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論現(xiàn)代企業(yè)管理制度下公文管理與保密工作
摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，各企業(yè)間的交流與合作逐步加強，辦公室工作作為企業(yè)內(nèi)部一項主要的日常工作，是企業(yè)工作中不可或缺的助手，也是企業(yè)之間相互聯(lián)系的重要紐帶。辦公室文書工作的質(zhì)量和速度直接關(guān)系到辦公室工作的效率和質(zhì)量，因此，必須做好公文管理與保密工作。本文將從當前公文管理的現(xiàn)狀為角度出發(fā)，探討在現(xiàn)代企業(yè)管理制度下，如何做好公文管理與保密工作。
關(guān)鍵詞：公文管理 保密工作 現(xiàn)狀 重要性 措施 管理制度
引言
公文是在企業(yè)日常的工作中形成的，作為一種可供日后查找、翻閱的重要文字材料，是企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部用來記錄企業(yè)中的日常情況、聯(lián)系工作、信息傳遞的重要文字依據(jù)，是企業(yè)管理與發(fā)展中的不可缺少的助手。所以，科學地做好公文管理與保密工作，有利于及時解決企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)問題，加強企業(yè)內(nèi)部上級領(lǐng)導與下級員工之間的密切聯(lián)系，促進企業(yè)工作的順利、有序開展。企業(yè)的工作人員必須意識到公文管理與保密工作在整個企業(yè)發(fā)展中的重要作用，正確分析當前公文管理與保密工作的現(xiàn)狀，針對公文管理與保密工作中普遍存在的問題提出如何加強公文管理與保密工作的有效舉措。具體分析如下：
一、公文管理與保密工作的概述、重要性及特點
1、公文管理與保密工作的概述和重要性
公文主要是在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間的相互交流與工作中形成的一種文字材料，在當前的企業(yè)工作中被廣泛使用，是企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間用來傳達命令、表達意圖、聯(lián)系工作、處理問題的重要的文字依據(jù)，是企業(yè)的一項非常重要的日常工作。
公文管理與保密工作作為其中一項重要的內(nèi)容，也是整個公文工作的核心與關(guān)鍵。公文管理與保密工作，發(fā)揮著企業(yè)章程的規(guī)范作用，在書面形式上具有極強的領(lǐng)導作用，能加強企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系，有效地傳達信息，是企業(yè)相關(guān)規(guī)范的重要憑證和記載工具。因此，企業(yè)及文書工作人員必須要充分認識到公文管理與保密工作的重要性，做好公文管理與保密工作，不斷完善該環(huán)節(jié)，提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。
2、公文管理與保密工作的特點
第一，公文管理與保密工作具有較強的法定性。對于企業(yè)的公文管理與保密工作，必須要有法定的權(quán)威和效用，所做出的文書必須有明確的簽章，符合文書特有的結(jié)構(gòu)。從文書的機密性質(zhì)來講，企業(yè)公文分為保密文件、內(nèi)部文件和對外公布的文件，針對不同的文件類型，應(yīng)該制定不同的保密措施，嚴格遵循企業(yè)公文的等級劃分類型，做好公文管理與保密工作。
第二，公文管理與保密工作具有廣泛的使用性。由于公文管理工作和保密工作是企業(yè)日常運行中的一項重要工作，因此，被廣泛應(yīng)用到企業(yè)運行的各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)成立與發(fā)展必不可少的重要舉措。
