略論檔案保密和利用

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略論檔案保密和利用

文章論述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保管過程、檔案利用過程和檔案開放過程三個方面提出了做好檔案保密工作的具體辦法。
　　
　　
　　隨著社會的發展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及檔案保密和利用工作的重要性，這項工作做得好和壞，將直接影響黨和國家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會信息資源。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發利用，以實現信息資源共享。作為人類社會各項實踐活動的真實歷史產物，檔案所具有的原始真實憑證功能及其權威性是現實客觀存在的，同時它又具有“今世賴以知古、后世賴以知今”的巨大參考功能。利用檔案是人類社會發展的客觀需要，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現實性。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。
　　
　　一、做好檔案保管過程中的保密工作
　　
　　1　檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注重的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房和辦公室分開，庫房和閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證實，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案平安的基本保障。
　　
　　2　提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。
　　
　　3　加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密新問題，應及時查明原因，進行補救。
　　
　　二、做好檔案利用過程中的保密工作
　　
　　做好檔案利用中的監督工作，檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要辦法，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整和平安。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施摘要：
　　
　　1　制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。
　　
　　2　隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的平安負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗和新問題，從中把握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般新問題。
　　
　　3　監督辦法。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，把握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤摘要：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度和規定，勤和利用者交談，把握其利用目的和動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視線之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現新問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
　　
　　三、正確處理好檔案開放利用和平安保密工作的關系
　　
　　要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密和開放，信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端摘要：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的平安和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密和利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
　　
　　1　我們保存檔案的根本目的在于利用。在利用范圍和對象上應做到摘要：(1)對外公布開放檔案，是達到最大限度利用檔案信息資源的社會化舉措。一定要按照國家有關法律法規開放公布一切應該開放的檔案，充分發揮檔案的潛在價值。同時不應忽視檔案的平安保密，在保證國家利益、集體利益和個人合法權益不受侵害的情況下公布開放檔案。對一些把握不準的，應報請上級定奪或請有關專家鑒定。(2)在檔案利用需要服務時，既要積極熱情，又要堅持保密原則。凡對涉及本單位、本部門的一些在一定時期和一定場合具有保密性質的檔案(如疫情數據、突發事件等)，要嚴格把關，按照
　　有關規定辦理利用手續，對不該開放利用的或不屬知密范圍的人都果斷不予提供，避免造成失密和損失。
　　
　　2　加強歸檔力度。凡歸檔范圍內的檔案，都必須集中統一到檔案部門依法保管，任何單位、科室或個人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。
　　
　　3　大力宣傳《檔案法》《保密法》。對檔案提供者和檔案利用者加強教育，提高他們的檔案意識和保密意識，自覺執行國家的法律法規，維護國家、集體和個人合法權益。
　　
　　4　用創新的精神指導新時期的檔案工作。要有新思路、新方法，探究在檔案開放利用和平安保密工作中出現的新新問題、新特征、新要求。如對電子文件的完整、平安保密等新問題，應該是在充分利用電子文件的過程中加強保密工作，在加強保密工作的過程中促進電子文件的利用。
　　
　　5　加強監管、完善監督機制。加大執法力度。凡發現有違反檔案、保密等法律法規的要果斷依法處理，從而達到檔案利用和保密互為保障的辯證統一，努力使檔案信息資源得到充分利用，體現其價值的最大化、社會化，又維護了國家、集體、個人的合法權益不受侵害，并使檔案在利用中延續生命，煥發活力，促進檔案工作更快更好地開展。
　　
　　6　加強檔案管理人員的職責，切實維護檔案的完整和平安。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶修。不丟，就是使檔案絕對平安，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體平安，也要保證檔案內容的平安。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整潔規范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的平安，為檔案工作提供物質基礎。
　　
　　7　做好檔案的保管期限和保密期限的區分工作。要正確分析和鑒別檔案內容的現實功能和歷史功能，根據本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。若在保密期限內被泄露，將對國家、單位的平安和利益造成危害。它表示該秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，因此，必須按秘密事項確定其保密期限。在保密期限上，《國家秘密保密期限的規定》中規定摘要：除有非凡規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過201年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。
　　
　　8　做好檔案密級的調整工作。要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高熟悉、大力協調的基礎上，重點解決好兩個新問題摘要：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必究。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密和非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。要建立起法制的新秩序，對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。
　　
　　四、進一步做好檔案開放中的保密工作
　　
　　一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但假如缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會所利用的同時，應當做好相應的保密工作。
　　
　　1　做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放和控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行摘要：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放和控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放和控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定和批準檔案的開放和否。
　　
　　2　做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理辦法，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館(室)，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定，即摘要：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”(《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條)這也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行的。
　　
　　3　人事檔案的部分信息向個人開放。目前，我國的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人都不能查閱自己的人事檔案。人事檔案對每個人來講還是神秘的，大家不知道自己的檔案里究竟有什么。在實際工作中經常碰到當事人對自己的某些情況記憶模糊，要求查閱自己檔案的事例，但按照人事檔案的利用制度是絕對不答應的。然而，這種利用制度和公開、透明的現代法治精神不相符合，人事檔案應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的信息，個人應享有對自己檔案的知情權。人事檔案信息數據庫中一些非保密信息可以向個人開放，對這些信息個人只有查閱權而沒有修改權。人事檔案信息部分向個人開放不僅方便了公民對檔案的利用，而且可以增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案工作的監督，使人事檔案更好地為公眾服務。總之，不論從國際慣例，還是從我國的社會實際來看，隨著社會的進步、管理水平的提高、人事檔案內容的日漸豐富，人事檔案也會越來越受到社會的重視。它的憑證和依據功能會在新的歷史條件下得到更完美的體現。在人才選拔、人才流動的過程中它的價值將進一步得以發揮，更好地服務于我國改革開放和新時期社會主義現代化建設。
　　
　　4　做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，一是要提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二是要建立健全檔號。要適應開放后檢索和管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；其次是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；最后文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四是要預備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，制作好檔案副本。

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