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關(guān)于基于價(jià)值創(chuàng)造視角的檔案管理
摘 要：隨著知識經(jīng)濟(jì)和信息管理時(shí)代的到來，檔案已經(jīng)成為服務(wù)組織戰(zhàn)略發(fā)展需要的價(jià)值創(chuàng)造的構(gòu)成部分。文章從檔案知識管理、檔案信息化管理和檔案記憶觀等三類具有價(jià)值創(chuàng)造能力的現(xiàn)代化檔案管理理念入手，分析了檔案管理與組織價(jià)值創(chuàng)造之間的關(guān)系，并就提升檔案管理價(jià)值創(chuàng)造能力的途徑進(jìn)行了闡述與倡議。
關(guān)鍵詞：檔案管理 價(jià)值創(chuàng)造 戰(zhàn)略
一、引言
價(jià)值創(chuàng)造是指組織生產(chǎn)、供應(yīng)滿足目標(biāo)客戶需要的產(chǎn)品或服務(wù)的一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)及其成本結(jié)構(gòu)。知識經(jīng)濟(jì)和信息管理時(shí)代，價(jià)值創(chuàng)造已成為更多組織在制定和明確戰(zhàn)略時(shí)所要考量的重要目標(biāo)。而組織能夠獲取的知識和信息，則成為其具有重要戰(zhàn)略作用的資源。檔案作為知識和信息的有效載體，是組織發(fā)展歷史的關(guān)鍵憑證，更是組織當(dāng)前活動(dòng)的重要參考，因此，檔案也是服務(wù)組織戰(zhàn)略發(fā)展需要的價(jià)值創(chuàng)造的構(gòu)成部分。檔案創(chuàng)造價(jià)值的程度和作用，直接決定了其在組織戰(zhàn)略定位和發(fā)展目標(biāo)中的地位。隨著現(xiàn)代組織制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案工作正在由以手工為手段、以實(shí)體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內(nèi)容為對象的檔案管理轉(zhuǎn)變。在這種發(fā)展趨勢下，檔案管理者必須以全新的管理理念駕馭檔案工作的重大變革，用創(chuàng)新的管理模式和工作策略推動(dòng)檔案工作科學(xué)發(fā)展，形成與之相適應(yīng)的檔案管理體系，真正在組織發(fā)展過程中創(chuàng)造價(jià)值。
二、具有價(jià)值創(chuàng)造能力的檔案管理理念
1.檔案知識管理。檔案知識管理是一種以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理和以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理相結(jié)合的管理模式。檔案知識管理系統(tǒng)構(gòu)建的基本原則是集成原則：一是資源集成。從檔案管理角度，信息化環(huán)境下必須對文件進(jìn)行前端制約和全過程管理，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理和集成管理;從知識管理角度，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部。因而，檔案知識管理系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以文件、檔案為核心的全部信息、知識資源的集成。二是功能集成。檔案知識管理系統(tǒng)集成檔案管理與知識管理的雙重功能，一方面確保文件資料的真實(shí)性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價(jià)值、保存價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值;另一方面確保知識被有效地積累、組織、評價(jià)、傳遞、共享與應(yīng)用。三是系統(tǒng)集成。從檔案管理角度，檔案管理不能獨(dú)立于組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，否則，文件、檔案就難以被主動(dòng)捕獲，難以被前端制約、全過程管理與集成管理;從知識管理角度，知識管理不僅是一種先進(jìn)的技術(shù)策略，更是一種全新的思想理念，應(yīng)該體現(xiàn)于組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，應(yīng)該融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作策略和思維方式，使員工在工作過程中自然地應(yīng)用、傳播和創(chuàng)造知識，為客戶提供知識產(chǎn)品或服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值。?譹?訛
