淺析人力資源信息系統對企業人力資源角色轉變的影響

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[摘要] 未來人力資源發展的重要趨勢之一就是基于網絡的人力資源信息系統HRIS的發展。隨著人力資源的逐步電子化，HRIS可以為企業人力資源角色帶來什么改變?其系統職能全面實現后，人力資源從業者應何去何從?本文首先分析 HRIS存在的明顯優勢，在此基礎上，探討HRIS對人力資源專業人士、管理者與普通員工的影響，由此引出HRIS對人力資源未來發展方向轉變的影響，并提出相應的建議。
　　[關鍵詞] 人力資源信息系統；人力資源角色；角色轉變
　　
　　一、導語
　　
　　國外的研究資料及相關報道一致指出，人力資源的電子化(E化)將是未來人力資源發展的重要趨勢之一，業界知名的軟件公司PeopleSoft、Oracle、SAP等都相繼推出人力資源信息系統Human Resource Information System(簡稱為HRIS)。在這股強勁的旋風下，小型的軟件公司也風起云涌，人力資源E化的口號喊得震天響。但是反觀國內，只有少數的企業能真正實現。事實上，國內真正對HRIS有深入研究的專家學者并不多，主要原因是懂人力資源的專業者大多非技術出身，專業的信息科技研發人員不懂人力資源。一方面，人力資源專業出身的不善于使用信息科技來提高行政效率，只知道依照原來的工作流程，將人工操作照搬到計算機上進行作業。另一方面，專業的信息科技研發人員不知道人力資源的人員到底需要什么，更不知道兩者之間應該如何串聯。因此，在發展HRIS時，由于兩者之間的專業領域南轅北轍，存在著一道難以逾越的鴻溝。
　　簡單地定義人力資源信息系統HRIS，就是指通過系統化的程序收集、存儲和分析企業與員工的信息。可以說，HRIS改變了員工、管理者乃至整個企業的行為和認知。近年來，IT革命不斷推動HRIS的變革，極大程度改變了傳統的人力資源職能，并對人力資源職能加以重組。如今，HRIS的電子化與網絡化，即在人力資源管理工作中運用基于網絡的HRIS更是一種普遍的發展趨勢。由于不受時間和地理位置的限制，企業的任何員工可以在任何時間和任何地點聯入網絡進行操作。同時，公司的各種政策、制度、通知和培訓資料也可通過這種渠道來發布，這能有效地改善公司內部溝通途徑，擴展溝通的渠道。很顯然，這種基于網絡的HRIS將傳統的人力資源從業者帶入了新的工作時代，過去那種由專業從業者才能從事人力資源管理工作的思維已被全員管理的思維理念取而代之。一方面，基于網絡的HRIS能降低管理成本，節省管理時間；另一方面，HRIS能幫助人力資源專業人士、管理者和普通員工在系統支持下做出更好的決策。
　　
　　二、降低成本和節省時間
　　
　　由于基于網絡的HRIS能夠自動執行和完成人力資源相關職能，因此，這一系統的使用最明顯的優勢就在于從長遠來看能夠降低成本和節省時間。
　　一方面，企業成本的節約主要表現在管理成本的降低和體力工作的減少上。例如，包裝、打印、分發人力資源文件的辦公消耗降低，因為信息的傳遞現在已經電子化。再例如，過去人力資源任務由人力資源部進行分配與部署，從管理層到員工層，牽涉人員復雜；而如今，相關員工的數量明顯減少。根據Forrester的研究，每位普通員工每年大約需要處理的基本事務約15項，如工資查詢或改變聯系方式等。據Morgan在2000年的統計，員工的每次業務或事務的處理大約平均花費$35，這就意味著僅為普通員工基本服務的一個500人的企業就將耗費$263，000。但是，人力資源信息系統HRIS中的自我服務體系的運用改變了這一現狀，該體系允許員工自行更新個人相關記錄、查詢相關信息等。同時，調查還表明，每一次員工自己處理類似業務要比人力資源專業人士來完成至少節約$14。根據另一份2002年的統計調查，80%的被調查者認為員工自我服務體系能夠降低人力資源成本。不僅如此，配置該系統的成本回收期也不會太長，甚至有學者認為只需1至3年的時間。運用基于網絡的HRIS正在有效地降低企業成本，從長遠來看，這一趨勢日益明顯。
　　另一方面，在人力資源的實際操作中，運用HRIS可以加速交易進程。一個具體例子就是例行會計事務的處理，如果采用人工方式，平均需要32分鐘，這包括“最初的聯系、歸類、手動完成報表、通知賣方、郵寄確認聲明”等事項。而在一個以科技為基礎的系統中，人力資源工作人員的時間被最小化了，他們也許只會涉及到數據追蹤，如例行監測或備案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力資源從業者的大部分時間用在了行政任務或個體事務的處理上。現在，應用了自我服務體系，對雇員的信息管理變得更簡單。因此，在HRIS中，人力資源工作人員不僅不需要花大量時間來回答例行的問題或為管理者準備報告，而且信息傳遞進程加快了，相應的時間也自然節省了。
