醫院檔案歸檔制度

醫院檔案歸檔制度（通用8篇）

　　現如今，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編收集整理的醫院檔案歸檔制度，希望對大家有所幫助。

　　醫院檔案歸檔制度 篇1

　　一、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議記錄、會議紀要、病例等。

　　2、上級機關發來的與本醫院有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等材料。

　　3.醫院對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　4、醫院的請示與上級機關的批復。

　　5、醫院反映主要職能活動的報告、總結。

　　6、醫院的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報等。

　　7、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　8、醫院干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件。

　　9、醫院的歷史沿革、大事記及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等檔案歸檔制度

　　二、檔時間

　　1、醫院文書檔案是由歸檔單位(部門)將本年度辦結的文件材料于次年一季度歸檔。

　　2、科研、建設項目文件材料在項目鑒定或竣工驗收三個月內歸檔。

　　3、設備儀器文件材料在設備儀器開箱驗收登記或安裝調試后一個月內歸檔。

　　4、醫院檔案在會計年度終了之后，暫由會計機構保管一年后歸檔。

　　5、聲像、榮譽檔案可結合本醫院實際情況確定歸檔時間

　　三、歸檔份數

　　1.本醫院制發的規定、規章、辦法等，可歸檔兩份。其中一份按整理規則要求歸檔保存;另外一份與其他所有的同類文件，按文件字號順序或按類別裝訂成一套文件匯編。

　　2.本醫院形成的錄音、錄像、磁盤、光盤等載體形式的文件材料，應歸檔兩份以上。其中一份作為母盤保存，不提供利用;另外一份或兩份作為考鋇盤用于日常使用。

　　四、歸檔要求

　　1、歸檔文件材料必須為原件，一般一式一份(套)。

　　2、歸檔紙質材料的同時，相應的電子文件一并歸檔。

　　3、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確。齊全是指按照歸檔范圍應歸檔的.文件材料全部歸檔;完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批復件、轉發件與被轉發件、榮譽檔案與說明榮譽檔案的通報等文字材料、紙質件與電子件齊全;準確是指歸檔文件材料內容真實，簽署和用印符合文書工作規范，紙質件與電子件內容相符。

　　4、歸檔文件材料的載體和字跡須符合耐久性要求。裝訂應使用不易生銹材料。

　　5、醫院檔案在歸檔前要對破損、缺頁、裝訂不牢固的帳冊進行修補和重新裝訂。對未了結的債權債務憑證和原始單據要抽出，由醫院某機構單獨保管，待了結后再歸檔。

　　6、醫院建設項目文件材料按照《醫院歸檔文件要求與整理規范》進行整理后歸檔。

　　7、個人獲得的獎杯、獎狀、獎章、證書等，根據自愿原則，獲獎者可以將原件移交給本單位檔案部門保管，也可由檔案部門采取對原件復印或復制方式進行存檔

　　五、歸檔責任

　　1.各部門要對本部門歸檔文件材料的完整性、準確性、系統性負責，任何部門或個人都不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒不歸檔。

　　2.檔案部門或檔案人員負有對本單位文書部門和業務部門文件材料形成、積累、整理和歸檔工作檢查、指導的責任。

　　3.應歸檔的文件，由文書部門或業務部門按其業務范圍收集齊全，并指定人員負責保管和整理，定期或隨時移交檔案部門或檔案人員集中管理。

　　4.要將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入相關工作計劃，確保文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與各項業務工作同步進行

　　六、歸檔手續

　　各科室整理歸檔后按規定移交綜合檔案室，并履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，一式二份，雙方各存一份，以備查考。

　　醫院檔案歸檔制度 篇2

　　一、醫院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統一由辦公室專人實行歸檔規范管理。

　　二、醫院收文程序是：各科室在接收到相關文件（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，統一由辦公室保存，相關科室保存復印件。

