知識共享方式及影響因素分析

知識共享方式及影響因素分析

摘要　知識共享成為企業知識管理、獲取持續競爭優勢的重要因素。但是，知識共享具有兩面性，既可以帶來收益，也會產生共享過程中的組織成本和雇員成本。因此，企業正確的知識共享方式的選擇決定了知識共享效率的高低和效果的好壞。本文在對知識共享的相關研究進行回顧的基礎上，概括了兩類知識共享方式。通過對影響企業主導共享方式的幾種重要因素的分析，指出企業應選擇適宜的主導知識共享方式，并建立支持性和互補性的知識共享機制。
　　關鍵詞　知識共享；共享方式；影響因素
　　
　　企業知識基礎理論認為員工的知識是企業價值的第一來源。員工知識共享是組織知識形成的關鍵，沒有它，公司就不能利用其最有價值的資產。通過知識共享，可以創造知識的指數級數增長，提高組織成員正確識別組織環境及快速適應的能力，而組織通過整合員工的互補性知識可以實現知識創新。但是，組織內員工知識共享的方式不同，且不同方式的效率高低和效果好壞對不同的組織來說也不相同。所以，組織應考慮自己的具體環境和特點，選擇適宜的知識共享方式。
　　
　　一、知識共享的兩類方式及比較分析
　　
　　學者們從不同角度對知識共享進行了描述和界定，包括信息技術角度、溝通學習角度等等。概括而言，信息技術角度的研究主要是建立在信息技術理論的基礎上，通過建立知識庫，利用知識庫進行知識交流和促進知識共享。這種觀點實際上是通過知識發送者的主動發送和知識接收者的主動尋找，使得知識從知識源流向接受者的單向傳遞方式。溝通、學習等角度的研究主要是基于組織行為學、心理學等理論，強調知識共享過程中的知識發出方和接收方的行為互動過程，強調互動行為的動機、機會和能力的研究，本文將這類觀點歸納為雙方互動的知識共享方式。
　　1、單向式知識共享方式
　　單向式知識共享方式包括基于信息技術的知識庫的建立和使用、各種正式的會議、電子方式的信息傳遞等。通過知識源對知識接收者的知識發送或者接收者的主動獲取，實現知識從知識源到接收者的轉移過程。在知識共享研究中，很多學者強調信息技術在知識共享過程中的重要作用，形成了單向方式中的知識庫主導模式。例如，Watson等(2006)認為，知識轉移與共享包括知識的編碼化和將現有知識存入知識庫或數據庫，以便能夠被組織中的個人獲取或重復使用。Newell(1982)等認為：知識共享是將個人所擁有的信息或知識傳播給其他人，使對方也擁有相同的信息或知識，人們可以通過建立知識庫，在計算機的知識庫中利用特定的數據結構來表示知識。可以說，基于信息技術的知識分享，特別強調知識的可編碼化、符號化以及知識庫的建立，通過將知識編碼、符號化等方法將知識存儲在計算機的知識庫中。單向方式可簡單表示為圖1。
　　基于信息技術的單向式共享對組織有重要意義。首先，知識庫不僅提高了共享行為的效率，為員工的共享行為搭建了平臺，而且還可以將知識永久保存，不會因為員工的流失而丟失；其次，基于IT的知識庫不僅可以通過知識庫、知識詞典等形式將知識保留，而且還通過建立虛擬知識團隊等實現不同空間的知識共享，通過學習地圖的形式提供社會翻譯幫助；第三，根據激勵理論，基于信息技術的知識庫提供激勵的保健因素。但是，基于信息技術的知識庫的建立并不能解決所有問題：它不能導致必然的知識交換，不能保證共享行為真正發生，因為個體是否產生行為取決于個體的價值觀、態度、動機等因素；它只能將編碼化、符號化的知識進行轉移和共享，對于不能編碼的、大量存在且對競爭優勢起關鍵作用的隱性知識的共享問題無法解決；知識庫的建立還會帶來知識作為“公共物品”出現，從而導致搭便車行為和兩難困境問題出現。另外，單向方式下的知識源無法了解接收者對知識的理解情況和使用效果，如果接收者的學習動機不強、學習能力有限。那么，即使知識源提供了大量的高質量的有用知識，也很難達到期望的效果。
