淺議高校行政辦公人員的基本素質及發展

 

　　辦公電話的接聽、接待來訪人員的咨詢、辦公用品的采買、學院通知的傳達、學院教師的一些福利核算、醫藥費的報銷、學生檔案的整理、教師住房檔案的整理等等。這些細小的事情哪一件都算不上重大，可是哪一件又都十分重要，因為正是這些小事情細細密密地組成了行政工作，也正是這些小事情編織成了老師和學生的日常生活。基于對這些認識，并根據親身體會和總結，筆者認為，認真對待工作，熱情對待服務對象，這是行政人員必須堅守的工作原則。認真、耐心、熱情、真誠，這是幾個非常常見的詞匯，可是當你仔細揣摩、用心思考、努力實踐之后，你會發現這是幾個看似普通實則不普通的詞語，這幾個詞充滿了魅力，這幾個詞通向快樂、甚至可以毫不過分的說，這幾個詞能引領出全社會的文明與和諧。

 

　　對于高校行政工作崗位，我認為在形式上是歸屬行政，可在本質上應該具有一種服務的內核，為領導、為教師、為學生、為所有走進辦公室的人員服務。而在服務的過程中，仔細和認真當然是最基本的，因為行政人員的一點小小疏忽就會給老師和學生帶來很大的麻煩，比如報稅時一個數字的誤寫，老師的收入就會因此受到影響。比如回答學生的咨詢，如果說得不夠詳細甚至傳達出的是錯誤的信息，那么就可能會影響和耽誤一些事情。當然，這只是很小的兩個小例子，而且這些錯誤的反饋可能不會非常迅速和明顯，可是從這些小事情慢慢傳遞出的信息具有相當的負面效果，受到影響的人會因此逐漸改變對高校行政人員的看法，不信任的態度也會漸漸增強，高校辦公室工作人員不認真不負責的名聲會逐漸滲入社會，學校的聲譽因此會受到影響，考生報考時也許就會有個聲音傳出“據說，那個學校怎樣怎樣”，也許有人說，這么分析是否顯得多慮了，我卻認為，更嚴重的后果還有，人們會繼續說，連高等學府都是這樣，這個社會真的是世風日下、道德缺失嚴重。由此一來，我們全社會都在倡導的和諧與文明實在是難以找尋，讓人對未來失去信心。

 

　　還有一件令筆者印象很深刻的事，曾經有位韓國留學生非常不解而且帶著些許氣憤的問我，為什么在中國那些售賣窗口的服務員找錢給他的時候常常是單手甩給他，而不是向他們國家那樣雙手遞給他，他們很生氣嗎？只是這樣一個小小的動作，可是帶給別人的不愉悅感受就會那么強烈，甚至引發一名外國人對我們整個國民素質的質疑，見微知著，我想這值得我們反思。還有件讓我非常難忘的事情，我去學校辦公樓某個辦公室詢問事情，剛推開門，里邊的老師首先對我露出了和善的笑容，那笑容太溫暖了，讓人倍感親切，甚至讓我覺得這位老師似曾相識，當時我對那個部門的好感與信任馬上就上升了一個等級，我相信這種感覺與反應應該不會是我自己才有，應該是我們大家的一種共通的感受。有了這些經歷之后，我更加堅定地認為，對待走進辦公室里的人要熱情、真誠，這應該是行政辦公人員努力做到的另一個準則。想想高校的大學老師們，他們的時間比較自由，經常都在各忙各的事情，獨來獨往的時候居多。但既然人是一種群居動物，那么大學老師也希望自己有一種歸屬感，大學老師同樣需要找到和自己類似的一群人經常交流聯絡，這就是為什么在課前課后，老師們常常會到學院辦公室里隨便聊聊的原因。作為辦公室人員如果能幫助老師們營造出一片輕松愉悅的氛圍，那么對老師們因工作而產生的緊張心理的調適和愉悅心情的保持都會起到一定的正面影響，同時也能增進老師之間的友誼、增強學院內部的凝聚力，況且這同樣也是令行政人員非常快樂的事情，大家何樂而不為呢。同樣，對走進辦公室的學生以及外來人員，如果行政人員能夠把微笑掛在臉上，讓真誠煥發出光彩，用心幫他們解決問題，那樣，每個從辦公室走出的人都會帶走一份溫暖、一份滿意，而且他們那種愉悅將繼續在他們的圈子里流轉，最終會散播的越來越遠，這的確也是一件惠澤久遠的好事，我相信這也一定會為我們社會的文明與和諧做出貢獻。

