館藏期刊檢索結果存在的問題及對策研究
摘要：目前，國內有400多家高校圖書館在使用匯文文獻信息服務系統，但使用的效果卻良莠不齊，特別是在期刊文獻的管理中出現的問題又較多。文章通過對多家高校圖書館期刊書目檢索的結果進行分析，發現了多項共同的問題，仔細剖析其成因，并提出了對應的解決方案。
關鍵詞：匯文系統;書目檢索;高校圖書館;期刊管理
計算機、網絡及一些圖書館管理軟件在圖書館中的廣泛應用，使手工檢索、手工借閱成為歷史，極大地方便了讀者，更為圖書館的資源共享提供了堅實的基礎。縱觀現今“211”高校圖書館所使用的圖書館管理軟件，主要有國內研制的匯文文獻信息服務系統、ILAS、MELINETS及國外的INNOPAC、UNICORN等，無論采用哪種管理軟件，宗旨永遠是方便讀者，提高讀者的服務質量，即“一切為了讀者”。
一、調查及統計
1.1 “匯文文獻信息服務系統”
“匯文文獻信息服務系統”是基于高校圖書館管理模式下，以江蘇省高校文獻保障服務系統(JALIS)為宗旨，面向網絡化、標準化、數字化、區域化的基本設計思想，使最終成型的系統充分體現了用戶功能模塊的完整性、界面的良好性、功能參數設置的靈活性等特點，并且具有強大的廣域網環境應用服務功能，在數據庫存貯級、應用檢索級、用戶界面級均實現了各種不同國際、國內標準與協議的應用，具有齊全的業務功能，如采訪、編目、典藏、流通、期刊、統計及系統管理等。其中連續出版物管理子系統，包含了期刊的訂購、簽到、催缺、下架、裝訂管理等一整套管理功能。
1.2 39所高校圖書館的調查結果
筆者于2014年10月5日―7日，通過網絡登錄江蘇南京范圍內的44所高等院校的主頁，以一名讀者的身份查詢各個高校圖書館的期刊館藏資源，除5所高校外其他39所高校均使用“匯文文獻信息服務系統”。這39所高校圖書館的調查結果統計見表1。
二、分析成因，解決問題
2.1 改名期刊作為兩種不同種期刊著錄
期刊改名(或更名)是期刊變化現象之一。據《中國期刊年鑒》統計，2001 年共有282種期刊更名，2003年共有305種期刊更名，2007年共有137種期刊更名。期刊刊名是圖書館征訂、著錄、登到、典藏及讀者檢索的主要依據，如果著錄時對更名期刊處理不當，機械地只看期刊的名稱，當成兩種不同的期刊著錄，割裂了原名期刊和改名期刊之間的聯系，那么就會影響到期刊上述系列的管理工作，同時還影響到編目的準確性和數據庫的質量，甚至影響到讀者對期刊資源的檢索利用。因此，將改名期刊作為兩種不同種期刊著錄是不正確的。按照《〈連續出版物著錄規則〉例釋》一書的闡釋，期刊更名或改名即“根據我國漢語及其他少數民族語言的特點，凡是題名有任何字或詞的順序的改變、增、刪，都應看作題名的改變”。連續出版物工作者一直認為，一種期刊不管經過多少次改名，只要卷期號相連或者甚至重新開始新的卷期，也還是一個品種。這一觀點在按“集中反映”原則著錄的圖書館目錄中，可以得到強有力的證據。因為他們將各個改名都集中在一個最新或最老的題名下，因而就必然用同一個索取號，即使采用“分段反映”著錄法的圖書館，同樣認為只要卷期號相連接，改名以后仍然是一個品種。在一種期刊分為A、B兩輯，為了使索取號與品種的連續相一致，只對B輯的索取號做了改動，即在原有索取號后加“B”，而讓A輯繼承原有索取號。也就是說，在任何改名、合并改名、合并改出、分輯、分出的情況下，原有索取號必定有一個“繼承者”，以表示這個品種仍在出版。這種處理原則在當時完全是正確的。[1]
當然，期刊更名比較復雜，我們必須透過期刊的表面現象，弄清其來龍去脈，針對不同的情況去分別處理。有關期刊更名的著錄方法，圖書館界有許多館員都有著較深的研究，如相關的論文有：趙文華的《中文期刊更名的分析及其處理對策》、陳潔薇的《淺談期刊更名的著錄方法》、王靜華的《中文期刊的更名及MARC著錄》等。[2-4]
2.2 現刊館藏信息與過刊館藏信息同時存在
任何圖書管理系統的開發，都是基于成熟的圖書館管理的經驗和理論，沒有也絕不可能是凌駕于圖書館或違背圖書館的實際工作，“匯文文獻信息服務系統”也不例外。現刊館藏信息與過刊館藏信息同時存在，這是一個常識性的錯誤，這樣的檢索結果會讓讀者無所適從。
2.3 同一期刊存在多條Marc數據
