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企業質量治理體系內部審核探析
隨著我國加進WTO，以及全球一體化的迅猛，國際化的趨勢成為不可避免。按照國際化的要求，轉換企業治理理念，通過為顧客創造價值的同時，實現企業自身價值的增值，從而達到“雙贏”或“多贏”的局面。積極按照國際標準，構建和認證企業質量治理體系，已成為企業全面提升素質的一種趨勢和潮流。質量審計，作為內部審計的一項新課題，作為企業質量治理體系一個關鍵性的接口，正日益引起企業，尤其是取得ISO9000系標準注冊資格企業的關注和重視。它對于體系的不斷完善和發展，起著極為重要的作用。為此，筆者就如何搞好質量體系內部審核作一些探析，以期對企業的貫標工作有所幫助。
一、治理層的高度關注
貫徹國際標準（簡稱“貫標”）能否成功，質量治理體系能否持續有效運行，領導的作用極為關鍵。質量治理體系的內部審核，涉及到體系的各職能部分和所有過程，只有企業的治理層從思想上重視，從人、財、物等方面予以大力的支持，內審工作才能順利開展，貫標工作才能有所保證，企業認證注冊后才能繼續努力，實現體系持續有效的改進。因此，治理層要把貫標工作作為一項長期戰略來抓，變傳統企業質量治理“管結果”為“管過程、管因素、管結果”，將貫標工作和企業的實際業務運作有機地結合起來，從而使企業的質量治理從最初的“做”標準，到自覺地“用”標準，進而到“發展”標準的轉變。
二、審核隊伍的精心建設
從某種層面上看，審核隊伍素質的高低將直接左右著審核的效果。因此，企業必須精心地抓審核隊伍的建設，從組織上為貫標得以有效運行提供基礎性保障。首先，聘任合適的審核職員。企業應從各職能部分中選聘具有專業技術知識、富有治理經驗和具有強烈責任感的同道擔當此任。其次，對審核職員進行必要的審核技能和審核技巧的培訓，包括ISO9000系標準的培訓。通過專業機構培訓、審核職員之間的輪換以及適時的交流和研討等手段，使審核職員不僅能熟練把握標準，正確理解并把握企業的質量手冊和程序文件，更重要的是要能夠熟練地運用標準，能夠熟練審核并指導質量體系的實施。
三、審核工作的嚴謹務實
內審的目的是通過發現來推動和實現質量體系的持續改進，因此，審核工作必須嚴謹務實，必須富有成效。筆者以為，企業質量治理體系的內部審核，不妨從如下方面進行策劃：
1.重視審核預備
包括成立審核組、編制并安排好審核計劃、預備工作文件等，其目的是使審核工作更具針對性，更具效率。每年年初，企業應聘任具有合格資質的審核職員組成審核組，委任審核組長。對全年審核工作要進行全面的策劃，對質量體系審核的范圍、活動內容和時間、審核職員的分組以及審核依據等要作出具體安排，該計劃經治理高層批準后應及時分送到體系所涉及的所有職能部分。同時，審核組要根據計劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，預備現場審核記錄清單，為審核活動順利開展做好各項預備。
2.開好三個“會議”
主要是指首次會議、審核組會議和末次會議。這三個會議對于審核組與受審部分之間的的溝通和交流，審核信息的及時反饋，以及對審核過程的控制都起著十分重要的作用。因此，審核組對每個會議的側重點、會議要通報的主要事項以及要討論的主要議題，要有清楚的了解，做好充分的預備。
首次會議和末次會議一般由企業領導、審核組全體成員、各相關部分的負責人及有關職員參加。會議應“簡而短”，切中要害。首次會議主要是申明審核目的和范圍，傳達審核計劃，夸大審核原則，澄清有關題目，落實相關安排。末次會議主要是報答受審方給予的支持，通報審核結論，報告不符合項，重申審核原則，重點則是對不符合項提出糾正措施和要求。而審核組會議，是在現場審核結束后審核組召開的內部會議，必須“詳而實”，具體且有內容，其主要議題是對審核結果進行回納、，協調相關題目，審核不符合項報告，評價質量體系運行的有效性和充分性，為末次會議做預備。
3.抓好現場調查
這是整個審核工作關鍵性環節和重要的接口，是整個審核工作最靈魂的部分。現場審核獲取的客觀證據和相關信息，將是評價質量體系運行有效性和充分性的重要依據。在現場審核中，審核職員不僅要有強烈的責任心，嚴格按照標準要求，更需要正確把握并運用好審核的技巧和策略。現場審核主要圍繞兩方面展開，一是收集客觀證據，二是對客觀證據進行。因此，審核必須把握好切進點，選擇好審核的路徑，運用好審核，發揮好專業判定。
在審核路徑的選擇方面，審核職員可根據檢查表的設計要求，自身生產工藝、經營/服務的特點，企業的組織架構等實際情況，公道安排檢查路徑。在審核方法的選用上，一般采取抽樣調查，因此，審核應盡可能抽取其有代表性的樣本，同時更應取得受審部分的密切配合，以便使審核結論客觀公正。現場調查一般包括“聽、看、問、查”四個環節。“聽”主要是聽受審部分有關職員的先容：“看”主要是查閱受審部分有關資料，其中包括制度、計劃、規范、程序和原始記錄等：“問”主要是在聽取先容情況時提出，問清情況，把握現狀：“查”主要是為立論有據，將聽、看、問收集到的情況和題目，采取順藤摸瓜的方法，到現場查證核實，一查到底，由點及面了解全貌。在現場調查中，審核職員要面對較為復雜的人和事，會遭碰到各種意外的情況，審核職員要發揮自身所長，充分運用好專業的判定，尤其是對不符合項的界定，除了深刻理解標準的要求外，還要把握一些技巧，要貫徹“以事實為依據，以標準為準繩”的判定理念。
4.撰寫好一個“報告”
審核報告是整個審核工作的外在體現，是在對客觀證據及審核記錄進行認真統計、分析、回納和評價基礎上形成的審核。審核組長對審核報告的編制、正確性和完整性負責。審核報告既要簡明扼要，又要提供足夠的信息，使看報告人能對審核有一個全面的了解。因此，撰寫審核報告既要把握足夠的客觀證據和審核發現，又要透過現象看本質，通過局部看全局，要用典型的事實、數據說話，要聚焦組織領導和顧客關心的題目。不符合項糾正和預防措施，既要體現可操縱、可控制、可評價，不能就事論事，又要體現預防、系統、，貫徹持續改進的思想。審核結論應與末次會議上結論一致。審核報告在報有關治理高層審查同意后，盡快投遞受審方。
四、加強內部審核的后續跟蹤
改進是永無止境的。企業的質量治理體系也是一個與時俱進的過程，只有通過不斷的完善和改進，才能推動企業業務運作的規范化，從而提升企業整體質量治理平臺，更好地拓展業務，參與市場競爭。開展質量內部審核的主要目的是發現題目，促使有關職能部分采取糾正和預防措施，以實現質量/服務的改進。因此，審核組對審核報告所揭示的題目，要加強后續的跟蹤，對不符合項糾正和預防措施的實施和驗證，要進行后續的檢查，對檢查中發現的題目，要及時與有關部分匯總分析，提出整改措施，對實施情況再驗證，從而對質量體系的正常運作及時提供監視和指導，為質量體系的實施提供必要的外部保障。
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