　　
　　2、互動式知識共享方式
　　互動式知識共享包括面對面溝通、非正式會議。以及一些促進知識共享的培訓等。人們一般從溝通、學習的角度對其進行闡釋。Senge(1997)認為，知識共享不僅僅是一方將信息傳給另一方，還包含愿意幫助另一方了解信息的內涵并從中學習，進而轉化為另一方的信息內容，并發展個體的行動能力。Ipe(2003)認為，個人的知識通過共享、交換、評價與接納同任務相關的思想、信息與建議，轉化為共識性和整合性的知識，知識共享是個體間相互交換他們的(顯性和隱性)知識、被他人理解、吸收并聯合創造新知識的過程。互動式知識共享更強調意愿、能力和效果。互動的方式可簡單表示為圖2。 　　可以說，基于雙方互動的知識共享體現了共享行為的更多要素和更深刻內涵。共享行為的產生與行為的效果取決于多種因素乃至人們的心理活動過程，互動式共享可以解決分享行為中的許多心理因素及社會影響。例如，互動方式提供了更多的解釋和修正機會，員工可以詢問同事而獲得建議和信息，可以有更多致力于共享行為的機會和環境；互動過程有助于互惠和信任的建立，特別有助于隱性知識的共享；而且，對于許多難以編碼和說明的隱性知識，可以通過互動過程中的身教與言傳實現知識共享的目的。因此，鼓勵成員面對面開會、參與社會活動、反饋、指導可以導致更有效的知識共享。非正式會議如面對面交談、工作后的社會活動，被認為是豐富的溝通媒介，可以給組織成員提供跨越組織邊界的機會，建立成員間的社會網絡關系。大量網絡研究的成果證明了社會網絡關系對知識共享機會、動機和能力的影響，尤其提高異質性組織成員轉移復雜知識的能力。但是，互動式知識共享對組織和共享雙方提出了更高要求，例如個體必須有足夠的時間和意愿、組織有保證避免機會主義行為產生的環境等。
　　
　　二、影響知識共享方式選擇的因素分析
　　
　　不同企業的技術、組織結構、知識特點等諸多因素的不同，決定了企業應該選擇其主導的知識共享方式，而不是追求時髦或流行的方式。主導方式的選擇一方面可以降低企業內部知識共享的成本，另一方面可以實現恰當環境下更好的共享效果。
　　1、企業技術知識的特點
　　知識可以有多種不同的分類方式，比如將之分為個體知識、組織知識、社會知識、內部知識和外部知識、技術知識、系統知識、戰略知識、隱性知識和顯性知識，等等。鑒于知識共享的重要性，實踐和理論中對顯性知識和隱性知識的劃分給予了較多的重視。顯性知識是指能夠編碼，可用文字、語言表達的知識，他們便于交流和分享；隱性知識則是難以編碼化、難以觀察、難以模仿的知識，尤其是嵌入性知識，如組織文化、氛圍、行為路徑、行為方式等，很難用語言表達出來，也不易覺察。隱性知識相對于顯性知識來說，共享和轉化變得更為困難。但是，隱性知識對于組織競爭優勢的獲得卻非常重要。Philip(2001)認為隱性知識的重要性在于其包含了對問題出現及問題探求的許多感知與直覺，包含許多豐富的判斷和探索。如果能夠激發這種知識，并通過某種機制使之在不同的主體之間更好地流動、傳遞與共享，那么隱性知識就能指導問題的解決，繼而轉化為顯性知識或者形成創新的知識。所以，組織選擇知識分享方式，必須考慮分享知識的特點。不同企業的生產性質不同，導致使用的技術不同，因此，技術知識的性質不同。伍德沃德從任務的多變性和問題的可分析性兩個方面，將企業使用的技術分為常規技術、工程技術、工藝技術和非常規技術。對于常規技術，由于任務比較確定，問題的可分析性強。因此，技術知識的可編碼程度高，容易文字化和格式化，利用知識庫便可以進行大量的技術知識分享。但是，對于工藝技術和非常規技術，技術知識的可編碼程度差、難以用語言文字表達。因此，互動式的知識共享方式更為有效。
