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淺析提高網絡環境下圖書預釣成功率的動態管理方式探討
論文關鍵詞:大學 圖書預約 預約
論文摘要:文章選取山東大學威海分校圖書館2008年1月一12月的預約文獻為研究對象，對預約借書情況進行了分析，找出了網絡環境下大學圖書館圖書預約失效的主要原因，并提出了相應的動態管理對策。
圖書預約是圖書館針對讀者借閱文獻開展的一項服務，在網絡環境下通過圖書館OPAC查詢系統的子系統—“我的圖書館”來實現。所謂圖書預約是指讀者在圖書館檢索到所需文獻時，該文獻已經全部借出，讀者可以憑圖書證號登陸“我的圖書館”進行預約登記，并根據預約要求留下有效的E-mail地址，待文獻歸還后，系統自動給預約讀者發送郵件通知，讀者接到通知后到指定地點獲取文獻辦理借閱手續。網絡環境下的圖書預約工作是圖書借閱服務的一個重要環節，圖書預約服務的開通加快了文獻的流通與利用，充分體現了信息公平與自由獲取，減少了文獻借閱中有形無形的限制與約束，使每位讀者都享有平等服務。網絡圖書預約也提高了現代圖書館文獻借閱的管理水平和服務質量。文章依據山東大學威海分校圖書館圖書預約的使用情況，分析了圖書預約成功率低的原因，并提出了相應的動態管理方式。
1山東大學威海分校圖書館開展圖書預約服務的現狀
山東大學威海分校圖書館使用的是江蘇匯文文獻信息服務系統。在網絡環境下，讀者可以通過圖書館的檢索機、或是與校園網連接的任何一臺，方便、快捷地進人圖書館OPAC查詢系統瀏覽或檢索館藏書目，也可通過圖書證號登錄子系統“我的圖書館”查看個人借閱信息、修改個人信息、預約圖書、薦購圖書等。想進行預約圖書的讀者要先到圖書館OPAC查詢系統檢索查找，了解圖書館館藏分布情況，針對于可借狀態而已全部借出的圖書，如果預約人數沒有達到系統限定的總預約數，讀者可點擊“讀者預約”~“執行預約”，系統顯示“預約完成”。讀者在預約申請完成之后要經常留意和關注預約信息，查看該預約圖書的返還情況、目前狀態，一旦接到圖書館的預約通知應盡快去指定地點取書，并辦理借閱手續。圖書返還后將為預約申請者保留5天，預約讀者在此期間未來取書，系統會自動轉給下一位預約者。
按照網絡圖書預約的流程，讀者從提出預約申請到預約圖書借出標志著一個預約周期的完成，周期越短，效率越高。筆者選取本館2008年1月~12月的預約文獻為研究對象，對預約借書情況進行了統計。2008年，該館在冊讀者共提出預約申請14 796次，預約后成功借出的圖書6 490冊。圖書預約成功率僅為43. 86 %，也就是說有一多半的讀者沒能通過預約成功借閱到所需文獻，這樣的預約效果將會影響讀者使用預約服務的熱情，降低圖書館整體服務在讀者心目中的可信度。
2預約成功率低的主要原因分析
2. 1讀者因素
在網絡環境下，讀者可以利用圖書館提供的OPAC檢索機，也可以利用校園網內的任何終端快速、方便地對圖書館內的藏書進行檢索、預約，它不受時間、空間的限制、能充分滿足讀者的個性化需求，但同時在網絡環境下讀者自行預約也產生一些弊端。由于讀者自身的原因導致預約失敗的原因是最主要的原因。讀者自身原因可以分多種:①因預約讀者太多，排在后面的預約讀者往往等待很久，也不能接到預約到書的通知。讀者或許已經通過其他渠道獲取所需圖書，但沒有及時取消預約，造成預約失效。②讀者過期還書，圖書管理員只能推遲預約通知時間，尤其是在一本書有多位讀者預約時，對預約者的影響是不言而喻。③讀者隨意預約。傳統的圖書館預約，需要讀者到借還臺出示借閱證才能辦理預約登記，手續嚴格且繁瑣，因而讀者預約的隨意性不大。開展網上預約服務后，讀者只需輸人借閱證件號就可以輕松網上預約，讀者盲目預約和隨意預約的現象逐漸增多。這些預約請求如果沒有及時取消，勢必降低預約成功率。
2. 2書籍因素
隨著開架借閱方式的推廣，讀者可以零距離的借閱圖書，這為讀者提供了便利，也使圖書丟失亂架現象越來越嚴重。有些書籍已經丟了，但系統里沒有做相應的處理，致使讀者提出預約申請卻無法成功獲取。還有部分圖書因為借閱率極高導致破損，處于修補狀態或沒有及時歸位的圖書也常常導致預約失效。
2. 3信息溝通不暢因素
讀者主要是通過登陸OPAC查詢個人信息和接收通知郵件獲得預約圖書到館信息。而預約圖書一般都是多數讀者常借的圖書，為加快文獻流通，預約圖書到館后保存期限是5天。如果沒有及時查看用戶信息和郵件，很可能就會錯過保存期限而預約失效。信息溝通不及時是預約失效、預約成功率低的一個很重要的原因。
