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淺談會計電算化下的內部會計控制
摘 要：文章簡要介紹了會計電算化的發展歷程及其在現代企業管理中的重要作用以及對企業內部控制方面的重要影響，分析了當前會計電算化與傳統會計系統相比所存在的一系列問題，并相應提出了企業加強會計電算化內部控制的部分措施。
關鍵詞：電算化;內部控制
目前會計電算化被應用到很多領域，會計業務從傳統的手工方式到被電子技術與信息技術所代替，以計算機為媒介的現代化數據處理工具，很好地實現了系統性的變革，提高了財會管理水平，使企業實現了核算管理一體化。它代表的是一種與現代信息技術環境相適應的新的會計思想，是會計發展史上的一次革命。隨著全球經濟一體化的發展，計算機和信息技術在會計行業中的廣泛應用，未來會計電算化將向智能化、國際化和信息化的方向發展。
1 會計電算化的發展和重要性
全球首次正式在會計領域使用會計電算化的是 1954 年美國國際商用機器公司利用計算機進行工資核算。我國的會計電算化工作起步較晚，從 20 世紀 70 年代末期開始，國內自 1981年后才稱為“會計電算化”，至今發展了 3 個階段。第一階段是 20世紀 70 年代末至 20 世紀 80 年代末，該時期會計電算化處于以自我開發為主專用會計軟件階段。最初計算機在會計工作中的應用，是由行業主管部門或大型企事業單位自己開發和使用的專用財務軟件。鑒于當時懂計算機技術和財務業務的雙棲人才奇缺，造成這類軟件開發普遍存在周期長、投資大和水平低的弊端。第二階段是 20 世紀 80 年代末至 20 世紀 90 年代末，該時期會計電算化主要應用在總賬、報表和工資 3 個模塊上。第三階段是 20 世紀 90 年代末至今，會計電算化軟件向 ERP 軟件方向發展，主要應用于資金管理、預算管理和成本控制上。在會計電算化軟件使用方面，沿海地區優于內陸地區，發達地區優于不發達地區。從會計電算化的逐步推廣中來看，它在很大程度上將會計信息傳遞，為決策者和使用者得到了更加完善的會計數據，從管理中和理論研究方面發生了變化，從而提高了工作效率，使會計工作更加便捷和完善，會計人員素質得以提升，管理水平得以提高。
2 會計電算化對內部控制的影響
會計電算化能夠全面、及時和準確地提供會計信息，促進會計工作職能的轉變;推動會計理論和會計技術的進步，推動會計管理制度的變革和企業管理的現代化;會計工作實現了全方位的深刻變化，企業經濟效益的增加得益于會計電算化對內部控制的系統性服務。對于電算化的應用，內部控制要求對財務風險防范能力更加嚴謹，對企業經營管理制度的建設要求更加全面。
這將是一個長期的趨于更加完善的系統工程。
2.1 控制方式方面的影響
從傳統的手工會計到會計電算化系統，對內部控制的基本要求和目標沒有變，會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理及方法沒有變，但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化，使得會計業務處理程序和工作組織發生了質的變化，由此引發會計信息系統內部控制體系也出現了一些新變化。電算化管理內部控制要求電算管理設置的崗位之間內部牽制應該更加明確，一般管理崗位上主要設置電算主管、系統管理員、軟件操作員等操作崗位。電算主管應具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經驗，電算主管的主要責任是負責對會計計算機的會計數據進行分析，制定適合本單位實際情況的會計數據分析方法，分析橫型和分析時間，為單位財務管理及時提供信息、全面負責監督。系統管理員應具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經驗，系統管理員負責電算化系統的日常管理工作，監督并保證電算化系統的正常運行，協調計算機及會計軟件系統的運行，完善電算化系統的監督和審查制度，監督計算機會計軟件系統的運行防止利用計算機進行舞弊，并審查電算化系統各類人員的工作崗位的設置是否合理。軟件操作員要求具備會計軟件操作知識達到會計電算化初級知識培訓的水平，軟件操作員的主要責任是負責所分管業務的數據輸入、數據處理，根據備份和輸出會計數據(包括打印輸出憑證、憑證審核)的工作，并隨時進行上機操作記錄。本崗位由各管口負責人擔任，他們的權限很小，在一定程度上受到系統管理員的監控和限制。
2.2 控制舞弊方面的影響
