論會計電算化與會計檔案管理的相互作用畢業論文
會計電算化是指電子計算機代替傳統的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預測與決策的過程，是以電子計算機為主的當代電子技術與信息技術應用到會計實務中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進的關系，一方面，會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率；另一方面，會計檔案管理也對電算化前提下的會計提出了新要求，并為會計控制提供了重要的理論依據。文章從會計環境變化對會計職能影響的角度，論述會計檔案職能應隨著會計職能重心的變化而相應調整，檔案的管理應從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。
一、會計電算化對會計職能的影響
會計電算化是隨著科學技術進步與管理的要求而發展成為一種實現會計職能的手段，是科技環境與管理環境共同作用于會計工作的結果。在會計電算化條件下，一方面，會計人員的工作環境得到改善、效率得到提高；另一方面，會計職能作用形式產生了變化，會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉向會計電算化條件下的會計監督。
1.簡化了會計核算過程
傳統的人工記賬時期，會計工作的主要任務是進行會計核算，會計核算的過程包括設置賬戶、復式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內容，其中大量重復的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表；在會計電算化條件下，會計核算的過程除設置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外，人工記賬時代大量重復進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成，會計人員所進行的主要是審核與監督工作。顯然在電算化前提下，會計核算過程得到簡化，會計工作效率明顯得到提高。
2.拓展了會計監督職能
人工記賬時期會計人員的主要精力是在登記各種賬簿與編制會計報表上，會計職能主要為核算職能，會計監督僅僅體現在核算之中，監督的形式主要是事后監督與被動監督。在會計電算化前提下，一方面，會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監督的職能；另一方面，由于會計電算化前提下的預算控制不僅實現了對單位經濟活動的“時時監控”，而且還可以打破時間的跨度，完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作，較好地進行事前預測、事中控制與事后考核等控制工作，從而大大拓寬了會計監督職能。
二、會計電算化條件下會計檔案職能的多樣性
與人工記賬時代的會計檔案相比，會計電算化前提下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。
1.內容復雜性與領域拓展性
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等紙質材料。實行會計電算化后形成的會計檔案，從實際內容看，一方面保留了傳統意義上的會計檔案，另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據和其他磁性介質上的會計數據，使電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比，存儲的范圍和領域明顯擴大。
2.環境依賴性與載體特殊性
傳統的會計檔案不需要軟、硬件的支持，比較直觀，而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統中才可重現，對系統環境具有很強的依賴性。會計檔案的數字化，使會計核算資料的記錄方式發生了突破，改變了信息的介質，提高了會計信息處理的質量和速度，但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等，它們受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期與載體在計算機中閱讀器質量好壞等因素的影響。
3.信息共享性與數據易改性
網絡技術的運用，提高了會計文檔的檢索速度，實現了檔案信息的網上遠距離傳送，有利于會計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改，從而導致會計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計檔案失去價值。
三、會計電算化條件下會計檔案職能變化
由于會計電算化條件下會計工作的結果（會計檔案）具有領域的拓寬性、環境的依賴性與數據易改性等特點，會計電算化雖有助于簡化核算過程與拓寬會計監督的職能，但在會計工作質量控制與會計信息安全利用方面存在較多的問題，給會計工作提出了新的任務與要求。要解決這一問題，使會計職能適應新會計工作的要求，應從調整會計職能入手，將會計職能的行使設置為兩個層次：一是由前臺工作人員行使核算與監督職能，完成對經濟業務的處理工作；二是由后臺工作人員行使的再監督職能，完成對會計信息質量控制與信息利用工作。因此，與傳統手工記賬時代的檔案管理職能相比，會計電算化條件下會計檔案的職能有：
1.會計質量控制的職能
在會計電算化條件下，會計質量控制的重點是內部制約機制，及時預防“差錯”與“舞弊”行為的發生，會計檔案管理的主要職責是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內的經濟業務記錄與會計工作痕跡。因此，在會計電算化條件下，會計檔案管理首要職能是實現檔案歸集工作的前移，確保會計檔案資料的真實性，反映經濟業務與會計工作的本來面貌；其次，要將內部會計控制制度與實施結果納入檔案管理的'范疇，把事后監督信息定期反饋到會計工作前臺，同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程；第三，要建立會計檔案歸集的審查制度，制訂會計信息處理過程和歸檔要求，使會計檔案的歸集成為單位會計工作質量再完善的過程。
2.會計信息利用的職能
由于計算機中的數據文件是動態的，時刻都在發生變化，因此，會計檔案利用的首要任務是要根據會計工作的特點，在規定的時間段內進行數據備份，并定期將計算機系統中的所有檔案要素復制到磁介質上，與相關的文字材料和電子文檔等一同歸檔，保證歸檔資料的完整性，為實現檔案數據的綜合查詢與有效利用奠定基礎；其次，要運用相關的統計分析方法，對會計信息進行加工整理，并通過對會計檔案的編研，以財務年鑒等方式形成有價值的會計信息，防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失；第三，根據工作需要，在有針對性地實現會計檔案信息對外提供與提高會計檔案利用價值的同時，做好會計檔案數據的日常維護工作。四、會計電算化條件下會計檔案職能的實施要實現會計電算化條件下會計檔案的各項職能，必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手，才能確保會計檔案職能的實施。
1.強化檔案意識
首先，要克服傳統會計檔案管理過程中的錯誤觀念，糾正會計檔案管理過程中的錯誤做法。如：重憑證、賬簿管理，輕輔證材料管理；重紙質實物檔案管理，輕磁性介質檔案管理；重移交后續管理，輕前臺管理；重統一管理，輕專門管理。其次，引進新的檔案管理思想、管理方法和管理成果，樹立檔案管理的時效性、完整性、過程控制性、質量保證性、妥善保管性與有效利用性意識。
2.健全檔案制度
會計檔案管理應從嚴密、有序與規范的要求出發，充分重視制度建設，嚴格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化檔案管理的要求，積極推進會計檔案管理的科學化、規范化、制度化與現代化工作。建立會計檔案入庫前的審查制度，確保入庫會計檔案的質量；建立會計檔案查詢、對外借閱、復印等內部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計檔案的安全；加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質會計資料的管理，防止磁性介質檔案信息的失效，確保會計檔案的完整。
3.完善檔案手段
隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現了許多新型的檔案載體，新型載體與傳統檔案載體在形成介質、利用方式、存儲方式等各方面都有不同的特點和要求。以新型檔案載體為對象的會計檔案，將是電算化條件下會計檔案管理的重要形式，這對會計檔案的管理手段與管理環境提出了更高的要求。會計檔案管理部門只有將先進的技術設備、技術手段與技術成果引入檔案管理實踐中，才能滿足新型檔案管理的要求。
4.培訓檔案人員
現代化的管理需要現代化的人才、現代科學技術手段與先進科學管理方法的掌握和應用，人是決定因素。由于會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要有專業檔案管理學知識，還應具備會計專業知識，能夠熟練使用現代化的管理手段。而現在大部分檔案管理人員只具備會計或檔案管理單方面的知識，難以勝任現代會計檔案管理工作的需要，因此，培養掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求。
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