電算化會計下科目性質設置對編制會計分錄和報表的影響

電算化會計下科目性質設置對編制會計分錄和報表的影響

   編制分錄是會計的日常工作，會計分錄編制的正確、規范與否直接影響該帳戶業務發生的真實情況，最終影響會計信息的質量。手工方式下，會計人員可以編制各種會計分錄，雖然有些不符合規范，但記賬人員可以根據會計分錄分析后再登記賬簿，期末根據各帳戶的余額分析編制報表，而電算化方式下，會計分錄怎么做它就怎么記，機器不會象手工方式那樣先分析后記賬，因此會計分錄編制的質量高低在很大程度上影響報表的編制，尤其是損益類科目會計分錄的編制。但會計分錄要根據科目的屬性來編制，這樣才能做到既滿足編制報表的需要，又符合會計制度規定和會計處理規范，所以在做一些重要業務的會計分錄時，首先要設置好所涉及科目的屬性，然后再根據業務內容編制會計分錄，下面就以費用和收入的業務處理為例來說明科目屬性的設置對編制分錄和報表的影響。

　　電算化方式下會計分錄的編制方式與手工編制大部分是相同的，但有部分會計分錄的編制與手工方式存在一定的差異，需要對以前手工編制方式進行一定的修改才能滿足電算化的需要。例如：人事部李某退回差旅費800元，手工會計分錄如下：

　　借：現金 　　　　　　　　　 800
　　　　貸：費用—差旅費 　　　800

　　手工方式下，期間費用類帳戶一般是借方分析式多欄賬，平時發生的各項業務登記到借方，只有到月底時從總賬貸方轉出，出現貸方發生額，明細賬仍然用紅字從借方轉出。對于上面這筆業務，記賬人員在記賬時就會用紅字（但分錄金額本身是貸方藍字）登記到“管理費用-差旅費”賬戶的借方，從而造成賬證不一致，但不影響會計報表的編制，而化方式下仍然這樣編制的話，軟件在記賬時會直接登記到“管理費用-差旅費”賬戶的貸方，這樣就影響報表從“管理費用”賬戶的取數，因為報表取數一般是從期間費用類賬戶的借方取數，如果等到月底所有損益類科目結平并記賬以后，這時仍然從借方取數的話，很顯然就不正確了。如果在手工賬和電算化并行期間，手工賬仍然將此筆業務用紅字記到“管理費用-差旅費”的借方，而機內賬將這筆業務記到“管理費用-差旅費”賬戶的貸方，這樣就會造成“管理費用-差旅費”手工賬的借貸方發生額與機內賬不一致。因此，電算化下對此類業務的處理仍然象手工那樣的話，會嚴重影響會計報表的編制和電算化的運用效率。為了不影響報表的編制，適應電算化的會計處理的特點，會計人員要改變這類業務的處理方法，就不會出現以上問題，下面就上面的例子先介紹幾種普通處理方法：

　　第一種、借貸紅字法：

　　借：管理費用—差旅費 　　　 800（紅字）
　　　　貸：現金           　　　　800（紅字）

　　這種方法旨在將費用類平時發生的貸方發生額用借方紅字編寫，這與手工方式方下登記費用貸方發生額時用紅字登記的方向一致。這樣編制雖然滿足了報表對費用的取數要求，但不能反應“現金”賬戶的真實業務情況，且該種做法的前提是該單位采用的記賬憑證格式是通用記賬憑證格式。如果該單位的記賬憑證分為收、付、轉三類，這筆業務本身就是是收款業務，但這張憑證填寫的卻是付款業務，這就讓人費解。如果該單位是先做手工憑證，然后再按照電算化要求將手工憑證輸入機內，手工編制仍然按照正常方式編制，電算化憑證按照上面第一種方法編制，這樣就會造成手工憑證與機內憑證不一致，再說該單位實行電算化以后，出于對貨幣資金的重視，仍然要求出納人員每天手工登記現金和存款明細賬，是根據手工憑證是用藍字登記到借方，還是根據機內憑證用紅字登記到貸方呢？如果用藍字登記到借方，就會導致現金手工賬與機內賬不一致，如果用紅字登記到貸方，表示現金的減少，紅字就更讓人難以理解。因此，電算化方式下此類憑證的編制方法仍然有不妥之處。