　　以人力資源管理中的培訓職能為例進行一個簡單的分析，通過分析會發現，培訓工作作為人力資源實踐中的一個重要領域已經得到改善，一個明顯的轉變即是通過HRIS降低了成本并節約了時間。人力資源從業者可以使用該系統來管理人力資本與最大限度地發揮員工的才能。HRIS為每位在職人員儲存了電子簡歷，這樣就可以隨時進行內部追蹤。企業通過該系統為員工制定適當的訓練或提供相應的培訓，在技術短缺或急需人員的情況下能快速找到合適的候選人，這種方式遠比單純地進行外部招聘的方式更快更好。
　　不僅如此，科技進步還改變了學習大環境。過去，企業為員工提供培訓通常采用講授的方式，這種傳統的培訓即是通過在教室內培訓師為被培訓者提供課堂講授從而進行溝通，這種方式有可能造成培訓內容的不匹配，員工的真正需求沒有得到滿足。傳統的方式要取得較好的效果，就需要學習者能夠進行主動學習，并且能對自己的需要有較為清晰明確的認識。但在HRIS提供的科學的學習環境中，不僅學習者和指導者之間有交流，而且學習者彼此之間也可以進行內部交流。在這種情況下，學習者可以在任何時間任何地點以半匿名的方式提出自己的問題，他們可以在交流中不斷獲取信息并歸結需求；同時，HRIS也可以為企業提供內部培訓需求分析，從多方位提高培訓成效。很明顯，運用HRIS所提供的在線培訓是符合成本效益和節約時間的。第一，與傳統的方法相比較，企業可以在更短的時間內培訓出更多的雇員。比如，在摩托羅拉公司，在教室里花8小時的課程在網上只要5小時就能夠完成了。第二，下班以后雇員可以在自己家參加培訓項目。這自然減少了旅途的時間和費用，也不用將所有的被培訓者集中到一個地方而增加培訓成本。第三，傳統的面授培訓也存在明顯的問題，比如相對在線培訓來講傳統的方式很難保持名單的不斷更新。而培訓行程、講義和課程描述等信息一經在公司網頁上進行公布，涉及到培訓管理的紙制文件自然就要被淘汰了，因為信息能夠輕易迅速地被更新。因此，不難看出，IT技術的運用在培訓的效果上十分明顯，不僅能夠節約成本，也能夠節省時間。
　　
　　三、人力資源角色的轉變
　　可以說，基于網絡的HRIS的使用最明顯的優勢就在于前面分析到的從長遠來看可以降低成本和節省時間，這使得人力資源專業人士、管理者和普通員工變得越來越依賴HRIS，從而導致他們在人力資源各功能區的角色逐漸發生變化。的確，基于網絡的HRIS正變得更成熟，為人力資源專業人士、管理者和普通員工提供了更個性化的工作場所與生產工具。
　　信息技術已經使更多的人力資源信息收集和處理更全面、更快捷，對于人力資源的專業人士，越來越多地依賴電子人力資源來完成最起碼的工作任務。過去，他們花大部分的時間回答受聘者和管理方面的問題，而現在，這些任務都被自動化或外包。這就意味著，人力資源的專業人士能著重于更具戰略意義的職能，如人力資源規劃、知識管理和職業發展規劃等。同時，科技發展為人力資源專業人士提出了巨大的挑戰，他們必須加速獲得最新的信息技術，并同時改造傳統流程從而使其進入在線流程時代。
　　對于管理者而言，他們可以同時直接從個人層面以及集體層面上獲得員工的信息，因此，管理者能夠及時做出應對，并通過更好地監測過去和現在的表現來適當地制定部門的人力資源計劃。就像Fein在2001年討論的那樣，很多管理者依賴于電子商務人力資源的能力來提供卓越的信息收集和在人力資源功能區域的分析，比如績效評估和管理、招聘和甄選以及管理發展等。
　　而對于大多數的普通員工而言，他們不僅利用基于網絡和自我服務選項來修改和簡化流程，同時還檢查自己的人力資源資料現狀，并更新相關信息，甚至還可以獲得在線的個人建議等等。從這一點可以看出，在一個組織內的所有職員都應該歡迎HRIS。