　　2、接收者的學習定位
　　知識共享過程包括知識發出者、接收者、所處的環境等要素。Gray等(2004)將知識的接收者分成學習傾向型和績效傾向型兩類。學習傾向型接收者相信他們的能力可以提高，更愿意將注意力指向學習行為，在障礙和阻力面前保持較高的自我效能評價。他們更愿意為了提高自己的知識、技能、能力，與同事進行協商，致力于對知識源的搜尋行為和主動學習行為。而績效傾向型接收者認為他們的能力不可能改變，對于知識搜尋行為缺乏動力，不愿意主動搜尋知識和學習知識。因此，對于前者，不論哪種類型知識共享方式都是有效的，知識的接收者都會主動學習，而且隨著學習行為的不斷增加，學習能力和效果也在不斷提高。但對于后者，個體的事先自我定位導致了他們缺乏學習和主動尋找知識的內在動機，以至于難以產生學習行為。根據計劃行為理論(TPB)，個體的行為動機和行為產生受外界環境刺激的影響，在外界環境的正向刺激下，行為的動機會產生并會增強。所以，如果構建能夠刺激績效型接收者動機產生的外部環境，提供更多的學習機會，使他們認識到通過學習不僅可以提高績效，而且通過學習實現績效后組織還可以滿足他們的需要，那么績效傾向型的知識接收者會產生搜尋知識和主動學習的動機和行為。而互動式的面對面的接觸直接影響接收方的意向和動機，減少他們的行為成本，提高他們對行為結果的預期，從而達到刺激動機和行為產生的目的。
　　3、組織結構形式
　　組織結構是重要的影響個體溝通方式的組織因素，結構代表了組織歷史的角色模式，反映和儲存了組織對于環境感知的知識，影響溝通過程，與解決問題的行為密切相關。影響組織結構形式選擇的因素很多，包括組織使用的技術、組織規模、組織環境、組織戰略等。在這眾多的因素作用下，組織選擇了某種結構形式后，其知識分享的方式可以說是已經確定。扁平式結構由于減少了中間管理層次，使得上下級之間的溝通機會增加，面對面的交流溝通成為可能，參與管理成為現實。所以，扁平式結構中的上下級之間的知識分享，或互動式的知識分享方式成本低、效果好。但是，對于高聳式的組織結構形式，組織內部管理層次增加，上下級之間的直接溝通變得相對困難，而且過長的溝通渠道不僅浪費時間，還造成信息的失真與變異。因此，在這種情況下，知識庫的建設和其他單向溝通方式，比如正式的開會、電視會議等變得非常重要。Walton(1985)將組織分為控制基礎導向型和承諾基礎導向型。控制基礎導向的組織在組織的管理和架構方面專注于控制，組織任務設計傾向于書面化、細分化，正式的規則和明確的指揮系統，通過正式渠道進行內部協調，決策權和資源配置權集中在高層，所以其知識的可編碼化程度高，通過知識庫等單向方式進行知識分享的可行性非常大。而承諾基礎型則專注于創造員工承諾的文化，鼓勵創新，任務設計傾向于組織化，比如團隊式工作設計，管理人員的職能在于協調而不是命令，所以，該種組織形式中互動的效果更好，更適合隱性知識和復雜知識的共享。
　　4、組織所處的生命周期階段
