醫院計算機檔案管理工作存在的問題
論文關鍵詞：醫院 化 分析與對策
論文摘要：檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就醫院檔案計算機化的現狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的論述。
1 醫院應用計算機進行檔案管理的現狀及存在的問題
在國家檔案局、衛生部、國家管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛生局的要求與下，全國醫療衛生行業實行了檔案目標管理，成立了綜合檔案室，對檔案實行了集中統一管理。同時以檔案升級達標為契機，對歷年的檔案作了大量的基礎性工作，檔案由原來零散的、殘缺不全的、單一的、部門自然管理的狀態，逐步納入了醫院的發展規劃，并形成由副院長直接分管，院辦公室主任責、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成的醫院檔案三級網絡管理模式，實行了統一領導、統一機構、統一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發展。但是，目前醫院檔案管理工作還是跟不上醫、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫療工作的發展節奏，我國醫院檔案管理在方面還不能適應形勢的發展，主要表現在以下幾方面。
1.1 重視不夠
近年來，衛生系統信息化建設發展迅速，醫院信息管理系統建設如火如茶，并建立了計算機局域網、HIS系統、影像傳輸系統。但醫院信息化建設主要涉及醫療、、設備、核算、等管理方面，對檔案信息現代化管理還沒有引起足夠的認識，投入還不積極，各醫院發展也不平衡。
1.2 應用受限
我院在2007年購置今易醫院檔案信息管理系統（2005版），在手工管理的基礎上進行簡單的目錄輸入、檢索管理，即便是運用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網絡系統的應用需要較大的、物力、財力的投入以及習慣、觀念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網絡系統在醫院檔案管理中受到一定限制，還未實現真正意義上的檔案計算機管理。
1.3 管理欠佳
在新形勢下，醫院檔案管理從管理的硬件(如設備、)到軟件(管理思維、理念方式)都存在著較大的差距。醫院有些珍貴的文字、影像或證書證件等資料只有l份，一旦對原件造成毀損或遺失，便會造成難以估量的損失，甚至無法補救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化，有些可以及時輸入計算機的檔案數據，也因擔心輸入工作量大，預處理工作繁雜，怕增加工作負荷和負擔而未能及時輸入。
1.4 軟件缺乏
目前，我國檔案信息管理軟件研發非常多，其中不泛優秀軟件，但在實用性、通用性方面還未形成系統性，尤其是適合醫院檔案信息管理特點的軟件尚缺乏專業性開發，致使在醫院檔案管理中使用軟件系統不能及時、有效地處理醫院檔案管理中出現的新問題，進而影響到部分操作人員使用計算機的積極性。
2 檔案管理計算機化的優點
2.1 檢索快捷
進行計算機檢索主題詞時檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉換為按類目系統編制的代碼，只要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算機，就很快能得出結果。由于我們大多數室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。
2.2 管理方便
利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的，并且可以在避免差錯的同時又可減少工作量。
2.3 借閱靈活
檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。系統采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以即刻得到結果。當借閱的檔案到期沒有歸還，也無需檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打印出催還單，節省了利用者和管理人員的時間，方便了管理，提高了檢準率。利用計算機可以實現聯網管理，進一步提高檔案文獻的利用率。
2.4 便于保存
利用，工作人員和利用者不需進入庫區。查閱利用不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長檔案壽命。甚至利用者也可以通過終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。
3 醫院計算機檔案工作的對策
3.1 強化意識
檔案作為“記錄、傳承文明、服務現實”的一種不可或缺的資源，發揮著不可替代的重要作用。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強全體醫務人員的檔案意識，特別是醫院領導的檔案意識。使大家充分認識到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關，要更好地支持檔案管理工作。同時，醫院要從實際出發，創造條件，結合醫院病歷的使用和醫院信息管理系統以及電子文檔的普及，充分利用計算機管理的優勢，對醫院檔案實行計算機網絡化管理，實現檔案管理的自動化、網絡化和現代化。
3.2 更新知識
由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與計算機檔案管理處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷人員尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起計算機檔案管理工作的重任。電子文檔來源廣泛，形成者不僅有業務科室、科室、承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。應將電子文檔歸檔工作納入醫院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴格檢查考核。與紙質文檔相比，醫院電子文檔歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨家很難完成，應采取電子文檔形成科室、檔案科室、HIS管理科室三結合的方法解決歸檔問題。
3.3 加強管理
嚴格各項管理制度完整系統的檔案資料對研究借鑒醫院管理和發展的歷史經驗有很大參考價值，同時對醫院的學術進步，對涉及醫療問題的結論和處理也有重要意義。在檔案服務于醫院整體工作的同時，嚴格按照各項管理制度把好關，有法可依，用去調整。這樣才能更大限度地滿足醫院各方面的需要，才能更好地服務于醫院。
3.4 開發軟件
醫院檔案管理信息系統是醫院信息系統的組成部分，軟件的開發和應用不應該局限于單機，而應該面向支持整個醫院乃至大管理信息系統。軟件的設計要求具有通用性，與醫院信息系統中的子系統之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數據庫環境，推行文檔一體化管理。此外，網絡化對工作效率的提高有重要意義，計算機管理的網絡化是當今信息化社會發展的必然趨勢，醫院檔案管理網絡操作系統應該根據醫院信息系統的整體規劃來選擇。
綜上所述，建立醫院檔案信息管理系統是實現醫院檔案規劃化、科學化管理的必然途徑，已成為醫院現代化進程不可缺少的重要環節。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，以滿足醫療、教學、科研工作的需要，就能使縣醫院檔案網絡化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務于醫院，為醫院現代化建設添磚加瓦。
參考文獻
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