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科研檔案管理工作問題的探討研究論文
第1篇：新建本科院校科研檔案管理工作探討
高校科研檔案是指在高校教學科研部門、師生員工們在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據，聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案詳細記載了科研人員在科研中的研究思想、研究方法、研究經驗和研究成果，反映了高校的科研領域和研究水平，也是高校服務地方經濟發展的能力重要標志之一[1]。因此，高校作為承擔項目單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項科研活動歸檔文件材料的完整、準確、系統。
然而，新建本科院校作為普通高校的新成員，由于科研底子薄，科研服務經濟發展能力差，導致科研檔案管理意識薄弱，科研檔案管理方法尚處于摸索階段。本文圍繞新建本科院校自身實際情況，結合科研檔案的管理現狀和已有經驗，對新建本科院校科研檔案管理存在問題和對策進行探討。
1新建本科院校科研檔案管理存在問題
1.1科研檔案管理意識薄弱，科研檔案材料收集不全
新建本科院校由于剛升格為本科院校，學校面臨著教育部本科教學合格評估的壓力，因此學校大都將教學檔案管理列為檔案管理工作的重點，而對同樣重要的科研檔案管理工作投入不夠，科研檔案管理意識不強，科研檔案大多停留在科研申報材料和結題材料的簡單收集，而對科研過程中的原始數據和關鍵材料等過程性文件(開題報告，科研計劃、科研方法和成果)未能歸檔，嚴重科研檔案的完整性，不能給后人的科研活動起到很好的借鑒作用[2]。
1.2科研檔案管理機構不健全，人才隊伍無保障
新升本科院校教學資源有限，科研管理部門、教學系部大都沒有設立專門的科研檔案管理機構，科研檔案管理尚處于剛剛起步階段，缺乏檔案管理制度建設，職責分工不夠明確；科研檔案管理人員也多為為兼職，檔案專業知識缺乏，由于還要兼任教學和行政秘書，承擔事務多，必然影響科研檔案管理的工作進展。
1.3科研檔案管理服務市場意識不強
新建本科院校升格為本科院校，科研檔案管理水平的相對滯后，科研檔案的利用目前還只停留在記錄、保存階段，重保管、輕利用，不能充分發揮地方高校科研檔案的服務社會經濟發展的價值，僅僅把科研檔案當作一種歷史材料保存。另外，由于新建本科院校科研檔案管理僅僅停留在資料歸檔的層面上，科研檔案管理人員很少參與到科研成果的后期轉化工作中，對鑒定后成果開發推廣階段形成的材料，很少去收集，缺少科研檔案信息化建設，從而使高校科研成果不能參與科研轉化，不能充分進行產-學-研結合，嚴重削弱了新建本科院校科研工作服務地方經濟的影響力和學校的核心競爭力。
2新建本科院校科研檔案管理方法探討
2.1加強宣傳，提高各級人員檔案意識
針對新建本科院校各級部門和人員科研檔案管理意識薄弱的問題，必須有針對性的進行檔案知識和法規宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作[3]。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。
2.2建立健全的科研檔案管理制度，加強科研檔案管理人才隊伍建設[4]
依據國家《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和有關部門檔案管理法規，結合高校科研檔案管理實際工作情況，建立健全的科研檔案管理制度，明確檔案管理人員職責和分工，提高科研檔案管理工作效率。
