職業(yè)院校檔案與校園文化建設融合論文
摘要:職業(yè)院校文化建設是一個長期的歷史過程，而檔案則是校園文化演變的載體和具體體現(xiàn)。以醫(yī)學院校為例，對于其檔案管理來說，應當尋找突破，擺脫計劃經(jīng)濟時代的落后的管理手段和方式，努力尋求新的方式，如采用計算機技術、實現(xiàn)第三方專業(yè)管理、提高檔案管理在職業(yè)院校文化建設上的內涵等等。
關鍵詞:職業(yè)院校校園文化檔案管理
我國職業(yè)院校蓬勃發(fā)展。在發(fā)展歷程中，各個職業(yè)院校都形成了自己的具有鮮明特色的校園文化。這種文化的積淀呈現(xiàn)出非常復雜的主、客觀意識。為了提高檔案管理在校園文化建設上的作用，職業(yè)院校一直以來對檔案管理非常重視。但是以醫(yī)學院校為例，檔案管理長期受傳統(tǒng)管理的影響，存在較多的行政管理色彩。在醫(yī)學院校檔案管理方面無論是管理體制上還是管理方法上都顯得機械繁雜滯后，已經(jīng)遠遠不能適應目前醫(yī)學院校文化建設需求。為了適應新形式的要求，需要對醫(yī)學院校檔案管理工作進行完善。
1職業(yè)院校檔案在校園文化建設中的作用
1.1檔案管理體現(xiàn)出校園文化
職業(yè)院校是學術思想集中的地方，同樣也是人文思想較為集中的地方。這些思想的變化在不同的歷史時期都會表現(xiàn)出鮮明的特點。可以說，一個良好的具有鮮明特色的校園文化是高校教學質量的體現(xiàn)。這種特色和特點都會在檔案中有詳細的記載和陳述，無論是圖片、文字，還是影響，所要表達出來的宗旨寓意無不體現(xiàn)了積極向上、愛國愛校的錚錚情懷。因此，一個優(yōu)秀的檔案展現(xiàn)給現(xiàn)代人的不僅僅是故事，而是一個永遠的豐碑。它能夠世世代代傳播著正能量，充分體現(xiàn)出一個學校的精神風貌。
1.2高校檔案的研究成果是校園學術文化的指南
檔案的管理內容包含學校的方方面面，其中教育成果是重要內容。通過檔案的管理，為后人提供充分的查詢來源，滿足研究的需要。在這里，不僅可以找到成功的經(jīng)驗，也可以找到失敗的教訓，無論怎樣，都是今人寶貴的財富。通過豐富的檔案管理，還可以提供充足的教育、培訓素材，為提高學生的科學素養(yǎng)、品德思想樹立標桿。任何一個高校都有優(yōu)秀人才的出現(xiàn)，都會有優(yōu)秀的成果出現(xiàn)。這些優(yōu)秀的東西通過載體傳播極大吸引和激勵著一代又一代人向前進。
1.3檔案是校園制度文化的財富
高校檔案作為教育文化的有效性支點，是校園文化建設的基礎。同時，校園文化的建設需要嚴格的規(guī)章制度加以約束。利用高校檔案資源對學生進行有意識的教育，記載教師嚴謹?shù)闹螌W態(tài)度，建立監(jiān)督機制評判高校嚴明的工作作風，全面提高學生的綜合素質，更好地滿足教育育人的發(fā)展要求。同時，良好的校園文化通過一定的物質文化和精神文化進行制度性的約束和規(guī)范，可以形成科學合理的教育教學的管理體系，進一步規(guī)范全校師生的道德觀念和價值標準，從而更好地培養(yǎng)大學生的情感、意志、性格和精神，規(guī)范校園的各種秩序，營造和諧統(tǒng)一的校園文化生活。
2醫(yī)學職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀
2.1不適合醫(yī)學院校文化變革要求
以醫(yī)學院校為例，檔案管理工作來源于計劃經(jīng)濟時代，在工作指導思想上、方式方法、手段上都明顯還存在著計劃經(jīng)濟時代的烙印。如對于人事檔案，則過份強調個人家庭背景、政治表現(xiàn)；有的記錄還采用手工輸入，效率慢、誤差多頻頻出現(xiàn)，如保存不善發(fā)霉、丟失現(xiàn)象也屢屢發(fā)生。這說明傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠遠不能適應今天校園文化發(fā)展的客觀要求，無法滿足職業(yè)院校對人員的思想品質的管理以及人才自由流動、健康發(fā)展的要求。
2.2醫(yī)學院校檔案管理手段落后
醫(yī)學院校的檔案管理還沒有從傳統(tǒng)的紙質階段解放出來，一直采用的紙質記錄還在許多地方延續(xù)。一些地方雖然使用電腦，但也只是使用簡單的Execl進行輸入輸出而已，也沒有實現(xiàn)真正意義上的信息化。因此，職業(yè)院校檔案從信息采集到錄入存在著很長的時間差。這種時間差可能是一年，也可能是幾年。也就是說，當一個教職員工從辭職、應聘、獎懲等手續(xù)、環(huán)節(jié)變動都是被動的滯后的，而不是超前的。這顯然無法提供充分思想品質的變化及時為使用人才單位服務，已經(jīng)失去了檔案管理的初衷。而且，現(xiàn)代的醫(yī)學院校人才流動非常頻繁，原始的檔案由于信息不對稱，手段落后，造成原始信息始終滯后。在信息手段缺失的情況下，無法及時反映信息存在的問題進行及時彌補或給予預警。
