淺析如何利用網絡技術加強高校財務預算管理
【論文關鍵詞】 網絡技術 加強 財務預算管理
【論文摘要】 隨著高校經濟業務的不斷發展，財務預算顯得越來越重要。科學地安排和執行預算，是做好財務管理的前提。文章從內部控制預算要與賬套設置吻合，預算設置要完整、錄入要準確，項目編碼要科學，以便于進行預算管理，預算下達和調整要執行清晰性原則，要充分利用預算管理技術，實現科研預算管理等幾個方面闡述了如何利用網絡技術加強高校財務預算管理。
預算是合理分配資金、提高資金使用效益、加強財務管理的重要手段。隨著高校經濟業務的不斷發展，財務預算顯得越來越重要。能否科學地安排和執行預算，能否有效地實現預算管理，是衡量財務管理水平的一個重要標志，是財務管理成敗的關鍵。
高校規模的擴張帶來了資金的擴張，給預算管理提出了一個又一個新的問題，急需要利用網絡技術平臺加以解決。會計電算化是一個老話題，但是電算化管理要適應管理的需要不斷更新，又帶來了許多新話題。如何利用網絡技術加強高校財務預算管理是筆者在這里要和大家探討的問題。
內蒙古科技大學早在2002年就實行了經費承包，在2006年正式下達預算管理。基本的預算管理方式是：根據《中華人民共和國預算法》和《中華人民共和國預算法實施條例》及內蒙古科技大學的具體情況，實行全面統一的預算管理，編制統一的收支預算。所有收支均按經學校批準的統一預算的標準執行。學校預算分為：上報財政預算和內部控制預算。由校屬各二級單位根據本單位（處、室）的工作任務和負責管理的經費部分向計財處提出下年度支出預算建議數，計財處負責審核、編制全校上報財政預算（建議數），經校長批準后上報財政。財政批復后，計財處根據財政下達指標編制事業收支預算。實行經費承包的單位，根據計財處下達的年度經費預算指標及學校承包經費使用管理辦法，按財務規定的開支內容編制本部門詳細的經費支出預算。
1995年，內蒙古科技大學引進上海財大科發公司財務軟件，在全國較早地實現了電算化管理。2002年實行經費承包時，已經開始探索利用網絡技術實現預算管理。經過逐步完善，到2006年已探索出一套較為成熟的網絡預算管理技術。2008年網絡實現升級，預算管理模式經過較大的調整，更加符合財務管理的要求。在這里，筆者就網絡技術下預算管理模式和一些預算管理中的體會和大家作一探討。
一、網絡預算管理模式
要實現網絡技術的預算管理，首先要熟悉預算管理模塊。預算管理模塊是針對財務部門，專門指派人員對科研項目、包干經費、預算數管理，指標執行情況的查詢和分析。軟件系統的預算一般有以下四種模式供用戶選擇：
（一）直接輸入法：即直接輸入預算數和調整數
首先要在參數管理模塊中，將參數定義設定預算輸入方式為：手工輸入；然后進入財務長模塊，點擊“建賬”，在“部門/項目初始余額設置”中，直接錄入摘要、預算數、預算調整數。這種方法比較簡便易行，但要注意進行結轉動態初始的操作，數據才準確。
（二）成批輸入法：即可按摘要成批輸入，日后可查詢
同樣要在參數管理模塊中，將參數定義設定預算輸入方式為：手工輸入；然后進入指標管理模塊。在部門指標設置中，選擇成批錄入。比如錄入所有部門辦公費指標，錄入摘要：下達辦公費預算；然后錄入所有部門或項目的辦公費預算數。這樣避免了逐項錄入的繁瑣，一定程度上簡化了預算下達程序。這種方法必須經過統計有效，統計后的數據不能修改。
（三）特殊憑證法：即可在憑證中輸入預算憑證，但預算憑證不進入賬務體系
首先要在參數管理模塊中，將參數定義設定預算輸入方式為：憑證輸入。
實際操作時，可進入指標管理模塊，點擊“部門指標管理”，在預算憑證輸入中，錄入預算憑證：借記：預算分配，貸記：預算收入。這里所謂的“預算憑證”并不是會計核算上的記賬憑證，只是為了留下每一次預算數下達后，對其說明和痕跡。
（四）標準預算憑證輸入法：即同其他憑證一樣輸入，并可進入賬務體系
同樣要在參數管理模塊中，將參數定義設定預算輸入方式為：憑證輸入。
這里所說的“預算憑證”是會計核算上的記賬憑證，進入賬務體系，與日常核算業務憑證一起排號。核算時，可以設置三個會計科目：601預算收入，602預算分配，603預算結余。下達預算指標時，進入憑證處理模塊的憑證編輯，借記：預算分配，貸記：預算收入。年末對沖時，借記：預算收入，貸記：預算分配，差額貸記：預算結余。
預算管理的四種模式各有優點，高校可根據各自不同的要求進行預算控制和管理。預算模型一經確定，要具有延續性和可比性，不能輕易更改。
