淺談性格與秘書職業(yè)的關(guān)系

時間：2024-05-09 13:55:00 論文范文我要投稿

　　摘要：本文從秘書職業(yè)的特點(diǎn)的角度出發(fā)，分析性格與秘書職業(yè)的關(guān)系。指出秘書工作是一項(xiàng)很重要且又復(fù)雜的工作，從事秘書工作的人員應(yīng)了解自身的性格特點(diǎn)，充分發(fā)揮自己的性格優(yōu)勢，這對搞好秘書工作有著重要意義。

淺談性格與秘書職業(yè)的關(guān)系

　　關(guān)鍵詞：性格;秘書職業(yè);關(guān)系

　　人類進(jìn)入了21世紀(jì)，21世紀(jì)是世界經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)和充滿活力的世紀(jì)。隨著我國改革的不斷深入，社會分工的細(xì)化，秘書作為一種社會職業(yè)已經(jīng)越來越得到人們的認(rèn)可和青睞。秘書作為一種特殊的社會職業(yè)，工作十分繁重和復(fù)雜，在機(jī)關(guān)工作中有著舉足輕重的作用。因此，秘書人員不但要有較高的綜合素質(zhì)、專業(yè)技能，而且要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。只有具有從事秘書這一職業(yè)的性格特質(zhì)，充分發(fā)揮其性格優(yōu)勢才能更好地干好秘書這一工作。

　　一、性格是職業(yè)選擇的重要依據(jù)

　　人的性格形成，遺傳是基本因素，《荀子•正名篇》云：“生之所以然者謂之性”。就是說:性,是天賦的、與生俱來的原始質(zhì)樸的自然屬性,是不待后天學(xué)習(xí)而成的自然本能。就是強(qiáng)調(diào)性格的遺傳性和先天性。當(dāng)然，后天的環(huán)境影響和教育的潛移默化也是不可忽視的。現(xiàn)今社會，講究人盡其才，一個人的性格與其相關(guān)的職業(yè)選擇來說，有著非�，F(xiàn)實(shí)而重要的影響。性格與職業(yè)匹配得當(dāng)，能使人找到自己在社會中的最佳位置，最大限度地發(fā)揮聰明才智，實(shí)現(xiàn)人生價值;人力資源得到充分合理的使用，并創(chuàng)造出最大的社會財富，實(shí)現(xiàn)社會的良性發(fā)展、和諧發(fā)展。反之，則于國于人，都不是一件好事。

　　其實(shí)，中西方人們都非常重視對性格的研究，在中國，公元前5-4世紀(jì)的孔子就提出了“性相近也，習(xí)相遠(yuǎn)也”的性習(xí)說。稍后一些的孟子提出“性善論”，這都是對人性格的不同闡釋。在西方，較早研究性格的是公元前4-3世紀(jì)的古希臘哲學(xué)家提奧夫拉斯塔，他廣泛論述了人的個性特征。以后，弗洛伊德、榮格、埃里克森、班圖拉、奧爾波特以及卡特爾等對性格理論都進(jìn)行了研究和發(fā)展。由此可見人們對性格研究的重視程度。

　　性格是人性中最具核心意義的部分，是一個人對現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)定的態(tài)度和習(xí)慣化的行為方式，是普通心理學(xué)個性心理特征方面的重要組成部分。性格是一個十分復(fù)雜的多維的心理構(gòu)成物。它包括：

　　(一)態(tài)度特征。如：對人的態(tài)度，熱情、坦白、孤僻、冷酷等;對自己的態(tài)度，有自卑、自尊、傲慢、謙遜等;對事業(yè)的態(tài)度，有勤奮、創(chuàng)新、懶惰、守舊等。

　　(二)情緒特征。這是指人們在情緒的強(qiáng)度、穩(wěn)定性、持續(xù)性、穩(wěn)定的方面所表現(xiàn)出來的個別差異。例如：有的人情緒一經(jīng)引發(fā)就較為強(qiáng)烈，起伏較大，情緒持續(xù)時間長，精神常是振奮的;有的人卻正好相反。

