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論如何把握公司的物流控制
【摘要】一個公司發展膨脹到一定的規模,公司的物流管理及控制已顯得越來越重要,傳統的“以人為本”的管理模式已遠遠不能符合管理的要求,財務工作者如何擺正自己的角色并很快適應公司的內控需求、公司各高層人員又如何協調配合管理、公司的全員參與管理等等,已在當代企業管理中引起很大的重視。
【關鍵詞】全面加強財務工作 采購管理 庫存管理
隨著公司規模的擴大及內部控制的需求,各公司的財控工作已更進一層滲透到公司的每一個角落,并已在實際工作中取得一定的成績。在公司財務控制中,物資管理問題已變得十分突出。本人結合各法規的學習心得及實際工作,針對物流控制的課題談談筆者的觀點:
一、全面加強財務工作
1.要有全面財務管理及實際操作經驗的主管執行此工作。他的做法及改革思路在很大程度上就代表公司財務管理的發展方向。同時要賦予他人相應的職權,以便開展工作。
2.財會部門的會計人員要明確分工,建立崗位責任制,做到人人有壓力,事事有人管。當然同時應建立相應的激勵機制,這樣才有利于長期提高工作積極性,發揮每一個會計人員良好的職業道德作風。
3.會計人員要做到所管轄的賬目、賬賬、賬物相符,及時保質保量地上報各項財務報表,真實合法地提供各項財務數據。
4.認真履行財務監控職能,與相關部門建立好物資單據的交接、監管、控制的管理體系,與物資設備管理部門、采購供應部門、產品銷售部門要經常溝通,及時協調,形成制度。發現問題,做到有規可循、有章可依,嚴格按制度辦事。
5.加強成本核算,嚴格各種支出費用審計,定期搞好財務分析,及時反映資金物化運動中各環節情況,當好領導參謀。
二、加強采購管理
1.選擇合格稱職的采購人員。一個好的采購員既要了解公司的經營和生產,還要掌握原材料的性能知識,了解原材料的市場行情,熟悉財務制度。為加強控制,有關管理人員同樣要熟悉市場、銷售渠道及有關知識。發現采購人員有違規舞弊行為應立即調離崗位,及時處理,甚至除名,決不姑息,決不能讓其在經濟上占有任何便宜,并追究責任。
2.建立物資采購計劃和審批制度。公司在總體計劃的基礎上有具體的采購供應計劃。具體物資采購時,應嚴格按照“先申請、審批再采購”的原則辦事。無申報審批手續的,倉庫不予驗收,財務不予報賬,一切經濟責任自負。“先斬后奏”的做法,要淘汰到底。否則,“例外”的事情屢禁不止。
3.加強采購質量管理。要使公司的產品質量穩定,必須使用質量穩定的原材料。管理人員應對常用的原材料按照公司的產品質量要求制定標準采購規格,并分送采購員,供應商,倉庫驗收員和有關管理人員。若采購員所進物資質量不符合標準采購規格所提出的物資質量要求,倉庫可以拒絕驗收供應商的貨物,并予以退回,經濟責任自負,或采取價格折讓的方式。
4.加強采購間隔時間和采購數量管理。物資采購數量應根據生產狀況和庫存量的變化來決定,科學地制定合理采購間隔時間和原材料采購量,對企業減少積壓、降低成本是至關重要的。基本原則是既保證原材料的充足供應又無過多的剩余及過長時間的積壓。
5.采購價格的控制。原材料價格的高低直接影響公司直接成本和效益,應做到貨比三家。在確定供應商及價格前對市場行情進行廣泛調查,以取得公平、公開、保質、低價的效果。另外,不管采購的物品價值大小,首先要有索取增值稅發票的概念。索取增值稅發票也是降低成本的一個方面。
三、強化物資的驗收、儲存管理
1.建立嚴格的驗收制度。所采購物資按類別、規格、供貨單位、數量及破損進行入庫前的驗收,并按物料編號開具收料單辦理入庫手續,對加強物資控制是至關重要。手續雖繁瑣,不能隨意減而淡之。驗收員一定要按操作程序進行驗收,驗收合格后要在有關賬單上加蓋驗收章并由采購員、質檢員、驗收員簽字,以及主管人員同意賬單金額付款簽字,形成連鎖控制。 2.加強儲存管理。倉庫保管員對入庫物資井然有序地分門別類、擺放整齊,并定期檢查,及時整理。這樣可以克服庫房物資儲存管理的混亂,杜絕原料滯存時間過長變質、偷盜丟失、私自挪用等不良現象的發生,保證企業成本控制,同時要建立健全有關規章制度,如貨品標牌、保安、防火、衛生等,進行有效控制。
3. 堅持定期庫存盤點制度。庫存盤點能有效全面清點庫房的庫存物資,檢查原材料的實際存貨額是否與賬面額相符,及時發現問題,以便實施有效控制。有條件的情況下,要求每季對庫存進行一次盤點,但至少一年要一次全面盤點。盤點工作必須有財務人員參加,盤點時應對每一種庫存物資進行實際點數。實際存貨數與賬面庫存數進行比較,計算庫存短缺率,與公司規定的短缺率進行比較,按規定進行獎勵或懲罰。
四、加強物資發放管理
1.憑單發放。領料單上準確地記錄庫房向各部門發放物資的數量、經辦人員及領導簽批,嚴格執行憑單領料有利于杜絕無單領料,少報多領,控制庫房的庫存短缺,也有利于核算各部門的生產成本,控制原材料的種類和數量,減少各部門車間的積壓、耗費。同時領料單及時上報財務部,有利于財務核算、監督。同時領料的用途要注明清楚,以便財務核算準確,費用考核正確。
2.嚴格控制補發料。補料單要詳細注明其原因,并由主管領導簽批。由于用料等人為操作不當造成的補料,應追究他人責任,不可弄虛作假。
3.生產訂單完單分析。每月應定期做完單分析,完工單要交財務部、生產控制、成品管理等相關部門。生產訂單數、實際投產數、合格品入庫數、不合格品數等逐一清楚,對提高投入產出率的分析及時提供了第一手資料。
4.提倡原材料主料盡用。雖然物料的領用控制是以生產訂單作依據的,但因為物料的包裝(如整卷、整筒、整包、整捆)等特殊原因可能造成主料有余,這時就應提倡盡用,否則天長日久,余下的料就變成滯存料了,這樣還大大降低了生產成本及物料成本。至于可能與銷售部門所訂的銷售訂單收貨的正付比差造成了矛盾,但從公司利益出發,公司部門之間是可以妥善處理的。
五、加強成品庫房管理
1.建立嚴格的成品入庫制度。強化成品入庫制度是保證公司生產的產品都能產生收入。成本控制固然重要,但企業產品若不能如數入庫,則企業計劃的預期收入就會落空,成本控制的效率就不能實現。放松這一環節,就可能出現有的人內外勾結,鉆制度空子,使公司資金、利潤流失。很多公司花錢上了ERP或其他物流控制的系統,只要按系統的要求操作,且嚴格有序,就能達到目標。
2.嚴密的發貨制度。 發貨時,一定要認真核對發貨單的品種、規格、數量,使之相符。一定要有提貨人簽字,并及時減少庫存賬。白條、欠款一律不予發貨,違者罰款。
3.定期盤點。盤點的程序與原料倉一樣。但盤點時間間隔應比原材料短,還有的公司庫存商品存放多處,公司要做到有專人每月輪番抽盤。若出現貨品短缺,應即刻追究原因及追加責任。同樣,任何工作不許個人或團體弄虛作假,一旦發現有欺騙公司的行為應立即處理。
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