論我國會計電算化的發展
一、電算化的含義“會計電算化”是在會計工作中應用的簡稱。“會計電算化”的這個“化”字體現了一個循序漸進的演變過程，即從非電算化逐步過渡到電算化；從初級電算化過渡到高級電算化這樣一個長期而艱巨的演變過程，而非一蹴而就。準確把握這個過程應從以下兩個方面進行理解。
1.漸進性： 會計電算化的內容應包括實現如下幾個轉變過程：
（1）從單項應用向綜合處理轉變；
（2）從財務會計電算化向將財務會計和與會計有機結合后的電算化轉變；
（3）從會計管理信息系統向會計決策支持系統轉變。與此同時，對會計數據的管理應從數據庫管理向數據倉庫管理方向發展。
2.動態性：在會計電算化的過程中，要將會計學和計算機科學相互結合和交叉并推動會計學科的發展。因此，會計電算化是一個變化的過程、發展的過程和創新的過程。因此，不僅會計電算化的過程是變化的，而且對傳統會計也不能看成是靜止的。這里我們應該明確會計電算化是一個過程而不是目標。
二、會計電算化的目標
會計電算化工作的目標，應該是應用企業財務會計原理和成本與管理會計方法以及計算機技術，對傳統手工會計的處理方法、流程及對會計數據的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造后而建立起的電算化會計信息系統。要建立一個新的電算化會計信息系統，目前急需澄清對會計電算化工作的誤解，糾正在認識上和實踐中出現的偏差。
首先，在認識上要明確“會計電算化”是指一個過程，而不是目標。但是，到目前為止從理論界到企業都把“會計電算化”看成是目標。因此,開發的會計電算化系統完全是模仿手工處理過程,對傳統會計不敢改革。所以，開發出來的系統完全是一個模擬手工處理的電算化仿真系統。這樣的系統對會計管理職能和控制職能的實現與手工處理沒有本質的變化，只是對核算職能的實現有明顯的改善。顯然這不是會計電算化的初衷。
其次，要糾正把計算機看成純工具的片面認識。大家知道，紙張、文字及書寫的發明創造了會計的復式簿記，推動了原始會計向傳統會計的發展①。今天，我們有理由相信，計算機及現代信息技術的誕生已經為傳統會計的革命準備了充分的條件。因為傳統會計的程序和規則是以手工信息處理為技術基礎而誕生的產物，沒有考慮也不可能考慮以計算機為核心的現代信息技術特征。所以，我們有理由相信這些程序和規則與現代信息技術的發展具有不適應性②。解決這一問題的根本癥結在于改造傳統會計本身，而不是簡單的替換處理工具。要改造傳統會計本身就要有革命的胸懷和氣魄來正視我們正面臨的新技術革命的挑戰。我們認為，21世紀的會計應該是適應現代企業制度需要的電算化會計信息系統（簡稱電算化會計）。
這里所說的“電算化會計系統”與傳統會計又有什么不同呢？我們認為新的電算化會計應具備如下特征:
（1）信息系統的特征
所謂信息系統就是指從數據的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會計系統是指對會計數據的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統。該信息系統可分為三個不同層次結構，分別為不同管理層服務。會計數據處理系統結構（ＡＤＰＳ）為操作層服務；會計管理信息系統結構（ＡＭＩＳ）為中層管理服務：會計決策支持系統結構（ＡＤＳＳ）為高層服務③。同時，會計管理信息系統又是企業管理信息系統的一個重要子系統。
（2）數據集中存放和管理的特征“電算化會計”改變傳統會計數據重復記錄分散存放而帶來的弊端,采用先進的數據庫及數據倉庫技術，實現了數據分類集中存放，既保證了數據的可靠性，又可從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作，實現數據共享。
（3）人機交互作用的特征
“電算化會計”可理解為一個由人、計算機、數據及程序組成的系統。因為它不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能，所以，它離不開人的交互作用，尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此，電算化會計系統不應該是一個“儍瓜型”的仿真系統，而應該是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統。