　　(三)思維特征。如：敏感或遲鈍，精細(xì)或粗疏，善于獨(dú)立思考或喜歡拾人牙慧;富于想象或囿于直觀，善于分析概括或偏于就事論事等。

　　(四)意志特征。這是一個人為達(dá)到既定目標(biāo)，自覺調(diào)節(jié)行動、千方百計克服困難所表現(xiàn)出來的性格。如對行為目標(biāo)的目的性或沖動性，獨(dú)立性或依附性;對行為方式主動性或被動性，自制性或放縱性;在緊急或困難情況下勇敢或膽怯，果斷或猶豫，鎮(zhèn)定或驚慌等;在行為過程中就會堅定或動搖，始終如一或反復(fù)無常，善始善終還是虎頭蛇尾等。

　　由于性格影響人的心理活動，決定人的行為態(tài)度，因此，心理學(xué)家們非常重視對人的性格與職業(yè)活動的關(guān)系的研究。他們認(rèn)為，擇業(yè)者應(yīng)考慮個人的性格是否適應(yīng)于職業(yè)活動的客觀要求;而對于用人者來說，在選拔人才和安排工作時也應(yīng)考慮求職者的性格是否與所從事的職業(yè)或擔(dān)任的工作崗位相符。做到這一點(diǎn)，對充分發(fā)揮個人才能，提高工作效率，有著非常重要的作用。

　　二、秘書職業(yè)的特點(diǎn)

　　對“秘書”概念的準(zhǔn)確界定是研究秘書職業(yè)特點(diǎn)的基礎(chǔ)和前提，在我國，早在漢代就有“秘書“一詞，始指宮里的藏書，后發(fā)展為官職名稱。西方“秘書”一詞源于拉丁文“Secretarius”，意思為可靠的職員。英文中的“秘書”是”Secretary”，又可譯為“大臣”或“書記”。目前面世的百余種秘書學(xué)教科書和秘書工作論著，給秘書定義的約有幾十種。但歸納起來，主要有四種觀點(diǎn)：(1)參謀助手、輔助決策職能;(2)辦文、辦會、辦事等;(3)政務(wù)服務(wù)、事務(wù)服務(wù);(4)職業(yè)、職務(wù)、職稱等。其中“職務(wù)”說是當(dāng)前中國主流觀點(diǎn)。本文所討論的秘書職業(yè)也是從這一點(diǎn)出發(fā)的。事實(shí)證明，秘書職業(yè)主要具有如下特點(diǎn)：(1)秘書職業(yè)是一種人數(shù)眾多的職業(yè)，又是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)。無論政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、文教、衛(wèi)生、體育等各條戰(zhàn)線的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或是領(lǐng)導(dǎo)人，都需要或多或少、或?qū)Ｂ毣蚣媛毜拿貢藛T來支持、輔助其領(lǐng)導(dǎo)工作。(2)秘書職業(yè)是圍繞、依附、從屬領(lǐng)導(dǎo)的一種職業(yè)�，F(xiàn)在有的秘書工作者不太承認(rèn)這一職業(yè)特點(diǎn)，總覺得依附、從屬這些字眼不太好聽。其實(shí)社會上一切職業(yè)，都不是孤立存在的，許多職業(yè)之間、職業(yè)與社會之間，都有著依存的關(guān)系�！稘h書•食貨志》說：“辟土殖谷曰農(nóng)”，說農(nóng)民是指依附于田地上從事糧食與副業(yè)生產(chǎn)的勞動者。秘書職業(yè)也是如此，是遍布于一切職業(yè)之中，位居各個機(jī)構(gòu)的中樞，是圍繞于各個單位的領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助人員，對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮的主要是一種親密助手的作用，沒有領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)也就沒有秘書或秘書這一職業(yè)。******同志曾經(jīng)就把秘書稱為領(lǐng)導(dǎo)人的“左右手”，因此說秘書職業(yè)是依附于領(lǐng)導(dǎo)的一種職業(yè)。(3)秘書職業(yè)是綜合理事，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的一種職業(yè)。這主要是指秘書職業(yè)是近身直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，工作的全面性，決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書職業(yè)，也就必然帶有強(qiáng)烈的全面性，它不同于任何專業(yè)部門，也不專事于某項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，但秘書必須全面綜合各種信息，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)全方位的助手。