2.3醫(yī)學院校檔案實用價值不高
醫(yī)學院校檔案管理工作存在許多漏洞，失去了應有的嚴肅性。最明顯的表現(xiàn)就是大多基本資料都是采集渠道單一，記錄人員單一，許多珍貴人文資料不能及時、全面、真實記錄下來。有的檔案記錄僅僅依靠回憶、參考資料整合。因此在檔案管理的原始性上欠缺。檔案管理人員由于醫(yī)學專業(yè)不強，不能深入到醫(yī)學院校各個部門各個流程進行現(xiàn)場采集，一般只是膚淺的認知，無法進行一對一的深入調查取證，結果往往草草塞入檔案袋，從而導致醫(yī)學院校檔案失真現(xiàn)象嚴重。久而久之，檔案管理也就失去了嚴肅性，最終影響檔案管理的事業(yè)發(fā)展。這主要是新形勢下院校檔案管理標準與管理制度不夠一致而導致的工作安全性缺失。
3職業(yè)院校檔案參與文化建設的對策措施
3.1提高職業(yè)院校檔案信息化管理
醫(yī)學院校檔案是文化建設的載體，也是醫(yī)學院校發(fā)展的具體體現(xiàn)，兩者是相輔相成的。所以醫(yī)學院校檔案管理要秉承服務的內涵。首先要改革醫(yī)學院校檔案的管理手段，積極采用新技術。隨著計算機新技術的大規(guī)模應用，包括輸入、記錄采用了計算機，但還遠不能適應先打的管理要求。最根本的是開發(fā)職業(yè)院校檔案管理程序，基本功能要包括分析、預測、統(tǒng)計及搜索等功能，并滿足遠程調入和調出要求；其次是完善檔案的載體形式，利用新媒體技術進行自動影響錄入，從而保證檔案的完整性和真實性；最后就是實現(xiàn)逐級審核制度，確保檔案信息的及時性和準確性。計算機技術提供了客戶的級別權限，從醫(yī)學院院系特點、專業(yè)特點實現(xiàn)聯(lián)動機制，方便了審閱、校對、復讀，解放了手工工作的勞煩，減少了人為失誤。利用互聯(lián)網(wǎng)技術還可以有針對性地檢索查閱，真正讓檔案管理活了起來，切實做到服務于醫(yī)學院客觀發(fā)展需要。
3.2提高職業(yè)院校檔案質量
醫(yī)學院校是一個思想較為豐富的地方，思想品質的變動也是不確定的，客觀需要職業(yè)院校檔案管理工作要緊跟這一新變化。目前，職業(yè)院校大量采取人才聘用制。這一做法確實解決了人才的需求。但在招聘用人過程中，亟待通過審核檔案來了解招聘的人員思想品質來為自己用人留人提供依據(jù)。為此，檔案提供的信息的真實性就成為職業(yè)院校人才發(fā)展的重要工作。為此，檔案的管理迫切需要走市場化的道路。簡單地說，可以采取第三方咨詢的方式。這樣做的好處是讓職業(yè)院校檔案管理更加專業(yè)化，讓專業(yè)的服務機構提供專一的服務。國家可以制訂職業(yè)院校檔案管理的標準、準則加以宏觀管理。這樣解決了職業(yè)院校檔案管理工作目前屬于配角的尷尬，還可以解決職業(yè)院校檔案管理缺少人才、缺少資金的局面，從源頭提高檔案管理的質量。
3.3職業(yè)院校檔案管理適應校園文化變革的需要
完善醫(yī)學院校檔案管理的組織機構，完善隨之而來的職能的轉變，在社會化的職業(yè)院校檔案管理拓展中，職能必須隨著工作內容的改變而進行調適，以此才能保證檔案管理的正常進行，在保證文化建設正常發(fā)揮的同時也可突出管理職能的作用，監(jiān)督與管理流動的良性循環(huán)。新出現(xiàn)的職能有：根據(jù)硬件與軟件的設置需求，保證職業(yè)院校檔案的質量，保護多種信息與資源的安全；針對流動性的增加進行跟蹤與監(jiān)控，利用網(wǎng)絡資源提高工作的效率；對多種資料進行完整性和對，制訂相應的登記表格保證人員資料等靜態(tài)材料的完整并保證增減的準確性。
4結論
總之，醫(yī)學院校檔案管理應當隨著醫(yī)學院校的文化的變革而變革，也要隨著社會計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的變革而變革。目前，職業(yè)院校檔案管理工作并不會消亡，只要加強檔案管理的內涵，特別是隨著各部、系都積極采取檔案基礎管理的情況下，職業(yè)院校檔案管理必將會獲得新生。
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