出版合同管理思考的論文
摘要：隨著出版業的數字化轉型升級不斷推進，出版社從傳統的圖書出版商逐漸向內容服務商轉變，對內容資源的多媒體傳播成為大勢所趨。在此環境下，出版社通過對出版合同實施科學有效的管理，完善合同格式文本、加強合同審核和存檔管理，可以取得更多的版權資源并使其最大限度地增值，提升自己的核心競爭力。
關鍵詞：合同管理；格式文本；合同審核；版權資源管理
出版合同是著作權人與出版社達成的明確雙方權利義務關系的協議，是規范作品創作、出版、傳播等行為的法律依據。對于出版社來說，獲取版權資源主要源自于出版合同，因此，出版社合同管理部門做好出版合同管理工作，主動應對新形勢，完善合同格式文本，處理好合同中的細節問題，加強合同審核，預防經營風險，有效利用版權資源，助力企業穩定發展，已是當務之急，應給予高度重視。
一、制定出版合同格式文本應注意的問題
我國《合同法》《著作權法》及其實施條例，以及相關行政法規、規章和一些規范性文件對出版合同的內容都有專門或部分的規定，這些是確定出版合同性質和合同基本條款的總原則。國家版權局公布的《圖書出版合同》（標準樣式），為圖書出版合同提供了重要的參考文本，在標準樣式的基礎上，各出版社會結合自身出版領域、選題類別和營銷運作方式，制定相應的合同格式文本。出版社合同格式文本制定應注意以下問題：
1、基本信息
即合同雙方基本信息，該信息內容應該真實、準確、完整。合同基本信息通常體現在合同首頁，包括三部分內容，即甲、乙雙方（著作權人和出版者）的基礎信息和擬出版作品的信息，具體包括甲乙雙方的姓名（名稱）、地址、聯系方式、聯系人等，作品的名稱、作品署名、創作方式等。如果是引進版圖書，還應該包括譯者、原作者、原版權所有者、著作權合同登記號等。
2、授權范圍
授權范圍包括出版發行的地域范圍、文種、圖書專有出版權和其他出版傳播方式、委托翻譯、版權代理權等。授權范圍應盡量廣泛，雙方權利義務應清晰明了。在合同中要明確約定地域范圍，可以選擇僅在中國大陸，也可以約定為中國大陸及臺港澳地區，或約定為某個或某幾個國家等，最寬地域范圍為全世界。文種要從中文簡體版、中文繁體版、外文版（一國或多國語言文字）中選擇，國內出版發行的圖書通常為中文簡體版，繁體字版、少數民族語言文字版、中外文對照版、外文版等也時常采用。出版傳播方式需要明確紙質圖書的專有出版權，可供選擇的有電子出版物、音像制品、聲音版權、信息網絡傳播權等。此外，還有版權代理權、委托翻譯權、改編權、報刊轉載權、表演權等。出版社作為被授權方應恪盡職守，保障授權方作品得到合法傳播，并努力為權利人實現利益最大化。
3、出版社免責條款
合同格式文本應明確：著作權人承諾其權利具有完整性，保證沒有侵犯他人權利，如果涉及侵權給出版社帶來不利影響或損失，著作權人要承擔全部法律責任并賠償損失，此條款也被稱為出版社免責條款。除出版合同外，委托創作合同和委托設計合同，也要約定著作權完整性條款，若受托人創作或設計的作品侵犯他人著作權而給出版社造成損失，出版社可以向受托人追償。
4、出版條件
出版條件指為出版本作品雙方應履行的作品質量和經濟利益承諾。有幾種情況：
（1）內容質量要求。
出版社可以在合同格式文本中寫明原則性的內容質量要求，這些要求包括《著作權法》及其實施細則、《出版管理條例》等相關規定中對出版物內容的重要規定。具體產品的個性化要求以附件形式另附詳細的編寫要求。作者交稿時，編輯要對書稿進行初步審查，如果不符合合同約定的質量要求，出版社可以退給作者修改，或退稿取消出版。如果不做內容要求，則作者交來的書稿質量是否合格缺乏明確的判斷標準，容易產生爭議。
（2）稿酬。
主要分出版社向作者支付稿酬和作者自愿放棄稿酬兩種情況。出版社支付稿酬。出版社向作者支付稿酬的形式包括：支付版稅、一次性付酬、基本稿酬加印數稿酬等。版稅分固定版稅率、遞進版稅率、一定數量以上支付版稅等形式，結算時間、結算周期、支付方式等。作者放棄稿酬。經雙方合議不支付稿酬的應該注明。根據《著作權法》的規定，出版文字作品，出版社應該支付稿酬。如果不寫稿酬一項或含糊其辭，一旦作者主張支付稿酬，發生爭議時，出版社容易陷于被動。