第三，公文管理與保密工作具有嚴格的規(guī)范性。對于公務(wù)管理來講，必須形成嚴格的規(guī)范體系。首先對于公文撰寫方面必須嚴格要求，要準確地把握實際，簡明扼要地傳達信息，及時有效地進行收發(fā)，而且要符合規(guī)定的格式要求，在撰寫完畢后，要進行嚴格規(guī)范的備案、傳閱、歸檔以及檢閱和收發(fā)等工作。對于保密工作來講，更要求要具有嚴格的規(guī)范性。由于公文工作的環(huán)節(jié)眾多，因此，泄密的可能性就進一步增強，因此，保密工作必須有嚴格的規(guī)范，做好每一個環(huán)節(jié)的保密工作，防止企業(yè)的機密信息流失，造成企業(yè)損失。
第四，公文管理與保密工作具有較強的時效性。企業(yè)處于不斷變化與發(fā)展的狀態(tài)，因此，公文管理與保密工作必須及時、有效地進行，不能有拖拉和積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成文件傳達出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，從而導致企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量的降低。
二、公文管理與保密工作的現(xiàn)狀
公文管理與保密工作對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用，因此，必須做好公文管理與保密工作。然而，當前在一些企業(yè)中，在公文管理與保密工作中存在許多問題。下面，將以某企業(yè)為例，進行說明。具體如下：
1、職責劃分不清
由于在公文管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)過多，造成了公文管理過程中出現(xiàn)職責混亂的現(xiàn)象，造成職責濫用，有的環(huán)節(jié)多個人負責，有的環(huán)節(jié)則出現(xiàn)無人監(jiān)管，使企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量嚴重降低。例如，在該企業(yè)中，相關(guān)的檢查和監(jiān)督體系人員安排較少，造成員工可以隨意查閱文件，對公文的保密環(huán)節(jié)的人員安排不合理，存在泄密的潛在危險。
2、公文管理體系不健全
公文管理體制主要是通過一系列的程序相互配合和連接，在文書的擬制和管理的工作當中發(fā)揮重要作用。例如在該企業(yè)中，主要包括了文件的收發(fā)、分送以及相關(guān)的登記，文件的擬辦和承辦，以及相關(guān)的催辦，會議電話的記錄和整理工作，文件材料的歸卷、調(diào)閱和整理工作。但是，在該企業(yè)中，缺少了文件的制作和核對檢查階段，使一些文件資料的記載出現(xiàn)錯誤，對之后的查閱造成巨大的困擾，在會議電話的記錄和整理環(huán)節(jié)常出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，或者對有關(guān)內(nèi)容記錄不準確，造成關(guān)鍵信息的丟失，嚴重損害企業(yè)的利益。這些都屬于公文管理體制的內(nèi)容，因此，當前的公文管理體系不健全，有待進一步完善。
3、保密力度不夠
在企業(yè)內(nèi)部，不同的文件資料的保密性質(zhì)不同，其中的絕密公文、機密公文和秘密公文都屬于嚴格保密的范圍，可以閱讀的群體屬于公司內(nèi)部中極少數(shù)的人員。在這些秘密公文中，大多涉及企業(yè)的機密和核心，一旦泄露，可能會給企業(yè)造成嚴重的不良影響和危害。但在該企業(yè)中，對該類文件資料的保密力度不夠，對文件閱讀群體的范圍把握不清楚，常會出現(xiàn)機密文件被普通人員所閱讀的現(xiàn)象。其他還有三類公文類型，分別為內(nèi)部公文、國內(nèi)公文和公開公文。對于內(nèi)部公文，所閱讀的群體范圍只能是本企業(yè)內(nèi)部的工作人員，對于國內(nèi)公文和公開公文，所相關(guān)的保密力度就有所降低。該企業(yè)對各類公文的保密力度不夠，是企業(yè)發(fā)展?jié)撛诘木薮箅[患，嚴重影響企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。