　　第二種、借方紅字法

　　用紅字沖減費用支出數，用藍字借記現金增加數，處理如下：

　　借：管理費用—差旅費  　　800
　　借：現金             　　 800

　　手工方式下這種做法雖然不符合借貸法記賬原則，但可以過賬。電算化方式下，有的軟件為了方便客戶的應用要求，可以將軟件設置為會計分錄只有借方或貸方，只要分錄金額不為零，所有分錄金額匯總為零，就可以保存和過賬，這既違背了借貸記賬法的記賬規則，僅有借方或貸方，也違背了部[財會字（1994）第27號]文件《會計核算軟件基本功能規范》的第十五條第四款的規定，即違背了在輸入記賬憑證過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：“正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應予提示并拒絕執行”。

　　這種做法雖然解決了會計報表對費用的取數要求和現金的登記管理要求，但很大程度上不符合會計處理規范，因此這種做法也有欠妥之處。

　　第三種、過渡科目法

　　以上兩種處理方法在一定程度上滿足了會計報表的編制要求，但會計處理方式上都有欠妥和不規范之處，為了既滿足會計報表的編制要求又符合會計處理規范要求，下面就用過渡法來處理，過渡科目可以任意設置，但月底必須要結平，具體處理如下：

　　①　借：現金               800
　　　　　　貸：過渡科目         800

　　②借：管理費用—差旅費   　800
       　 貸：過渡科目     　    800（紅字）

　　這樣處理雖能滿足報表的編制和會計處理規范要求，但是如果每月此類業務較多的話，每筆業務需要分兩次做，這就顯得非常麻煩。

　　采用以上三種處理方法雖然解決了報表編制問題，卻帶來了其他一些問題。第一種方法不能反映“現金”賬戶業務的真實情況，雖然余額一致，但機內賬不能憑借貸發生額來反映其收支情況；第二種方法不符合借貸記賬法的記賬原則；第三種方法需要引用過渡科目，無形中增加了工作量，平時處理時要非常細心，而且月底時要檢查過渡科目是否結平，如果損益類科目都有這種情況的話，就顯得煩瑣。

　　以上三種方法是對費用類賬戶特殊業務的處理方式，下面以收入類科目為例進行說明，例如，發生銷售退回業務一筆，貨款10000元，稅款1700，符合會計處理規范的分錄編制如下：

　　借：主營業務收入—A產品             　10000
　　　　應交稅金—應交增值稅—銷項稅額     1700
　　　　貸：銀行存款                        　 11700

　　會計報表對收入取數一般是取貸方發生額，如果電算化分錄仍然這樣做的話，就會個報表取數帶來困難，為方便電算化報表取數，會計分錄如果采用以上三種方法的話，對編制報表沒有問題，但同樣會引起其他問題，如果采用第一種方法，“銀行存款”就會出現借方發生額，這又會出現象第一個例子里的“現金”業務處理問題。無論采用上面哪一種方法都會出現“主營業務收入-A產品”和“應交稅金-應交增值稅-銷項稅額”貸方發生額，這就違反了《企業會計制度（2001）》中銷售退回業務的會計處理規定，規范的會計處理應該就是上面的處理。

　　從以上兩個例子可以看出，為了便于報表從費用和收入類賬戶取數，平時發生的業務全部記入一方，這就淹沒了有些業務的真實情況，純粹是為了編制報表，不能準確的記錄原始數據，如果按照會計制度規定，銷售退回時會計處理應將收入和稅金記入借方，這樣月底或年末就可以根據借方發生額或借方累計額得出銷售退回情況，原始數據可以直接取得。而為了電算化編制報表的要求，對有些業務進行了不規范處理，將費用類業務全部記入借方，收入類業務全部記入貸方，這就造月費用的發生和沖減，本月銷售的實現和退回全部混合在一方，如果要銷售的退回和費用的沖減情況，只有查閱機內憑證或打印出的憑證，如果是統計全年的發生額就顯得麻了煩。