（3）出版經費。
近年來，作者自籌經費出版的情況越來越多，雙方達成出版意向，約定作者向出版社支付一定的出版費用的，要在合同中明確支付金額、支付時間、付款方式、收款方賬戶、款項用途等。
（4）作者購書和贈送樣書。
作者承諾購買一定數量的產品，出版社承諾以一定的價格結算，結算的時間、付款方式等都應在合同中明確規定。出版社向作者贈送樣書的數量也應該明確注明數量。
5、違約責任
出版合同應約定違約責任和免責條款，有些項目簽訂合同與出版時間相隔較長，環境發生變化，會導致一方或雙方不能依照合同履行，也有一些違約情況是由合同一方當事人造成的，所以雙方應事先約定違約責任。一旦出現違約情況雙方應友好協商解決，如協商不成，可以依據違約條款賠償，違約賠償約定的雙方權利義務應該是對等的。免責條款是約定當發生自然災害等不可抗力導致合同不能履行時，雙方都不負賠償責任。因國家政策變化，行政審批機關審查不符合出版要求被撤銷出版的，也視為不可抗力，適用免責條款。
6、合同有效期
根據我國《著作權法》的規定，出版者享有專有出版權的保護期為十年，這就意味著出版合同有效期最長為十年。出版社合同格式文本一般應將合同有效期設定為最長期限十年。合同期限過短的，不利于出版社對作品營銷推廣做長遠打算，最終也不利于維護作者利益。有些著作權人認為把權利攥在自己手里更主動，不愿意將合同期限確定為較長期限，只是約定為三年五年，甚至更短，這樣對雙方都是很不利的。較長的合同有效期有利于出版社持續推廣傳播作品，并開拓多種媒體形式，將產品價值發揮到最大，實現出版社與作者雙贏。需要注意的是，出版合同的生效日期與出版合同的有效期起始日期是不同的，在合同中要明確合同生效日期是自雙方簽字蓋章之日起算，合同有效期起算日期則自作者交稿或者出書之日起計算。這樣約定是因為合同簽訂日期與作者交稿或出書相隔時間很難確定，實際工作中經常出現作者推遲交稿的情況，還可能存在出版社出書過程較長的情況，如果合同有效期自簽訂合同之日起算，而合同期限又較短，可能尚未出書或剛剛出書不久，合同就已經到期，出版社難以對作品充分地進行推廣傳播。
7、形象標識
為了體現出版合同的嚴肅性和出版企業文化內涵與品位追求，出版合同可以用印有出版社名稱和標識的特制的紙張打印，在形式上給人一種尊嚴感和莊重感，促使雙方謹慎對待每一條款，認真簽訂、嚴格履行。
二、合同審核中應注意的問題
因選題項目不同，每個特定合同的具體條款也不盡相同。在審核合同時主要應注意簽約人的主體資格是否具備、合同格式文本設定的選項填寫是否齊全以及合同附件和補充協議是否規范完整等。
1、審核簽約人的主體資格
著作權人是對作品享有著作權的人，包括自然人、法人及其他組織。在合同審查時，應注意簽約人（通常應該是著作權人或受托人）是否具備著作權人主體資格。自然人著作權人一般是作品的作者，如果是多名作者共同創作的作品，著作權屬于多人共有。實踐中需注意的問題是，在簽訂合同時，如果只有一人代表其他作者簽訂合同，簽訂人應當出示其他作者的授權委托書，以免將來發生爭議。作者為法人或其他組織的，應當由法人單位的法定代表人或其授權代表簽訂合同，否則一旦法人單位不認可該合同，合同簽訂人不具備合同主體資格，導致合同無效，出版社會陷于尷尬和被動。如果作品為匯編的多人創作的已發表的作品，則匯編作品的作者應征得原作品著作權人的許可，出具原作品著作權人的授權書。否則，未經許可使用他人作品，屬于侵犯著作權行為，對方可以主張賠償。如選編期刊已發表的文章結集出版專題圖書，如未征得文章作者的許可，擅自出版，文章作者可以要求賠償。
2、審核合同格式文本選項填寫情況