　　三、醫院發文程序是：各承辦科室根據院領導批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對后交辦公室把關，并統一編號，統一印制。凡未經分管領導或院長簽發的文件，辦公室不予編號；文件印制必須規范、清晰、整潔，蓋章后，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔保存。

　　四、擬文科室要注重提高公文質量，格式規范，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的.文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷毀。

　　五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關帶回的文件，及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經辦領導允許，各股室不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。

　　六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的范圍及用途，經院長或分管領導批準后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱后及時歸檔。

　　七、嚴格遵守保密紀律。各種秘密文件、檔案、統計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守秘密。需銷毀的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷毀。

　　八、對違反保密紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重后果的，要追究其法律責任。

　　醫院檔案歸檔制度 篇3

　　一、對未歸檔會計資料進行日常管理。

　　（一）要求對各崗位記帳憑證的編號、整理、裝訂等，提出規范化要求。

　　（二）每月終了，要整理各個崗位的會計憑證和資料，集中保管。

　　（三）年終辦完決算后，應按《會計檔案管理辦法》的要求，將全年的會計資料收集齊全，并做好整理、裝訂、編號登記、分類及歸檔等工作。

　　二、進行會計檔案的管理。

　　（一）調閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續。凡屬本單位人員調閱會計檔案，要經會計主管人員同意；外單位有關人員需調閱會計檔案，要有正式介紹信，經會計主管人員或單位領導同意，并登記調閱檔案名稱、日期、調檔人單位和姓名、調檔的事由及歸還日期等。

　　（二）負責以保存期滿的`會計檔案進行銷毀工作。對保管期滿的會計檔案，要按《會計檔案管理辦法》規定，由財會部門會同檔案管理部門或管理人員共同鑒定，報經上級主管部門批準后，進行處理。對需銷毀的會計檔案，要填寫'會計檔案銷毀清冊'。銷毀時，由單位領導指定檔案管理部門和財務部門共同派員監督，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。'會計檔案銷毀清冊'要長期保存，以便備查。

　　（三）會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復印留存。

　　醫院檔案歸檔制度 篇4

　　1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業務資料，必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規定，進行科學管理，妥善保存，存放有序，查找方便。

　　2、財務處的全部會計檔案，由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊，財務處長（或指定人員）負責保管一年，一年后移交檔案室保管。

　　3、對記賬憑證，應在每月終了10日內按編號順序裝訂成冊，裝盒保存。

　　4、每年終了20日內，要將全年所有賬簿集中整理，裝袋保存，將所有會計報表按順序裝訂成冊，妥善保存。

　　醫院檔案歸檔制度 篇5

　　1、會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，必須嚴格執行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。

　　2、單位每年形成的會計檔案，由財務科負責整理立卷，裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年。期滿之后，編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。

　　3、會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

　　4、各種會計檔案保管的.期限：

　　（1）5年保管期：會計月、季報表

　　（2）15年保管期：總帳、明細分類帳；原始憑證和記帳憑證；會計移交清冊

　　（3）25年保管期：現金日記帳、銀行存款日記帳

　　（4）永久性保管期：會計年度決算報表；會計檔案保管，銷毀清冊；職工工資及獎金發放清冊。

　　5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務科共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。報領導批準后方可銷毀。銷毀時，應由檔案室、財務科共同派員監督。監銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告領導。

　　6、會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復留存，以便備查。

　　醫院檔案歸檔制度 篇6

　　1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　（1）會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　（2）會計記帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿。

　　（3）財務報告類：月度、季度、年度報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　（4）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　2、會計檔案每年形成，由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管兩年（會計機構內部指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案）。期滿后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的.第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規定執行。