　上面的處理方法不是在會計處理規范方面，就是在會 計報表編制上出現問題，下面就介紹一種新的方法來解決這樣的問題，即通過設置費用或收入科目的性質來控制分錄的編制，從而滿足會計報表的編制。

　　現在有些軟件在賬務處理方面提供了科目的欄目功能，設置欄目的科目只能是明細科目，欄目的特點和好處是：欄目不記錄余額，只記發生額，結轉時可以直接從上級結轉，對于需要結轉的科目非常方便；平時發生業務時必須要從明細科目走，可以記入借方或貸方，但不能從總帳走，只有月底結轉才能從總帳相反方向走。

　　以下科目可以設置為欄目：①明細科目不需要核算余額，只考察發生額（包括本月發生額和本年累計發生額）；②下級科目設為欄目的科目可以從總帳直接結轉，所以對于那些每月需要結平的科目可設為欄目，如損益類科目。這樣會計分錄才可以按照規范來處理了，反映業務的真實情況。

　　一般情況下會計科目的性質都是普通科目，即如果該科目下設明細科目，平時發生業務必須要核算到最明細，否則憑證保存不了，月末需要結平的科目在月底結轉是必須從每個明細科目結轉，將每個明細科目結平。那費用來說，管理費用下設很多明細科目，月末結轉時必須要將每個明細科目結平，如月末結轉時就必須象下面這樣做：

　　借：本年利潤               
　　　　貸：管理費用—工資
　　　　　　　　　　—招待費
　　　　　　　　　　—差旅費
　　　　　　　　　　—辦公費

　　由于管理費用、營業費用、主營業務收入等科目下的明細科目較多，即使將其設為每個月自動結轉，在打印時也會很麻煩，每筆分錄憑證很多。如果將管理費用下的明細科目設為借方欄目，所有的問題都可以解決了，如上面的差旅費退回問題電算化會計分錄就可以沿用手工方式。

　　借：現金          　      800
　　　　貸：管理費用—差旅費 　 800

　　月末結轉時，就可以將借貸差額直接從貸方總帳轉出，分錄如下：

　　借：本年利潤  
　　　　貸：管理費用

　　同樣上面的銷售退回業務就可以按照會計規范來做，分錄如下：

　　借：主營業務收入—A產品              　10000
    　　應交稅金—應交增值稅—銷項稅額     1700
　　　　貸：存款                         11700

　　同樣月末結轉時，可以從借方總帳直接轉出貸借差額。

　　將損益類科目的明細科目設為欄目性質，以上出現的分錄編制問題就可以迎韌而解了，會計報表取數就不必拘泥于一方，借方或貸方，可以按照科目的屬性取明細科目的借貸差額或貸借差額，而且可以根據科目的借貸發生額，直接取得需要的各種數據，如“主營業務收入-A產品”的借方發生額反映的是銷售退回金額，貸方發生額是本月實現的銷售額，本月A產品的銷售凈額就是貸借差額，本月銷售凈額就是所有明細科目的總貸借差額。由于月末結轉時從借方總帳轉出借貸差額，所有的明細科目只用來登記借方或貸方發生額，不記結轉額和余額，因此可以根據要求直接各個明細科目的借方或貸方取數，這樣編制報表就非常方便。實際應用中可以根據管理要求將損益類或多欄賬科目設為欄目，如營業費用或應付福利費，就可以解決諸如上面為了編制報表而出現的分錄處理問題，需要注意的是科目設為欄目時，平時發生的業務必須核算到最明細，因為欄目在登記明細賬的同時必然登記總帳，但平時業務發生記入總帳就不會登記明細賬了，所以只有到月底時才從總帳結轉，否則就會造成總帳和明細賬不平衡，因此在平時審核時就要注意設為欄目科目的會計分錄處理是否正確，月底結轉前要核對明細發生額與總帳發生額是否一致，只有總帳與明細欄目發生額一致才能保證報表取數正確。用戶可以根據軟件提供的功能和要求進行設置，如果軟件有該項功能，本人建議使用欄目來滿足會計分錄和報表的編制，本公司使用該項功能以很長時間且效果良好。

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