談寶鋼銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

談寶鋼銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

談寶鋼銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制 企業(yè)的內(nèi)部控制是運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)的系統(tǒng)理論、控制理論和信息理論，按照企業(yè)控制與管理規(guī)律要求建立起來(lái)的經(jīng)營(yíng)管理體系，它對(duì)完善公司治理結(jié)構(gòu)，改善經(jīng)營(yíng)管理，防止弊端，保障財(cái)產(chǎn)安全，提高經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和效益等，有十分重要的意義。寶山鋼鐵股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)寶鋼股份或公司）的戰(zhàn)略目標(biāo)是成為全球最具競(jìng)爭(zhēng)力的鋼鐵企業(yè)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的有效手段之一就是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)。

本文結(jié)合財(cái)政部在2002年12月23日頒布并實(shí)施的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——銷(xiāo)售與收款（試行）》的有關(guān)要求，對(duì)寶鋼股份銷(xiāo)售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制作一簡(jiǎn)要分析。

一、銷(xiāo)售與收款的業(yè)務(wù)流程

寶鋼股份銷(xiāo)售管理的一大特點(diǎn)是高度的信息化管理，產(chǎn)品銷(xiāo)售信息由公司“9672產(chǎn)品銷(xiāo)售子系統(tǒng)”自動(dòng)生成，系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)從產(chǎn)品價(jià)格庫(kù)生成、登記客戶(hù)需求、簽訂合同、運(yùn)輸發(fā)貨、財(cái)務(wù)評(píng)審和結(jié)算、產(chǎn)品質(zhì)量異議處理管理等全過(guò)程控制。其主要流程是處理訂單、簽訂合同、發(fā)出貨物、結(jié)算貨款四個(gè)基本環(huán)節(jié)。

1、處理訂單。對(duì)用戶(hù)填寫(xiě)的訂貨卡片，或?qū)氫搰?guó)際各貿(mào)易公司輸入“9672系統(tǒng)”的草約付款清單，銷(xiāo)售部組織生產(chǎn)、制造部等部門(mén)對(duì)品種、規(guī)格、價(jià)格等進(jìn)行技術(shù)評(píng)審，并負(fù)責(zé)生產(chǎn)能力評(píng)審、運(yùn)輸方式評(píng)審。如評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認(rèn)，再送交財(cái)務(wù)評(píng)審。財(cái)務(wù)人員對(duì)付款草約的結(jié)算方式、貨款金額、票據(jù)安全性等進(jìn)行審核，確認(rèn)收款依據(jù)。

2、簽訂合同。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員按評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的內(nèi)容，打印正式合同，經(jīng)供需雙方確認(rèn)簽字后，合同生效。銷(xiāo)售部將合同信息通過(guò)“9672系統(tǒng)”下發(fā)給制造部并根據(jù)合同的交貨期和生產(chǎn)計(jì)劃編制原則進(jìn)行排產(chǎn)。制造部依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃及交貨期及時(shí)安排、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，確保合同按時(shí)完成。

3、發(fā)貨。銷(xiāo)售部根據(jù)制造部的“準(zhǔn)發(fā)信息”和合同規(guī)定的運(yùn)輸方式，向運(yùn)輸部提交成品廠內(nèi)轉(zhuǎn)庫(kù)組批計(jì)劃。運(yùn)輸部據(jù)以編制廠內(nèi)裝船、裝車(chē)作業(yè)計(jì)劃，核對(duì)實(shí)物，按規(guī)定要求裝車(chē)（船），與承運(yùn)方辦理實(shí)物交接，辦理出庫(kù)提貨手續(xù)。

銷(xiāo)售部收到成品裝運(yùn)出廠信息，負(fù)責(zé)配齊碼單、質(zhì)量保證書(shū)和運(yùn)單（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“三單”），與用戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品最終交付。

4、財(cái)務(wù)結(jié)算。財(cái)務(wù)人員根據(jù)接收到的“三單”信息，開(kāi)具增值稅發(fā)票，進(jìn)行銷(xiāo)售結(jié)算，確認(rèn)銷(xiāo)售收入，核銷(xiāo)預(yù)收款或進(jìn)行收款。

二、銷(xiāo)售與收款控制措施

寶鋼股份銷(xiāo)售與收款的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要體現(xiàn)在職務(wù)分離、業(yè)務(wù)流程控制、財(cái)務(wù)結(jié)算控制等方面，主要的控制措施如下：

（一）職務(wù)分離

寶鋼股份的鋼鐵產(chǎn)品銷(xiāo)售主要由銷(xiāo)售部統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)結(jié)算由財(cái)會(huì)處負(fù)責(zé)，內(nèi)部檢查由審計(jì)處負(fù)責(zé)。