在國內(nèi)發(fā)生過的巨大信息泄露案，直接導致國家機密大量流失。最后，經(jīng)過不斷的深入探討和研究，最終發(fā)展，造成信息泄露的原因是因為該國家機關(guān)保密措施不嚴密，保密力度不夠，最終導致機密外泄，給國家造成了巨大損失。該案例應(yīng)該引起各大企業(yè)的足夠重視。
4、公文歸檔制度不完善
通過公文歸檔制度，能夠方便企業(yè)在日后進行查找和翻閱。有效的公文歸檔制度，能夠節(jié)省很多時間，在大量的不同文件資料中迅速查找到所要找的公文。然而在當前的企業(yè)內(nèi)，對于歸檔制度沒有嚴格的規(guī)范要求，對文件的標記不準確，造成有的公文無法歸類，公文關(guān)鍵信息的缺失。
5、公文管理與保密工作存在問題
公文工作的基本要求要求公文必須及時、迅速的制作和傳達，堅決反對拖拉和積壓現(xiàn)象。對于公文制作必須準確、周密，堅決不收發(fā)質(zhì)量不合格的公文。然而，在當前的企業(yè)中，很多公文都無法按照該標準來制作和收發(fā)，大量的公文格式不合格，嚴重降低企業(yè)的工作質(zhì)量。
三、如何完善公文管理與保密工作
公文管理與保密工作對于提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量具有極其重要的作用，因此，必須實施有效措施，完善公文管理與保密工作，促進企業(yè)的發(fā)展。下文將通過對某企業(yè)在該方面的有力措施進行分析和總結(jié)，具體措施如下：
1、充分認識到公文管理與保密工作重要性
首先，必須使企業(yè)與相關(guān)的工作人員認識到公文管理與保密工作的重要性。該企業(yè)在日常的工作中做好強調(diào)和宣傳工作，增強員工對該類工作的意識，從而貫徹到自己的日常行為工作中。在該企業(yè)中，開設(shè)了相關(guān)的宣傳課程，在課程中加大宣傳工作，不斷增強企業(yè)員工的管理與保密意識，自覺遵守相關(guān)的規(guī)范，促進企業(yè)工作效率與質(zhì)量的提高。
2、提高公文管理與保密人員的素質(zhì)和能力
公文管理與保密工作需要相關(guān)的從業(yè)人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和個人修養(yǎng)，對于如何提高公文管理與保密工作人員的素質(zhì)與能力，該企業(yè)主要從以下兩個方面著手，具體包括：第一方面，加強該類人員的選拔，嚴格選拔程序和相關(guān)規(guī)范，對該類人才提出更高的專業(yè)要求，在該企業(yè)中，當前想要報考該類工作的人員要求，必須要進行過系統(tǒng)的公文管理專業(yè)的學習，具有過硬的專業(yè)知識的優(yōu)秀人才具有優(yōu)先錄用的資格。同時，在人才選拔方面，注重對人才個人素養(yǎng)的考察，要求相關(guān)的人員能夠保證文件的保密性。另一方面，該企業(yè)注重對該類人才的培養(yǎng)。定期組織相關(guān)工作人員進行培訓，不斷完善他們在工作中的工作能力，提高工作修養(yǎng)，在不斷的學習中提高工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)不斷的優(yōu)化發(fā)展。
3、完善公文管理與保密工作體系
在該企業(yè)中，通過不斷的改革與創(chuàng)新，當前建立起相對完善的公文管理與保密工作體系，提高了企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，具體包括：第一，在管理體制上，建立了完善的分工體制，加強企業(yè)的總體領(lǐng)導，在總的領(lǐng)導下，建立嚴格明確的分工體制，保證每一個環(huán)節(jié)都有工作人員進行負責，建立完善的責任制度，實現(xiàn)領(lǐng)導負責制和個人責任制相結(jié)合的管理體制，促進各個環(huán)節(jié)能夠合理分配、嚴格分工。第二，不斷規(guī)范整個業(yè)務(wù)的流程，從文件的收發(fā)、登記和分送開始，到文件的擬辦和催辦，再到文件的制作和檢查核對，以及對文件資料進行歸卷、調(diào)閱和整理工作都形成了完整的體系，建立起完善的管理業(yè)務(wù)流程，進一步保證每個環(huán)節(jié)的明確分工，使得各個工作人員各司其職。第三，保證企業(yè)不斷給該項領(lǐng)域投入資金，通過建立現(xiàn)代化的信息檢查系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的管理。例如，在企業(yè)中給相關(guān)員工辦理查閱卡和指紋解鎖閱讀，通過現(xiàn)代化的技術(shù)來高效地進行身份的確認。在大量資金的支持下，保證該類工作能夠快速、高效的積極開展。