　　每一個組織都會經過形成、成長、成熟和衰退幾個階段，不同的是有的組織在某個階段經歷的時間長，有的組織經歷的時間短而已。組織處在不同的生命周期階段，其目標、資源和市場的穩定程度不同。在組織的形成期和成長期，組織的目標、資源和市場是不穩定的，組織無法設計穩定的組織制度和組織規范，組織需要成員的創新與合作行為，以便應對不穩定的環境狀態，需要成員間的及時互動，解決不穩定狀態下的突發問題，互動成為重要的組織成員行為。因此，在組織的形成期和成長期，知識共享應以互動式為主。組織應當創造利于互動共享的內外環境，以促進組織內部的知識流動和組織與外部的知識流動。但是，當組織發展到成熟階段，組織的內外環境相對穩定，組織的生產、管理等使用的技術基本成熟，許多技術性知識和制度性知識的編碼化、文字化水平相對提高，組織需要將對未來發展有用的各種知識保留下來，因此，知識庫的建立非常重要。De Long等(2000)認為，傳統的企業可能依賴已經設計的正式的溝通過程和會議將大家集合在一起，而創新型企業則期望經常的、非計劃好的、非結構化的成員關系。在這些組織中，對正式和非正式互動的價值認可不同，所以，導致不同模式的知識共享和知識創新。
　　5、組織文化的影響
　　組織文化是組織在長期的歷史發展過程中建立起來的特有價值觀念、組織信念、制度規范和行為方式。組織文化具有剛性，價值觀念具有一元性，對于已經形成的精神文化、物質文化或制度文化進行變革，往往存在非常大的阻力。不同文化決定了組織內部員工對物質獎勵和精神榮譽的認識不同。有的組織特別注重榮譽、地位，而有的組織特別注重物質獎勵。基于人性理論和社會交換理論，知識的發出者并不是純粹的經濟人，交換過程中更注重長期的互惠，不僅考慮物質所得，更注重未來的榮譽和非金錢的獲得。長期互惠需要建立在成員之間、成員與組織之間信任的基礎上。所以，基于這種假設和組織環境下的知識共享，應以互動式為主，因為互動方式下，知識的發出者可以直接感知到接收者對他們的尊重和敬仰，利于雙方信任關系的建立。如果組織是注重物質報酬的文化氛圍，以物質作為最重要的獎勵形式，那么單向式的知識共享方式更為有效。因為在單向模式下，知識共享行為特別容易模式化、結構化，行為特別容易量化，并且可以根據量化的結果對知識發出者進行獎勵，因此，個體更容易感知到共享行為帶來的收益。尤其是在知識庫環境下，收益可以更加顯性化和正式化，更容易刺激員工的知識共享動機和行為。
　　
　　三、構建以主導方式為主的互補性知識共享機制
　　
　　本文根據文獻研究視角的不同，對知識共享方式作了大致的類型劃分。實際上，上述兩類方式是互相支持而不是絕對分離的。信息技術的建立和有效使用，需要相應的制度以及融洽的組織文化、組織氣氛和社會關系給予支持。否則，難以保證知識貢獻者的知識共享行為和知識接收者的知識接收意愿。融洽的文化和氣氛可以促進組織內建立有效的社會關系。有效的社會關系可以促進組織和成員學習，幫助成員了解別人所知并何時求助于他們，雙方致力于解決問題而不是單純，提高知識共享的動機、機會和能力。當然，互動共享的行為頻率和行為效率，也需要較高效率的信息平臺的支持。這一平臺不僅縮短了知識共享行為的時間及空間距離，還可以防止知識共享動機的減弱。所以，對于組織來說，這兩種類型的知識共享方式都非常重要。但是，鑒于共享過程所產生的組織成本和雇員成本，組織必須根據自己的實際情況考慮主導共享方式的建立，然后考慮對主導方式建立互補和促進的次要共享方式和補充機制，從而保證知識共享效率更高、效果更好。
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