辦公自動化對現代文秘的影響研究論文
【摘 要】推行辦公自動化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。辦公自動化對開展辦公室秘書工作無疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動化為秘書工作帶來高效與便捷的同時，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應的解決策略。
【關鍵詞】辦公自動化；積極作用；消極影響；解決策略
中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-066-01
一、辦公自動化概述
（一）辦公自動化
辦公自動化（Office Automation，簡稱 OA）是一項綜合性技術，利用計算機、通信和自動控制等技術與設備，實現辦公業務的自動化。現代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。
（二）辦公自動化系統的主要功能
1.文字處理。2.數據處理。3.資料處理。4.行政事務處理。5.網絡通信。6.其他，如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。
二、辦公自動化對現代文秘工作產生的積極作用
（一）有利于提高現代文秘辦理公文的效率
傳遞、辦理公文是文秘的常規工作。應用辦公自動化后，辦公室秘書人員可以在第一時間將收到的文件掃描，通過辦公自動化系統分別或同時發送給不同的領導批閱。領導可以隨時隨地對文件進行瀏覽、批示，即使領導在外出差、開會，也能充分利用網絡處理各種大小事務，不會影響工作進展，極大地提高了工作效率。
（二）方便文件歸檔、查閱，信息資源共享更為便捷
秘書在工作中經常需要查閱大量文件資料，有時甚至需要看多年前的文件。傳統的方式基本是將資料以紙質檔案的形式存儲，秘書人員每次查閱都要花費大量時間去查找翻閱所需文件。應用辦公自動化后，除了紙質存檔之外，秘書人員也可以直接在計算機上對文件進行電子歸檔，方便自己以及其他秘書人員日后查閱，提高秘書人員的工作質量和效率，同時也使得信息資源共享更為便捷。
（三）有利于辦公室秘書人員之間的協同合作
辦公室工作涉及到多個環節，通常需要多個辦公室秘書之間相互協作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個秘書人員共同處理，傳統的辦公模式效率太低，浪費的時間也比較多。應用辦公自動化后，可以直接在辦公自動化系統上進行文件的群發和共享，以最快的時間內傳遞到相關部門和人員，為秘書工作的及時性提供有力保證。
三、辦公自動化對現代文秘工作產生的消極影響
（一）工作的保密性難度加大
辦公自動化系統的特點就是數據共享。而共享度越高，保密工作就越做。隨著網絡技術飛速發展，各種先進技術加入到現代竊密活動中，辦公自動化系統保密技術防范工作稍微不到位，就可能造成辦公自動化系統被攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲介質，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有涉密數據和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。
（二）過分依賴辦公自動化容易使文秘工作陷入被動狀態
辦公自動化的應用使文秘工作越來越離不開計算機和網絡平臺，如果平時沒有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計算機或網絡發生故障等，將會嚴重影響正常工作的開展。此外，許多資料可以從網絡輕松下載、拷貝，會誘導文秘人員養成惰性，這不但降低秘書工作的積極性和主動性，也會使自身的創造性思維得不到良好的發展，也不利于自身發展。
（三）辦公自動化對文秘人員的身體健康帶來危害
辦公自動化是借助計算機、復印機、打印機等自動化辦公設備來實現的。這些先進的辦公設備雖然操作便捷，效率高，但是給文秘帶來的負面影響也是不容忽視的，這些設備往往輻射性強，長時間接觸會導致各種疾病，造成身體上的危害。同時，辦公室文秘因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產生頸椎病等職業病，對身體健康帶來危害。
四、解決策略
（一）做好保密工作，維護辦公自動化系統的安全
維護辦公自動化系統安全是文秘的責任，文秘資料員要加強辦公自動化系統安全技術方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網絡入侵的威脅；在數據庫、物理設備、服務器的數據上采取必要的`保護措施。此外，文秘資料員要及時了解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關保密技能的教育培訓活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平，防止泄密事件的發生。
（二）合理應用辦公自動化系統，避免過分依賴
文秘人員要轉變觀念，積極學習先進的辦公自動化技術，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應新時期辦公自動化的要求。同時，文秘人員要合理應用辦公自動化系統，避免過分依賴。文秘資料員要養成務實的工作作風，掌握第一手材料，把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合，真正提高工作效率。
（三）加強體育鍛煉，養成良好的生活習慣
體育鍛煉對身體健康的重要性我們不言而喻，加強體育鍛煉不僅有助
于我們形成強健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文秘工作中，還有助于我們緩解工作壓力，將樂觀積極的工作態度帶到辦公室中。文秘人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長時間端坐，也可以利用上下班的時間，盡量爬樓梯，不乘坐電梯，達到鍛煉的目的，總之，方法很多，關鍵是要有鍛煉的意識。
（四）強化學習意識，提升自身能力
辦公自動化是一個高效的人機交互系統，在這個系統中，具有現代思想和技能的人始終是活動的主體。作為秘書工作人員，不僅要積極參加辦公自動化方面的培訓，掌握一定的計算機軟硬件知識。還要學習秘書工作的業務知識在實際工作中加以運用，更要加強辦公自動化理論學習，接觸盡可能多的新技術，完善自己的知識結構。秘書工作錯綜復雜，千頭萬緒，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公自動化軟件 （如 Word、Excel等），以適應新環境對高校秘書的新要求，充分發揮文秘職能。
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