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淺談房地產檔案管理
在網絡技術快速發展的當下，數字化的信息管理技術受到越來越多企業的青睞，使用數字化技術進行檔案管理成為了企業發展的一大趨勢。對于房地產行業這一信息量檔案量巨大的行業而言選擇方便的數字化技術工作會大大提升工作效率，所以對于房地產行業而言數字化技術研究及應用顯的意義重大。
在經濟快速發展的當下，房地產行業增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業所面臨的一大難題。但是隨著相關數字化技術的發展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現代化的數字化技術大量使用漸漸取代了傳統的手工處理方式，并且數字化技術同傳統的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數據文檔，基于網絡還可以在一定程度上實現資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產行業檔案管理工作的水平，滿足企業以及社會發展的需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運
用所注意的事項目前房地產檔案管理數字化主要通過大量的運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給我們帶來了很多的便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施相關信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細的做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，進一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關檔案的真實性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實性。在房地產檔案管理數字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關人員借檔案管理數字化之便，對相關信息進行更改，進一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強在該方面的監管力度要堅決杜止此類行為。檔案數字化管理的根本目的在于提升數據管理的便捷程度，在檔案數據化管理的過程中相關管理者要注意不斷提升數據使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產行業相關管理者的使用需求，還要進一步滿足普通用戶的使用需求。數據的處理不能局限于管理，還要不斷提升數據內容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強用戶的體驗感。
2房地產檔案數字化管理目前所面臨的問題
當前我國有關檔案數字化管理發展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發展是長期的，在房地產檔案數字化管理的過程中漸漸的也出現了很多問題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產企業的業務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產企業的發展。在房地產檔案管理數字化開展的同時企業的相關人才結構很難滿足企業數字化發展的需要，相關技術能力還有待提升。相關房地產企業應當依據企業發展實際，積極培養相關人才，增強管理者的管理能力和技術水平，進一步促使相關管理人員能夠更好的進行數字化檔案管理工作。檔案管理數字化發展的過程中還將面臨如何處理傳統的信息錄入同現代化數字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統的信息管理模式較現代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數據的丟失，而面對房地產之一信息量和數據量都很巨大的行業而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環境的影響這些內容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。
3房地產檔案管理數字化應用策略和方法
在房地產管理數字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產數據的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關公司應當借助檔案管理數字化的契機，進一步改革公司管理制度。培養大量的數字化、信息化人才，積極吸收相關專業人才滿足企業在信息化時代發展的需求。在檔案管理方面，相關部門要依據信息的內容作出合理的劃分，依據信息內容提供相應的檔案信息保存處理方案，進一步保證相關信息的安全程度，防止相關信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業還應當營造良好的信息安全環境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時在企業信息遭到破壞時可以將損失降到最低。對于檔案管理數字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規定。建立行之有效的檔案管理制度，同時還應當建立相應的系統運行環境的安全管理制度。系統運行環境安全管理主要是指基于信息保護外部環境的安全的保護，包括相關人員對數字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規范管理、操作責任管理、操作監督管理、操作恢復管理、應用系統備份管理、應用軟件維護安全管理等。進一步從技術上防止相關數字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數據化管理的同時，相關管理者還應當注意對相關信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專門人員保護這些信息。嚴格限制有關人員對檔案的獲取，防止相關檔案被篡改，進一步保證相關檔案的真實性。與此同時，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數字化檔案出錯的有效方法，方便在有關數字化數據出錯時可以找到相關原件進行更改和查詢。
4結束語
總而言之，建立一個完善并且安全程度高的檔案管理數字化系統是一個漫長的過程，在這個過程當中會遇到各式各樣的問題，還將會有越來越多的挑戰，相關企業的經營管理者要做好充分的打算面對這一過程中的困難。要不斷積累自身經驗同時加強與同行業企業的相關合作，積極探索同相關計算機網絡企業的合作，不斷壯大發展。要積極面對在房地產檔案管理數字化的挑戰，積極采取相應的措施，加強對房地產檔案管理數字化的風險調控，最大限度的降低存在的風險和危機，保障企業及用戶的信息安全。科學技術的進步帶給了房地產業管理現代化的機會，相關部門要利用好這一機會加快內部系統檔案管理的升級，加快檔案管理系統的內部升級，加強房地產行業的內部監管制度和外部環境監管制度，建立健全相關制度設施，建立有利于房地產行業發展的長效機制，將數字化的有效成果充分運用在房地產管理上來，將科技成果真正運用社會發展中。
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