　　三、秘書職業(yè)的特點(diǎn)與性格之間的關(guān)系

　　基于上述秘書職業(yè)的這些特點(diǎn)，要干好秘書這一職業(yè)，除了要具備較高的綜合素質(zhì)、專業(yè)技能外，還有一個重要因素，就是要有適合從事這一職業(yè)的性格特征。

　　(一)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要內(nèi)外兼具的性格

　　通常而言，人們把性格分為兩種：內(nèi)向性格和外向性格。

　　內(nèi)向性格的人的特點(diǎn)是比較沉默寡言，不太愿意與人交往溝通，往往給人木訥、孤傲、難以接近的感覺，但是這種人往往是內(nèi)秀的，他們不愛說話并不表明他們內(nèi)心缺乏主意，相反他可能是個創(chuàng)造性的人才，現(xiàn)代社會許多IT界的技術(shù)高手就是這樣的人。同時，內(nèi)向性格的人一般心思細(xì)密，考慮問題十分周到，做起事來有板有眼，一絲不茍，能夠按部就班地達(dá)成自己的目的。通常來說，這種人耐力也很好，堅韌不拔，不怕困難，能耐得住性子。而且這種人的優(yōu)點(diǎn)還在于他們平時由于不愛交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就會十分交心，對朋友忠心耿耿，十分的可靠，當(dāng)然，這種人也很能保守機(jī)密。秘書工作日常事務(wù)性很多，千頭萬緒，而且十分繁重和復(fù)雜，正適合內(nèi)向的人來干。同時，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，工作接觸領(lǐng)導(dǎo)多，接觸企業(yè)、單位機(jī)密的時候很多，這種人能嚴(yán)守機(jī)密，會讓領(lǐng)導(dǎo)放心。但是秘書由于其特殊的職業(yè)性質(zhì)，不光需要有毅力、耐力、做事認(rèn)真、細(xì)密、周到，能夠保守秘密，而且還常常要對外溝通、協(xié)調(diào)各方面的矛盾，這對不愛交際性格的人來說是極為不利的。

　　性格外向的人一般主動熱情、興趣廣泛、活潑好動、性情隨和、左右逢源、八面玲瓏，有很好的溝通協(xié)調(diào)能力，很會做事情，善于和各式各樣的人打交道，而且這種人一般有很強(qiáng)的創(chuàng)造性，尤其在關(guān)鍵時刻有智慧、有辦法。現(xiàn)在社會是一個競爭和開放的社會，需要獲得的信息量大，接觸的人多，人際關(guān)系錯綜復(fù)雜，性格外向的外交型人才做秘書，能夠使得領(lǐng)導(dǎo)左右逢源，人際關(guān)系和諧。但是性格外向的人，注意力容易轉(zhuǎn)移、興趣容易變換、情緒易于沖動、心境變換劇烈、在辦公室坐不住、耐不住性子，甚至有時口無遮攔，這又是秘書工作者的大忌。所以，根據(jù)秘書職業(yè)的特點(diǎn)、要求，做秘書的人，最好能夠兩種性格兼而有之，既具有內(nèi)向性格人的細(xì)心、周到，又具有外向性格人的“圓滑”、主動。這樣做起工作來才能游刃有余。

　　(二)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要穩(wěn)重踏實(shí)的性格

　　秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)的“幕僚”，工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，干的既是幕后工作，又都是小事情，千頭萬緒又十分復(fù)雜。而且雖說是小事，但又出不得錯，一出錯，就可能步步錯，全盤皆輸，就會挨領(lǐng)導(dǎo)批評;相反，工作做好了，在前面風(fēng)光的是你的領(lǐng)導(dǎo)，而你只能是綠葉，有時說不定連綠葉都不是，這就要求秘書人員對自己有個明確的定位，踏實(shí)工作。