我們在建立館藏中文期刊數據時，應力求所著錄的項目完整、準確、規范。對于一種期刊而言，其完整、準確、規范的Marc數據也只能是唯一的。如果同一期刊存在多條Marc數據，會造成以下后果：①讓讀者無法了解這種期刊確切、完整的信息。②館藏信息項可能會分散在不同的Marc數據下，影響館藏的查全率。③增加垃圾數據，占用服務器的內存。
2.3.1 成因。①訂購期刊時，導入的訂購Marc數據。目前各期刊供應商所提供的訂購信息數據僅包含ISSN、郵發代號、期刊名稱、出版頻率、單價、年價等一些信息，在數據轉入時也僅對應011、092、200、326等一些字段，對期刊其他的一些內容沒有過多的描述，而這樣導入的訂購Marc數據我們通常稱為簡Marc。②回溯建庫或新合訂本刊編目時，漏查重而重復編制或導入Marc數據。
2.3.2 解決方案。①在新增加期刊時，期刊供應商無法提供完整、準確的訂購信息數據時，我們就不可用供應商提供的數據，而應通過編制或導入完整、準確、規范的Marc數據作為我們新訂期刊的數據。②對于續訂刊我們應引用并適時修改已有的完整、準確、規范的Marc數據，不另外導入供應商提供的訂購信息數據。③回溯建庫或新合訂本刊編目查重時，應采取多途徑的`查重，只要認真仔細，漏查重現象是完全可以避免的。
2.4 其他問題
2.4.1 期刊的回溯建庫工作。《普通高等學校圖書館規程(修訂)》就定義了高校圖書館本身就是“教學和科學研究服務的學術性機構”，要求“高等學校圖書館應重視目錄體系建設，成為全校的書目數據中心;建立完善的文獻信息檢索系統，滿足用戶多途徑檢索的需求。”計算機及“匯文文獻信息服務系統”的應用只是給了圖書館現代化管理的一個平臺，其內涵還得要圖書館員們通過專業的知識及辛勤的勞動去建立，即回溯建庫的工作，建成書目數據庫。當然，要進行回溯建庫往往會產生如下的問題。①工作量大。回溯建庫工作就是將已有圖書館的卡片式或書本式的目錄轉變成計算機使用的機讀目錄，其工作流程比較復雜。就一個圖書館而言，已有的期刊資源(指期刊合訂本)少則幾萬冊，多則十幾萬冊，要將這些期刊回溯、加工，將會花費很多的人力、物力。②對工作人員的要求較高。從事回溯建庫工作的員工，不但要求掌握圖書館的分類、編目專業知識，熟悉期刊文獻資源的特點，還要掌握著錄標準、標引規則、Marc格式及“匯文文獻信息服務系統”的各個模塊的使用等。③數據庫的維護是一項長期而艱巨的任務。一個有生命力的數據庫，就應該經常維護使其成為制度化，以確保期刊數據庫的完整性、準確性。這是數據庫質量控制的重要環節。
2.4.2 計算機硬件和軟件系統的問題。計算機硬件的合理配置和軟件系統的正常維護是目前圖書館的一項比較重要的工作之一。①計算機本身的性能直接影響著數據查重、數據錄入、數據轉入等工作效率和速度。有時由于計算機的原因在數據錄入和轉入的過程中出現非人為的錯誤，如由于計算機硬件質量問題，操作中計算機經常死機，造成數據丟失;不完整編目軟件系統如性能不好或功能不全，就不能產生高質量的機讀目錄數據。這些同樣影響建庫的速度與質量。②無法登錄圖書館主頁，或登錄主頁后無法查詢書目數據等現象，都和計算機硬件的配置、軟件系統的維護相關，嚴重影響了讀者的正常使用。
三、結語
隨著科技的不斷發展，一些高科技在圖書館管理中的應用，大大提高了圖書館的服務質量和水平。當然，任何高科技在圖書館的應用都不會也不能脫離圖書館的基礎工作，我們應當努力掌握圖書館工作的內涵和要求，在此基礎上將高科技的技術和手段應用到圖書館管理中，為圖書館服務，切不可本末倒置。同時，我們也要努力學習應用高科技的圖書館管理的成果，如上述的“匯文文獻信息服務系統”，挖掘系統的功能，結合圖書館工作的實際情況，把圖書館的管理工作推向一個更高的階段。
參考文獻：
[1] 吳龍濤，葉奮生.《連續出版物著錄規則》例釋[M].沈陽：遼寧人民出版社，1986.
[2] 趙文華.中文期刊更名的分析及其處理對策[J].高校圖書館工作，2005(4)：80-82.
[3] 陳潔薇.淺談期刊更名的著錄方法[J].科技情報開發與經濟，2006(9)：110-111.
[4] 王靜華.中文期刊的更名及MARC著錄[J].圖書館建設，2006(6)：38-40.
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