 

　　1.2 高校行政人員業務能力的培養 辦公室工作隨著時代的發展與進步也逐漸走上正軌，成為一項專業性很強的工作，人員的業務能力也需要與時俱進，逐步提高。作為一個綜合性的部門，辦公室人員至少要在以下幾個方面努力提高自己的業務水平。一是公文寫作能力。了解不同類型的公文格式，掌握一定的公文寫作技巧，能比較熟練地進行公文寫作，這是對一名合格的辦公室行政人員的基本要求。二是檔案管理能力。收發各類文件和平時工作中材料的積累是學院辦公室工作任務之一。各類上級來文和下發文件都需要及時分門別類，進行歸檔整理，以方便需要時查閱。同時，學院的有關材料，如歷年學院的獲獎情況、學院的個人獎懲情況等，辦公室行政人員都要及時了解信息，要做到合理取舍，進行歸檔整理。三是公關禮儀知識。接待是每個辦公室人員都要碰到的工作，如何熱情周到同時又耐心細致地做好接待是一門學問，所以公關禮儀知識的學習非常重要。合適得當的接待不僅展現了辦公室工作人員良好的素質，同時也是學校形象和精神面貌的展現。

 

　　2 如何提高高校行政人員的素質在我們現代社會中，每個人的職業生涯都如逆水行舟，不進則退。高校行政人員同樣如此，在具備了基本素質的前提下，如何不斷提高素質，促進辦公室人員能力的發展，這是值得我們思考的重要議題。筆者認為這種成長過程是個體與環境積極主動的互動過程，是內外諸因素綜合影響并發揮作用的過程。

 

　　2.1 樹立終生學習的理念 內因是變化的根據，每個人能否成長，關鍵取決于個人的自主意識“，內在進取”“、自我更新”，是促進成長的根本。法國成人教育家保羅·郎格朗在 1970 年出版的《終生教育導論》中對終身教育作了進一步說明，他指出“：教育和訓練的過程并不隨學校學習的結束而結束，而是應該貫穿于生命的全過程。這是使每個人在個性的各方面———身體的、智力的、情感的、社會交往的方面，總之，在創造性方面———最充分地利用其稟賦和能力的必不可少的條件。”他認為“：必須把教育看作是貫穿于人的整個一生與人的發展各個階段的持續不斷的過程。”辦公室人員素質成長是行政人員自身需要不斷發展的一個部分，作為一個必須不斷發展、尋求終生教育的人來說，辦公室工作發展的需要與個人本身素質提高的需要相輔相成，和諧統一。每個辦公室人員必須意識到知識更新換代的必要性，樹立終生學習的理念，有意識地選擇內容進行系統的學習研究，不斷提高自身的素質。

 

　　2.2 學校要加強針對性的培訓 外因是變化的條件，學校要側重于通過針對性的培訓，為辦公室人員的成長創造良好的平臺。學校領導要深刻認識到辦公室工作既具有綜合性又具有專業性的特征。需要辦公室人員不僅要具有橫向廣博的知識面，更要有縱向深厚的專門業務知識的功底。在社會現代化水平日漸增高的今天，尤其身處在高校這樣一個高科技、知識密集型組織中，辦公室的管理方法和手段也在不斷地更新和提高，只有不斷地汲取新知識、新技術的營養，做到“知識新、頭腦靈、思路清、專業精、手腳勤”，才能充分發揮辦公室的功能和作用。所以學校應該制訂周密的培訓計劃，安排合適的培訓，積極實施培訓措施，切實提高辦公室人員的素質能力。