會計電算化使用方法和技巧論文
全國移動通信公司都使用新中大財務軟件,現將在使用中獲得的方法和技巧介紹給大家。本文主要講述帳務處理和會計報表中的有關方法和技巧。
一、帳務處理
(一)權限控制
財務主管應對每個會計員的操作進行控制。進入系統管理中的權限管理,根據工作的需要對每位操作員進行權限控制。對于制單人員,給予查詢權、錄入修改權、打印權,對出納員應給予帳務查詢權、銀行及對帳權和出納權(審核權),以便出納模塊和日常帳務模塊相互核對和日常收付憑證進行出納,如果需要對某人進行部分科目權限控制,首先在權限設置對話框中選擇“科目權限”,選擇部分科目,然后在權限管理對話框中選擇“科目權限表”,設置該人所對應的科目代碼和名稱。為了使科目設置更具有科學性,應將科目設置權給予主管人員,以防其他人員增減科目名稱;為了保證數據安全可靠,不被外人盜竊,應將數據備份權和恢復權賦予特定人員。對于審核員,應給予審核權,若要對某人某些科目金額上限審核權控制,首先給予其審核權,然后進入“權限管理一審核授權控制”,錄入相應條件,比如金額在5000元以下的付款,該審核員具有審核權,超過5000元,該審核員無此審核權。若要查詢某人的工作情況,可以從操作日志中查詢。
(二)初始設置
憑證類型采用分三類(收、付、轉),有利于憑證分類、查詢,也有利于現金流量表的編制。若要對各部門收入、成本費用考核,部門核算方式應選“核算到部門”;在科目設置中,為了使科目設置更加簡練,便于記憶,比如全球通月租費,將科目代碼51010101設為部門核算,就可以知道各部門全球通月租費收入,不需要將各部門月租費收入再往下設明細科目(如:通信業務收入一全球通收入一月租費一XX部門)。部門設置采用代碼分級制,比如采用三位制,第一位表示部門性質,后兩位表示各部門,若第一位上的“1”表示管理部門,后兩位“01,,表示綜合部,“02”表示財務部,則綜合部的代碼為“101,”財務部的代碼為“102”,若第一位上的“2”表示生產部門,后兩位數“01”表示交換中心,“02”表示基站維護中心,則交換中心的代碼為“201,”基站維護中心的代碼為“202”。這樣分類便于記憶各部門代碼。
(三)基礎設置
在日常帳務處理中首先要對憑證處理進行基礎設置,憑證錄入方式選項的默認日期為“當天”,這樣保證制單日期與業務實際發生日期相符:選擇“金額借貸自動平衡”,有了借方數,不需要再計算貸方數,簡化計算;憑證存入提示,應將“附件未錄入提示”選上,有利于提醒未錄入的附件,與會計基礎工作相符。憑證處理方式選項中,應選上“只能由制單人本人修改”有利于加強制單人的責任制;選擇“能刪除中間憑證”方便憑證處理;選擇“在憑證存入前檢查憑證的合法性”,有利于降低憑證錄入錯誤率。
(四)快速處理
往來個人代碼設置采用5位制,前3位表示部門,后2位表示人名,比如:綜合部王剛,其代碼為“10101”,前3位“101”表示綜合部,與部門設置相符,后2位“01”表示“王剛”。這樣設置便于記憶,在日常往來帳錄入中,直接錄入其代碼即可。
不常用的科目和多級科目助記化,對于那些不常用的科目,比如“壞帳準備”,在設置科目或修改科目時,在助記碼中填寫“wzjb”,又如“長期借款一應付利息”,在助記碼中填入“cqjk-lx”。對于多級科目,比如“通信業務收入一全球通一數據業務收入一手機上網”,在助記碼中填入“5-wap”,“5”表示“收入類”,“wap”表示“手機上網”。對于一些常用摘要,可以采用助記碼,比如“差旅費”設為“clf”。摘要助記碼程序設計需要進一步放進,比如“付王剛差旅費”,在憑證錄入的摘要欄中,只要錄入含有“clf”字段,就能顯示出“差旅費”字:段,即錄入“付王剛clf”。
對每月按一定比例或一個數值結轉的憑證可設置自動轉帳憑證,比如每月結轉營業稅金,在“日常帳務一憑證設置一設置自動轉帳憑證”中選擇“定義結轉公式”,在對話框中,錄入分錄號、憑證類型、分錄名稱,金額來源公式中不需要錄入“=”,可以錄入運算符號,為了使借貸必相等,在其中一行錄入“phs ()”函數。
借:主營業務稅金及附加(公式:die(5101)*0.03)
貸:應交稅金—應交營業稅(公式:Phs ())