針對新建本科院校科研檔案管理工作中普遍存在管理多為兼職人員，專業不對口，專業知識匱乏等問題，必須加強科研檔案管理人員業務能力培訓，可以采用引進人才和外出進修等方式提高科研檔案管理人員業務能力。其次，科研檔案管理人員必須加強自身修養和職業道德教育，牢固樹立科研檔案管理保密意識，嚴格遵守工作紀律和保密紀律，自覺執行《中華人民共和國保密法》和《科學技術保密規定》，嚴格科研檔案的登記、借閱手續，對涉密科研檔案不能擅自復印，要嚴格審批手續。
2.3強化社會服務意識，加強科研檔案成果轉化
新建本科院校普遍存在基礎設施落后的問題，即使在信息化的今天，多數科研檔案仍為紙質保存方式，科研檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高，這樣勢必影響了科研檔案的利用效率，不利于網絡利用和查詢，因此，在科研檔案的管理工作中，必須加強科研檔案管理信息化建設，積極組織開發適用于科研單位檔案管理并具備信息加工處理功能的計算機模型和軟件，充分利用網絡進行科研檔案信息的發布和查詢利用系統建設，促進科研轉化和產-學-研的結合，提高高校服務社會的影響力[5]。
3結語
高校的科研檔案管理工作是高校科研和檔案管理工作中的重要組成部分，高校科研檔案管理工作對提高高校科研水平和促進高校科研成果轉化率具有十分重要的意義。因此，新建本科高校應提高對科研檔案管理工作的重視程度，加強對科研檔案的管理力度，在制度和人員上給予支持，使其更好地為學校的教學、科研和其他各項工作服務。
第2篇：農業科研機構科研檔案管理存在的問題與建議
2012年2月，民政部印發了《科學技術研究檔案管理暫行辦法》（民政科技與標準化信息平臺），提出要加強民政部科學技術研究檔案管理工作，有效保護和利用民政科技信息資源，提高民政科技管理規范化水平，推動民政科技工作發展。在新的時期，農業科研機構科研檔案管理面臨著新的問題，科研檔案管理的根本目的是服務于科研人員，有助于科研機構科研工作的順利開展。因此，科研檔案管理工作是科研機構正常運轉和發展的重要組成部分，是推進農業科研機構科研發展和創新的必要條件，同時也是科研機構科研實力的重要憑證。科研檔案管理的規范與否，會影響科研管理的質量、效率和水平，甚至會影響到科研機構科研工作的發展。文章分析了當前農業科研機構的科研檔案管理模式，科研檔案管理過程中存在的問題和困難，分析原因，對下一步如何高校提高科研檔案管理更好地為科研機構服務提出相應的對策和建議。
一、農業科研機構科研檔案管理現狀和存在問題
第三次新科技革命的蓬勃興起和發展帶動生產力大發展，更加速了農業科技的現代化進程，農業經濟產業化程度更強，帶動農產品市場發展以及農業科技研發和科研成果的轉化，農業信息化技術提高[1]。在新的大信息量的時期，農業科研工作過程原始素材的保存和記錄尤為重要，因此檔案管理工作是農業科學研究及農業科研機構不可缺少的一個重要工作，是科研活動和科研機構的重要組成部分。
科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料[2-3]。科研檔案管理指的是在整個科研進程包括科研準備、實驗、總結驗收、成果獎勵申報、推廣應用等各個階段形成材料的完整、準確、系統，做到科研工作和建檔工作同步進行，這是科研檔案管理工作的基本要求。根據新時期現代農業的發展水平以及農業科技的信息化程度，科研檔案的管理要求和模式在逐漸變化，管理工作的質量直接影響科研工作和科研機構的順利運行，目前大多數農業科研機構科研檔案管理存在一些問題，主要表現于以下幾個方面。
（一）檔案管理意識淡薄
科研檔案的建立需要檔案管理人員以及科研人員兩方面的配合完成。目前大多數科研機構的檔案管理人員基本由科研辦行政人員兼職負責，并沒有配備專職的科研檔案管理人員，由于缺乏對檔案知識的了解，責任心不強，把檔案的管理當成一種為科技人員無償服務而不是自己的本職工作，材料入檔案沒有硬性規定，可有可無，因此科研檔案的歸檔利用率較低。另外，科技人員積極性不強，認為只要把科研做好，科研成果是自己辛苦勞動的結晶，不在意或不愿意檔案的收集和管理，留在自己手中，有的擔心自己資料在歸檔后會被別人利用，特意回避歸檔。也有一些科研人員認為自己做出的成果掌握在自己手中最安全，這樣有助于保護知識產權[3]。這樣的結果是，出現項目總結或者填寫科研基礎時需要查閱、報送先前材料的時候才發現資料被自己沒有很好地保存，而又沒有在單位科研檔案中保存而后悔。
