事業單位檔案信息化建設的現狀及對策

時間：2024-11-02 09:19:35 公共管理畢業論文我要投稿

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事業單位檔案信息化建設的現狀及對策

　　摘要：隨著網絡技術和信息技術的不斷發展，社會逐漸走向信息化，在這樣的背景下，加強事業單位檔案信息資源的建設，實現檔案的信息化管理將成為檔案管理發展的必然趨勢，也是提高檔案管理工作質量與服務水平的主要途徑。本文主要闡述了新形式下事業單位檔案信息資源建設的現狀及存在的問題，并提出了幾點改進措施，希望能夠促進我國事業單位檔案管理信息化進程的快速發展。

　　關鍵詞：檔案信息化建設;事業單位;問題;對策;

　　引言

　　隨著社會主義市場經濟的迅速發展和改革開放的不斷深入，檔案信息資源越來越多樣化和復雜化，社會公眾對于檔案信息資源的需求也越來越多，因此在新時期加強檔案信息資源建設對于提高我國檔案管理水平，強化檔案服務工作，保障社會穩定具有十分重要的意義。

　　檔案管理工作是保證事業單位協調、有序、高效運行的基礎，對事業單位的發展具有重要的現實意義。目前，就事業單位檔案工作的現狀來看，還存在很多問題，檔案工作資金投入不足，檔案管理工作人員專業水平低下等等，從很大程度上制約了事業單位的有效發展。為此，作為事業單位的檔案管理工作人員，一定要適應當前形勢和任務的需要，積極探索創新檔案管理。因此，新形勢下如何加快事業單位檔案信息資源的開發和利用，促進事業單位的發展，使之融入社會發展的需要，從而更好地為社會公眾服務是現階段檔案工作者需要考慮和解決的關鍵問題。

　　一、事業單位檔案信息資源建設的現狀及存在的問題

　　(一)資金投入不足，設備配置不能滿足服務需要

　　檔案信息資源建設工作是一項具體而復雜的工作，需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施，完善的軟硬件設備是加強檔案信息資源建設、實現檔案信息化管理的基礎。然而，由于檔案信息資源建設對所需的數字環境和必要的網絡設備性能要求相對比較高，價格昂貴，但是檔案部門的經費有限，再加上檔案信息資源建設不能立刻看到成效，因而也就不能引起相關部門和領導的重視，對于檔案信息資源建設的資金投入也就大大削減，嚴重阻礙了檔案管理信息化進程的加快。

　　(二)檔案管理工作人員專業水平不高

　　檔案信息化管理作為現代化的管理方式，對相關技術和專業知識的要求很高，但是目前大多數事業單位檔案管理人員不能達到這個要求，專業的檔案管理知識不夠豐富，計算機技術應用水平不到位，不能滿足工作要求。目前的人才整體素質不理想，留不住高素質人才，也吸引不來好的人才，難以適應信息化管理的要求。檔案管理工作是一種不斷更新、不斷發展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業水平提出了更高的要求，才能適應新時代的發展需求。

　　(三)檔案信息資源建設存在安全隱患

　　在實現檔案信息資源建設的過程中要對檔案原件進行必要的加工、處理。在這一過程中，一旦處理不當，就會對檔案造成損壞。還有許多檔案原件由于保存年限較長，載體比較脆弱，很容易損壞。此外，有些事業單位檔案部門將自己單位的紙質檔案數字化工作委托專業的信息化公司來管理，但是這些公司的安全意識相對比較薄弱，給單位的檔案信息資源建設到來極大的安全隱患，很有可能造成檔案的損壞。

　　(四)檔案管理工作不夠規范

　　檔案管理工作流程的規范化與標準化是檔案管理工作高效開展的重要前提，但是，目前一些事業單位檔案管理部門片面的認為配備電腦、在工作中應用管理軟件就是實現了檔案管理信息化，并沒有將信息化管理理念滲透到檔案管理工作的各個環節當中，嚴重阻礙了檔案管理信息化工作的進程。

　　二、新時期加強事業單位檔案信息化管理的幾點對策

　　(一)加大投入力度，加強軟硬件設施建設

　　檔案信息資源建設工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施。因此，事業單位應加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息資源建設相配套的設備儀器和軟件系統，才能為實現檔案管理的信息化提供很好的基礎保障設施，才能實現全方位、多層次的檔案管理，才能更好的為公眾提供檔案服務。

　　(二)提高事業單位人員技術水平

　　檔案信息化管理工作離不開現代化的計算機技術作為支撐，在檔案信息化管理中要需要很強的技術性建設基礎，才能保證檔案管理信息化工作的順利推進。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網絡環境下立足，才能實現其資源信息的共享和信息社會化服務，只有提高了相關技術水平，才能排除檔案信息在網絡環境中的潛在威脅，實現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

　　(三)強化檔案信息資源安全管理

　　首先，要提高對檔案內容、載體的安全性認識，對重要的檔案進行加工整理時，一定要規范操作流程，并嚴格記錄操作過程，防止因為操作不當導致的檔案損壞的現象發生。其次，要提高檔案管理工作人員的檔案意識和安全意識，在進行檔案信息資源建設的過程中一定要規范操作，提高責任感。然后，要提高檔案管理信息化系統和數據庫的安全性，并定期對檔案數據庫進行備份，做好必要的安全防護措施，防止由于系統故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。

　　(四)建立完善的信息化管理制度

　　檔案管理工作是一項復雜的系統化工作，檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集，還要對信息進行加工處理，工作量相對較大。因此，為了保障檔案管理工作的順利進行，有必要建立完善的檔案信息化管理制度，根據信息化的需要對各項管理流程進行有效的規范和控制。此外，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發生。同時，還要不斷落實檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

　　綜上所述，在信息技術高速發展的今天，檔案管理工作面臨著極大的挑戰。檔案管理現狀已不能適應檔案事業發展的需要，必須進行改革。事業單位檔案信息化管理是檔案事業發展的必然方向，也是提高檔案管理服務水平的有效措施。做好檔案信息資源建設工作對于實現檔案信息化建設具有重要的推動作用，因此，檔案工作者應充分認識到目前檔案信息資源建設存在的問題和困難，并采取積極有效的措施，加大對檔案信息資源建設的投入力度，提高檔案工作者的素質，提高檔案信息資源建設工作的效率，最終實現我國檔案管理的信息化，從而更好的為公眾服務。

　　參考文獻：

　　[1]彭曉丹.事業單位檔案信息化建設對策研究[J].黑龍江檔案，2015，02：100.

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