　　事實也證明，人力資源專業人士、管理者與普通員工在企業中的角色已經扮演著不同于傳統的角色。以人力資源管理中的招聘職能為例，其功能正在通過電子商務人力資源系統發生改變，這種功能是典型的傳統人力資源實施的高度自動化。傳統上，組織依賴相對較低的科技方法，包括報紙、廣告和雇員的推薦來找到并吸引合格的候選人來填補職位空缺。然而，網絡已經成為近年來在招聘上最流行的方法之一。許多組織已經開始使用電子招聘系統來完善功能，根據Kay的研究，這會有很多的優點，比如可以招攬到更多的候選人，節省調職的成本，減少文件并節省時間等等。Kay在2000年指出，通過網絡廣告雇一個人平均花費$152，而傳統的方法需要$1383。毋庸置疑，與傳統的方法如報紙廣告等相比，Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分(70-80%)的自動化招聘過程可以減少2/3的招聘時間和降低90%的成本。簡單來說，在招聘過程中使用電子商務人力資源可以節約時間和成本，不僅為人力資源專業人士，也為管理者和普通員工的角色轉變帶來契機，相關人士可以投入更多的時間和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是對人力資源專業人士來講，在不斷地變化中，如何使自己的工作更有效，從而能有更多時間考慮更多戰略層次的問題，順利完成角色的轉變，這是他們正面臨著角色轉變的巨大挑戰。
　　
　　四、現狀和關注
　　
　　盡管人力資源信息系統HRIS的發展與運用是積極的，但仍然存在著大量企業都必須認識到的問題。
　　首先，不是所有的員工和管理者都會歡迎HRIS，接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會面臨更多的工作和責任。在他們看來，人力資源部是在推卸責任。另一個原因是普通員工也許會被要求接受技術培訓，這讓普通員工感覺到更為沉重的壓力。
　　第二，員工和管理者很少與人力資源專業人士聯系，盡管看上去他們之間交流很方便。事實上，由于業務的外包，可能會由電話中心的代表來回答員工的問題，而這些代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語音機上獲得的，而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質在一定程度上發生了變化。
　　第三，人力資源部門會比以前更小，同時人力資源專業人士可能正在實施并運用新技術，因為傳統的交易處理任務是自動的或外包的。比如，組織將不再需要客戶的分數來記錄信息以及填寫進程表。根據2000年人力資源自我服務的調查研究，有自我服務系統的公司每151個員工需要一個人力資源代表，而沒有這個系統的公司每個人力資源代表只能服務99個員工。
　　第四，許多公司外包一定的人力資源功能，目的是減少人力資源的成本，提高人力資源技術，并要求更好的服務。根據Gartner組織的報告，人力資源的外包市場也許會增加近3倍，從2001年的260億美元漲到2005年的760億美元。這意味著很多目前在企業內部就可以完成的人力資源工作將會由專門的組織來完成。但是，相應的風險，尤其是推動內部特點的風險，依然是存在的，而且是明顯的，因為這可能會導致企業喪失關鍵的人力資源競爭能力。
　　第五，基于網絡的HRIS可能使員工染上“信息癮”，甚至員工會濫用網絡。比如，他們花幾小時的時間查網頁，發郵件或上網，而員工本可以利用這些時間做相應的增值工作。
　　第六，盡管系統供應商會提供高安全性，但人力資源專業人士同樣應該關注安全問題，因為越來越多的員工利用網絡搜尋人力資源信息。組織必須制定適當的安全程序來保護個人數據。例如，不被黑客或外界的人攻擊，即便是以前的雇員也應該被有效地保護。
　　關于HRIS的技術革命帶著潛在的危險，基于網絡的HRIS的現狀也不是完全樂觀的，這對人力資源專業人士也是一種挑戰，人力資源從業者尤其是這些專業人士在企業中應扮演什么樣的角色也是一個值得思考的問題。
　　
　　五、結論
　　
　　科技進步與發展正在完善人力資源信息系統HRIS，同時也轉變著人力資源的基本職能。人力資源專業人士、管理者與普通員工都在接受著HRIS帶來的挑戰。人力資源專業人士已經從事務性的、執行性的角色開始逐步轉變成為戰略性的合伙人，他們已經從基本職能中脫離出來，正在成為企業的決策者。而管理者和普通員工也開始學會逐步利用HRIS快速收集信息、做出決策并互相溝通。簡言之，人力資源專業人士、管理者與普通員工在企業中的角色均在某種程度上發生轉變，而這種轉變要求各自做好充分準備，在未來扮演不同于傳統的人力資源從業者角色。
　　
　　參考文獻：
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　　[4]J.Koven‘Streamlining benefit processes with employ-ee-service applications：a case study’ Compensation

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