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談檔案信息化管理優勢及安全問題論文
摘要：檔案管理在企業經營管理過程中占有重要地位，對企業發展具有重要影響。基于此，本文首先從存儲、查詢以及共享等方面分析了檔案信息化管理的優勢，其次從真實性以及安全隱患等方面對信息管理的安全問題進行了探討，最后從檔案管理制度、人員培訓、保障系統以及技術運用等方面提出了幾點檔案的信息化管理策略,希望可以為企業的檔案管理工作提供一些參考建議。
關鍵詞：檔案；安全問題；信息化管理
信息技術是一把雙刃劍，在為企業檔案管理工作帶來便利的同時，也為其帶來了眾多安全問題。因此，對于企業以及檔案管理人員來說，應該意識到信息技術的雙面性，既要明確信息化管理優勢，又要對其安全問題進行重點考慮，并在此基礎上采取有效策略，消除檔案管理過程中的各種安全隱患，進而對檔案管理的可靠性、完整性、安全性以及真實性等進行全面保障。
一、信息化管理優勢分析
（1）便于存儲。在過去，在對企業檔案進行存儲之前，需要經過很多煩瑣的環節，比如人工進行分類、修改以及整理等等，不僅耗費了管理人員的大量精力與時間，而且還極容易出現錯誤以及遺漏等問題。而在對檔案進行信息化管理時，管理人員可以利用計算機程序算法，在輕點鼠標的基礎上，就可以對檔案進行有效歸類和存儲，對傳統檔案存儲流程進行了優化，不僅節約了檔案管理時間，同時也大幅度提高了檔案的利用率。（2）便于查詢。企業在發展過程中會涉及到大量檔案資料，如果企業領導想要查閱相關資料，那么就需要對這些檔案資料進行篩選，不僅耗時耗力，同時也會存在一些誤差。然而，通過信息化管理，可以利用計算機來執行上述任務，將關鍵詞輸入到管理系統當中，再結合檔案信息的一些特殊性質，管理系統就可以對所要查閱的內容進行準確篩選，為使用人員找到其所需要的檔案信息，進而降低了管理人員檔案篩選的壓力。（3）便于共享。企業要想實現快速發展，就必須實現檔案信息在內部的及時、有效共享，讓員工增強對自身以及企業的了解，在此基礎上完善自身的不足之處。而利用信息化管理方法，有利于企業實現這一目標，檔案管理部門可以利用互聯網對相關部門以及人員等進行檔案信息共享，利用計算機實現檔案在企業中的有效傳輸，如此一來，不僅可以讓多數人對檔案進行同時查閱，同時也全面發揮了企業檔案對企業發展的重要作用[1]。
二、信息化管理的安全問題
（一）真實性較低
在過去，檔案管理人員首先會對檔案信息進行收集、整理以及匯總，再將其交給相關領導，讓其確認并簽字蓋章，最后再對檔案信息進行存儲，傳統檔案管理雖然流程比較煩瑣，但是可以對檔案的真實性進行有效保障。而對于檔案的信息化管理來說，實際上是一種電子檔案，也就是說相關領導無法對檔案進行簽字、蓋章，因此在一定程度上降低了檔案的真實性。另外，電子檔案的復制性以及修改性等比較強，為一些不法分子提供了可乘之機，他們可以對信息進行隨意復制或者是惡意修改，因此不能對檔案信息的完整性、真實性以及合法性等進行有效保障。
（二）存在安全隱患
在對檔案進行信息化管理時，其安全隱患主要體現在：第一，傳輸過程中的安全隱患。在信息化管理過程中，主要是利用互聯網對檔案信息進行傳輸，因此在一定程度上降低了檔案傳輸過程的安全性，尤其是對于一些重要的檔案來說，極易引發信息篡改、信息偽造以及信息竊取等問題。同時，計算機在運行過程中也很可能產生一些病毒，對檔案信息的安全性造成嚴重威脅，一旦在傳輸過程中檔案信息受到了病毒的攻擊，那么就會對整個管理系統造成破壞，進而引發檔案信息泄露的問題。另外，檔案信息在傳輸過程中也極可能受到攻擊，進而出現信息被盜用、信息被篡改等一系列安全問題。第二，保管過程中的安全隱患。計算機軟硬件的128質量、軟硬件和檔案信息的匹配性等會對電子檔案保管產生一些影響，如果管理軟硬件的安全性較低，或者是存在一些故障、隱患，那么也極可能導致電子檔案受損，甚至會出現檔案信息丟失的現象；第三，操作過程中的安全隱患。如果管理人員的安全意識以及綜合素質等較低，再加上他們工作態度較不認真，那么就可能在檔案信息處理過程中出現一些失誤操作，進而導致信息遺漏，或者是信息丟失，無法對檔案信息的完整性進行有效保障。另外，檔案管理人員如果沒有對操作口令進行正確選擇，或者是將自己的系統賬號以及密碼等隨意和他人“共享”，那么也極可能為檔案的信息化管理帶來眾多安全隱患[2]。