　　秘書工作接觸領(lǐng)導(dǎo)，接觸上級，不知內(nèi)情的人會以為秘書手眼通天，非常厲害，親戚朋友可能會不斷地求秘書辦事，甚至?xí)袆e的公司、單位來向秘書探聽秘密，這時候，做秘書的，一定要把握好自己，穩(wěn)重些，知道什么當(dāng)說什么不當(dāng)說，否則不小心泄露了單位的機(jī)密，不光單位利益受損，自己也肯定吃虧。同時，秘書還是單位、企業(yè)和自己領(lǐng)導(dǎo)的門面，這就要求秘書時時刻刻注意自己的言行舉止，否則，讓自己的形象掉價事小，讓單位、領(lǐng)導(dǎo)的形象蒙塵就事大了。這還是要求秘書具有踏實(shí)穩(wěn)重的性格，時刻檢點(diǎn)自己。

　　(三)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要靈活變通的性格

　　所謂靈活變通的性格是指遇到計劃之外的突發(fā)事件或緊急事務(wù)能夠快速想出對策，靈活應(yīng)對，而不會束手無策。而且能夠把這些突發(fā)事件和緊急事務(wù)處理得滴水不漏，妥善完滿。

　　秘書工作以領(lǐng)導(dǎo)為核心，以企業(yè)、單位的各項(xiàng)事務(wù)活動為半徑，這就決定了秘書工作面對很多關(guān)系，很多人，這樣自然而然突發(fā)情況也就多了。即使秘書平時計劃定得再好，也可能突然出現(xiàn)一些意想不到的情形，這就需要秘書有敏銳的觀察力和判斷力，善于溝通，長于協(xié)調(diào)，靈活變通，既不失原則，又不激化矛盾，特別是遇到突發(fā)事件和復(fù)雜情境時，能夠機(jī)警靈活，隨機(jī)應(yīng)變，使問題及時恰當(dāng)?shù)氐玫浇鉀Q。因此，要干好秘書這一工作，具備靈活變通的性格是必不可少的。

　　(四)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要善解人意的性格

　　善解人意就是指能夠及時準(zhǔn)確地了解別人的需求、想法，并從行動上給以回應(yīng)。簡單地說就是想人之所想，急人之所急，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，想在領(lǐng)導(dǎo)的前頭，做在領(lǐng)導(dǎo)的前頭，為領(lǐng)導(dǎo)更好地開展工作做鋪墊。否則，秘書就會東一榔頭，西一棒槌，把自己搞得焦頭爛額，還不能做好工作，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。因此，作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書就必須具備善解人意的性格。《三國演義》中有這樣一個故事：“操嘗造花園一所，造成，操往觀之，不置褒貶，只取筆于門上書一‘活’字而去。人皆不曉其意，修曰：門內(nèi)添‘活’字，乃‘闊’也。丞相嫌園門闊耳。于是再筑墻圍，改造停當(dāng)，又請操觀之。操大喜。”① 這則故事就是秘書善解人意，能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的典型事例。楊修是曹操手下的主簿，相當(dāng)于現(xiàn)在的秘書，他能夠從曹操的一個字上領(lǐng)會出曹操的意思，因而讓曹操另眼相看。所以，要成為一名稱職的秘書，具備善解人意的性格也是必不可少的。

　　(五)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要堅韌不拔的性格

　　做過秘書的人，都會知道這項(xiàng)工作是“好行當(dāng)，苦差事”，秘書工作要求高，難度大，任務(wù)重，還經(jīng)常要熬更守夜加班，超時、超負(fù)荷工作。同時，秘書工作大都平凡瑣碎，無名無利，工作做得好領(lǐng)導(dǎo)和別人不一定注意到，也難得到表揚(yáng)和肯定，但稍有疏忽和失誤則可能招致上上下下各方面的批評和指責(zé)，特別是一些文字秘書，經(jīng)年累月伏案筆耕，材料寫了一大摞，工作做了一大堆，換來的卻是頭發(fā)漸稀和沉重的心理壓力。因此，要想面對困難不言放棄，無怨無悔地從事這一職業(yè)，就要求秘書人員具備堅韌不拔的性格。