（二）檔案形式的缺乏
有些科研機構的管理人員可能還是保持原來老工作人員，對計算機應用不熟練或者思想守舊不愿接受新事物，習慣于停留在“紙質檔案”的層面，查閱檔案的時候浪費人力、物力和時間。另外，紙質檔案不小心損毀或者遺失可能會導致資料的永久不可挽回[4]，隨著信息技術的發展與網絡時代的到來，為了便于查詢、查閱和提高檔案的利用價值，需要豐富科研檔案管理的載體形式，使“電子化”與“紙質化”雙軌運行。
（三）歸檔分類的混亂
近幾年隨著科技項目的急劇增長，項目內容及分類有的界限模糊，有的材料收集不齊全[3]。科研檔案的管理，本來分類歸檔需要結合括單位發展方向、年份、材料內容、單位人員規模、組織構架等方面，但出現分類級別判斷的錯誤，在管理人員交接工作內容時含糊不清或者個體標準的判斷差異，都會導致檔案分類的管理混亂。
二、提高農業科研機構科研檔案管理的方法與建議
（一）強化建檔責任意識
檔案管理專業性較強、業務要求較高，檔案管理者的意識、行為、能力對檔案管理工作的質量起著決定性作用。農業科研機構應該制定科研檔案的歸檔制度，有針對、有計劃地對管理人員和科研人員開展培訓，首先提高檔案管理人員的業務水平和責任意識，落實好崗位職責。同時，提高科研人員的建檔意識和重視程度，使科研人員認識到檔案管理的重要性，明確科研人員科研活動內容的歸檔是科研人員的義務，它不是科研人員自己的私有財產，而是科研活動的真實記錄，屬于科研單位的成果，使科研人員自覺主動地配合檔案管理人員對自己的科研工作進行歸檔。當前農業科研機構主要分類的基本單位是研究室、課題組，具體到項目則是項目負責人，應落實各級崗位責任制，推進檔案管理的時間進程，每一層都有責任監督檢查科研活動中所形成的文件、材料、歸檔的工作完整性。將檔案管理工作納入到職能部門的工作范圍，制定相應的指標體系進行年終考核，使歸檔率與項目質量作為完成工作的主要依據納入到各層職能部門項目管理和年度績效考核。總之，一方面，管理人員要積極主動地通知、提醒甚至跟蹤個別項目的歸檔進程，做好督促，另一方面研究室主任、課題組長以及項目負責人本人也要層層落實，并按照時間進度進行不定期檢查驗收。
（二）建檔形式多樣化
傳統檔案采用紙質方式，隨著信息量的增大，紙質檔案的建立需要較大的人力、時間和空間，并且查詢時較為麻煩，容易造成檔案材料的丟失。而當代計算機技術的發展使得新生代年輕人采用電子建檔方式更為普遍，電子檔案能夠節省空間、人力，但技術性要求較高，并且在工作交接以及查詢原始文件時容易出現錯誤。在當前農業科研機構科研檔案的管理中，隨著管理者年齡的差異，兩種檔案管理方式各有側重。而將兩者能夠很好地結合，同樣重視同步進行的，做得同步、圓滿的目前還不是很多。做好紙質和電子檔案平行、同步建設，為檔案管理的原始材料提供雙層保障，是檔案管理資料全面、簡化查詢方式以及材料真實的有力保障。
（三）制定農業科研檔案管理制度和標準
制定合理的農業科研檔案管理的標準，是提升農業科研機構科研檔案管理工作科學化水平的切實需要，也是有效服務于科研工作的切實需求[2]。要結合農業科研自身的特點，征求單位內外學術委員和廣大科技人員的建議，以及上級部門、兄弟單位等多方面的意見，制定科研檔案形成、積累、收集、整理、保管、利用、歸檔范圍，規定時間和歸檔制度，形成固定文本，并隨著單位發展和形勢變化反復修改完善。目前，農業科研機構最重要的就是科研項目和科研成果，建立文件夾按年份管理是最普遍的一種管理方式，分級根據項目類型按年份每年進行新材料的加入和規整。