銷(xiāo)售部在其《組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)》中明確規(guī)定了其內(nèi)設(shè)部門(mén)的職責(zé)，并特別強(qiáng)調(diào)由各產(chǎn)品室負(fù)責(zé)處理國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)開(kāi)拓及銷(xiāo)售、產(chǎn)品訂單、合同簽訂、執(zhí)行銷(xiāo)售政策和信用政策、用戶(hù)使用情況的跟蹤及反饋、催收貨款等職能。物流運(yùn)輸室負(fù)責(zé)鋼鐵產(chǎn)品出廠運(yùn)輸、物流及配貨、出口船期跟蹤、運(yùn)輸合同審核及簽訂、運(yùn)輸供應(yīng)商管理、產(chǎn)成品庫(kù)存管理、運(yùn)輸異議處理、負(fù)責(zé)“三單”的管理。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室負(fù)責(zé)營(yíng)銷(xiāo)環(huán)境分析、鋼鐵市場(chǎng)分析及策劃，負(fù)責(zé)銷(xiāo)售渠道綜合管理、鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理、貿(mào)易糾紛處理及風(fēng)險(xiǎn)管理、鋼鐵產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)策劃及負(fù)責(zé)綜合銷(xiāo)售計(jì)劃管理。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室、各產(chǎn)品室、物流運(yùn)輸室分別負(fù)責(zé)政策制定、執(zhí)行、運(yùn)輸庫(kù)存管理；財(cái)會(huì)處主要負(fù)責(zé)對(duì)銷(xiāo)售合同的財(cái)務(wù)評(píng)審和銷(xiāo)售款項(xiàng)的結(jié)算和記錄、并監(jiān)督銷(xiāo)售回收；審計(jì)處根據(jù)公司銷(xiāo)售方面的規(guī)章制度及各部門(mén)職責(zé)權(quán)限的規(guī)定，定期和不定期地進(jìn)行內(nèi)部控制檢查。

（二）業(yè)務(wù)流程控制

1、銷(xiāo)售政策制定控制。銷(xiāo)售部嚴(yán)格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理》制度，執(zhí)行相關(guān)銷(xiāo)售政策。該文件明確了價(jià)格管理的基本原則、產(chǎn)品價(jià)格制定依據(jù)、價(jià)格管理領(lǐng)導(dǎo)小組和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)室職責(zé)、價(jià)格管理范圍，并通過(guò)價(jià)格管理流程來(lái)規(guī)范公司鋼鐵產(chǎn)品的價(jià)格制定，通過(guò)對(duì)各類(lèi)產(chǎn)品的年度目標(biāo)基價(jià)制定和日常價(jià)格調(diào)整兩種管理方式，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，基價(jià)部分輸入公司“9672銷(xiāo)售系統(tǒng)”，形成公司的基價(jià)庫(kù)，日常調(diào)整部分通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的授權(quán)審批，進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，生成《寶山鋼鐵股份有限公司銷(xiāo)售部?jī)r(jià)格文件》（包含折扣政策、賒銷(xiāo)、商票結(jié)算、付款政策），供相關(guān)單位執(zhí)行銷(xiāo)售政策和價(jià)格。銷(xiāo)售部同時(shí)對(duì)外公布《寶山鋼鐵股份有限公司價(jià)格目錄》。

2、客戶(hù)信用控制。銷(xiāo)售部制定了“信用風(fēng)險(xiǎn)管理崗位和職責(zé)”、“信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流程”，根據(jù)客戶(hù)信用評(píng)級(jí)方法和客戶(hù)信用授信表，建立客戶(hù)信用檔案。

3、合同簽訂控制。寶鋼股份的一大特點(diǎn)是根據(jù)銷(xiāo)售合同安排生產(chǎn)，而其合同一般為預(yù)收款和見(jiàn)單付款合同，占公司銷(xiāo)售額的90%以上。由于公司的產(chǎn)品銷(xiāo)售信息是借助“9672銷(xiāo)售信息系統(tǒng)”支持，銷(xiāo)售政策和銷(xiāo)售價(jià)格已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制，所以銷(xiāo)售合同的簽訂管理，主要體現(xiàn)在訂貨信息的核對(duì)管理上。公司的《訂貨業(yè)務(wù)管理辦法》對(duì)此有詳細(xì)規(guī)定：產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員根據(jù)用戶(hù)所填訂貨卡片或?qū)氫搰?guó)際各貿(mào)易公司通過(guò)“9672系統(tǒng)”傳送的草約付款清單內(nèi)容，對(duì)產(chǎn)品的品種、規(guī)格、價(jià)格和資源量進(jìn)行評(píng)審，核對(duì)訂貨結(jié)算單位名稱(chēng)是否與其合同印章的內(nèi)容相符。如一致，業(yè)務(wù)員在訂貨卡片或草約付款清單上簽字或蓋章確認(rèn)即評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)；物流運(yùn)輸室業(yè)務(wù)員對(duì)訂貨卡片上用戶(hù)要求的運(yùn)輸方式進(jìn)行確認(rèn)；產(chǎn)品室訂貨業(yè)務(wù)人員將確認(rèn)無(wú)誤的草約付款清單明細(xì)表送交財(cái)務(wù)審核；銷(xiāo)售財(cái)務(wù)接到訂貨草約后，進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)評(píng)審。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，訂貨業(yè)務(wù)人員打印正式合同并對(duì)所有打印項(xiàng)目進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，銷(xiāo)售人員根據(jù)授權(quán)與客戶(hù)簽訂合同；并將合同信息通過(guò)9672系統(tǒng)傳送給相關(guān)部門(mén)。

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