　　(六)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要寬容大度的性格

　　所謂寬容大度指的就是一種廣闊的胸懷，容忍的度量。秘書是一種特殊的職業(yè)，身處復(fù)雜微妙的地位，面對的社會關(guān)系網(wǎng)復(fù)雜、龐大。俗話說：“人上一百，行行色色”，有時為了協(xié)調(diào)工作，對下要忍，對上要忍，甚至“委曲求全”，這就要求秘書不可持個人之性，不能逞一時之氣，只要有利于工作的開展，不光要虛懷若谷，謹(jǐn)言慎行，而且要能忍則忍，經(jīng)得起批評，受得起委屈，耐得了刺激，“不以物喜，不以己悲”，具備驟然臨之而不驚，無故加之而不怒的能力，“草不謝榮于春風(fēng)，木不怨怒于秋滅”的心態(tài)和境界。因此，具備一種寬容大度的胸懷，是秘書人員必不可少的性格特點(diǎn)。

　　(七)秘書職業(yè)的特點(diǎn)需要幽默的性格

　　幽默是人類寶貴的心靈財富，是情感富裕和自由的表現(xiàn)，在生活和工作的諸多困惑和困難面前，幽默往往能化被動為主動，變尷尬為愉快，秘書工作繁重而復(fù)雜，在工作上難免會遇到棘手和難辦的事，這時秘書人員如果能夠恰當(dāng)運(yùn)用幽默，既可以化解工作中的困境，又可以獲得良好的工作心境，消除厭倦，超越挫折，解決工作中遇到問題。在人際交往活動中，運(yùn)用幽默，不僅易于溝通感情，獲得理解，消除陌生感和緊張感，而且易于拉近彼此間的關(guān)系，創(chuàng)造出良好的交際氣氛，這對秘書工作是大有裨益的。因此，幽默也是秘書必須具備的性格。

　　四、性格對秘書職業(yè)的影響

　　眾所周知，社會各行各業(yè)按工作性質(zhì)分有動、靜之別，強(qiáng)、弱之分。氣質(zhì)使人們形成不同的性格表現(xiàn)特征，因而有的靈活好動，思維敏捷;有的人行動緩慢、沉穩(wěn);有的人熱情善談，喜歡與人交往;也有的人不善言辭或喜歡獨(dú)立默默無聞地工作。如果一個人不能按照自己的性格優(yōu)勢選擇職業(yè)，使其性格與其職業(yè)相匹配，是很難調(diào)動其工作積極性、發(fā)揮其潛在能力，干好這一工作的。久而久之，工作中還會出現(xiàn)消極和其他一些不良因素，從而影響工作效率。所以，近年來國外用人單位在選人時才會出現(xiàn)這樣一種新情況。他們認(rèn)為，性格比能力重要。其原因是，如果一個人能力不足，可通過培訓(xùn)提高，但一個人的性格與職業(yè)不匹配，要改變起來，就困難多了，即所謂的“江山易移，秉性難改”。所以，在招聘新人時，將性格的測試放在首位，如果性格與職業(yè)相匹配時，才對其能力進(jìn)行測試考察。由此可見人們對性格的重視程度。因此一個人在選擇職業(yè)時，除了知識、能力外，首先應(yīng)考慮的就是自己的性格與職業(yè)是否相匹配。心理學(xué)專家認(rèn)為，根據(jù)性格選擇職業(yè)，能使自己的行為方式與職業(yè)工作相吻合，更好地發(fā)揮自己的聰明才智和一技之長，從而得心應(yīng)手地駕馭本職工作。秘書工作的特殊性需要與之相適應(yīng)的性格特點(diǎn)與之相匹配，只有這樣才能發(fā)揮其性格優(yōu)勢，激發(fā)其潛在的能力，調(diào)動其工作積極性，提高工作效率，才能在平凡的工作崗位上干出不平凡的業(yè)績。

　　注釋：

　�、� 羅貫中.三國演義[M] 江蘇：鳳凰出版社,2004(1).

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