合同格式文本上的各種選項要根據雙方的約定填寫清楚，不能有遺漏的空白條款。如授權范圍、交稿時間、出書時間、書稿字數、產品規格、稿酬約定、書稿內容質量要求或編寫方案（可以作為合同附件）、樣書數量、作者購書折扣、糾紛解決方式、合同有效期等作品都應該明確、具體地完整填寫。任何一項不填或者填寫不當，都會給以后選題的實施埋下隱患。如發現疏忽漏填或填錯，相關人員應及時向編輯人員指出，提出修改完善意見。
3、審核合同附件和補充協議
合同附件和補充協議與合同具有同等法律效力，應高度重視。需要以附件形式作為合同補充內容的，應該將附件附加在合同之后，并在合同中注明。審查時，應注意合同中注明的附件是否存在，以及附件是否在合同中已被注明。通常書稿的編寫要求、目錄、大綱，以及作者的授權委托書等可以作為附件。有些特殊事項不在合同格式文本中，需要雙方簽訂補充協議予以確認，審查時需注意補充協議與主合同的關系，二者不能存在矛盾，通常是主合同未盡事宜規定在補充協議中。也有一些在合同履行過程中出現的新情況，雙方認為有必要以書面協議形式加以規范，可以根據需要簽訂補充協議，以書面的形式將雙方的權利義務固定下來，避免口頭約定隨意性過大的弊端。
三、合同檔案與版權資源管理應注意的問題
1、合同原件存檔管理
合同原件是當事人雙方的權利義務依據，應妥善保管，切忌遺失。在簽訂合同時，合同原件應至少一式兩份，合同甲乙雙方各執一份。出版社合同管理部門（通常是總編室）保存合同原件。合同一經簽訂，合同管理部門即蓋章、登記、編號、存檔。將已發稿并申請到書號的圖書出版合同和未申請書號的圖書出版合同分別存檔，對于前者，合同管理人員要將書號填寫在出版合同上，并按照書號順序排列存檔。這樣，就將合同與特定圖書緊密地結合在了一起，且同一時期出版的圖書其合同連續保存在一起，可以通過書號來查找，十分便利。
2、合同電子文檔管理
除合同原件外，每份合同都應當在存檔前進行掃描，形成合同電子文檔加以保存。電子文檔的保存，不受物理空間和條件限制，更便于長期存儲和檢索查閱，應該受到重視。合同電子文檔可以通過合同編號、合同類型、項目名稱、項目所屬部門、合同簽訂時間、著作權人等各種條件進行檢索，有了合同電子文檔，一般情況下就不需要翻閱合同原件了。
3、合同關鍵條款管理
合同關鍵條款是合同雙方最關切的涉及雙方最重要利益的條款，在合同履行中起主導作用，應予以特別對待。合同關鍵條款包括稿費約定、授權范圍、樣書數量、交稿和出版時間、合同期限等。合同管理人員在登記合同時就要將合同關鍵條款加以提取，形成便于迅速查閱和監督實施的數據文檔。在出版社信息化業務管理系統中，可以通過提取合同關鍵條款，各工作環節互通互聯信息共享，實現編、印、發、財等部門協同配合。
4、版權資源管理
版權資源與出版合同有直接的關系，在出版業走向多媒體傳播、出版產業融合迅猛發展的今天，出版社與著作權人簽訂出版合同，不僅希望擁有紙質圖書的專有出版權，還希望取得相同內容多種媒體傳播、多種形式傳播的各項權利，從而獲得更充分的版權資源。事實上，除一些單獨授權協議外，許多情況下，出版社在與著作權人簽訂圖書出版合同的時候，就已經獲得了諸如信息網絡傳播權、改編權、報刊登載權、獨家版權代理權，以及出版電子出版物、音像制品等權利。因此，出版社因合同而取得的版權資源，不單純是紙質圖書的專有出版權，越來越多的是適應網絡、電子、音像等多媒體出版傳播的各項權利。當前，如何有效管理和充分利用版權資源成為復雜而重要的問題。在合同管理中，要對出版社取得的各項權利加以分類管理，包括版權資源的來源、內容分類、權利種類、權利期限、資源使用、收益分配、合作方等。在出版業務管理系統中，應加強版權資源管理的精細化設計，將現代技術手段與科學的管理思想相結合，使版權資源得到有效管理與使用。
出版合同的管理不是一成不變的，特別是在當前出版轉型和媒體融合的新形勢下，合同格式文本需要隨著行業發展和市場環境的變化而不斷更新完善。出版實務工作者需要密切關注行業發展趨勢，不斷研究新情況新問題，探索更加切實有效的出版合同管理方法。
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