（四）提高檔案利用效率
檔案利用是檔案管理工作的根本目的[5]，現代化電子存檔技術的發展為高校查詢和利用檔案提供了便捷，高效輸入和檢索能夠迅速地查詢到檔案的年份和歸類，技術的提高為檔案利用的效率和價值更上一個檔次，在工作總結、計劃、項目管理、單位成果展示以及領導、部門提供總結和參考數據。同時，科研項目檔案能夠為新進單位的科技人員提供有價值的情報信息，如某個學科方向在單位的發展狀況，項目立項有沒有重復，科研進展的程度等，能夠避免科研人員走彎路，指導科研人員的科研方向，更高的提高科研效率和科研水平。科研活動的直接記錄，無論成功或者失敗，都能反映科研真實過程，被稱作原始材料，是留給后人查看最有價值的技術材料[3]。檔案管理部門要主動根據單位發展需求，開發農業科研檔案信息資源，管理人員在自己的崗位職責上主動與各學科方向的科技人員溝通，采取發簡報或者郵箱提醒的方式傳遞科研檔案管理信息，如果有條件的話可以建立農業科研檔案信息服務中心，與兄弟單位或者其他農業科研單位聯合形成網絡，把有價值可公開的檔案信息及時傳達給科研人員，提高科研檔案的利用效率，從而實現科研檔案管理的真正價值。
三、結束語
農業科研檔案是農業科研水平的真實記錄，是發展農業科研事業的重要依據。目前農業科研機構科研檔案管理水平不高，影響科研單位管理的質量和效率。研究創新管理理念，一方面在管理主體管理者上面的創新，要從領導層加以重視，給予人員、設備和經費方面的保障，首先培養具有創新精神的專業檔案管理工作人員，熱愛檔案管理工作，能夠根據具體工作內容主動研究、分析、改革檔案管理模式和方法，另一方面從高層通過制定良好的工作運行機制，同時制定相應的獎懲制度，保障檔案管理者的待遇，最終提高農學科研檔案管理工作的運行效率，實現科研檔案為科技人員和科研單位真正服務的最終目的。
第3篇：高校科研檔案管理工作探討
科研檔案是指在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。而高校科研檔案是高校教學科研部門師生員工在從事科學研究過程中開成的具有保存價值和開發利用價值的原始記錄。科研檔案詳細記載了科研人員在科研中的研究思想、研究方法和研究成果，反映了高校的科研領域和研究水平，也是高校服務地方經濟發展的能力重要標志之一。高校科研檔案的作用是一所高校實力的憑證；對科研研究提供借鑒參與作用；既是學校尊重知識、尊重人才的表現，又是倡導科研人員、師生具有進取意識，樹正氣、興學風，實現自我價值的有力措施；是考核科研人員的科學依據。然而科研檔案的特征：來源的廣泛性；內容的專業性和形式的多樣性；形成的周期長、數量大；協作項目多，學科綜合性強。
本文圍繞新建本科院校自身實際情況，結合科研檔案的管理現狀和已有經驗，結合科研檔案的管理現狀和已有經驗，對本科院校科研檔案存在問題和對策進行探討。
一、高校科研檔案管理存在的問題
1、收集歸檔難、收檔不及時、收檔不全
許多高校對從事科研工作的老師缺乏有效的管理，科研檔案管理意識不強，他們往往認為，科研成果是自己辛勤勞動的成果，形成的科研成果材料屬于自己，把它交給科研管理部門，自己以后查找利用不方便；因為，許多科研項目在鑒定結題后不及時歸檔，科研檔案大多停留在科研材料和結題材料的簡單收集。
課題歸檔，往往只重視課題的申報，立項和鑒定結項，而對于中間研究階段往往忽略了。平時忙于科研管理的其他工作，如項目的申報、科研成果的獎勵、課題的鑒定結項等工作，而忽略了科研文件檔案的及時歸檔，導致檔案的質量難以保證，數量難以保證，嚴重影響科研檔案的完整性，不能給后人的科研活動起到很好的借鑒作用。
高校的科研人員和師生歸檔意識不強，認為歸檔不安全，認為在自己手里用起來更方面，從而造成許多科研成果都沒有及時歸檔，歸檔的難度增大。
2、案卷質量差