4、做好公文歸檔工作
公文管理與保密工作是文書學和檔案學的結(jié)合，公文工作是在企業(yè)日常的工作中形成和使用的文字材料，是對企業(yè)的各類情況的記錄的文字依據(jù)。作為一種穩(wěn)定的文字資料，對日后的查找和翻閱中起到巨大作用，因此為方便日后的工作，必須做好公文的歸檔工作。在企業(yè)日常工作中，通過完善公文的標記措施，對各類公文的標記都要求有嚴格的規(guī)范格式，確切做好該類工作。具體如下：在發(fā)文字號方面，應(yīng)該嚴格按照相應(yīng)規(guī)范要求制作，同時，確定該類公文屬于何種密級等級，根據(jù)不同的密級等級進行歸納整理，在大的方面歸類后，再根據(jù)各個文件的序號進行有效的編排，標注好公文的時效，包括：急件、緊急件、特急件和限時送達的公文，來突出文件的重要性和緊急性。
5、正確對待不同公文的保密工作
在加強保密工作力度的同時，應(yīng)該正確區(qū)分不同的公文保密級別，根據(jù)不同的公文采取不同的保密措施，實現(xiàn)保密工作的進一步完善。該企業(yè)建立了嚴格的密級保密措施，具體包括：對于絕密公文，因為其具有較高絕密性，因此只有企業(yè)的董事會可以閱讀查看，是屬于企業(yè)內(nèi)部最高的保密公文。對于機密公文，也具有較高的保密性，相對于絕密公文所閱讀的群體稍有擴大，也屬于企業(yè)內(nèi)部嚴格保密的公文。對于秘密公文，可以閱讀的群體屬于企業(yè)的高層管理人員，因此在流通范圍上采取切實的控制和把握。對于內(nèi)部公文，可閱讀的群體范圍更廣，只要保證內(nèi)部公文不向外部流通即可。對于國內(nèi)公文，應(yīng)該保證該類公文不向國外流通，防止信息泄露。對于公開公文，則沒有任何的限制，所有的人都可以進行閱讀和查看，因此對于該類文件只要做好文件的歸案即可。
6、建立及時的報告考核制度
在該企業(yè)中，建立了及時的報告考核制度。通過對公文資料進行定期的查看和翻閱，及時進行相應(yīng)的匯總，組織報告會，通過這種形式進一步促進該類工作的優(yōu)化發(fā)展，能夠督促相關(guān)工作人員認真工作。同時，建立了嚴格的考核制度，通過對公文管理與保密工作人員的考核，可以促進他們進一步發(fā)展自己，提升個人能力和素質(zhì)，督促工作人員不斷進步，認真嚴謹工作，提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，促進企業(yè)發(fā)展。
7、建立有效的公文利用監(jiān)督體制
在企業(yè)內(nèi)部加強對公文查找和翻閱的資格的審查，在一定程度上減少企業(yè)信息的泄密現(xiàn)象，在公文流通的范圍內(nèi)，建立可靠的監(jiān)督體制，防止秘密文件、機密文件和絕密文件的信息丟失，建立有效的公文利用監(jiān)督體制，對于企業(yè)的長期發(fā)展非常有必要。此外，應(yīng)注重有大量的資金做支撐，加強引入高科技設(shè)備，采用實名制閱讀，通過給每個員工配備一卡通等高科技設(shè)備，對閱讀對象有要求的公文，能夠在最大程度上保證公文的機密性。
四、結(jié)論
經(jīng)濟和科技的迅速發(fā)展，要求企業(yè)必須適應(yīng)時代的發(fā)展，提高企業(yè)的公文管理與保密工作。本文中通過對當前現(xiàn)代企業(yè)管理制度下如何做好公文管理與保密工作進行分析和探討，提出了一系列的有效措施。通過建立完善的公文管理與保密工作體系，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，做好相關(guān)的歸檔工作，建立健全的監(jiān)督體制等，提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量，促進企業(yè)的優(yōu)化發(fā)展。
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