三、信息化管理策略
（一）完善管理制度
電子檔案在傳輸、管理以及保存等過程中都存在眾多隱患，并且這些隱患的發生具有一定的隱蔽性，很難被及時發現，因此，檔案管理部門應該結合實際情況對檔案管理制度進行完善，并督促管理人員對制度進行貫徹落實，進而對檔案的整個生命周期進行有效管理。相關部門需要對檔案管理制度進行統一，在檔案利用過程中，只可以利用只讀的形式對檔案進行查閱，進而對檔案破壞問題進行避免。另外，對于一些公文類的電子檔案來說，一經簽發之后，就不能夠對其進行更改，如果遇到特殊情況，那么需要經過相關部門或者人員等批準之后，才可以對其進行更改。
（二）加強人員培訓
首先，企業需要利用社會招聘以及校園招聘等方式對檔案管理人才進行引進。其次，企業需要從檔案管理法律法規、管理理論知識、管理技能、計算機技術、網絡技術、各種安全技術等方面對檔案管理人員進行培訓，增強他們的安全意識和檔案管理意識，提高他們的業務能力和管理系統應用能力，進而對誤操作、問題發現不及時等問題進行最大程度避免。最后，企業也需要對考核制度以及獎懲制度等進行完善，通過獎懲來規范管理人員的行為，調動他們工作的主動性與積極性，進而有效保障檔案的完整性、真實性以及安全性。
（三）健全保障系統
首先，需要對檔案管理程序進行優化。企業需要聘請專業人員結合自身所需對管理程序進行編制，并對編制質量以及程序安全等進行有效保障。其次，需要對殺毒軟件進行合理選擇，以免檔案被病毒攻擊。再次，需要對檔案管理的軟硬件進行定期檢查，做好系統的更新、維護等工作。最后，需要對紙質檔案進行有效管理，雖然電子檔案具有方便、快捷、靈活以及高效等眾多特點，但是也不能對紙質檔案進行完全替代，因此在對電子檔案進行管理時，也需要注重對紙質檔案的管理。
（四）注重技術運用
要想對檔案的真實性以及安全性等進行有效保障，就必須對各種安全技術進行靈活運用。第一，可以對加密技術進行有效運用。現階段，應用比較廣泛的技術包括對稱加密技術以及非對稱加密技術兩大類，其中，對稱加密指的是加密秘鑰與解密秘鑰是一樣的，而非對稱加密則指的是加密秘鑰與解密秘鑰是不相同的，可以對加密秘鑰進行公開，但是需要對解密秘鑰進行保密，并將其交給相關人員進行掌管，這樣就可以實現電子檔案的加密保護，提高它的真實性與安全性。第二，可以對簽署技術進行運用。文件簽署技術主要體現在手寫式和證書式兩種數字簽名技術，利用這種技術，能夠對文件的真實性進行證明，并且他人也無法對內容進行隨意改動。第三，可以對權限控制技術進行運用。檔案管理人員可以通過該技術對用戶的身份進行驗證，以防無關人員對檔案信息進行獲取。另外，檔案管理人員可以根據檔案保密等級以及用戶身份等，對用戶的訪問權限進行有效控制。第四，可以對監控技術進行運用。檔案管理人員可以通過該技術在檔案室網絡和外界網絡間設置障礙，通過防火墻對檔案數據系統進行監控，進而對信息非法訪問、信息非法輸出等問題進行避免。第五，可以對防寫技術進行運用，在這種技術的運用下，用戶只能夠通過計算機對檔案信息進行讀取，不能夠對其進行修改，因此也可以對檔案的原始性以及安全性等進行保障[3]。
四、結論
總而言之，企業要想增強競爭優勢、降低經營成本，就必須增強對檔案管理工作的重視，督促檔案管理人員做好檔案的信息化管理工作。對于檔案管理人員來說，需要對信息化管理優勢以及安全問題等進行明確，并通過完善管理制度、加強人員培訓、健全保障系統、注重技術運用等相關策略對各種安全問題進行最大程度避免，進而提高檔案管理水平，降低企業的經營風險。
【參考文獻】
[1]王薇.檔案信息化管理的優勢及相關安全問題分析[J].科學技術創新,2016(12):178.
[2]索秀萍.檔案信息化管理的優勢與存在的安全問題分析[J].辦公室業務,2017(24):85.
[3]徐麗偉.檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].科學技術創新,2017(15):256.
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