加強高校科研檔案管理應采取的措施；建立健全科研檔案管理的規章制度；制定科學的歸檔體系，堅持科研部門和課題組立卷制度，建立系統的檢索體系，堅持科研部門和課題組立卷制度；開展編研工作；加強業務培訓，提高專兼職檔案人員的素質。
二、科研檔案服務意識不強
許多高校科研檔案的利用目前只停留在記錄、保存階段，重保管，輕利用，不能充分發揮地方高校科研檔案的服務社會經濟的價值，只把科研檔案當作一種歷史材料保存。另外，高校科研檔案只停留在資料歸檔的層面上，檔案管理人員很少參與到科研成果轉化工作中，缺乏科研檔案信息化建設，不能充分進行“產、學、妍”結合，削弱了高校科研工作服務經濟的影響力。
三、高校科研檔案管理方法探討
1、在科研檔案管理部門設立專門的檔案室
一般教師的科研材料都是移交學校科研管理部門，和科研管理部門收集其它材料放在一起，我們不妨嘗試一種新的管理模式，在科研管理部門中設立專門的科研檔案室，同時讓科研管理人員來管理科研檔案。一方面，科研檔案一律移交科研檔案室保管，將歸檔目錄上交到校檔案室進行統一編目，這樣就使科研檔案在形式上納入了校級檔案系統，而檔案實體保存在科研檔案室。另一方面，由于檔案室具有相對的獨立性和特殊性，利用科研管理人員來收集、管理科研檔案既有科研檔案的歸檔質量、保密性相對較好，又方便了科研人員對科研檔案的查閱、利用。
2、設立專職的科研檔案管理人員
可以設立專職的檔案管理人員，在業務上受學校檔案部門指導，經過專業訓練，既具備檔案工作基礎知識和技能，熟悉檔案管理法律法規，又身處基礎管理組織中，以管理人員的身份直接參與科研管理工作，既熟悉情況又便于開展工作，是實現科研檔案集中統一管理的骨干力量。
3、加強宣傳科研檔案的重要性，提高科研人員的檔案管理意識
根據高校科研人員科研檔案管理意識淡薄的問題，有針科研檔案管理、知識產權等方面的書籍，使科研人員、科研檔案管理人員提高法對性地進行檔案知識宣傳，開展形式多樣的宣傳，多看一些檔案法律法規知識，制觀念，認識到科研檔案管理工作對高校的重要意義，對促進高校科研工作起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與到科研檔案的歸檔工作，在思想上重視科研檔案工作，主動履行科研檔案歸檔的職責。進一步提高高校科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對科研檔案重要性的認識，增強歸檔意識，切實轉變老師將科研成果視為私人的傳統觀念，嚴格執地《檔案法》第十條規定關于“對國家規定的應當歸檔的材料，必須按照埃塞俄比亞，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，進一步明確科研檔案管理人員的法規觀念。
四、做好科研檔案保密工作，確保科研成果檔案不泄密
首先，要完善科研檔案保密工作管理制度，加強對科研檔案保密工作的領導責任。使科研檔案保密工作的運作有章可循。其次要緊緊抓住科研檔案保密工作的管理環節，加強對涉密要害部門的管理工作。一是對科研檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各個環節應實行嚴格的管理負責制。二是堅持貫徹檢查制度。由專職科研檔案保密員定期對本單位或部門的科研檔案保密工作巡視檢查，發現問題及時提出整改措施；由主管領導定期對科研保密工作進行監督檢查。三是加強對涉密要害部門的管理，由主要領導對科研保密工作做出強調和部署，由科研檔案部門負責人對檔案、機要、傳真等要害部位進行安全專項檢查，發現問題及時糾正，防止和杜絕泄密事件。
總之，高校科研檔案部門和管理人員無論是在業務工作方面，還是在管理服務方面，都要做好科研檔案的管理工作，促進高校科研基礎性建設，增強高校科研整體實力，促進科研成果的利用。
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