在網絡環境下，過去以計算機機房為中心的安全措施已不適用，大量的會計信息通過開放的互聯網傳遞，很難保證其真實性與完整性。對于會計信息及會計數據的安全維護至關重要，會計數據必須經常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失，每日必須對計算機內會計資料在計算機硬盤中進行備份。
需要備份的內容是能夠完全恢復會計系統正常運行的最少數據，包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、憑證、賬簿、報表及其他核算系統的數據文件。系統維護一般由系統維護員或指定的專人負責，數據錄入員等其他人員不得進行維護操作，系統管理員可以進行操作維護，但不能執行程序維護。在軟件修改升版和硬件更換過程中，要制定保證實際會計數據的連續性和安全的程序工作，健全必要的防治計算機病毒措施。計算機會計系統的內部控制是一個范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，控制的重點為職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。
3 當前電算化存在的問題
3.1 對軟件的控制方面
當前會計電算化中存在的主要問題是對財會軟件的控制，會計軟件過于單一、集成化程度低，沒有發揮出強化財務管理的功能。會計軟件開發忽略了審計的要素，數據的保密性、安全性比較差。
3.2 對操作人員的職能方面
由于會計電算化在我國還不完全成熟，部分單位沒有制定相應的配套制度，使會計人員的崗位責任制沒有得到真正貫徹執行;同時由于會計電算化監管工作相對較弱，使操作者在實際中違規現象時有發生。目前，會計人員雖然從傳統手工記賬向電算化工作邁進了一步，但受到本身管理意識匱乏的制約，還不能夠上升到更高的角度去進行管理，將電算化工作系統的提升到新的高度。其次是計算機知識十分薄弱，雖然財會人員都接受計算機培訓，但年齡和知識老化，知識結構單一，學習會計電算化沒有取得明顯效果。只懂得簡單怎樣去使用計算機，談不上對計算機和財務軟件進行維護、開發和利用，缺乏網絡和軟件的維護技能，因此不能靈活處理工作中的問題。實現會計電算化后，數據處理手段發生了根本變化，為了保證會計工作規范、有序運行，確保會計數據的合法性、可靠性、準確性，必須建立健全和完善內部的約束機制和管理制度。通過這些制度，使會計人員在符合法規制度的條件下各司其職，相互配合，共同做好工作。
3.3 對軟件的數據控制方面
在軟件的數據操作控制方面，要進一步加強會計業務處理程序管理，防止已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿，保證會計數據正確合法。
4 電算化系統內部控制的舉措
4.1 會計業務流程的內部控制
替代手工記賬后各單位要做到當天發生的業務，當天登記入賬，現金和銀行存款日記賬必須日清月結。要保證會計記賬憑證的連續編號。要按規定程序編制記賬憑證。期末要按規定時間及時結賬。期末應及時生成打印輸出會計報表，打印輸出會計報表應防止本期還有未結賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證，賬簿中表格線可適當減少。在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以從這些數據中產生，因此可以用“總分類賬戶本期發生額及余額對照表”替代當期總分類賬。要按有關規定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表。要靈活運用計算機對數據進行綜合分析。
4.2 對會計資料的內部控制
建立健全檔案管理制度。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案管理制度，加強檔案管理。合理、完善的檔案管理制度設有合格的檔案管理人員、完善的檔案資料借用、歸還手續、完善的標簽和索引方法和安全可靠的檔案保管設備等。
4.3 加強計算機軟、硬件與網絡系統安全的控制會計部門必須針對計算機系統的特點，制定用于會計工作的計算機硬件和軟件有關的系統維護管理制度。系統維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分，通過加強對硬件和軟件的管理，增加會計電算化核算與監督，貫徹內部牽制制度，以防止發生各種差錯和舞弊，建立更加安全的財務網絡運行環境，使電算化工作更加快速健康的發展。
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