“電算化會計”是會計學進入信息時代的發展，它是會計學、電腦與信息技術、企業管理及計量學等學科相互交叉結合后產生的綜合性學科。從某種意義上說，“電算化會計”是為了滿足現代企業制度的需要，應用現代科技與方法對傳統會計進行改造和整合后產生的能適應信息化要求的新型應用型學科。
三、會計電算化的發展
在明確了“會計電算化”的目標是對傳統會計進行改造以后建立的一個新的電算化會計信息系統之后，當前我國會計電算化工作應該特別注意處理好三個關系。
1.正確處理財務會計電算化與管理會計電算化的關系④目前，我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，或者說，現在僅僅實現了財務會計的電算化。財務會計電算化還不是完整意義的會計電算化。因為，企業會計包括財務會計和成本與管理會計兩大分支。所以，完整意義的會計電算化應該是財務會計和管理會計的全面電算化。我們不能因為目前管理會計在企業應用還不普及或者有困難而停止不前。我們認為，管理會計在企業推廣困難的原因盡管很多，但重要原因之一是其規范性和可操作性不如財務會計以及財務會計與成本管理會計的分離。因此，管理會計軟件商品化通用化比較困難，只能有針對性地開發研究。但是，管理會計電算化是以財務會計電算化為基礎的,因為它們的數據同源,財務會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此，企業應在實現財務會計電算化的基礎上不失時機地推進管理會計電算化，解決管理會計手工操作難的問題，這里應特別強調會計電算化不是簡單的財務會計電算化加管理會計電算化，而應該是財務會計與管理會計結合后的電算化，這樣才能促進管理會計在企業中的推廣應用，真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。
2.正確處理會計電算化與企業管理信息系統之間的關系企業管理信息系統（ＭＩＳ）是一個為企業管理決策服務的人、機系統。它通過對企業內部和外部的數據進行處理獲取信息，控制企業的行為；利用已知的數據和模型對未來作出預測；從企業全局出發，對管理決策提供參考信息。企業管理信息系統按管理職能一般劃分為會計管理、人事管理、、計劃管理、生產管理、庫存管理、技術管理等子系統。各子系統擔負著不同的任務，起著不同的作用。其中會計管理子系統(即電算化會計子系統)是最重要的子系統，處于核心地位。這是因為會計管理子系統與企業管理信息系統之間存在如下關系：
(1)電算化會計子系統是開發企業管理信息系統的基礎。因為會計信息全面反映了企業銷、 供、產日常生產經營流程的各個環節，完整地反映了企業管理的全過程。沒有哪個子系統的管理信息像會計信息那樣自始至終貫穿于企業的管理活動之中，幾乎與其他所有子系統都有數據聯系。因此，企業管理現代化一般都從會計電算化開始，在此基礎上再逐步擴大功能，最終實現企業管理信息系統，
(2)促使會計電算化向更高層次發展是建立企業管理信息系統的前提。 我國會計電算化的當務之急是加強會計電算化發展方向的引導，促進會計電算化從核算型向管理型過渡；重視會計電算化軟件開發和二次開發；引導會計電算化由單機向網絡化和客戶／服務器方向發展。只有這樣，企業管理信息系統才具備開發的良好基礎。
(3)企業管理信息系統是會計電算化發展的系統目標和客觀生存。 脫離企業管理這個系統目標，會計電算化的研究就會迷失方向，無所 適從。電算化的研究應站在整個企業信息系統的立場上，從整個企業的角度發揮在管理中的應用，努力實現“管理一體化”。或者說，會計電算化與企業管理信息系統的目標是一致的。會計電算化只有充分參與企業管理信息系統的工作才有生命力。因為企業管理信息系統為會計電算化提供研究課題，并不斷豐富會計電算化的內容從而推動會計電算化的發展。
正確處理好會計電算化和企業管理信息系統的關系，實現會計電算化和企業管理信息系統的共同目標，要求我們把會計電算化系統作為企業ＭＩＳ的一個子系統來開發，開發時又要充分考慮到它是企業ＭＩＳ的一個獨立的起核心作用的子系統。
3.正確處理好會計電算化與的關系會計電算化是對傳統手工會計進行了改造和革新后產生的，它將在企業現代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統的誕生不僅給傳統會計帶來革新而且也給傳統審計帶來巨大沖擊。主要表現在：
（1）會計電算化后，傳統審計線索變化了而且計算過程也不直觀了。 因為電算化會計的手工明細賬、日記賬不存在了，記賬憑證數據存儲在磁性介質上。處理過程在計算機內自動完成，肉眼可見的審計線索大大減少，過去對證賬、賬賬核對的辦法現在不方便了，這無疑給審計工作者帶來了困難。