　　4、會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　5、保管期限滿的會計檔案，可以按以下程序銷毀：

　　（1）由會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　（3）銷毀會計檔案時，由會計機構派員監銷。

　　保管期滿但未結清的債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　醫院檔案歸檔制度 篇7

　　一、歸檔范圍

　　1、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。

　　2、重要的會議紀要，醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。

　　3、醫院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。

　　4、醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。

　　5、醫院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。

　　6、醫院重大事跡的.照片、音頻影像材料等電子數據。

　　7、醫院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。

　　8、醫院各項論文雜志、學術、科教資料。

　　9、醫院的各項材料，包括但不限于醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。

　　10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。

　　二、歸檔時間

　　1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。

　　2、每月最后一日為檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交于各檔案管理人員處。

　　3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫院辦公室上交統一的檔案匯總報告。

　　三、歸檔條件

　　1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應統一歸檔名稱)

　　2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內容。

　　3、合同、協議類文件應符合醫院關于合同、協議的簽訂標準，需要加蓋公章的原件，如合同內容有修改，應注明修改內容，并經承辦人簽字入檔。

　　3.1、醫院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫療材料、機器設備(產品)采購(銷售)業務，均須以書面形式簽訂合同：;

　　3.2、合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續。

　　⑴所經辦合同必須先經由法務部門審核，并經院長簽字確認方可簽約;

　　⑵依據合同性質確定合同類別，正確使用合同示范本本。

　　3.3、合同的保管：

　　⑴各類合同，醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規定份數(此項不包含勞動合同)。

　　⑵合同的實施進度由經辦人督促，并保證醫院方于約定合同期內完成相關義務。

　　4、照片、音頻影像等電子數據材料需要統一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。

　　四、檔案歸檔處

　　1、醫療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統一交由病案室存儲。

　　2、非醫療類(采購、營銷、行政等)檔案統一交由辦公室檔案管理處。

　　3、醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。

　　4、醫院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。

　　5、醫院的醫生資質證書由醫務部管理，護士資質證書由護理部管理。

　　五、檔案借閱

　　1、院內各部門人員需要借用檔案，須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人，以此類推。

　　2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。

　　3、查、借閱者不得私自泄露檔案內容。

　　4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。

　　六、歸檔責任

　　1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。

　　2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。

　　3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。

　　七、檔案庫存

　　1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一核對，確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失后，所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。

　　2、所有檔案按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，編號科學規范、標志明顯、查找方便。

　　八、檔案保密

　　1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內容，不允許無關人員隨意翻看檔案。

　　2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。

　　3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。

　　4、不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。

　　九、本制度自20xx年7月1日起執行xxx醫院

　　醫院檔案歸檔制度 篇8

　　1檔案保管權限

　　1.1 財務部檔案由財務部保存;

　　1.2 人事部檔案由人事部保存;

　　1.3 醫院證、章、信由院長指定負責人保存;

　　1.4 其它各類檔案由辦公室保存。

　　2檔案保管期限

　　2.1 財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　2.2 醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

　　2.3 政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　2.4 本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　2.5 普通文檔保管期限為 3 年至 5 年。

　　2.6 保密文檔須于失效當日即刻銷毀。

　　3文檔的保存形式：

　　3.1 文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　3.2 計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的

　　文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦公室備存，并保證其真實性。

　　3.3 機密文檔以書面或實物形式保存。

　　4檔案類型

　　4.1 行政檔案，包括：營業執照正、副本，復印件;法定代表人身份證(護照)(復印件);對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;各部門(含財務、醫務科室)現行的各項規章制度、規定、流程等;院級會議的會議紀要、決議;醫院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的`各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;其它應歸檔保管的文件、資料。

　　4.2 人事檔案，包括： 全院員工個人信息資料(花名冊);勞動合同及保密協議;勤打卡數據;工資、社保等薪酬相關資料;招聘表格、人才庫等相關資料;員工績效考核相關資料;其它應歸檔保管的文件、資料。

　　4.3 財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表;各類會計帳冊及報表;固定資產資料;其它須保存文檔。

　　4.4 藥械設備檔案，包括：設備臺帳;設備出廠合格證、使用說明書;設備安裝、調試、驗收報告;設備保修卡、保修協議及維修聯系方式;設備運行維修、保養記錄;設備更新改造記錄;設備管理制度;其它應保存的設備資料。

　　4.5 醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。

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