設置完畢,可以在“憑證處理—生成自轉帳憑證”運行。
年終科目結轉,方法一:以財務主管身份進行帳務處理系統,然后進入“系統管理—其他控制—年結科目清零設置”。將損益類科目結轉到本年利潤。方法二:在“日常帳務—憑證設置—設置自動轉帳憑證”中選擇“直接選擇結轉科目”,錄入分錄號、分錄名稱、憑證類型、憑證摘要等,“憑證借方”需要根據結轉性質,比如將通信業務收入轉入本年利潤,“憑證借方”選“轉出方”,“結轉內容”選“貸方期末余額”,若將成本費用轉入本年利潤,“憑證借方”選“轉入方”,“結轉內容”選“借方期末余額”,最后存入。
(五)打印
1、憑證打印(打印機以 HP5000為例)。首先選擇HP5000打印機,查看打印機屬性選擇“紙張—自定義”,寬度設為260毫米,高度設為180毫米,再選擇“基本—橫向”。再進入“帳務處理系統—日常帳務—基礎設置—憑證打印設置”,根據區公司要求采用自定義格式。現以包頭分公司為例,收款憑證選擇“自定義格式5”,付款憑證選擇“自定義格式8”,轉帳憑證選擇“自定義格式7”,然后在該臺終端機上將三種憑證打印格式設好,然后將本終端的c: gzwprtfmf5、prtfmf7和prtfmf8,拷貝其他終端相應目錄下,然后將打印機的屬性按照以上所述要求配置,即可完成各終端憑證打印格式設置。
2、帳簿打印。若打印明細帳,首先進入打印機屬性對話框,將紙張設為B4,基本設為橫向,然后進入日常帳務—帳簿查詢打印—明細帳—多欄明細帳,選擇科目代碼、確定,選擇子科目,子科目一般最多選5個,選擇格式4,然后確定,再輸入日期范圍即可。
3、報表打印。首先進入報表處理系統,點擊打印,選擇HP laserjet 5000pcl打印機屬性,然后在屬性對話框中將紙張設為B4,基本設為橫向即可。
二、報表系統
(一)函數使用
參數按省后不省前的原則填寫參數,如借方發生額函數JFE(科目,月份,部門代碼,年度,帳套號),若表示本帳套當月借方發生額,則參數填寫為JFE(科目),若表示本帳套1月份借方發生額,則參數填寫為JFE(科目,1),若表示本帳套上月借方發生額,則參數填寫為JFE(科目,month () -1),若不為本帳套的數,則其中月份、部門代碼、年度參數可以不填寫。但“,”不能省,如:02帳套的當月借發生額JFE(科目,,,,02)。有些函數其中參數不能省,如:表間引用函數 REF()中的“單位代碼”,若有分組設置,則分組代碼不能省。在運用表間引用函數REF(),要注意表間的.計算順序,如:資產負債表中的未分配利潤是來源利潤及利潤分配表,首先要計算利潤及利潤分配表,然后計算資產負債表,才能保證“未分配利潤”的金額在兩表中保持一致。
發生額指本月借方或貸方發生數,凈額指本月借方減去貸方或貸方減去借方后的余額,累計發生額指本年借方或貸方累計發生額,累計凈額指本年借方累計數減去貸方累計數或貸方累計數減去借方累計數后的余額。
(二)保護報表
1、報表的單元格里的公式全部設置完畢后,在一般的情況下不需要修改,應將此表保護起來,以防他人或不小心將報表改動。首先進入報表處理系統,然后打開某張報表,點擊“文件—報表修改口令”,根據各自要求選擇相應條件,輸入口令,然后確認。
2、除財務主管以外的人看不見自己的報表的設置,首先財務主管在增加操作員時,將權限設置對話框的左邊設置為“能查詢、修改擁有者為自己的報表”,權限設置對話框的右邊可以根據需要設置。如果要設為只能查詢而不能修改他人報表,只要將查詢權賦予即可。
3、改變計量單位。若要將以元為計量單位的報表改為以千元或萬元等計量單位,首先進入報表處理系統,將該報表打開,選擇“文件—另存為”,在對話框中,將“報表數據”選為“化為千元”或“化為萬元”等。
4、修改上級下傳報表的保護。假若上級已將報表格式做好,并某些單元格進入保護,然后下發給下一級。下一級單位接到報表后,若想對報表的保護單元格進入修改,首先進入報表處理系統,選擇“建表”,在對話框中選擇“從原有報表格式中復制”,根據需要進行選擇,然后確認,新建報表即將單元格保護進行解除。
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