2. 4系統設置不合理因素
通常熱門圖書、知識更新快、專業性強以及品質高的圖書，讀者的預約需求比較集中，在實踐中常常遇到某本書被多位讀者預約，預約排隊人數多達幾十人，而系統并未對預約讀者有一定的限制，也不能動態顯示該書的預約讀者數量，因而大量讀者長期處于盲目排隊狀態，在等待過程中，讀者會逐步懈怠屬于查看個人信息和郵件提示，未能及時領取到館預約圖書，致使預約失敗。
2. 5疏漏因素
不可否認，有一部分圖書預約失敗的原因在于圖書管理中的疏漏。盡管山東大學威海分校在這方面做了足夠的努力，但工作人員偶爾也會在忙亂中忽視了預約提示信息，導致預約圖書未被挑出，被預約的圖書被混人其他圖書中一起上架，該被預約圖書便遲遲不能用來通知預約者。
3預約圖書的動態管理辦法
為了提高圖書預約的成功率，圖書館應從以下幾個方面對預約圖書采取動態管理辦法。
3. 1加強圖書預約服務宣傳，約束預約行為
在開展網上預約服務之前，要把讀者放在首要位置，對圖書館預約服務的實施辦法與目的進行大力宣傳，讓更多的讀者知道圖書預約服務是為他人和自己提供借閱便利的，不能隨便預約;對一時預約又不再需要借閱的預約圖書應及時取消預約登記;一旦預約登記，就要時常關心預約圖書到館通知，按時辦理圖書借閱手續。建立讀者信用等級信息，對累計多次未領取預約圖書的讀者采取降低等級、暫停乃至取消預約權限的措施，減少預約讀者的隨意性和干擾性預約行為，提高圖書預約成功率、加快預約圖書的流通。
3. 2適當增加熱門圖書復本量，滿足讀者閱讀需求
在實踐中常常遇到某本書被多數讀者預約，預約排隊高達十幾人甚至幾十人，顯然該書在本館單冊數量過少，致使想看的人排長隊預約。針對這種情況，工作人員可對預約頻度高的圖書做登記，隨時聯系采訪部門采購人員，酌情增加熱門圖書復本量，以緩解預約圖書排長隊現象，盡量滿足讀者需求。
3. 3針對預約圖書，優化服務細節
預約人數的多少表明了一種圖書的受關注程度，從而可以使我們為借閱頻繁的圖書制定特殊的政策。當一本圖書有人預約時，要將已借出的圖書借期縮短，由正常的3個月縮短為1—2個星期。可采用電子郵件或短信的方式通知讀者本書已被預約，要求在規定的時間內還書。我們計算一下，如果某本圖書有3本復本量，以圖書的借期為3個月計算，且每個讀者都持滿借期，一年最多可流通12人次。如果圖書的借期縮短為Z周，且每個讀者都持滿借期，一年最多可流通144人次。這種動態的管理方式使每一冊圖書根據借閱頻率得到充分的利用，其效益和使用效率不是只靠增加復本量可比的。
3. 4開展未到館新書預約，提高圖書利用效率
除了傳統的圖書預約服務，圖書館有必要開展新書預約服務。未到館新書預約:指圖書館采訪部門訂書后即按批打印訂書清單，以“即將到館新書通報”的形式提供給讀者選擇預約。其優點是新書還未到館就為新書找到了讀者，具有一定的超前性。新書預約服務的動態管理形式，體現了圖書館“為書找人”的服務思想。
3. 5預約在編狀態圖書，提高圖書流通效率
當讀者預約在編狀態圖書時，流通部門可將此種圖書的信息轉交采編部門，采編部門要在正處理的圖書中找出讀者所借圖書，并加快處理過程。可規定在幾個工作日內驗收、編目完畢，送交流通部門后由流通部門及時通知讀者取書。由于圖書加工、編目等需要一定的時間，這種借閱管理辦法縮短了有閱讀需求的圖書到讀者手中的時間，提高了圖書利用的時效。
3. 6提供多種查閱預約信息梁道，拓展多元化服務
為了提高圖書預約成功率，提高圖書預約服務質量，增加信息傳遞的途徑、提供圖書館與讀者信息交流的平臺是成功的關鍵。圖書館要做到讓每位預約讀者都能在有效期內收到通知是提高預約成功率的一個必要條件。通知方式主要有以下幾種:①讀者可以通過圖書館提供的OPAL檢索機或者校園網內的任何終端，登陸“我的圖書館”，查看本人借閱情況以及預約圖書是否到館。②圖書館通過電子顯示屏動態公布預約到書信息，方便到館讀者隨機查看。③在圖書館主頁專門開設“預約信息”公告欄，發布預約圖書到館信息，以方便讀者查詢。④開通手機短信服務，以短信的方式通知預約讀者，讓讀者在第一時間獲取圖書到館信息，減少各種人為因素造成的預約失效。
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