（2）會計電算化后，過去的內部管理制度也不適用了。 靠人為的分工來監督很困難。因為電算化系統除憑證輸入目前需要由人工完成外，其余處理全由計算機完成，人工干預越來越少，而且數據的輸入、存儲和修改都不留痕跡。所以，手工會計使用的內部控制方法失去了作用。這一點是對審計人員提出的嚴重挑戰。
（3）電算化會計系統本身的故障也會給審計工作帶來困難。 例如，不可預計的災害、硬件設備或軟件的失靈、人為無意的差錯和有意的舞弊等都可能給系統造成無法估計的危害。
因此，會計電算化能給企業帶來巨大效益的同時，也存在可能帶來巨大的風險。為了盡可能減少風險，尤其是打擊計算機舞弊，我們再不能重犯發達國家過去先研究電算化會計再研究電算化審計而造成巨大損失的錯誤。我們應該在研究開發電算化會計信息系統的同時重視研究電算化審計的工作，使二者相互配合相互促進。為此，當前在研究電算化會計系統時，要注意研究現代審計的要求，使會計軟件盡可能滿足審計的要求，以減少系統的風險。
現代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統分析三個階段⑤。在查詢審核階段，電算化會計應能為審計提供新的查詢線索。因此，電算化會計軟件應提供關于“憑證－總賬－報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段，電算化會計系統應提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇，并編寫一套審計測試預留通道。系統分析階段是現代審計重要的過程。系統分析過程的重點是加強電算化會計系統的內部控制。
美國協會在第3號《審計準則公告》 中將電算化會計系統的內部控制分為一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統的研制開發及應用環境等方面進行的控制。而應用控制是為適應各種會計處理的特殊要求而建立的能、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此，應用控制與會計軟件開發密切相關，應特別引起重視。
應用控制一般分為初始化與維護控制、輸入控制、處理控制和輸出控制。
（1）初始化與維護控制
初始化工作主要指為保證系統正常運行而進行的準備工作。如設置系統初始時間、明細科目、口令、余額初始化及各種參數和文件的設置等。 初始化工作是后續工作的基礎， 因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護工作主要指對系統數據的備份和恢復。它是保證系統安全正確運行的重要措施。
（2）輸入控制
輸入控制是應用控制的重點。輸入控制就是在保證原始數據真實、準確的前提下，采取措施保證會計數據在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發現可能出現的差錯并糾正。輸入控制的措施除了要不斷加強操作人員的責任心和提高技術水平外，還要采取如下控制方法： 1） 建立科目對照檢查； 2） 借、貸平衡檢查；3） 性檢查；4） 人工檢查。
（3）處理控制
處理控制的目的是保證處理步驟的正確性、可靠性和適應性。因此， 電算化會計系統應具備處理過程的時序控制。例如，核算的時序控制及打印報表前的過賬和結賬時序控制等。由于審計人員不能觀察到有關數據的處理過程，所以，對處理控制應特別關注。
（4）輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出信息的準確、 可靠。輸出控制必須做到的措施有打印日志控制、 打印預覽控制、打印時間及序號控制等。
總之，要使我國的會計電算化工作能夠健康的發展，我們還必須從理論上和實踐上進行認真的探討。我們認為，21世紀的會計應該是一個以信息技術為中心的嶄新會計，而不是一個修修補補的會計。我們應該抓住對會計電算化的討論來促進傳統會計的革新。
注釋：
①② 薛云奎：《手工會計的技術特征及其對電算化會計的局限》，載《》1997年第11期。
③李守明： 《試析企業財務決策支持系統》，載《武漢大學學報》1997年第5期。
④李守明： 《試析會計決策支持系統》，載《會計研究》1996年第12期。
⑤邱 寒： 《會計軟件設計如何適應現代審計的要求》，載《會計研究》1998年第4期。
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