二、預算管理中要注意的問題
利用網絡技術實現財務預算管理，極大地簡化了會計核算，為財務管理提供了便利。但是，在利用軟件進行管理時，一定要注意預算設置的科學性、合理性與會計核算管理的適應性。畢竟預算管理是會計管理的一個分支，它并不是獨立存在的。好的網絡設置會給財務管理提供極大的方便，相反，如果設置不合理的話，會給財務管理造成巨大的困難，反而成了障礙。因此要求財務管理人員一方面具備會計專業知識；另一方面還要具備很高的計算機水平，要能將二者有機地結合起來，運用自如。
一般來說，運用網絡技術進行財務預算管理，要注意以下幾個方面。
（一）內部控制預算要與賬套設置吻合
內部控制預算是財政上報批復預算的分解和落實，是對財政預算進行的會計解釋。內部控制預算項目要根據會計科目進行設置。也就是說，會計核算中有的科目，內部控制預算中才有相應的條目，會計科目中沒有的科目，就不應在內部控制預算條目中出現。內部控制預算是高校各部門和財務處聯系的紐帶，所以，它的編制要與會計賬套相關設置吻合。一方面要讓各部門了解和讀懂核算內容；另一方面要讓預算人員能夠順利下達預算，讓會計人員能夠執行下達的預算。
例如，在建立會計明細科目時，二級學院核算科目為：實驗費、實習費、資料講義印刷費、畢業論文設計費、教學差旅費、教學辦公費、教學郵電費、教學交通費、學生活動費、教學設備維修費等，內部控制預算條目也應該設置為以上項目。會計核算中，要在網絡中建立內部控制預算項目和會計核算科目的控制模型，這樣，預算下達到內部控制預算項目，會計人員就在做會計憑證錄入會計科目時，獲得各項指標余額，并根據指標余額進行控制和管理。
（二）預算設置完整，錄入準確
科學的財務預算應該具有完整性。項目編碼應涵蓋內部控制的總體經費。例如，內部控制總經費包括：人員經費、教學經費、行政經費、后勤經費、設備費、專項經費、機動費等，則項目編碼應涵蓋上面所有經費，不應有缺失。一個完整的預算項目編碼體系，可以完整地反映學校的整體經費盤子，真正實現內部控制目標。很多高校在實際管理中往往只對承包單位進行了詳細預算項目設置，而對人員經費、后勤經費、學生經費、全校性經費、機動費不單獨分塊編碼，在一個大鍋項目中反映，不下達分塊預算，這樣就喪失了對這一部分經費的監督管理，沒有真正實現預算管理的目標。
此外，預算下達應具有足夠的嚴謹性，保證錄入預算數據準確，盡量避免更改和修正。預算的準確性是部門經費收支準確的前提，是核算支出準確的前提。虛增預算和遺漏預算都是預算管理和下達的大忌，在管理中要盡量杜絕這一現象。
（三）項目編碼科學，便于進行預算管理
項目編碼是財務預算網絡技術管理的關鍵。項目碼要根據管理的需要設置。科學的項目碼可以為預算管理提供便捷，為會計核算提供方便。如果管理上只要求控制到行政部門一級，則項目編碼只需要編到部門，此時項目碼即部門碼。例如：編碼為：00010100材料學院，00010200機械學院，00010300信息學院。如果管理上要求控制到部門的各項經費，比如，人員經費下的津貼、酬金、福利費等，公用經費下的水電費、取暖費、辦公費等，教學部門的各項日常經費如實驗費、實習費、圖書費等，專項經費的設備費、維修費等，那么，必須編碼到各項經費，而且是底層。也就是說，一項經費，一個項目號。在按部門控制編碼時，預算數要錄入到底層和總賬科目，而在按經費控制編碼時，預算數只需要錄入到總賬科目。例如：錄入材料學院的實驗費預算，在按部門控制時，需要錄入到實驗費和教育事業支出兩個科目下，而在按經費項目控制時，只需錄入到教育事業支出科目下。
項目編碼要有規律、規范、清楚，要為會計核算提供方便。一個部門管理下的代管經費、專用基金、教育經費、專項經費、辦班等特殊經費、科研經費應納入編碼范疇，以部門碼進行查詢識別。編碼的一般規則為XXX經費、XX筆、XXX部門。例如：科研經費編碼為：00101101，00101102，
00101103，分別表示為：國家課題第一筆材料學院，國家課題第一筆機械學院，國家課題第一筆信息學院。代管經費編碼為：23001101，23001102，23001103，分別表示為：代管經費第一筆材料學院，代管經費第一筆機械學院，代管經費第一筆信息學院。專用基金編碼為：32001101，
32001102，32001103，分別表示為：專用經費第一筆材料學院，專用經費第一筆機械學院，專用經費第一筆信息學院。教育經費編碼為：52101101，52101102，
