應商的對帳就必須在21日至31日(28日/30日)期間完成，包括提供對帳單和正本發票，否則貨款就得順延一個月。

　　對帳的目的是確認供應商交貨記錄與我們公司的收貨記錄一致，避免多付款或者漏付款問題。主要確認的內容：1.定單號; 2.料號;3.數量;4.單價;5.金額。

　　以上問題確認OK后，供應商就可以提供發票給到財務請款，到期后準時安排付款。

　　預付款

　　如果是預付款，采購員定單發出后，就需要著手安排付款。正常來說，交貨前一個星期申請即可。供應商在接到我們的定單后，會提供一份形式發票給到我們請款。外幣交易都會涉及到兩種發票：形式發票和商業發票;形式發票是非正規發票，我們只是用于申請預付貨款。商業發票就是交易完成后提供的發票，月結付款一般就是使用這種發票。

　　形式發票，定單，預付款申請單，三樣齊全就可以申請付款。

　　供應商扣款：

　　供應商在與我們生意來往中，經常會出現以下情況：

　　1. 不能按時交貨，影響生產計劃，造成生產線損失(L0SS Time);

　　2. 來料有品質問題，影響生產部門產能減少造成的損失;譬如：返工費用。

　　3. 生產線成品報廢，所導致造成的損失。譬如：PCBA報廢。

　　誰去計算這些費用?

　　以上這些損失費用是經過多方確認責任后做出的決定，如果是由供應商承擔的，我們就必須從供應商貨款中扣除。財務一般是根據我們提供的Debit Note 從應付貨款中扣除響應的金額。這個Debit Note是有采購部門發給供應商，由供應商確認簽字蓋章回傳。

　　所謂Debit Note就是借項通知單：買方開給賣方的，由買方從賣方的貨款中扣款;

　　另外：Credit Note就是貸方通知單：是由賣方開給買方的，買方收到賣放的CN后就可以直接扣款。

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