2.檔案信息化管理。檔案信息化是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為組織提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。它使得檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心發(fā)生轉(zhuǎn)變。檔案信息化通過提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效共享。檔案信息化主要由檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案信息資源、檔案信息人才、信息技術(shù)、信息裝備和規(guī)則環(huán)境等要素構(gòu)成。檔案信息化諸要素并不是簡單的并行排列，而是在一定邏輯關(guān)系中構(gòu)成的一個(gè)完整系統(tǒng)，并分為三個(gè)層次：檔案信息資源與檔案信息人才構(gòu)成系統(tǒng)的核心層，對目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有決定性重要影響;檔案網(wǎng)絡(luò)、規(guī)則環(huán)境、信息技術(shù)及裝備是檔案信息化的必須要件，構(gòu)成系統(tǒng)的支撐層;其它各要素，則是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)目的、發(fā)揮檔案價(jià)值的重要條件，構(gòu)成系統(tǒng)的價(jià)值效益實(shí)現(xiàn)層或應(yīng)用層。?譺?訛從目前目前狀況來看，檔案信息化管理系統(tǒng)主要包括檔案管理軟件的開發(fā)、檔案網(wǎng)站的建立和數(shù)字檔案館建設(shè)。其中，數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案信息化管理理念的重要實(shí)踐之一，對于提高檔案管理工作效率和現(xiàn)代化水平，推動(dòng)檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿足社會(huì)、組織及個(gè)人對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求有著積極作用，是進(jìn)一步發(fā)揮和體現(xiàn)檔案資源價(jià)值和檔案工作價(jià)值的保證。
3.檔案記憶觀。檔案記憶觀的核心內(nèi)涵是基于對檔案基本屬性——社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)性認(rèn)識，把檔案與社會(huì)、國家、民族、家庭的歷史記憶聯(lián)結(jié)起來，強(qiáng)調(diào)檔案是一種社會(huì)(或歷史、集體)記憶，含有“集體記憶的關(guān)鍵”，檔案館是“記憶的保存場所”或“記憶宮殿”，并從個(gè)人乃至民族的根源感、認(rèn)同感、身份感的高度去看待檔案及其保護(hù)的重要性。?譻?訛檔案記憶觀以一種新的視角和思維方式來透視檔案現(xiàn)象，獲得了對檔案的社會(huì)功能、檔案保護(hù)的歷史作用等一些新的認(rèn)識。檔案與社會(huì)記憶的關(guān)系是檔案記憶觀研究的基本理由。一般而言，檔案與社會(huì)記憶呈現(xiàn)出以下四種關(guān)系：一是載體關(guān)系。這是目前檔案學(xué)界普遍依循的觀點(diǎn)，認(rèn)為檔案是“社會(huì)記憶的載體”、“記憶的工具”，具體描述為“檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、建構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識的存儲器，是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁”。?譼?訛二是固化關(guān)系。指檔案是社會(huì)記憶的物化形態(tài)，是“凍結(jié)”起來的社會(huì)記憶，“是固化的記憶”，是社會(huì)記憶的客觀對象。三是建構(gòu)關(guān)系。指檔案在社會(huì)記憶建構(gòu)中的作用關(guān)系，一方面檔案是建構(gòu)的重要資源，特別是在歷史出現(xiàn)斷裂、歪曲或者需要從歷史中汲取現(xiàn)實(shí)的思想動(dòng)力時(shí)，其作用更大;另一方面對檔案管理本身來說，其自身也是在建構(gòu)“過去”。四是制約關(guān)系。指檔案是制約社會(huì)記憶的一種手段或工具。檔案的形成、挑選和留存是人類有意識的、自覺活動(dòng)的產(chǎn)物，這一活動(dòng)必定是“現(xiàn)實(shí)的政治結(jié)構(gòu)和權(quán)利關(guān)系的共謀”，它決定著哪些社會(huì)生活將傳遞給后代，什么被記住而什么被忘卻。?譽(yù)?訛可以說，檔案是組織活動(dòng)的記憶，檔案工作是在構(gòu)筑、塑造與維護(hù)組織歷史的記憶，檔案記憶是整個(gè)檔案工作的根本作用和價(jià)值，也是檔案作為一種事物的整體價(jià)值。
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