52101103，分別表示為：教育經費第一筆材料學院，教育經費第一筆機械學院，教育經費第一筆信息學院。當按部門碼101，102，103進行查詢時，就可以分別得到材料學院、機械學院和信息學院的指標賬或明細賬。部門特殊業務，如辦班經費、非稅收入，學校的專項經費，要特殊編號。因為根據重要性原則，這類特殊業務往往不需要預算管理，所以可以參照部門碼編制原則，在部門碼后依次編制特殊業務碼。例如：在00010100后，編碼00010101，
表示材料學院辦班收入；編碼00010102，表示材料學院專項經費；編碼00010103，表示材料學院捐贈收入等。
（四）預算下達和調整要執行清晰性原則
會計原則講究清晰性，實際上在下預算時也要執行清晰性原則。日常預算摘要錄入可簡略，顯示出預算進度就可以。例如：摘要錄入為：3月5日，第一批預算；6月30日，第二批預算。但是，對于會計工作中很多特殊業務，象聯合辦班業務、非稅收入業務、專項業務等，預算下達時摘要一定要清楚，以便日后查詢和核算。捐贈收入預算摘要要注明入賬憑證號，辦班收入要注明入賬憑證號、收入金額、分成比例。例如：礦業學院辦班收入200 000元，學院分成20%，摘要錄入為：201101240#憑證收入200 000*20%，預算數錄入為：40 000元。同樣在預算數調整時，要在摘要中寫明調出和調入經費項目名稱。例如：將材料學院實驗費50 000元調往實習費，則在實驗費調整摘要錄入：調到實習費50 000元，在實習費調整摘要錄入：從實驗費調入50 000元。所有錄入過程包括摘要和金額都要在賬務查詢明細表中出現，因此，查詢時可一目了然地知道部門經費的收入支出情況。
（五）充分利用預算管理技術，實現科研預算管理
網絡技術還可以運用到科研經費的管理中。隨著高校的發展，科研項目和科研經費越來越多。以內蒙古科技大學為例，2005年到2010年的5年間，科研項目和科研經費同比翻了5倍，而且，科研項目的級別越來越高，單項科研經費的撥款越來越多。管理的難度增加了，尤其是預算的控制難度增加了。過去參照紙質的合同預算執行科研經費控制，現在人工控制已不再現實，落后的管理方式已不能滿足科研發展的需要。當課題中期檢查或結題的時候，當項目負責人拿著科研決算報表要求財務人員簽字蓋章的時候，矛盾出現了。項目組沒有按照預算支出經費，卻按照合同預算填寫了資產負債表和收支情況表。不簽字蓋章，影響了課題結題，簽字蓋章又違反了會計真實性原則。
科學的管理辦法是實行科研預算管理，尤其是對重大金額的縱向科研，一定要實行預算管理，加強監督力度。以上海財大科發公司財務軟件為例，可以通過建立分類賬，實行分類管理。按預算項目，建分類字典，同時在“賬務設置”中建分類科目，以分類項目控制分類科目建立分類控制模型；然后在設置分類余額中錄入合同預算數。在實際工作中，科研經費是分次到賬的，而合同預算是完整科研經費預算，無法分解出各次到款經費的預算。因此，可以按照逐次科研到款做科研收入分錄，而按完整的合同預算在分類余額設置中下達預算指標。在憑證處理時，窗口同時彈出預算指標和科研項目余額兩項數據，這樣就保證了科研經費支出既不超分類預算，又不超現有項目余額。
例如，某科研項目經費15萬元，合同預算為：設備費5萬元，材料費3萬元，分析測試費3萬元，會議差旅費2萬元，技術宣傳費1萬，勞務費1萬元。在建賬的科目設置中按以上合同預算項目設置科目，同時在分類字典中同樣設置類項目，并建立二者的控制模型。第一次到款5萬元時，做分錄收入8萬元，同時在分類管理余額設置中按合同錄入預算：設備費5萬元，材料費3萬元，分析測試費3萬元，會議差旅費2萬元，技術宣傳費1萬元，勞務費1萬元。假如某日支出設備費1萬元，這時，在憑證處理窗口看到的信息有兩條：余額7萬元，設備費4萬元，當現有科研經費余額不夠經費支出時，系統就會自動提示不允許超支，報銷無法進行，這樣就達到了預算管理的目的。
在實際工作中，利用網絡技術進行財務預算管理不只是上面提到的幾個方面，它們的結合與運用體現在預算工作的各個角落。如何利用網絡技術更好地加強預算管理，提高財務工作水平，還需要我們不斷進行學習，不斷提高軟件運用水平，使專業技術更好地與網絡技術結合，為財務管理提供更多便利，為經濟業務分析、預測和決策提供更大的幫助。
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